Как упорядочить сканы документов

Управление отсканированными документами¶

Adobe Scan предоставляет несколько вариантов поиска, просмотра и управления отсканированными документами.

Просмотр последних файлов или всех отсканированных документов¶

Список недавно отсканированных документов представлен на главной странице Adobe Scan. Для перехода между списками «Последние сканы» и «Все сканы» выполните следующие действия:

Коснитесь Просмотр последних сканов или Просмотр всех сканов.

Сортировка по имени или дате¶

В представлении Все сканы можно отсортировать файлы по имени или дате сканирования. Текущий способ сортировки обозначается флажком.

Коснитесь Сортировать по имени или Сортировать по дате.

Поиск файлов¶

Вы можете выполнять поиск по имени файла в представлениях Последние или Все сканы. Выполните следующие действия.

Введите текст для поиска, чтобы найти файл. По мере ввода текста в списке файлов будут автоматически отображаться подходящие результаты.

Коснитесь конкретного результата поиска для предварительного просмотра файла.

Редактирование сканов¶

Вы можете редактировать сканы после их преобразования в формат PDF. С помощью функции редактирования скана можно упорядочивать, выполнять обрезку и ретушировать сканы в любое время. Для использования этой функции:

Коснитесь Сохранить.

Обратите внимание, что отсканированные файлы невозможно редактировать после того, как они были изменены за пределами Adobe Scan. Например, если вы откроете скан в Acrobat и добавите комментарии, вложения или упорядочите страницы, вы не сможете изменить этот файл с помощью Adobe Scan.

Добавление изображений в скан¶

Интеграция Scan с библиотекой фотографий устройства позволяет добавлять изображения или документы к существующим сканам. Scan использует функцию обнаружения документов, чтобы отличать документы от селфи, художественных изображений и других фотографий, не являющихся документами.

Чтобы добавить фотографии или документы к существующему скану, выполните следующие действия:

Откройте отсканированный документ.

Коснитесь Сделать еще снимок или Выбрать из фотографий.

Коснитесь миниатюры, чтобы выбрать один или несколько файлов.

При выборе изображения из папки с фотографиями включите параметр Отображать только документы, чтобы удалить из списка изображения и другие элементы, не являющиеся документами. Коснитесь Отобразить все фото, чтобы просмотреть всю галерею.

Открытие фотографий галереи¶

Вы можете открывать фотографии из галереи изображений непосредственно в приложении для сканирования. Выполните следующие действия.

Откройте галерею изображений.

Выберите одно или несколько изображений.

Коснитесь «Adobe Scan».

Доступ к отсканированным документам из сторонних приложений¶

Доступ ко списку файлов PDF приложения Scan можно получить из любого приложения, которое поддерживает работу с документами PDF. Это позволяет прикреплять, просматривать файлы и выполнять другие доступные действия в сторонних приложениях.

Для доступа к отсканированным документам из сторонних приложений выполните следующие действия:

Откройте любое приложение, поддерживающее работу с документами PDF.

Выполните действие, которое позволит найти файл PDF (например, просмотрите или прикрепите PDF).

В меню Открыть с помощью выберите приложение Scan.

Коснитесь файла PDF, расположенного на устройстве.

Например, для доступа к сканам из приложения Gmail:

Коснитесь значка скрепки, чтобы прикрепить файл.

В меню Открыть с помощью выберите приложение Adobe Scan из списка поставщиков.

Найдите нужный файл и коснитесь его.

Обратите внимание, что при применении этого метода облачные файлы и файлы на других устройствах недоступны.

Выделение и копирование текста¶

Можно выделять и копировать текст любого отсканированного документа, созданного с помощью функции оптического распознавания символов. Выполните следующие действия.

Откройте отсканированный документ.

Коснитесь и долго удерживайте текст, который требуется скопировать.

Перетащите манипуляторы для указания границ копируемого текста.

Коснитесь Скопировать.

Выбор нескольких файлов¶

Вы можете поделиться, переместить или удалить сразу несколько файлов, выбрав их из списка всех или последних сканов. Чтобы применить действие к нескольким файлам, выполните следующие действия:

Также можно нажать и удерживать любой файл, чтобы перейти в режим выбора.

Выберите нужные файлы и коснитесь значка нужного действия.

Добавление сканов визиток в контакты¶

Работая со сканами, которые приложение распознает как визитки, вы можете сохранить контактную информацию с визиток в свой список контактов. Если после завершения процесса распознавания текста приложение обнаружит визитку, отобразится значок «Сохранить контакт» в меню внизу, а также миниатюра визитки. Кроме того, на экране предварительного просмотра может появиться уведомление «Похоже, это визитка…».

Для добавления отсканированных данных в контакты выполните следующие действия:

Коснитесь .

Когда отобразится форма «Новый контакт», введите или измените сведения. Вверху отобразится скан. Проверьте указанную информацию.

Обратите внимание, что появляется в нескольких местах, если приложение распознает изображение как визитку, включая предварительный просмотр миниатюр, меню дополнительных параметров и т. д.

Если вы сняли больше одной визитки в одном скане, вы можете выбрать, данные какой визитки добавить в ваши контакты.

Переименование файла¶

Чтобы переименовать существующий файл, выполните следующие действия:

Коснитесь пункта Переименовать.

Коснитесь пункта Переименовать.

Источник

Сканирование и изменение документа

После сканирования документа его можно открыть в Word для редактирования. То, как это сделать, зависит от Office установленного приложения.

Сканирование документа в формате PDF и его редактирование в Word

Совет: Преобразование лучше всего работает с документами, которые в основном являются текстом.

В Word выберите файл > открыть.

Перейдите к расположению PDF-файла на компьютере и нажмите кнопку Открыть.

Появится сообщение о том, что Word преобразует PDF-файл в редактируемый документ Word. Нажмите кнопку ОК.

Полного постраничного совпадения преобразованного документа с исходным может и не быть. Например, разрывы строк и страниц могут находиться в других местах. Дополнительные сведения см. в том, как открыть PDF-данные в Word.

Дополнительные сведения

Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Параметр Со сканера или камеры для сканирования документов и изображений не доступен в Word 2010. Вместо этого вы можете отсканировать документ с помощью сканера и сохранить файл на своем компьютере.

Шаг 1. Установка Microsoft Office Document Imaging

Программа Microsoft Office Document Imaging была удалена из Office 2010, однако вы можете установить ее на своем компьютере, используя один из вариантов, описанных в статье Установка приложения MODI для использования совместно с Microsoft Office 2010.

Шаг 2. Создание документа, который можно редактировать

Отсканируйте документ, следуя инструкциям для сканера.

Прежде чем продолжить Преобразуйте файл, созданный сканером, в формат TIFF. Для преобразования Paint можно использовать другую программу.

В меню Файл выберите команду Открыть.

Найдите отсканированный документ и нажмите кнопку Открыть.

После запуска Microsoft Office Document Imaging нажмите клавиши CTRL+A, чтобы выделить весь документ, а затем нажмите клавиши CTRL+C.

Запустите Microsoft Word.

На вкладке Файл нажмите кнопку Создать.

Дважды щелкните элемент Новый документ.

Нажмите клавиши CTRL+V, чтобы вставить содержимое отсканированного документа в новый файл.

Теперь у вас есть документ, который можно редактировать. Не забудьте сохранить новый файл, чтобы не потерять изменения.

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Параметр «Со сканера» или «Камера» для сканирования документов и изображений не доступен в Microsoft Office Word 2007. Вместо этого вы можете отсканировать документ с помощью сканера и сохранить файл на своем компьютере.

Шаг 1. Установка Microsoft Office Document Imaging

Завершите работу всех программ.

Совет: Перед завершением работы всех программ советуем распечатать этот раздел.

Открыть панель управления. Щелкните правой кнопкой мыши Windows кнопку Начните, а затем выберите Панель управления иливведите Панель управления Windows поле поиска.

На панели управления щелкните Программы, а затем — Программы и компоненты.

Выберите Добавить или удалить компоненты, а затем нажмите кнопку Продолжить.

В разделе Параметры установки щелкните знак «плюс» (+) рядом с компонентом Средства Office.

Щелкните стрелку рядом с компонентом Microsoft Office Document Imaging, выберите параметр Запускать все с моего компьютера, а затем нажмите кнопку Продолжить.

Шаг 2. Создание документа, который можно редактировать

Отсканируйте документ, следуя инструкциям для сканера.

Прежде чем продолжить Преобразуйте файл, созданный сканером, в формат TIFF. Для преобразования Paint можно использовать другую программу.

В меню Файл выберите команду Открыть.

Найдите отсканированный документ и нажмите кнопку Открыть.

После запуска Microsoft Office Document Imaging нажмите клавиши CTRL+A, чтобы выделить весь документ, а затем нажмите клавиши CTRL+C.

Запустите Microsoft Office Word.

Нажмите кнопку Microsoft Office кнопку и нажмите кнопку Новые.

Выберите пункт Новый документ, а затем — Создать.

Нажмите клавиши CTRL+V, чтобы вставить содержимое отсканированного документа в новый файл.

Теперь у вас есть документ, который можно редактировать. Не забудьте сохранить новый файл, чтобы не потерять изменения.

Источник

Как организовать электронную систему хранения документов

Разбираемся, как оцифровать документы и как их систематизировать

Практически любой бизнес сталкивается с необходимостью хранения бумажной документации. Счета, накладные, договоры, отчетность, кадровые документы и прочее — всё это необходимо как-то сохранять. Кроме того, важно организовать удобное использование. Порой на поиск бумажных документов уходит много времени. А иногда нужный документ и вовсе найти не удаётся, поскольку он отсутствует или расположен в другом месте.

В кратком обзоре Open Academy читайте, как оцифровывать, систематизировать и хранить документы.

Как оцифровать документы

Оцифровка бумажной документации включает в себя три основных этапа.

1. Подготовка документов к оцифровке

Прежде всего, документы необходимо систематизировать по схожим признакам. Например, можно отсортировать документацию по следующим параметрам:

Техническая подготовка состоит в разброшюровке документов, удалении скрепок и скоб. Необходимо обеспечить удобство сканирования.

2. Проведение оцифровки документов

Для оцифровки документации применяют планшетное либо поточное сканирование. Выбор подходящего способа зависит от качества печати и содержания документов, их формата и прочих характеристики. К примеру, нотариально заверенные сшитые документы сканируют через стекло планшета, так как их нельзя пропустить через автоматическую подачу бумаги.

Отсканировать документы можно самостоятельно при наличии подходящего сканирующего оборудования. Если нужно оцифровать сравнительно небольшое количество документов, то многофункционального принтера или планшетного сканера будет достаточно.

Учтите, что функцию автоматической подачи листов для обработки многостраничных документов имеют только более дорогие профессиональные модели сканеров.

3. Верификация изображений и создание электронных документов

Полученные изображения документов часто требуют дополнительной обработки. При плохом качестве оригиналов возможны дефекты печати, блёклость или нечёткость. Важно найти и исправить все недостатки.

Готовые изображения нужно перевести в подходящий формат (pdf, doc, XLM), чтобы обеспечить возможность последующего использования и полнотекстовый поиск.

Для изменения формата документов используют специальное ПО, в том числе онлайн-программы. Например:

Чтобы изменить формат документа с помощью OCR, нужно загрузить изменяемый документ в программу и потом скачать готовый результат в нужном формате.

Как систематизировать электронную документацию

Для хранения электронных документов и их последующего использования в работе применяют СЭД — системы электронного документооборота.

На российском рынке более востребованы отечественные решения, поскольку в них предусмотрена возможность многочисленных согласований (вертикально направленный документооборот).

Docsvision. Позволяет не только создать удобный электронный архив, но и полностью перевести внутренний и внешний документооборот в электронный формат.

«ДЕЛО». Есть возможность хранения любых электронных документов. Позволяет обмениваться документами с другими СЭД. Можно синхронизировать с учетными бухгалтерскими системами.

Directum. Система предназначена для внутреннего и внешнего документооборота. Автоматически классифицирует входящие документы, заполняет реквизиты документов. Обеспечивает быстрый поиск информации с учётом содержания документов.

Преимущественно СЭД хранят документацию по иерархии — «папка/полка/шкаф». При этом один документ порой находится в составе нескольких папок или полок. Это обеспечивается за счет использования ссылок. Сам исходный документ сохраняется на своем месте в хранилище.

Любому документу в СЭД присваивают определённые атрибуты, по которым в дальнейшем будет осуществляться поиск. Например, название и регистрационный номер документа, автор, время создания и прочее. Для разных типов документов могут применяться разные атрибуты, но для документов одного типа атрибуты неизменны. Атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных — совокупности взаимосвязанных таблиц, в которых указаны данные и характеристики объектов.

Для каждого типа документов в СЭД формируется шаблон карточки, в которой указаны наименования атрибутов документов. Когда в систему вносится новый документ, по соответствующему шаблону заполняют карточку, указывая в ней значения атрибутов. Заполненная карточка связана с самим документом. В дальнейшем, зная тип искомого документа и используя присвоенные атрибуты, можно найти необходимый документ за несколько минут.

Источник

Хранение скан-образов первичных документов в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8 (ред.2)

В частности, исключительным случаем для использования скан-образов документов является организация удаленной работы в условиях угрозы заражения инфекционными заболеваниями в целях предотвращения вреда здоровью сотрудников.

Также в государственных учреждениях при проведении закупок в соответствии с Федеральными законами от 05.04.2013 № 44-ФЗ и от 18.07.2011 № 223-ФЗ скан-образы договоров, документов оплаты и первичных документов размещаются в единой информационной системе (ЕИС) для подтверждения надлежащего исполнения контрактов (договоров).

В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (далее – программа, БГУ2) можно организовать хранение скан-образов первичных документов, договоров и других документов непосредственно в программе, что позволит:

ускорить принятие к бухгалтерскому учету информации из входящих документов;

проводить оперативную сверку учетных данных с контрагентами;

значительно ускорить подготовку к проверкам со стороны контролирующих органов;

исключить просрочку платежей поставщикам за счет оперативного поступления документов в бухгалтерию;

оперативно размещать в единой информационной системе (ЕИС) подтверждающие документы по исполнению договоров (контрактов);

формировать достоверную бухгалтерскую, бюджетную и налоговую отчетность;

организовать отправку документов по электронной почте прямо из программы.

Хранение скан-образов первичных документов в программе организуется путем их:

самостоятельного прикрепления к элементам справочников и документам информационной базы (ИБ);

получения в виде прикрепленного файла к произвольному электронному документу через электронный документооборот (ЭДО) с использованием квалифицированной электронной подписи.

Также если в учреждении большой объем ИБ, то программа позволяет организовать хранение скан-образов первичных документов в томах на жестком диске.

Организация хранения скан-образов первички в справочниках и документах ИБ БГУ2

Способ хранения первичных документов в элементах справочников и документах программы актуален при их получении по электронной почте или когда нет возможности оперативно передать данные документы на бумажных носителях.

Как настроить программу

Для организации хранения скан-образов первичных документов в справочниках и документах информационной базы (ИБ) БГУ2 необходимо произвести настройку программы для работы с файлами и персональную настройку для каждого пользователя. Настройки программы выполняются администратором. Персональные настройки также могут выполняться с помощью администратора.

Настройка работы с файлами

Для настройки параметров загрузки, хранения и обработки файлов следует перейти в раздел Администрирование и выбрать в меню функций команду Настройки работы с файлами.

В открывшейся форме Настройки работы с файлами указывается один из вариантов хранения файлов: в информационной базе, в томах на диске или в информационной базе и томах на диске.

В данной статье рассмотрим хранение скан-образов первичных документов в информационной базе (ИБ) БГУ2.

Варианты хранения файлов в томах на диске или в информационной базе и томах на диске используется при большом объеме документооборота в учреждении, для того чтобы снизить нагрузку на ИБ.

Следует отметить, что при значительном увеличении объема ИБ за счет размещенных в ней файлов программа позволяет изъять файлы из ИБ и организовать их дальнейшее хранение в томах на жестком диске.

Для организации хранения скан-образов первичных документов в форме Настройки работы с файлами можно задать следующие настройки:

Запретить загрузку файлов с расширениями – флажок включается при необходимости запрета загрузки потенциально опасных файлов. В ставшем активным поле в список через пробел можно добавить расширения файлов, которые нельзя загружать в программу;

Максимальный размер файла – по умолчанию в программу можно загружать файлы размером не более 50 Мб. Данное значение можно изменить;

Персональные настройки пользователя

Для настройки порядка открытия файлов при загрузке, сканирования документов и выбора каталога для хранения загруженных или отсканированных файлов пользователем следует перейти в раздел Главное и выбрать в меню функций команду Мои настройки.

Для организации хранения скан-образов первичных документов в группе Работа с файлами формы Персональные настройки программы можно задать следующие настройки:

Действие при выборе файла – действие, которое программа будет выполнять с файлом после выбора файла двойным щелчком мыши или клавишей Enter. Возможные варианты выбираются из списка: Открывать файл, Открывать карточку. По умолчанию выбрано значение Открывать файл, но его можно изменить.

Выбор режима открытия при выборе файла – флажок, после установки которого программа будет предлагать выбрать режим, в котором следует открыть файл: в режиме просмотра или в режиме редактирования.

Показывать колонку «Размер» в списках файлов – флажок, после установки которого в списках файлов будет указываться размер файлов в Кб.

Если к компьютеру подключен сканер, то можно организовать сканирование первичных документов прямо из программы. Для этого в форме Персональные настройки программы следует перейти по гиперссылке Настройка сканирования.

В открывшейся форме Настройка сканирования в зависимости от возможностей подключенного сканера будут доступны те или иные параметры, такие как разрешение, цветность, поворот, размер бумаги, двустороннее сканирование и другие.

Присоединение скан-образов первички к документу или элементу справочника БГУ2

Скан-образ первичного документа можно присоединить к документу или элементу справочника БГУ2 одним из способов:

путем прикрепления файла, имеющегося на компьютере;

сканированием первичного документа напрямую из программы с последующим сохранением в выбранном документе. Данный способ доступен, если к компьютеру подключен сканер, а также в программе выполнена настройка сканирования.

Для того чтобы присоединить скан-образ первичного документа, на панели навигации элемента справочника или документа БГУ2 следует нажать команду Присоединенные файлы (рис. 6).

А в некоторых объектах ИБ – кнопку Файлы (рис. 7).

Далее порядок действий зависит от выбранного способа присоединения скан-образа:

Способ По шаблону в данном случае не используется, так как данный способ применяется, когда нужно создать файл на основе сохраненного ранее шаблона. Например, если нужно сделать договор с учеником в Microsoft OfficeWord по типовой форме договора, разработанной в учреждении.

Получение скан-образа с диска

Для прикрепления скан-образов первичных документов с жесткого или сетевого диска достаточно прав на изменение объектов программы, к которым присоединяется данный скан-образ.

Для того чтобы прикрепить к документу или справочнику БГУ2 уже имеющийся на компьютере скан-образ первичного документа, в форме Присоединенные файлы следует нажать кнопку Добавить, в выпадающем меню выбрать способ Файл с диска, указать путь к файлу на диске в «Проводнике» Windows и нажать кнопку Открыть.

Также для добавления скан-образов первичных документов с жесткого или сетевого диска можно перетащить файлы мышью в форму Присоединенные файлы.

Получение скан-образа со сканера

Для прикрепления скан-образов первичных документов путем их сканирования пользователям требуется установить роль Работа с папками файлов.

Если все условия соблюдены и настройки выполнены, из программы можно сразу отсканировать документ и прикрепить к документу или справочнику ИБ получившийся скан-образ первичного документа. Для этого в форме Присоединенные файлы следует нажать кнопку Добавить, в выпадающем меню выбрать способ Со сканера (рис. 8).

После того как документ отсканирован, следует нажать кнопку Сохранить, после этого файлу автоматически присваивается код, и он появляется в списке.

Если необходимо отсканировать сразу несколько документов, то можно нажать кнопку Сканировать. Также можно Пересканировать документ, если качество сканирования не устраивает.

Для того чтобы изменить параметры сканирования, следует в меню Еще нажать команду Настройка, установить новые параметры и нажать кнопку ОК.

Если отсканировано несколько изображений, то становятся доступными кнопки Сохранить как один файл (т. е. создать многостраничный документ) и Сохранить как отдельные файлы.

Также полученный скан-образ первичного документа сразу из программы можно отправить по электронной почте, нажав на кнопку в форме Присоединенные файлы. При этом выбранный скан-образ документа автоматически будет приложением письма, а в текст письма автоматически добавится перечень вложений.

Хранение скан-образов первички в электронных документах

Получение скан-образов первичных документов от контрагентов через ЭДО возможно только в виде прикрепленных файлов к Произвольному электронному документу.

Получение произвольных электронных документов производится в форме Помощника Текущие дела ЭДО с помощью команды Отправить и получить (раздел Органайзер, группа команд Электронные документы).

При переходе по ссылке Не поддерживается можно просмотреть для входящего электронного первичного документа созданный входящий документ Произвольный электронный документ.

Хранение полученных по ЭДО скан-образов первичных документов осуществляется в БГУ2 в виде прикрепленных файлов к Произвольным электронным документам. Чтобы открыть прикрепленные скан-образы документов, следует перейти в список документов Произвольные документы (раздел Органайзер, команда Произвольные документы), далее на закладке Входящие следует выбрать нужный документ и в открывшемся документе на закладке Содержимое перейти по гиперссылке к реквизиту Файл.

Источник