Как управлять командой удаленно
11 методов управления удаленной командой
Некоторые компании предпочитают, чтобы весь штаб сотрудников работал удаленно, что также имеет свои сложности. В других же наряду с членами команды, которые находятся в офисе, есть и сотрудники, работающие удаленно. Управление удаленной и «оседлой» командами может оказаться нелегкой задачей.
И поэтому я опросил 11 предпринимателей из нашего совета поделиться своими собственными идеями для управления удаленными сотрудниками – от основных стратегий коммуникации до конкретных рабочих процессов.
Общение онлайн
«Самой большой проблемой в управлении сотрудниками, работающими удаленно, является уменьшение каналов коммуникации. Причиной этому является тот факт, что они не работают в одном и том же офисе, и скорее всего, у них не совпадают рабочие часы. Чтобы как-то бороться с этим, наша команда ежедневно с утра устраивает 15-минутки в Slack, чтобы обсудить, над чем мы работали вчера, какие у нас планы на сегодня, а также все те вещи, которые могут усложнить наши задачи. Коммуникация – это самое важное, и такие встречи помогают нам всем держать один темп».
Джессика Оралкан (Jessica Oralkan), Collecteurs
Ежедневные созвоны
«В самом начале мы использовали все необычное программное обеспечение для коммуникации между сотрудниками и полагались на цифровые методы коммуникации с членами команды, работающими «в удаленке». Это не дало ожидаемых результатов по нескольким причинам. Во-первых, люди легко перестают чувствовать сплоченность, если они не общаются в реальной жизни. Поэтому может развиться отношение «мы VS они». Во-вторых, в цифровой коммуникации нет места нюансам, предположениям и неопределенности. В-третьих, созвонившись вы можете больше выяснить и сделать, чем если бы вы вели переписку.
Для того чтобы все исправить, мы начали практиковать ежедневные созвоны, но этого было мало. Теперь мы ежедневно созваниваемся, а по всем звонкам составляются отчеты и рассылаются команде. Это помогает нам избежать потерь времени и денег из-за недопонимания, также благодаря такому общению поддерживается дух товарищества, которое укрепляет работу в команде и общую цель. Это метод старой школы, но он прекрасно работает».
Эндрю Томас (Andrew Thomas), SkyBell Video Doorbell
Ежедневные собрания
«Я управляю штабом сотрудников, которые в основном находятся в соседних штатах, некоторые работают из более отдаленных мест. Да и сам я работаю в удаленке. Для управления командами наших офисных сотрудников и людей, работающих удаленно, мы используем один из методов Рокфеллера: мы проводим ежедневные собрания правления, а затем команд. Как правило, это проходит в режиме видеоконференции. В начале все наши сотрудники ненавидели это и жаловались. Однако я полагаю, именно такой подход обеспечил нам трехкратный рост. Теперь же, когда все мы привыкли к таким собраниям, команда с нетерпением ждет их, чтобы получить фидбек и ответы на вопросы по поводу проектов. Я настоятельно рекомендую проводить такие ежедневные собрания».
Ким Уолш-Филлипс (Kim Walsh-Phillips), Elite Digital Group
Не перестарайтесь с управлением
Блэр Томас (Blair Thomas), EMerchantBroker
Один чат для всех
«Сейчас на рынке существует множество мессенджеров. Просто сделайте так, чтобы вся ваша команда в обязательном порядке постоянно пользовалась одним чатом, и используйте единое управляющее программное обеспечение. Таким образом все осведомлены о том, кто чем занимается, и работающие удаленно могут так же эффективно решать вопросы, как будто бы они находятся в офисе».
Мэтт Дойл (Matt Doyle), Excel Builders
О часовых поясах должен знать каждый
«У нас есть два офиса в разных концах света и множество сотрудников, работающих удаленно. Когда мы берем на работу новых людей, мы очень щепетильно относимся к тому, чтобы команда была осведомлена о том, где они находятся и в каком часовом поясе будут работать. Также эти данные можно увидеть в профайле каждого сотрудника, так что каждый может их проверить. Когда команда знает, откуда каждый работает, то это помогает лучше упорядочить задачи и составить расписание».
Мика Джонсон (Micah Johnson), GoFanbase
Пусть сотрудники в удаленке веселятся вместе со всеми
«Один из ключевых членов нашей команды работает удаленно, и мы провели много времени, составляя стратегию общения с ней касательно рабочих вопросов. Однако в конце концов мы обратили внимание на то, что она упускает те моменты, которые призваны сплотить команду – простое общение и забавы в офисе. Тогда мы решили во время неформального общения команды звонить ей в Skype, а также стали более внимательными к тому, чтобы она таким образом могла участвовать в неожиданных празднованиях, которыми знаменуется что-либо хорошее. И это в значительной мере повлияло на ее связь с командой и сделало нашу совместную работу еще более приятной».
Мартина Велк (Martina Welke), Zealyst
Используйте одну платформу
«Мы недавно начали использовать непрерывную обратную связь и платформу совместного пользования информацией под названием WeVue. Это позволяет членам команды эффективно работать друг с другом и с компанией, чтобы решать деловые проблемы. Это помогает нам минимизировать необходимость проводить собрания и дает людям возможность право голоса относительно затрагивающих их решений компании».
Крис Кэнчалоси (Chris Cancialosi), GothamCulture
Создайте внутренний блог
«Используйте такой инструмент ведения блога как BlogIn, чтобы создать блог для внутреннего пользования, и затем постарайтесь привлечь к нему внимание ваших работников, чтобы те активно использовали его: делали посты с обновлениями и заметки о встречах. На каждом собрании у нас был один человек, который делал заметки, а затем публиковал их вместе со слайдами и другим материалом. Таким образом люди, которые не были на собрании (в том числе и команды других офисов) могут принять участие в обсуждении. Данное решение оказалось выигрышным в плане коммуникации. Когда в блоге доступно слишком много контента, чтобы ссылаться на что-то конкретное, то можно создать запись в вики или обновляемый документ со ссылками на самые важные посты. Нам нравится Blogin, потому что он интегрирован со Slack, а также предоставляет возможность управления группами и создания wiki-страниц».
Мэттэн Гриффел (Mattan Griffel), One Month
Держите сотрудников в курсе событий
«Мы стараемся сделать так, чтобы наши работающие в удаленке сотрудники чувствовали сплоченность с командой и были осведомлены о жизни Allocadia. Мы используем Slack для информирования сотрудников о новостях, мероприятиях и событиях, а также для того, чтобы держать их в курсе всех тех вещей, которые происходят в повседневной жизни нашей компании. Мы также записываем видео корпоративных встреч и презентаций, чтобы работники вне офиса ничего не упускали».
Кэтрин Берри (Katherine Berry), Allocadia
Инвестируйте в путешествия
«Наша компания два раза в год устраивает выезды на природу. Несмотря на то, что это обходится дорого, такие капиталовложения стали одними из лучших инвестиций в нашу корпоративную культуру, которые мы делали. Как правило, такие встречи длятся два дня, также бывает, что сотрудники, которые обычно работают в удаленке, на пару дней приходят в офис до и после поездки, и мы обсуждаем стратегию компании, финансы и важные этапы. Но работа занимает не более 25% времени, остальное время отдается развлечениям и играм как в небольших командах, так и для всех работников компании, прогулками и хорошей еде. Единственное проблема здесь – это иногда возникающее чувство несоответствия с нашей скудной культурой. Но в результате мы получаем неосязаемую связь, которая невероятно ценна, и которую нелегко создать посредством цифрового общения».
Фэн Бай (Fan Bi), Blank Label.
Об авторе: Скотт Гербер (Scott Gerber) является основателем Совета молодых предпринимателей (Young Entrepreneur Council).
Краткий курс по управлению удаленными командами
Я уже давненько не писал и подзабыл, как это делается, но хочу поделиться информацией, которая многим может пригодиться. Ведь ко мне постоянно пристают с вопросами, вроде:
Пост вышел длиннее, чем планировалось, — я попытался описать все моменты, которые вам нужно учесть. В этой статье я покажу разные структуры удаленных команд, как и почему удаленные команды работают иначе, когда стоит, а когда не стоит работать удаленно, и, наконец, приведу реальные примеры. Спасибо за чтение.
И раз… два… три… Поехали!
Разные структуры удалённых команд
Под удаленными командами понимают разное:
● Команды-спутники
○ Несколько команд сидят в разных офисах.
● Удаленные сотрудники
○ Почти все сидят в офисе, и только пара ребят работает удаленно.
● Полностью распределенные команды
○ Все на удаленке.
● По принципу «remote first»
○ По сути, они полностью распределенные,
○ но кто-то работает в офисе.
○ Стараются общаться так, чтобы удаленные сотрудники были в курсе всего.
Под удаленными командами я подразумеваю полностью распределенные и правильные remote-first-команды. Остальные я считаю гибридами.
Почему так важно видеть разницу?
Просто это совершенно разные типы команд с разными потребностями.
Требования к процессам
У удаленных команд требований к процессам где-то в пять раз больше, чем у офисных.
Например, собрания
Да, собрания никто не любит. Но для удаленных команд это особенно дорогое, сложное и утомительное удовольствие.
Как встречается удаленная команда из пяти человек:
В офисе в команде из пяти человек просто встаешь и говоришь: «Все сюда, есть разговор». Хотя если в офисе человек 20–25, то повозиться все равно придется. А пока.
В удаленной команде нельзя просто встать и заговорить со всеми. Ну вот никак. Кто-то офлайн, кто-то спит, кто-то по уши в работе.
Собрания — это просто хороший пример, но речь идет о любом общении или командной работе. В удаленных командах процессы в пять раз сложнее.
Нужно систематизировать взаимодействие и ожидания.
Процессами я называю не тяжкий труд с кучей бумаг, где каждое действие нужно подтверждать печатью. Я имею в виду систематизированное взаимодействие и понятные ожидания.
Например, каждое утро мы отмечаемся или всегда делаем одну задачу, прежде чем сделать другую. С такими понятными правилами люди знают, чего ждать, и избегают лишнего общения.
Не хочу вас разочаровывать, но… все-таки это работа, и вам нужно вести себя так, будто компания у вас больше, чем на самом деле. Вам нужны строгие правила. Проблемы с общением будут возникать постоянно — и в больших количествах.
Люди часто жалуются на эти проблемы общения, когда думают, не перевести ли команды на удаленку и не нанять ли удаленных разработчиков. И они решаются на гибриды.
С гибридами очень сложно
Представьте, что вы один из команды сидите на удаленке. У вас совсем другие требования к процессам. И вы страдаете.
Сложно быть отщепенцем в офисной команде — у вас в пять раз больше требований, и вас забывают позвать на обсуждения, все решается без вас, вы один понятия не имеете, что да почему. В общем, жизнь — боль.
У офисов-спутников тоже есть проблемы. Между офисами требований к связи в пять раз больше, а в самих офисах люди работают, как обычно. Если только офисы не работают почти независимо друг от друга, связь между ними пострадает.
Сложно создать процессы для требований к связи в таких командах. Это же вообще против человеческой природы. Я пойду на кухню попить водички и поболтаю с кем-нибудь между делом. А в Slack я про это ничего не напишу, потому что… ну, потому что мне в лом! Человек я или где?
— Я не то чтобы ленивый. Мне просто пофиг.
По умолчанию — удалённо или в офисе?
Я опробовал все эти модели. Лично я советую избегать гибридов и стремиться к полностью распределенным командам — или совсем отказаться от удаленки и сидеть в офисе. Оба подхода годятся.
Если вам нужен небольшой офис, пусть в нем не сидит основная масса команды и пусть удаленных сотрудников не исключают из обсуждений.
В таких ситуациях, если команда по умолчанию работает удаленно, маленький офис сойдет.
Зачем работать удалённо?
Многие говорят об экономии. Мол, удаленка выходит дешевле. Иногда это и правда так, особенно если вы привыкли к зарплатам в Кремниевой долине. Но иностранцы ожидают зарплату мирового уровня. Вы удивитесь, какие у людей ожидания. Мечтаете о дешевом аутсорсинге? Тогда удаленка не для вас.
— Здрасьте, дайте бутылочку вашего лучшего вина.
— С вас 1600 долларов.
— Отлично, тогда будьте добры, мне самого восьмибаксовейшего.
Наем удаленных сотрудников дает четыре преимущества: вы нанимаете лучших людей, где бы они (или вы) ни были; повышаете качество жизни; управляете своей продуктивностью; у вас низкая текучка кадров.
«У нас классный стартап, все к нам хотят!» Кто-то хочет. Кто-то нет. И вот эти последние — это куча людей, которых вы упустите.
С другой стороны, при правильном подходе можно завлечь даже гениев из Кремниевой долины: «Привет, не думал переехать из Сан-Франциско? С Google этот номер не пройдет, а мы другое дело! Будешь работать с ребятами со всего мира над интересным проектом, где захочешь. Ну как, обсудим?»
Как по мне, дело не в расходах, классных специалистах и оптимизации качества жизни и своей продуктивности. Главное — удержание кадров. Знаете, как долго работают люди в удаленных командах? Гораздо дольше, чем в офисе.
Итерации vs инновации
Вы быстро поймете, что в Hangout или Slack теряется много человеческих нюансов. Это важные нюансы, особенно если у вас творческий проект.
Допустим, вы меняете направление развития. Вы долго и с энтузиазмом рассказываете, что должна сделать команда, а в ответ: «Извини, у тебя что-то с интернетом. Что ты сейчас сказал?»
Инновации лучше идут при личных встречах, где даже самый тихий и незаметный сотрудник может взять маркер и что-то объяснить.
А когда вы уже до чего-то договорились, все садятся за свои задачи, и это проще делать удаленно.
Даже если вы работаете удаленно, договоритесь, как часто нужно встречаться. Я советую встречаться раз в квартал или дважды в год всей командой. А команды для отдельных проектов пусть встречаются по необходимости.
Одиночество
Многие жалуются, что на удаленке одиноко. Лично у меня таких проблем нет, но я видел такое у друзей и понимаю, почему люди волнуются.
Руководитель компании должен следить, чтобы все были здоровы и счастливы. Вот что помогло нам:
Оптимизация для итерации — оптимизация для одиночной игры
В удаленных командах все должно быть устроено так, чтобы люди могли работать максимально автономно. Это не значит, что нужно оставить сотрудников в покое. Просто дайте им возможность работать в одиночку, если это надо.
Поодиночке люди принимают решения быстро, а команда часто тормозит. Чтобы достичь результата, нужно работать и так, и так, но старайтесь избегать командной волокиты, если в ней нет крайней необходимости.
Если вы наняли умных и талантливых ребят, то почему бы просто не дать им свободу действий? Чего не хватает? Вы наняли не тех? Вы не смогли четко обозначить цели? Вы лично не уверены в стратегических элементах? Лучше решить эти проблемы раз и навсегда, чем каждый раз разбираться с последствиями.
Задайте эти вопросы не только для всей компании, но и для каждой отдельной вертикали.
Копаем глубже: управление удаленными командами разработчиков
Вот несколько примеров для команд разработчиков (легко провести аналогии и с другими сферами):
Как вы или член команды можете:
Мы в Product Hunt долго размышляли и вот что надумали:
Напишите мне, если нужно, чтобы я расписал все в деталях. А пока подробности можно найти в моей первой презентации о том, как мы работали в Product Hunt: https://www.slideshare.net/andreasklinger/engineering-management-for-early-stage-startups-97402850
Если лень читать много букв: в идеале разработчик должен сам понимать, все ли у него в порядке и когда ему нужны обзорные отзывы от коллег. А детали пусть проверяются автоматически. И главное — относитесь к ним как к взрослым людям.
Это проблемы не только удалённых команд
Все эти проблемы касаются не только удаленных команд, и решения можно использовать те же, что в офисе. Просто офисным командам не нужны такие строгие правила — они всегда могут что-то поправить по ходу дела. Может, разработчики и не в восторге от собраний и болтовни, но это работает и все это делают.
В офисе проблемы с процессами решаются частыми встречами и постоянным вмешательством в работу членов команды.
Удаленные команды требовательнее к процессам, поэтому проблемы с управлением сотрудниками просто возникают раньше и больше бросаются в глаза.
Раз встречаться дорого, нужно продумать систематизацию процессов.
Раз нельзя стоять у сотрудников над душой, нужно понимать, в чем им можно полностью довериться.
Раз нельзя следить за каждым шагом, нужно определить стратегию и цели и относиться к разработчикам как к взрослым людям, способным принимать решения.
Думаете, вы ещё не на удалёнке?
Можно, конечно, обсуждать все плюсы и минусы удаленной работы, но давайте говорить честно.
Мы уже так работаем. Проверяем почту по выходным, читаем бумаги по дороге на работу и доделываем проекты дома по вечерам. Вы уже работаете удаленно, вопрос только — как часто и сколько у вас нужных инструментов.
Работаешь на удаленке или нет — уже не вопрос. Вопрос — как много.
Удаленная работа — это логическое развитие работы с цифровыми технологиями. И методы работы удаленных команд можно применять ко всем, кто работает в цифровом пространстве.
Конец
Дайте знать, если я не зря старался. А если у вас есть опыт работы с удаленными командами, расскажите, как можно улучшить статью!
PS. Я много лет ничего не писал в блог… Я здорово нервничал и попросил об отзывах еще в процессе написания. Больше ста человек предложили помощь, я даже не могу упомянуть здесь всех, и я просто в восторге от комментариев. Такая помощь много для меня значит. Всем спасибо.
Если вы хотите помочь мне с черновиками постов, подпишитесь. Заранее спасибо.
Управление сотрудниками на удаленке: 7 главных принципов
Все чаще компании отказываются от привычного офисного формата и набирают удаленных сотрудников. Но с ними проблем не меньше, чем с офисными, а иногда и больше. Рассказываем, как организовать управление удаленными сотрудниками так, чтобы все работало как часы и было хорошо и компании, и самим специалистам.
Стоит ли вообще работать с удаленщиками
Это решать только вам. Кто-то принимает сотрудников только в офис, чтобы видеть, чем они занимаются в течение рабочего дня. Кто-то соглашается оформить в штат удаленного работника, но требует 2–3 раза в неделю появляться в офисе. А кто-то полностью перешел на удаленный формат работы и ни о чем не переживает.
У удаленной работы, как и у офисной, есть свои плюсы и минусы для компаний. Плюсы — это:
Подробно о плюсах и минусах мы рассказали в статье, как оформить отношения с удаленщиками. Да, с ними тоже нужно заключать договор. Они будут работать так же, как офисные сотрудники, только из дома, и поддерживать с вами связь, например, в мессенджерах. Поэтому срочные вопросы будут решаться медленнее, а обсуждения будут более долгими. С другой стороны, удаленные сотрудники — это экономия и широкие возможности для самой компании.
Чтобы реже сталкиваться с минусами такого формата работы, нужно грамотно управлять удаленными сотрудниками. И мы знаем, как это сделать.
7 принципов управления удаленными сотрудниками и технологии, которые вам помогут
Главный принцип грамотного управления — понять, что удаленные сотрудники — не автономные единицы. Они не могут все делать сами: их тоже нужно поддерживать, направлять, мотивировать, как и тех, кто сидит в офисе. Эффективно организовать управление удаленными сотрудниками поможет еще ряд принципов.
1. Организуйте удобную коммуникацию
Организовывая удобную коммуникацию, вы убиваете сразу двух зайцев.
Первый «заяц» — постановка задач. Вы легко можете связаться с сотрудником, предоставить нужные документы по проекту, ответить на срочный вопрос. А еще поручить ему срочную задачу, если он на связи.
Второй «заяц» — мотивация сотрудников. Когда специалист работает из дома, он не окружен коллективом и не видит, что его работа положительно влияет на команду и компанию. Он не получает полноценной обратной связи, поэтому может снижаться мотивация и эффективность труда. Да и без общения с коллективом сотрудники будут чаще обращаться к вам по незначительным вопросам: вместо того, чтобы написать одно сообщение в чате, они будут звонить или писать вам.
Как это сделать: обговорите с удаленщиками подходящий канал связи. Вы можете хоть звонить друг другу по телефону — лишь бы это было всем удобно. Чаще всего сотрудники общаются друг с другом и с руководством в мессенджерах типа Telegram, в Skype, по почте, в соцсетях.
Вы можете поддерживать работников в личной переписке и создать рабочие чаты. Например, один для флуда, другой для важных объявлений, третий для решения срочных вопросов и рабочих задач.
2. Четко ставьте задачи
Вас не будет рядом с сотрудниками, и нельзя показать пальцем, что и кому делать и в какой последовательности выполнять поставленную задачу. А если ставить задачи в переписках, всегда есть риск того, что сотрудник что-то не так поймет или просто «потеряет» сообщение, и ему каждый раз придется его искать.
Четкие задачи — наше все. Расскажите, что и зачем делать. Предоставьте примеры работы и описание того, что должно получиться в итоге. Поставьте точный дедлайн (срок сдачи): не «через 2 дня», а к 24 февраля.
Как это сделать: используйте CRM-системы. В них можно ставить задачи одному сотруднику или нескольким сразу, устанавливать точный дедлайн, разбивать крупные проекты на подзадачи и так далее. Альтернатива CRM — бесплатный сервис Trello, в котором реализован принцип канбана: каждая задача — это карточка, и ее перемещают по столбцам в зависимости от стадии готовности. Trello часто используют в веб-студиях, агентствах маркетинга и других IT-компаниях.
Каждый раз, когда ставите задачу, убедитесь, что сотрудник принял ее. Может быть такое, что CRM просто не отправит ему уведомление, и он не будет знать о работе.
3. Мотивируйте сотрудников работать на результат
Когда сотрудник замотивирован работать на результат и приносить пользу компании, он все делает хорошо. Он вдумчиво выполняет свою работу и правильно организует рабочее время, а не пинает балду целыми днями и сдает все в последний момент.
Мотивировать сотрудников можно разными способами:
Система мотивации зависит от того, к чему стремятся сами сотрудники и что будет приемлемо для вас. Но основное, что мотивирует работников делать что-то лучше, чем обычно — это достойная оплата труда. Если будете платить мало, специалист будет искать подработки на стороне и в итоге меньше времени уделит вашей компании.
Еще один столп мотивации — рост. Даже самый мотивированный продажник со временем уйдет, если будет работать 2–3 года на одной должности и с неизменной зарплатой. Либо повышайте со временем уровень оплаты, либо давайте возможность карьерного роста.
Как это сделать: оценивайте число сделок, принесенную прибыль и считайте KPI — все это можно сделать в CRM-системе. Проводите анонимные опросы в «Google Формах», если хотите выявить лучшего работника по мнению коллектива или клиентов. Нормально оплачивайте работу и давайте возможность построить карьеру.
4. В меру контролируйте ситуацию
Можно контролировать сотрудников все время или на так называемых контрольных точках.
Если все время, специалисты будут напряжены от того, что их постоянно «подгоняют» или следят за ними. Ведь удаленщики могут работать даже тогда, когда не сидят за компьютером: например, продумывать PR-стратегию во время прогулки с собакой или тренировки. Кроме того, при постоянном контроле вы будете тратить на него много времени. Его может не остаться для действительно важных дел.
Если установить определенные контрольные точки, это будет удобнее и вам, и сотрудникам. Они будут работать в спокойном темпе, а вы будете своевременно видеть, куда движется команда, и при необходимости сможете внести корректировки.
Как это сделать: если все-таки решились на тотальный контроль, используйте системы учета рабочего времени. А чтобы контролировать ситуацию в определенных точках, заглядывайте в CRM, проводите групповые совещания в чатах, устраивайте созвоны в Skype или Zoon.
5. Принимайте во внимание форс-мажорные обстоятельства
Сотрудники в офисе могут заболеть, отпроситься на свадьбу или в небольшую поездку, просто сорваться. Удаленные работники тоже. Но фактически их никто не контролирует, поэтому некоторые могут злоупотреблять вашим доверием и говорить о форс-мажорах тогда, когда их нет. Просто для того, чтобы лишний день провести с пивом у телевизора или подольше поспать.
Не забывайте о том, что все мы люди. У удаленщиков тоже могут быть сложные жизненные ситуации, и важно давать им немного свободы, если этого требуют обстоятельства. Но если вашего сотрудника слишком часто топят соседи, сбивают автомобили или выгоняют из квартиры, и ему нужно время переехать, распрощайтесь с ним.
Как это сделать: заранее обговорите, в каких случаях сотрудник может взять выходной. Попросите всех сообщать о форс-мажорах любым доступным способом, хоть по телефону или в личке в социальных сетях. Так вы вовремя передадите проект другому специалисту или распределите обязанности между всей командой.
6. Давайте доступ к общему видению ситуации
Это полезно, потому что позволяет сотруднику почувствовать свою значимость и лучше понять задачу. Так вырастет мотивация и эффективность труда. Рассказывайте работникам все, что знаете о клиенте и задаче, сразу предоставляйте нужные документы и отчеты.
Но здесь важно не перестараться. Не давайте сведения тем, кому они фактически не нужны — например, специалисту call-центра, принимающего входящие звонки, не обязательно давать доступ к базе менеджера, занимающегося холодными звонками. Защищайте информацию, утечка которой может навредить компании, и не допускайте к ней лишних людей.
Как это сделать: используйте CRM-систему, в которой есть возможность разграничить уровни доступа к документам в зависимости от должности. Или используйте облачные хранилища, «Google Диск» или «Яндекс.Диск». В последних можно создавать разные документы и файлы, открывать доступ к ним по почте или ссылке и работать одновременно всей командой.
7. Повышайте квалификацию сотрудников
Это тоже вопрос мотивации и эффективности труда. Если обучать сотрудников самим или отправлять их на сторонние курсы, они будут лучше делать свою работу. Вы можете вырастить из начинающего специалиста настоящего профессионала, а это уже принесет пользу компании.
Конечно, всегда есть риск, что сотрудник научится всему у вас и уйдет в другую компанию. Чтобы такого не происходило, работайте с мотивацией.
Как это сделать: внедрите систему корпоративного обучения. Например, запустите полноценное обучение на платформе Getcourse или подобной ей, проводите вебинары на YouTube. Или доверьте обучение сторонним компаниям: оплачивайте онлайн-курсы или проводите тренинги.
Что говорят предприниматели: как они организуют управление удаленными сотрудниками
Мы решили узнать, как руководители компаний управляют удаленщиками в реальной жизни, без абстрактных советов. И они рассказали о некоторых тонкостях.
Первый спикер — Саша Милованов, редактор, ведет Telegram-канал для копирайтеров. Он рассказал, что использует канбан и редполитику, работая с авторами.
«Я работаю и в офисе, и на удаленке. Для чего по идее нужен офис в плане решения задач бизнеса: контролировать работу сотрудников на местах, быстрее раскидывать задачи и взаимодействовать, когда ты эти задачи решаешь. Причем в офисе это как бы априори возможно, а на удаленке такие условия нужно создать, это первая задача руководителя.
Работу я организовываю как везде — чат в Telegram и канбан. Использую Trello и Asana, но последняя не слишком удобная. В Trello две доски — одна для руководителей, вторая для исполнителей.
Все. Это первый этап управления.
Второй этап — сделать так, чтобы коллективу было удобно взаимодействовать. Вообще обычно я ищу авторов, которые уже умеют работать в канбанах и мессенджерах, но у меня есть шаблонная инструкция по работе в Trello для тех, кто еще не знает, что это такое. Предусмотрительно, ну, на мой взгляд.
Второй шаблончик — редакционная политика. В ней прописаны базовые моменты, которые не меняются от проекта к проекту. Впоследствии я дополняю ее на основе вопросов в чатике, рабочих моментов, которые повторяются из раза в раз. В итоге получается документ с постоянными апдейтами, который закрывает одни и те же вопросы. Это здорово экономит время.
Вообще такой документ нужен не только тем, кто с работает с контентом. Если это бизнес в другой сфере, можно записать в документ решение проблемы, которая встречается у менеджеров из раза в раз, какие-то шаблонные моменты: в каком формате сдавать отчет, куда звонить, если в самый важный момент полетело ПО, и так далее.
Закрепили в рабочем чатике, и вас больше никто не достает однотипными вопросами.
По поводу мотивации. Тут многое зависит от работодателя: если, например, он готов премировать, то все понятно, деньги — это классно. Еще могу перекинуть какой-нибудь проект хорошему автору за хорошую денежку.
А в плане мотивации выполнять работу хорошо я всегда по тысяче раз повторяю — задавайте вопросы, если не знаете. Честное «Я не знаю» — это не слабость. Честное «Я не знаю» — это желание сделать хорошо, путь развития и все такое»
Ольга Гилева, руководитель отдела SEO в IQ online, рассказала, как компания работает с разными удаленщиками — от контент-менеджеров до верстальщиков. IQ online позволяет работать в удобном графике и старается развивать сотрудников профессионально.
«Вообще интернет-маркетинг — это идеальная сфера для удаленного сотрудничества. Мы за все время существования компании работали с самыми разными специалистами удаленно: программисты, верстальщики, копирайтеры, редакторы, контент-менеджеры, маркетологи.
При работе с удаленщиками мы:
1. Добавляем сотрудника в нашу внутреннюю CRM систему. Там он получает все задачи, там же происходят все правки, согласования. Это гораздо удобнее, чем вести переписку по почте, например. К тому же вся история сохраняется в одном месте, и при необходимости можно ее поднять.
2. По вопросам, требующим максимальной скорости реакции, налаживаем общение в мессенджерах. Это позволяет быстро решать те вопросы, которые с обычными сотрудниками обсуждались бы устно.
3. Строим удобный график. Рабочий график сотрудников, как правило, все же сильно зависит от их деятельности. Например, копирайтеры имеют самый гибкий график, так как общение с коллегами и клиентами сводится к минимуму. График маркетологов или контент-менеджеров больше приближен к графику офисных сотрудников. Но абсолютно всех мы просим быть каждый день на связи, проверять мессенджеры и сообщения в CRM, чтобы в случае необходимости удавалось быстро решить срочные рабочие вопросы.
4. Если это в наших силах, то мы, конечно, помогаем удаленному сотруднику развиваться профессионально. Мы всегда заинтересованы в росте специалистов.
5. Приглашаем в офис. Удаленные сотрудники, проживающие в нашем городе, при необходимости приезжают в офис на важные планерки, собрания и а также несколько раз в год посещают корпоративы»
Алексей Рожков, сооснователь агентства контент-маркетинга «Сделаем», рекомендует подбирать правильные кадры, тестировать их, а в процессе работы наблюдать и общаться:
«Работа с удаленщиками не кажется мне чем-то особенным, не так много отличий. Просто есть пара моментов, которые надо держать в голове:
Подбирайте правильные кадры. Это самый важный принцип. Работа с удаленщиками начинается еще на стадии их поиска. Человек должен уметь работать удаленно, уметь себя организовать. Выяснить все это можно на собеседовании или оценив опыт по предыдущим проектам.
Давайте тестовое. Тестовый проект или период — обязательные для меня вещи в работе с удаленщиками. Во время теста вы поймете — как быстро отвечает потенциальный сотрудник, как часто он на связи, умеет ли пользоваться нужными вам инструментами. На стадии собеседования вы могли пропустить какие-то неочевидные моменты — например, что автор каждый день выгуливает жирафа с 15 до 18.
Контролируйте. Надо много контроля. Но не путайте — не жесткого контроля и террора, а именно незаметного, но постоянного наблюдения. Даже если повезло и ваши сотрудники ответственные и исполнительные, проводят по 8–10 часов за работой, все может быть не так радужно. Например, человек может весь день работать, но неправильно расставить приоритеты и сделать то, что можно было бы сдать через неделю. Зато важная задача простаивает. На удаленке риск такого факапа выше.
Общайтесь. Люди должны понимать, что они часть коллектива. У нас есть чат с редакторами, чат с авторами, где мы обсуждаем работу и вид из окна. Без этого, на одном корпоративном энтузиазме, далеко не уедешь. Кроме денег, людям важны эмоции, а иначе им станет скучно и они уйдут в другой проект»
Рустэм Валеев, директор компании «Софт-портал», предоставляет удаленным сотрудникам возможность самоорганизации:
«Только подбор, только тест-драйв. Сначала мы пробуем, и если человек нормально работает на удаленке, работаем с ним. Если есть проблемы, никакое «управление», «планирование и контроль» не помогут. Просто меняем такого сотрудника, так как они на договорах ГПХ»
Данил Мухин, руководитель ProTraffic и MarketingRobots, порекомендовал в начале недели обсуждать план работы, в конце смотреть, что не получилось, а еще не контролировать жестко сотрудников:
«У меня несколько проектов, везде ведем работу по разному. Но основное — это планирование. Все таски заносим в список задач, используя либо простой Trello, либо что-то посложнее вроде Jira или Redbooth.
С каждым сотрудником обсуждаем цели в работе и исходя из этого приоритезируем задачи.
Каждый понедельник обсуждаем план работы на неделю, в конце недели записываем, что было выполнено, что не получилось и почему. Делаем выводы. Ничего особенного.
Я не веду отсчет времени, сколько человек проработал — мне главное результат. Неважно, был он достигнут при работе час в день либо 12 часов в день. Хотя в некоторых компаниях видел, что используют софт, который записывает твою ежедневную активность, и исходя из этого платят зарплату. Но по мне это электронное рабство — человек должен иметь возможность подумать, а не постоянно жать на клавиши»
Гюльнара Инькова, генеральный директор Grandflower Digital Studio, рассказала, что по возможности общается с сотрудниками в офлайне и постоянно, но ненавязчиво держит руку на пульсе:
«Мы четко ставим задачи в любой удобной системе контроля, поддерживаем связь по всем удобным каналам (телефон, Skype, WhatsApp, Viber). Принимаем отчеты по срезу работы. Плюс отчеты недельные и месячные.
В офис не приглашаем, собираемся на рыбалке (кто может) и обсуждаем и рабочие моменты, и отдых. Премии есть, особенно если сотрудник проявил креатив или решил сложную задачу»
Елена Воробьева, руководитель департамента бухгалтерского и юридического департамента MCOB, рекомендует мотивировать сотрудников, правильно ставить задачи и контролировать их выполнение. А еще не прощаться с сотрудником, даже если он не может дальше работать в офисе:
«Офисы нашей компании находятся в разных городах: в Москве, Курске, Нижнем Новгороде. К тому же, процентов 20 сотрудников работают удаленно по всей территории РФ, а наш продакт-менеджер последние полтора года живет в США. Потому все в компании привыкли к общению в формате переписки и созвонов, а обучение сотрудников или представление новых сервисов и технологий происходит чаще всего в форме вебинара.
При удаленной работе сложнее всего мотивировать сотрудников и создавать чувство единой команды. Конечно, многое в этом плане ложится на плечи руководителей: им нужно понять, чем драйвить команду, и психологию каждого сотрудника. А наш отдел персонала заботится о внутренних конкурсах и развлечениях.
Постановка задач и контроль проводим через CRM-системы. Поскольку у нас бух. аутсорсинговая компания, нам в свое время пришлось потрудиться над разработкой собственной системы автоматизации работы бухгалтеров, которой мы теперь готовы поделиться и с другими компаниями. Система позволяет оценивать нагрузку специалиста за определенный период времени, показывает статистику работы каждого бухгалтера с детализацией до документа, который он ввел в учетную систему и т.д. Качество работы также контролируется с помощью специального отчета в этой системе: руководитель может посмотреть количество ошибок, допущенных при ведении учета той или иной организации, и своевременно принять меры. В итоге независимо от того, где физически находится бухгалтер, качество оказываемых услуг не страдает, сроки соблюдаются, клиенты довольны.
Что касается текучки. Наверное, она не выше, чем в других компаниях. Многие наши бухгалтеры, даже когда идут в декрет, оставляют за собой некоторых клиентов, и работают удаленно. Точно так же делают и менеджеры. У сотрудников, которые по каким-то причинам уходят из офиса, всегда есть возможность остаться в компании удаленно»
Александра Ярулина, руководитель отдела внедрений в «Аутсорсуме», рассказала о четкой постановке задач и контроле сотрудников. А еще упомянула про повышение эффективности путем тренировок:
«У нас у самих компании вся выстроена на удаленных сотрудниках, и клиентам выстраиваем удаленные отделы продаж.
Мы четко ставим задачи, объясняем все досконально. Отслеживаем через ежедневные отчеты, планерки, CRM и отдел контроля качества. Для повышения эффективности используем персональные и общие тренировки отдела»
Частный предприниматель Ирина Бондаренко считает, что мотивацией никого не удержишь:
«У нас все удаленные — юристы, адвокаты, менеджеры, руководитель. Бонусами и премиями никого не удержишь. Это иллюзия. Только четкие задачи, контроль, и сотрудники с высоким уровнем самоорганизации. Не все могут эффективно работать удаленно.
Для управления мы используем телефонию, CRM, общий доступ к документам. Все прозрачно и легко контролируемо»
Елена Буланова, управляющий партнер event-агентства OOOOO.EVENTS, рассказала о важности выбора правильного сотрудника, постановки дедлайна и о том, что всегда нужно иметь запасной вариант:
«На удаленке у нас творческие сотрудники: дизайн, SMM, видеопродакшн.
Что важно:
1. Есть люди, способные работать на удаленке, и люди неспособные (вопрос самодисциплины и того, какие факторы являются отвлекающими дома, какие в офисе и где их больше). И также есть те, кто хочет работать на удаленке и кто не хочет. Чаще всего люди сами понимают, в каком формате они трудятся эффективнее. И не надо «засовывать» удаленщика насильно в офис и наоборот «выпихивать» офисных работников на удаленку. Каждый должен быть в своей стихии.
2. Важно, как вы ставите дедлайны. Не надо «нажимать», заставлять согласиться, если специалист говорит, что сроки нереальные. Надо либо отдать задачу тому, кто успеет, либо поставить реальные для этого сотрудника сроки. Иначе согласится и все равно не успеет. При этом должен быть промежуточный контроль и должны быть промежуточные дедлайны, чтобы задача была в итоге выполнена вовремя.
3. Нужно держать чуть больше удаленщиков, чем есть для них задач в реальном времени, чтобы была возможность для маневров (переделегирования) в случае необходимости — форс-мажоров»
Грамотное управление удаленными сотрудниками повышает прибыль компании, потому что они работают эффективнее. Организовывайте удобную коммуникацию, четко ставьте задачи, мотивируйте сотрудников работать лучше. Не забывайте в меру контролировать ситуацию, давайте доступ к общему видению ситуации, повышайте квалификацию специалистов. И не забывайте о том, что у всех могут быть форс-мажорные обстоятельства.