Как уничтожить копии документов
Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Пошаговая инструкция по уничтожению документов
Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.
Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.
Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Р уководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.
Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.
Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.
Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).
Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.
Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.
Особенности уничтожения секретной документации
Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2020 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:
Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.
Наказание за нарушения
В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:
За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:
Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):
Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.
Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.
Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:
Уничтожение электронных копий документов в СЭД: ответы на вопросы
Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как «легитимно» произвести уничтожение таких документов? Обязательно ли снова созывать ЭК, формировать акт о выделении к уничтожению? Если да, то как следует указать в акте все эти тысячи документов, которые не были сформированы в отдельные тома в СЭД? Или же для уничтожения (логического удаления) этих документов будет достаточно того акта, который был сформирован касательно этих же документов, только на бумажном носителе?
Любое уничтожение документов желательно оформлять документально, не в последнюю очередь потому, что это подстраховывает как организацию, так и самих архивистов и ответственных за СЭД в случае предъявления им каких-либо претензий. С этим я столкнулась в личной практике работы еще в середине 2000-х годов.
Соответственно, уничтожение документов в системе электронного документооборота следует оформить актом в строгом соответствии с требованиями делопроизводства и архивного дела. В будущем во избежание повторных усилий при оформлении акта на бумажные оригиналы можно сразу же упомянуть в нем и электронные копии в СЭД.
Отмечу, что я, в отличие от многих коллег, более серьезно отношусь к копиям бумажных документов, сохраненным в СЭД. Во-первых, если именно на основании этих копий принимались ответственные решения, то их следует считать самостоятельными документами, порой играющими большую роль при «разборе полетов» в связи с деятельностью сотрудников. Во-вторых, ценность электронных копий может оказаться выше ценности бумажных оригиналов, поскольку они являются информационным ресурсом, из которого удобно добывать аналитические сведения, по ним можно вести быстрый поиск (возможно, даже полнотекстовый).
Более сложным может оказаться вопрос о том, как отразить в акте все эти объемы документов, к решению которого нужно подходить творчески. В данном случае возможны следующие варианты, например:
Здесь может быть полезен совет юристов и представителей работающих с документами деловых подразделений. Например, в банковской сфере важно доказать контролирующим органам уничтожение досье по конкретным клиентам, закупкам, транзакциям – и акты могут оформляться, с учетом этой потребности, более подробно.
Позиция Федерального архивного агентства России (Росархива) отражена в Правилах делопроизводства и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству. По мнению Росархива, на электронные документы следует составлять отдельный акт на уничтожение:
Пункт 7.16 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71
. На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами хранения 2015 г.
Пункт 3.8.4 «Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения» Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199
. На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами 2015 г. (приложение № 21 к настоящим Методическим рекомендациям).
Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
А вот в налоговых органах установлен несколько иной порядок уничтожения, поскольку Федеральная налоговая служба РФ (ФНС России) использует централизованное депозитарное хранение бумажных документов и требует, чтобы они уничтожались одновременно с электронными технологическими данными в информационной системе и чтобы это отражалось в едином акте:
Порядок централизованного хранения документов с использованием централизованных компонентов АИС «Налог-3», утв. приказом ФНС России от 28.07.2020 № ЕД-7-10/478@
VIII. Уничтожение объектов хранения с истекшим сроком хранения
Процесс уничтожения проводится партиями объектов хранения и включает в себя:
Продолжение вопроса коллеги:
Как не допустить такой проблемы в будущем, формируя номенклатуру дел? Нужно ли разбивать дело «Входящие документы» на 2 заголовка, например:
1. 20-25 – Входящие документы – 5 лет ЭПК, ст. 70 – Оригиналы на бумажном носителе.
2. 20-26 – Входящие документы – 5 лет ЭПК, ст. 70 – Электронные копии документов (в СЭД).
Росархив в новой версии Правил делопроизводства предписывает делать следующее:
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71
6.25. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.
6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.
Если даже создается один акт на бумажные оригиналы и электронные копии, в него следует внести сведения как о фактическом уничтожении бумажных оригиналов, так и о фактическом уничтожении электронных копий (кто, когда, каким способом, в чьем присутствии и т.п.).
Обратите Ваше внимание на то, что уничтожение электронных документов нельзя считать по-настоящему завершенным, пока не будут уничтожены или перезаписаны все содержащие их страховые и резервные копии, о существовании которых сегодня знают регуляторы, следственные органы и органы прокуратуры. Если с уничтожаемыми документами связаны существенные риски, я бы подумала о том, чтобы в акте сделать отметку об уничтожении документов не только в «боевой» базе данных, но и на резервных копиях.
Образец акта о выделении к уничтожению электронных копий в СЭД, а также общий алгоритм работы см. в № 4’ 2021
Методы уничтожения и восстановления бумажных документов
Одним из этапов жизненного цикла большинства документов является их уничтожение. Причины бывают разные:
В этой связи специалистам службы ДОУ и «родственных» профессий (таких, как архивное и библиотечное дело) приходится решать две противоположные задачи:
Первая из перечисленных задач связана с выполнением требований законодательства и деловых обязательств по надежному уничтожению документов, ставших ненужными для организации, а также для решения вопросов, связанных с информационной безопасностью.
Вторую задачу, к счастью, приходится решать гораздо реже. Желательно заранее продумать и составить планы действий по спасению поврежденных документов в случае возникновения пожара или затопления. Подобная работа, которую следует проводить в рамках программ защиты важнейших документов организации и обеспечения непрерывности деловой деятельности, значительно повышает шансы на успешное восстановление, если несчастье все-таки случится.
Когда уничтоженные документы остаются в живых
С древнейших времен известно, что самый надежный способ избавиться от информации — это уничтожить ее вместе с носителем.
Когда носитель дешевый, то так обычно и поступают, но не так-то просто решиться на уничтожение дорогостоящего пергамента (или жесткого компьютерного диска), который можно использовать еще раз.
«Делопроизводители» прошлых веков и тысячелетий для записи новой информации нередко повторно использовали носители информации, просто стирая то, что было написано ранее. Особенно постарались средневековые писцы, часто использовавшие «очищенные» древние рукописи. Казалось бы, античные тексты были потеряны навсегда. Однако «хитрые» потомки, используя новейшие достижения технического прогресса, нашли-таки способы восстановить некоторые из этих материалов.
В 1906 году в одном из греческих монастырей на страницах древнего пергамента тысячелетнего возраста, содержавшего византийские рисунки, были случайно обнаружены слабые следы более древнего математического текста. Расшифровка велась единственно возможным тогда способом — с помощью увеличительного стекла. Как выяснилось, была найдена византийская копия труда «О методе механического доказательства теорем», написанного Архимедом Сиракузским в 3 веке до нашей эры, считавшаяся безвозвратно утраченной.
В 1920-е годы рукопись исчезла, и только в 1998 году снова появилась на аукционе, где была приобретена анонимным коллекционером за 2 миллиона долларов и передана в музей Балтимора для дальнейшего изучения. Задача стояла сложная, т.к. ученые хотели сохранить и позднейшие рисунки.
Для восстановления текстов ученые используют флуоресценцию древних чернил в рентгеновских лучах. К настоящему моменту удалось выявить около 80 процентов текста, а полная расшифровка должна занять несколько лет и завершится в 2008 году.
Уничтожение бумажных документов
Для бумажных документов основными методами уничтожения на сегодняшний день являются:
Каждый из перечисленных способов имеет свои достоинства и недостатки, и используется в зависимости от сложившейся практики делопроизводства, от законодательства и от возможностей конкретной организации.
Сжигание
Сжигание на протяжении многих лет было самым распространенным методом уничтожения бумажных документов. Основное достоинство данного метода — он прост, при правильном применении гарантирует уничтожение информации, и, в крайнем случае, можно обойтись подручными средствами, без использования сложного дорогостоящего оборудования.
Есть у него, однако, и серьезные недостатки:
Химическая обработка
Химическая обработка приводит к размягчению бумаги и превращению ее в бумажную массу. Это надежный, но недешевый метод, и в настоящее время его используют в качестве дополнительной меры безопасности при уничтожении секретных документов шредированием.
У метода тоже есть свои недостатки:
Закапывание
Одно время этот метод был очень популярен в США. Вместе с другим мусором документы вывозились на свалку и закапывались. Подобная практика резко сократилась после того, как в ходе нескольких судебных разбирательств суд заставил их участников за свой счет выкопать, перебрать и представить относящиеся к делу документы. Дело в том, что, в соответствии с законами США, если документы, относящиеся к разбираемому судом вопросу, физически существуют и их можно извлечь, стороны и суд вправе требовать их предоставления, даже если соответствующие сроки хранения истекли. Как показал опыт, закопанные документы в большинстве случаев хорошо сохраняются.
Недостатки данного метода:
Шредирование
Шредирование — наиболее распространенный и популярный на сегодня метод уничтожения бумажных документов. Привлекают его дешевизна (и даже возможность заработать, сдавая бумажную обрезь в макулатуру), «экологичность», достаточная надежность.
Организации или самостоятельно уничтожают документы, или пользуются услугами фирм, занимающихся переработкой вторичных отходов. И у того, и у другого вариантов есть свои плюсы и минусы.
Вариант 1: Самостоятельное уничтожение документов в шредере.
Главное достоинство — документы можно уничтожать поэтапно на своей территории, кроме того, не требуется выделять много места для временного складирования отобранных на уничтожение материалов. В этом случае проще обеспечить безопасность документов и содержащейся в них информации. Именно этот вариант активно используется в оперативной работе, и во многих организациях требование обязательного уничтожения документов в шредере включено во внутренние регламенты и контролируется службой безопасности.
Вариант 2: Услуги специализированных фирм.
Существуют два направления в организации работы таких фирм: оказание платных и бесплатных услуг.
При платном обслуживании после упаковки дел в короба фирма часто берет всю дальнейшую работу на себя; документы могут регулярно вывозиться в уже опечатанных коробах, и фирма гарантирует конфиденциальность их уничтожения.
В октябре 2004 года австралийская газета The Sunday Mail провела независимое расследование работы одной из фирм, предоставлявшей услуги по конфиденциальному уничтожению документации государственных органов власти, полиции, суда, медицинских и деловых бумаг. В ходе расследования журналисты установили, что документы из специальных коробов для конфиденциального уничтожения не шредировались на месте, а отвозились на перерабатывающий завод, их содержимое просто высыпали там на пол. Водители подписывали сертификаты об уничтожении, не убедившись в реальном уничтожении документов. В статье, опубликованной по результатам расследования, рассказывалось, что «…рабочие отбирали наиболее интересные документы, чтобы почитать их на досуге». Государственные органы отказались от услуги фирмы, которая не выполнила условия контракта на уничтожение документов.
Ряд фирм, занимающихся переработкой вторсырья, предоставляет бесплатные услуги, в состав которых чаще всего входят:
Уничтожается сразу весь массив подготовленных документов (хотя это может занять и целый день), и следующий визит можно будет планировать через год. Прибыль эти фирмы получают, сдавая бумажную массу на переработку и получая деньги от Вторсырья.
Восстановление бумажных документов
Насколько надежны методы уничтожения, можно ли восстановить то, что, казалось бы, уже полностью утрачено? Опыт показывает, что можно, и в ряде случаев — довольно успешно.
Восстановление документов — всегда достаточно длительный, трудоемкий и недешевый процесс, поэтому к нему прибегают только при наличии веских оснований. Такими основаниями могут быть, например, важность соответствующих материалов для судебного разбирательства или расследования, их культурно-историческая ценность, или простой экономический расчет, что восстановление документов обойдется дешевле, чем получение их заново.
Методы восстановления зависят от вида полученных повреждений или использованного способа уничтожения. Большое значение имеют как финансовые, так и технические возможности организации.
Восстановление шредированных документов
Неумышленное шредирование хотя и встречается, но редко. Основная масса материалов уничтожается осознанно, в интересах обеспечения информационной безопасности, и, прежде всего, безопасности собственника документов. Восстановлением информации занимаются другие заинтересованные органы и лица.
Опыт показал, что восстановить шредированные документы возможно, и в этой области идет своя, незаметная для широкой публики, «гонка вооружений». С одной стороны, «реставраторы» активно применяют современную технику и программное обеспечение, с другой — для уничтожения применяются шредеры, режущие бумагу на все более мелкие кусочки, а для большей надежности бумажная «соломка» перемешивается и обрабатывается химическими составами.
4 ноября 1979 года в Иране было захвачено здание посольства США, 70 человек из числа дипломатов и сотрудников посольства были взяты в заложники. Наиболее секретные документы посольства были шредированы.
Иранские женщины вручную восстановили большинство документов, подбирая полоску к полоске. По некоторым данным, было восстановлено более 80% документов, содержавших имена агентов американских спецслужб, планы по уничтожению исламской революции, методы подрывной работы.
Часть документов была опубликована иранскими властями. К 1995 году было выпущено 80 томов.
Наиболее амбициозным проектом по восстановлению уничтоженных бумажных документов является работа по восстановлению документов из архивов службы госбезопасности ГДР, известной как «Штази».
Осенью 1989 года немецкое правительство получило в наследство более 17 тысяч мешков с остатками документов службы госбезопасности ГДР. В мешки для мусора были сложены подготовленные для уничтожения документы, которые были либо разорваны, либо шредированы. «Штази» не успело окончательно уничтожить документы.
В феврале 1995 году правительство Германии создало специальную архивную комиссию, которой было поручено организовать восстановление документов. По оценкам специалистов, всего в мешках находилось 33 миллиона страниц документов.
Восстановление разорванных документов подобно складыванию мозаики: слоями, чтобы не разрушить возможную связь, обрывки вынимаются из мешков и выкладываются на рабочую поверхность. При первичной сортировке учитывается цвет бумаги, чем написан документ (карандаш, ручка, чернила, машинопись), и, наконец, содержание написанного (например, псевдонимы, регистрационные номера и т.п.). При известном везении, после такой сортировки удается восстановить многие страницы рукописи, или даже полный документ.
Документы пострадали по-разному: некоторые были порваны 1–2 раза, большинство же — 20–30 раз. Рекорд побила страница формата А5 с важной информацией, которая в общей сложности была собрана из 98 маленьких частей.
Это очень трудоемкая работа. Один сотрудник рабочей группы восстанавливает в среднем за рабочий день 10 листов. К июню 2003 было собрано и соединено в документы «всего лишь» около 520 тысяч листов из 245 мешков.
Опыт 8 лет работы показал, что для повышения эффективности необходимо использовать современные компьютерные технологии, тем более, что восстанавливать вручную шредированные документы еще сложнее.
Правительством Германии в 2003 году был объявлен конкурс среди компаний, предоставляющих услуги в области восстановления документации. Требовалось предложить эффективный компьютерный метод восстановления документов, включающий поточное сканирование обрывков и последующую подборку подходящих друг к другу кусочков при помощи программного обеспечения. В конкурсе победили компания GdB (подразделение Lufthansa Systems) и берлинский Институт производственных установок и методики конструирования имени Фраунгофера (Fraunhofer-Institut, IPK). Консорциум предложил следующий план работ:
Осенью 2004 года, вследствие нехватки средств, проект фактически был заморожен. Хотя технически воссоздание документов возможно, стоимость все-таки настолько высока, что даже Германия не может себе этого позволить. Нужно также учесть, что восстановленные с таким трудом документы не дали стране ничего, кроме дополнительной политической напряженности. Да и «охотиться на ведьм» сегодня, спустя пятнадцать лет после событий, стало не так интересно.
Итоги проекта пока не опубликованы, и с осени 2004 года пресса о нем не пишет. В последних сообщениях говорилось о возможной передаче документов и мешков с бумажной «стружкой» на хранение в федеральные архивы (если информация подтвердится, это будет первый в истории случай передачи шредированных документов на постоянное хранение).
Немецкий опыт показывает, что, с одной стороны, шредирование является одним из надежных способов обеспечение информационной безопасности организации. Сотрудникам Штази удалось выиграть самое главное — время. С другой стороны, была подтверждена практическая возможность восстановления шредированных документов по цене примерно 20 — 100 долларов за лист, и продемонстрирована эффективность современных технологий.
Восстановить документы в больших масштабах также возможно, но на это требуются весьма значительные средства и время, а «процент успеха» вряд ли будет очень высок. По американским данным, даже при идеальных условиях вероятность восстановления документа, пропущенного через шредер того типа, что использовались в «Штази», составляет 90%. Если же используются современные шредеры для секретных документов, то вероятность успеха при применении имеющихся сегодня средств не превышает 10%.
Восстановление, даже в небольших объемах, обходится заказчику в кругленькую сумму, и прибегают к нему только в исключительных случаях.
Восстановление намокших документов
Вода — враг документов, и именно она чаще всего становится причиной головной боли для их собственников. К природным стихийным бедствиям — наводнениям, потопам, ливням, цунами — нужно добавить и техногенные катастрофы, такие, как прорывы канализации и отопления.
При наводнении в Саксонии (Германия) в августе 2002 года пострадали: 9 коммунальных архивов, 6 церковных архивов, 2 экономических архива, 1 университетский архив. Министерство юстиции Саксонии потеряло 12 км юридических документов, а 3 км поврежденных документов были спасены. Были утрачены семейные и исторические документы за 1890 — 1990 годы, а также документы о судебной реформе после объединения Германии.
Вода не сразу разрушает документы и содержащуюся в них информацию. Основным фактором, от которого часто зависит успех спасательных работ, является время. Как правило, все решают первые 48 часов, а некоторые документы надо спасать немедленно. При больших масштабах бедствия появляется опасность повреждения документов плесенью, активно разрушающей влажную бумагу. Для намокших бумажных документов главным методом восстановления является сушка.
Если ее невозможно провести быстро, намокшие документы необходимо в течение 48 часов законсервировать, а именно, заморозить. Замораживание сейчас регулярно применяется при различного рода чрезвычайных происшествиях. Немецкие архивы применяли этот метод консервации при наводнениях 2002 и 2003 года; после наводнения в Праге были заморожены ценнейшие средневековые манускрипты. Можно использовать даже бытовые морозильные камеры — при затоплении библиотеки в одном из австралийских университетов в дело пошли даже охлаждаемые прилавки для продажи мороженого. Для больших объемов поврежденных документов используют рефрижераторы или арендуют морозильные камеры на промышленных предприятиях и продуктовых складах.
10 апреля 2003 года в Каменец-Подольском государственном городском архиве (Хмельницкая область Украины) огнем и водой были повреждены практически все документы одного из хранилищ, значительная их часть была утрачена безвозвратно. Пострадали пять ценнейших фондов, более 100 тысяч единиц хранения — история Подолья (территория трех нынешних областей) конца ХIII — начала ХХ веков. После пожара 43 тысячи поврежденных огнем и водой томов были помещены в морозильные камеры. Большую часть этих документов удалось сохранить.
Опишем применяемые методы сушки документов.
Диффузионная сушка. Поврежденные водой документы прокладывают через каждые 10 — 15 листов бумагой с высокой впитывающей способностью. Для этой цели можно использовать фильтровальную или газетную бумагу, и даже салфетки и бумажные полотенца. Менять впитывающую бумагу нужно как можно чаще, не реже, чем через 5–6 часов. Метод не требует специального оборудования и может применяться «в полевых условиях». Он наиболее эффективен при небольшом количестве поврежденных материалов.
Конвективная сушка (воздушная) — наиболее распространенный метод сушки книг и документов путем обдува их нагретым воздухом. Для усиления циркуляции воздуха можно использовать бытовые вентиляторы. Метод наиболее эффективен в тех случаях, когда повреждено небольшое количество документов, и степень их намокания не слишком велика. Конвективную сушку обычно сочетают с диффузионной. Метод недорогой, т.к. не требует специального дорогостоящего оборудования. Недостатки:
Вакуумная сушка — высокопроизводительный способ, создающий «мягкие» условия сушки для бумаги, кожи и других материалов. Мокрые книги высушиваются в вакуумной камере при относительно небольшом вакууме (3 — 4 мм рт. ст.) и подогреве до 60 — 80 °С.
Для сушки можно использовать промышленные камеры, которые есть на многих больших производствах. На первом этапе сушки материал прогревают до заданной температуры, затем давление снижают и удаляют пары воды через вакуумную систему. При необходимости цикл повторяют.
Промышленные камеры могут вместить до 2 — 2,5 т документов. Длительность сушки зависит от количества материалов и степени их намокания и составляет в среднем от 8 часов до 1 — 2 суток. Качество сушки при соблюдении технологических режимов — хорошее.
Сублимационная сушка (сушка вымораживанием). Вакуумная сублимационная сушка признана в мировой практике консервации наилучшим на сегодняшний день способом восстановительной сушки. Замороженный до –30 °С материал высушивают при глубоком вакууме, в результате лед превращается непосредственно в пар. Это дает возможность эффективно восстанавливать даже документы, написанные нестойкими чернилами. Способ дорогостоящий, но дает блестящие результаты — коробление высушенной бумаги минимальное. За рубежом метод широко распространен, имеются мобильные и стационарные установки.
Недавно, при исследовании останков «Титаника», на поверхность был поднят чемодан с книгами и документами погибшего пассажира. Компания «Document Preprocessors», используя метод сублимационной сушки, успешно восстановила все материалы.
За рубежом существует достаточно много частных фирм, предоставляющих подобные услуги. Они полностью берут на себя заботу о поврежденных документах: от эвакуации с места ЧП до полного восстановления и размещения на прежнем месте. Если собственник документов не хочет даже на время с ними расставаться (например, из соображений безопасности), фирмы имеют в своем расположении мобильные морозильные и сушильные камеры, с использованием которых можно производить восстановительные работы на месте. В нашей стране, к сожалению, пока таких фирм нет.
Восстановление бумажных документов, поврежденных огнем
До конца сжечь плотно стоящие на полках или лежащие в связках или делах документы довольно сложно. Это объясняется тем, что кислорода в данном случае недостаточно для полного сгорания бумаги. После воздействия огня документы чаще всего обуглены по краям, сильно закопчены и задымлены. Кроме того, при тушении пожара очаг возгорания обильно заливается водой, и многие документы при этом намокают — известно, что при пожарах гораздо больше документов гибнет от воды, чем от огня.
Основным методом восстановления поврежденных огнем документов является обрезка всех обгоревших частей документа и укрепление основы документа специальной синтетической пленкой. Квалифицированно такую работу может провести только специалист-реставратор.
Что делать, если пострадали документы
В случае чрезвычайного происшествия необходимо, в первую очередь, документально зафиксировать масштабы бедствия. Годятся любые доступные способы: составление актов, получение справок от МЧС о пожаре или наводнении, справок от коммунальных служб о протечках и прорывах канализации. Не стоит забывать и об использовании современной фото- и видеотехники. Все эти материалы станут основой для принятия решений о судьбе документов, помогут составить опись утраченного и принять меры по его восстановлению. Кроме того, они помогут получить страховку и объясниться с налоговыми и другими контрольными органами по поводу отсутствующих документов.
При оценке ущерба стоит сразу рассмотреть возможность получения дубликатов документов из других организаций, из банков, в которых находятся расчетные счета, от партнеров и контрагентов по бизнесу, и даже из налоговой инспекции. Вероятно, часть документов проще и дешевле будет восстановить в виде дубликатов, чем предпринимать дорогостоящие операции по реставрации пострадавших бумаг. Организация должна самостоятельно решить эти вопросы, ориентируясь, прежде всего, на свои финансовые и технические возможности.
Стоит также помнить, что налоговые органы чаще всего не удовлетворяются получением справки о чрезвычайной ситуации и хотят видеть результаты работы по восстановлению утраченных документов. Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг (ныне — Федеральная служба по финансовым рынкам), вообще включила в свое «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» требование о восстановлении любого утраченного подлинника документа общества.
Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. № 03–33/пс)
3.4. … В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества.
В данной статье мы затронули вопрос уничтожения только бумажных документов. Организация сохранения и надежного уничтожения электронных документов — задача еще более сложная и многогранная. К ее рассмотрению мы приступим уже в следующем году.