Как уничтожается чековая книжка
Хранение и уничтожение банковской и кассовой документации
Деятельность любой организации сопряжена с ведением большого объема банковской и кассовой документации, которая также требует соответствующего хранения, а в случае необходимости – уничтожения. О том, как правильно обращаться с подобными бумагами, и пойдет речь в данной статье.
О важности вопроса
Банковские документы – неотъемлемая часть бухгалтерии предприятия. Они отражают важнейшие финансовые операции и делятся на три основных типа:
При финансовых проверках, а также в случае возникновения споров подобные документы имеют ключевое значение. Поэтому к организации их хранения необходимо подходить со всей ответственностью.
Хранение
Порядок хранения бухгалтерских документов (в том числе банковских и кассовых) регламентирован целым рядом нормативно-правовых актов. Основными в их числе являются Налоговый кодекс РФ, №129-ФЗ «О бухгалтерском учете от 21.11.1996 г», утвержденный Федеральным архивным агентством Перечень и т.д.
Согласно действующим требованиям обязательному хранению подлежат следующие виды банковской и кассовой документации:
Самое главное – правильно организовать и систематизировать документы для того, чтобы интересующую бумагу можно было легко найти в нужный момент.
Так, например, в процессе текущего хранения кассовые журналы рекомендуется брошюровать по месяцам, а мемориальные документы – подшивать каждый день. В идеале должны быть созданы электронные копии. При этом доступ к банковской и кассовой документации строго ограничивается.
По истечению срока использования вся банковская и кассовая документация передается на архивное хранение. Требования здесь действуют те же самые, что и для других бумаг. Перед передачей в собственный или сторонний архив проводится экспертиза ценности, систематизация документов, брошюровка их в дела с составлением описи и т.д.
Уничтожение
Для большинства банковских и кассовых документов установлен обязательный срок хранения в 5 лет. По истечении этого периода бумаги могут быть уничтожены при условии, что по ним нет незакрытых дел и спорных ситуаций. При проведении данной процедуры составляется соответствующая приемо-сдаточная накладная с указанием веса и количества дел, после чего документы утилизируются под контролем ответственного лица.
Уничтожение документов также осуществляется либо силами собственного архива, либо стороннего.
Как заполнить денежный чек — бланк и образец
Правила заполнения денежного чека
Клиенту банка перед снятием со своего расчетного счета наличности следует разобраться, как заполнить денежный чек (образец заполнения бланка представлен ниже в статье на примере денежного чека Сбербанка). Очень важно заполнить все графы правильно, не допуская помарок и исправлений, иначе денежный чек не будет принят банком для исполнения требования о выдаче наличности предъявителю.
В соответствии с установившейся практикой заполнения чека клиент банка должен указать на обратной стороне денежного чека код и назначение платежа (1-я и 2-я колонки в табличной части бланка чека). Кроме того, чек также может содержать и другие реквизиты, которые вправе определять кредитная организация. Наиболее распространенным реквизитом является символ назначения платежа, который приводится в 1-й колонке табличной части бланка чека. Под табличной частью с назначением платежа должна стоять подпись чекодателя. Чеки заполняются исключительно от руки черными или темно-синими чернилами (некоторые банки допускают фиолетовые чернила), но при этом наименование клиента, номер его счета и название банковской организации могут быть проштампованы. Помарки в чеке недопустимы.
Денежный чек (образец заполнения которого предоставляется по требованию клиента каждым банком) проверяется банковским работником на правильность заполнения всех граф, а также идентифицируется подпись должностного лица чекодателя с хранящейся в банке карточкой подписей.
Кроме того, в карточку с подписями клиента банкиры заносят все номера денежных чеков, которые есть в выданной компании чековой книжке. Банковский сотрудник сверяет номер чека с теми, что уже записаны в карточке.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по работе с денежными чеками:
Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Срок действия денежного чека
Как правило, денежный чек принимается кредитно-финансовой организацией на протяжении 10 дней с даты выписки (не считая самого дня выписки), указанной на заполненном бланке платежного документа. Например, подобное правило указано в требованиях КБ «НС Банк» (ЗАО) по заполнению и использованию чекодателем чека из денежной чековой книжки.
Вы сможете узнать все необходимые сведения о соблюдении кассовой дисциплины на предприятии, если ознакомитесь с нашей статьей «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Образец заполнения денежного чека Сбербанка
Бланк денежного чека Сбербанка ничем не отличается от таких же чеков, которые содержатся в чековых книжках, выдаваемых другими банками.
Ниже приведен образец заполнения денежного чека, который вы сможете скачать с нашего сайта.
Где скачать бесплатно бланк денежного чека?
Чековая книжка, в которой прошито несколько денежных чеков, является документом строгой отчетности. Использованная чековая книжка должна храниться на протяжении 5 лет. До выдачи клиенту бланки чеков хранятся в банке в специальном хранилище.
На нашем сайте вы сможете скачать денежный чек (уже заполненный шаблон) и по образцу заполнить свой платежный документ на бланке денежного чека, выданного в вашем банке.
Также вам могут понадобиться материалы о заполнении платежных поручений:
Итоги
Правила заполнения денежного чека устанавливаются каждой кредитной организацией самостоятельно. Вы можете узнать о них более подробно в своем банке. Но есть общее правило для всех денежных чеков: в них не должно быть помарок.
Письмо ЦБР от 3 июля 2001 г. N 80-Т «Об уничтожении расчетных чековых книжек»
Кредитным организациям (филиалам) рекомендуется произвести уничтожение имеющихся у них в наличии расчетных чековых книжек.
Для уничтожения расчетных чековых книжек руководитель кредитной организации (филиала) может создать специальную комиссию в составе должностных лиц организаций, ответственных за сохранность ценностей. Расчетные чековые книжки проверяются членами комиссии полистно.
Акт об уничтожении расчетных чековых книжек составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем кредитной организации (филиала). В акте указываются наименование бланков, их серии и номера, количество уничтоженных бланков.
Уничтожение производится путем сжигания или измельчения с применением специально предназначенной для этого техники, исключающей возможность восстановления первоначального вида документа. Уничтожение расчетных чековых книжек фиксируется в акте членами комиссии и работниками, присутствовавшими при уничтожении или произведшими его.
Кредитные организации (филиалы) гасят возвращаемые клиентами неиспользованные расчетные чеки, в том числе и после срока уничтожения, рекомендуемого настоящим письмом, в порядке, указанном в пункте 1.8.8 части III «Организация работы по ведению бухгалтерского учета» Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, от 18.06.97 N 61 (с изменениями и дополнениями).
Уничтожение расчетных чековых книжек кредитными организациями (филиалами) рекомендуется произвести до 1 августа 2001 года.
Доведите до сведения кредитных организаций.
Председатель
Центрального Банка
Российской Федерации
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Расчетные чеки, используемые органами федерального казначейства, налоговыми и финансовыми органами субъектов РФ и местного самоуправления для возврата налогоплательщику излишне уплаченных или взысканных налогов и других обязательных платежей со счетов по учету доходов федерального бюджета, налогов и сборов, распределяемых органами федерального казначейства, по учету средств бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов, не применяются на территории РФ и подлежат уничтожению.
Письмо ЦБР от 3 июля 2001 г. N 80-Т «Об уничтожении расчетных чековых книжек»
Текст письма опубликован в «Вестнике Банка России» от 11 июля 2001 г., N 43, в газете «Бизнес и банки», июль 2001 г., N 31
Как уничтожается чековая книжка
Каков порядок хранения чековой книжки?
Порядок хранения чековой книжки не регламентирован; к чековым книжкам возможно применить общие правила учета и хранения бланков строгой отчетности.
Обязанность по оформлению и выдаче денежных чековых книжек клиенту лежит на кредитной организации (пп. 1.8.10 п. 1.8 ч. III Приложения к Положению Банка России от 27.02.2017 N 579-П «О Плане счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций и порядке его применения» (далее — Положение N 579-П)).
Бланки чековых книжек хранятся в порядке, установленном руководителем кредитной организации, учитываются на внебалансовом счете N 91207 по условной оценке 1 руб. за бланк (книжку) (п. 9.22 ч. II Приложения к Положению N 579-П).
Чековая книжка содержит несколько десятков абсолютно идентичных денежных чеков, являющихся частью чековой книжки. На практике денежные чеки брошюруются банком в чековые книжки по 25 и 50 листов, каждый из которых состоит из двух частей: собственно чека, подлежащего сдаче в банк, и корешка, который остается в организации. При необходимости перевода/снятия денежных средств работник организации заполняет чек. Форма денежного чека законодательно не установлена, поэтому каждый банк вправе сам разработать собственную форму, сохранив при этом обязательные реквизиты.
Чек представляет собой денежный документ установленной формы, содержащий безусловный приказ владельца счета (чекодателя) банку о выплате определенной суммы денег, указанной в чеке, получателю средств (чекодержателю) (ст. 877 ГК РФ).
Чек является бланком строгой отчетности и учитывается на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Списание чеков со счета 006 осуществляется по мере их использования.
Несмотря на то что отдельно порядок хранения чековой книжки у клиента в нормативных правовых актах не регламентирован, к чековым книжкам возможно применить общие правила учета и хранения бланков строгой отчетности.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Лицо, ответственное за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением.
Выдача чековых книжек осуществляется непосредственно лицу, ответственному за ведение чековых книжек, по его письменной заявке под отчет.
Конкретные сроки хранения различных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее — Перечень) (ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ)).
Срок хранения самой чековой книжки законодательно нигде не зафиксирован. Но, учитывая, что в случае закрытия банковского счета, а также при изменении номера банковского счета либо своего наименования клиент обязан возвратить кредитной организации неиспользованные денежные чековые книжки с оставшимися неиспользованными денежными чеками и корешками с приложением письменного заявления, в котором указываются номера возвращаемых неиспользованных денежных чеков (п. 2.1 ч. III Приложения к Положению N 579-П), справедливо предположить, что чековая книжка хранится у клиента постоянно до момента наступления вышеуказанных событий.
Однако для первичных учетных документов и связанных с ними оправдательных документов (в частности, банковских документов, корешков денежных чековых книжек) срок хранения составляет пять лет при условии проведения проверки (ст. 277 Перечня).
Начало течения срока хранения документов определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Это правило относится ко всем документам на бумажных и электронных носителях (ч. 2 ст. 21.1, п. 17 ст. 3 Закона N 125-ФЗ, п. 4.1 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 237), в том числе и к корешкам денежных чековых книжек.
Следует отметить, что организация может установить более продолжительные сроки хранения документов, в том числе и корешков денежных чековых книжек (п. 2.2 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс).
Инструкция о чековых книжках отменена, книжки остались
Инга Васильевна Тимохина,
экономист
Правлением Нацбанка 25.05.2018 принято постановление N 236, разъясняющее порядок применения чековых книжек для получения наличных денег.
При определении порядка использования чековых книжек для получения наличных денег банки должны соблюдать следующие условия :
1) заполнение чеков и пользование ими осуществляются в порядке, указанном на оборотной стороне обложки чековой книжки, за исключением требований, касающихся скрепления чеков оттиском печати чекодателя. То есть скреплять чек оттиском печати чекодателя не требуется.
Справочно
До 08.06.2018 на оборотной стороне обложки чековой книжки указывался следующий порядок заполнения чеков и пользования ими :
— наименование чекодателя и наименование банка могут обозначаться штампами. Все реквизиты, требующие заполнения от руки, выполняются чернилами или шариковой ручкой одного цвета;
— после слова «Заплатите» вписываются фамилия, имя и отчество лица, на имя которого выдается чек;
— строка «Сумма прописью» должна заполняться с самого начала строки с заглавной буквы. Слово «рублей» должно указываться вслед за суммой прописью без оставления свободного места;
— в строке «(сумма цифрами)» свободное место должно быть прочеркнуто двумя чертами;
— подписание чека до заполнения всех его реквизитов запрещается;
— поправки в тексте чека не допускаются, так как делают чек недействительным;
— при наличии в представленной банку чекодателем карточке с образцами подписей и оттиска печати отметки о том, что чекодателю печать временно не выдана, а также при использовании карточки без печати владельца счета в случаях, установленных законодательством Республики Беларусь, чеки принимаются банком без скрепления их оттиском печати;
— одновременно с составлением чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека;
— чек выдается чекодателем чекодержателю под расписку на корешке чека;
— расписка чекодержателя в получении наличных денег осуществляется на оборотной стороне чека;
— использованную чековую книжку с корешками оплаченных и испорченных чеков, а также с испорченными чеками чекодатель обязан хранить не менее трех лет;
— при закрытии счета, а также изменении наименования чекодателя или номера счета чекодатель обязан вернуть в банк чековые книжки с неиспользованными чеками и корешками, прилагая их к заявлению с указанием номеров неиспользованных чеков;
2) чек должен быть предъявлен к получению наличных денег в течение 10 дней, не считая дня его выписки чекодателем. Таким образом, отсчет 10-дневного срока начинается со следующего после выписки чека дня. По мнению автора, речь идет о календарных, а не рабочих днях.
Например, чек выписан 8 июня. 10-дневный срок для его предъявления к получению наличных денег начнет течь с 9 июня. Последний день для предъявления чека — 18 июня.
Отметим, что такие же сроки были установлены в Инструкции по использованию чековой книжки для получения наличных денег ;
3) чекодатели вправе проставлять оттиски печатей на заявлениях на получение чековых книжек и скреплять оттисками печатей чеки из чековых книжек. Иными словами, чекодатель сам решает, проставлять ему печать на заявлениях или чеках либо нет. Допускается как отсутствие печати, так и ее наличие.