Как уменьшить объем текста
Сокращение текста
Если у вас короткий документ, в который на последней странице всего лишь небольшое количество текста, можно уменьшить его, чтобы напечатать только на одной странице, и не печатать лишние страницы.
Для этого воспользуйтесь командой Сократить на страницу. Приложение Word сократит документ на одну страницу, уменьшив размер шрифта и значения интервалов в тексте. Например, документ из примера выше будет сокращен до 1 страницы, а документ, состоящий из 3 страниц, можно сократить до 2.
Совет: Перед использованием этой команды создайте копию документа. Для сокращения Word уменьшит размер каждого использованного в документе шрифта. Отменить команду можно нажатием сочетания клавиш CONTROL + Z. Обратите внимание, что после сохранения и закрытия документа быстро восстановить исходный размер шрифта невозможно.
Команда Сократить на страницу не является часто используемой командой, поэтому кнопка по умолчанию не отображается. Однако вы можете быстро добавить его. Самый быстрый способ добавить кнопку — добавить ее на панель быстрого доступа.
На панели быстрого доступа в верхней части окна Word нажмите Настроить панель быстрого доступа (маленькая стрелка вниз) и выберите пункт Другие команды.
В списке Выбрать команды из: выберите пункт Все команды.
Найдите в списке команд Сократить на страницу.
Щелкните команду Сократить на страницу, чтобы выбрать ее, а затем нажмите кнопку Добавить.
Когда кнопка станет доступной, нажмите на нее для сокращения текста.
Щелкните Редактировать > в Word в Интернете, если вы еще этого не сделали.
Чтобы выбрать весь текст в документе, нажмите CTRL+A.
Щелкните Главная > уменьшить шрифт один или несколько раз.
При нажатиикнопки Уменьшить шрифт Word уменьшает размер всех шрифтов в документе.
Нажмите кнопку > в этом >, чтобы узнать, достаточно ли сжатие текста.
Совет: Если это не сработает и у вас есть классические приложения Word, нажмите кнопку Открыть в Word, чтобы открыть документ в Word и сжать текст.
Уменьшение размера файлов в документах Word
Если размер файла Word слишком велик, попробуйте сделать его более управляемым, следуя следующим советам:
Сжатие рисунков
Выберите рисунок в документе. Обратите внимание, что становится доступна вкладка Формат рисунка.
На вкладке Формат рисунка в группе Изменить выберите Сжать рисунки.
В области Параметры сжатиясделайте следующее:
Убедитесь, что не выбрано применение только к этому рисунку, чтобы внесенные здесь изменения применялись к всем рисункам в документе.
Выберите Удалить обрезанные области рисунков. Этот параметр удаляет обрезанные данные рисунка, но имейте в виду, что при удалении обрезанных данных рисунка восстановить их будет нельзя.
В области Разрешениевыберите Использовать стандартное разрешение. Этот параметр использует стандартное разрешение, задатое в меню Параметры > > Дополнительные параметры.
Сжатие рисунков
Выберите рисунок в документе и перейдите на вкладку Формат.
Выберите Сжать рисунки.
В диалоговом окне Сжатие рисунков сделайте следующее:
Убедитесь, что не выбрано применение только к этому рисунку, чтобы внесенные здесь изменения применялись к всем рисункам в документе.
Выберите Удалить обрезанные области рисунков. Этот параметр удаляет обрезанные данные рисунка, но имейте в виду, что при удалении обрезанных данных рисунка восстановить их будет нельзя.
В области Выходных данныхвыберите Использовать разрешение документа. Этот параметр использует стандартное разрешение, задатое в меню Параметры > > Дополнительные параметры.
Сохранение изображений с более низким разрешением
Перейдите в меню > параметры> Дополнительные параметры.
В области Размер и качество изображениясделайте следующее:
Выберите отменить редактирование данных. Этот параметр удаляет хранимые данные, которые используются для восстановления исходного состояния изображения после его изменения. Обратите внимание, что если отменить редактирование данных, восстановить изображение после редактирования будет нельзя.
Убедитесь, что не выбрано сжатие изображений в файле.
В списке Разрешение по умолчанию выберите разрешение 150ppi или более низкое. В большинстве случаев разрешение не должно быть выше.
Не вставлять шрифты
Внедренные шрифты используются для чтения и печати документа с помощью шрифтов, которые вы использовали для его написания, даже если у них нет этих шрифтов в своей системе. Тем не менее, встроенные шрифты увеличивают размер файла документа.
Перейдите в меню > параметры> сохранить.
В области Сохранить индивидуальность при сохранении этого документасделайте следующее:
Убедитесь, что не выбрано встраить шрифты в файл.
Если вы встраили шрифты, выберите Встраить только символы, используемые в документе (лучше всего для уменьшения размера файла) и Не встраить распространенные системные шрифты.
Как сжать документ Word — 13 способов
Многие пользователи при работе с текстовым редактором Word не задумываются о размере файла данного документа и сколько места он занимает на компьютере. В большинстве случаев, размер файла Word относительно невелик по сравнению с другими типами форматов: видео, аудио, изображения в высоком разрешении и т. п.
Эти типы форматов файлов, обычно, имеют больший размер, чем документ, созданный в программе Microsoft Word. Но, бывают ситуации, кода очень важен размер конкретного файла.
Для уменьшения размера файла необходимо сжать документ Ворд, чтобы уменьшить место, занимаемое файлом на диске устройства: компьютера или телефона, или при других обстоятельствах.
Подобная операция необходима в следующих случаях:
На размер файла оказывают большое влияние оказывают графические объекты, вставленные в документ Word: изображения, фотографии, русинки, картинки или иллюстрации.
Перед пользователем стоит задача: как сжать документ Ворд, чтобы он меньше весил. Как уменьшить размер вордовского документа?
Чтобы решить эту проблему, необходимо применять два основных подхода:
В первом случае, все необходимые действия выполняются на самом ПК без выхода в сеть. Второй вариант предполагает использование интернет-соединения, чтобы отправить файл для обработки на удаленный сервер.
В этом руководстве мы расскажем, как уменьшить размер документа Ворд: попробуем с помощью нескольких способов сжать размер документа Word на компьютере, или уменьшить размер документа Word онлайн.
Инструкции подготовлены в программе Word 2019, они подойдут для других версий программы: MS Word 2016, MS Word 2013, MS Word 2010, MS Word 2007. В интерфейсе приложения разных версий могут быть некоторые различия.
Как уменьшить размер документа Ворд изменив формат DOC на DOCX — 1 способ
В большинстве случаев, на компьютерах используются современные версии программы Word, которые сохраняют файлы с расширениями «.docx». В версиях Microsoft Word 2003 и более ранних, применялся формат файла с расширением «.doc».
Несмотря на то, что прошло уже довольно много времени, файлы «DOC» еще используются. Между форматами имеется определенная разница, в том числе, в том, что аналогичный файл, сохраненный в формате «DOCX», будет меньшего размера, чем файл «DOC».
В этом легко убедиться, если посмотреть свойства обеих одинаковых по содержанию файлов в Проводнике.
Поэтому, для уменьшения размера исходного файла с расширением «.doc», необходимо сохранить его в «.docx». Сделать это можно разными способами, в том числе, в приложении Microsoft Office, начиная с версии Word 2007 или в более современных выпусках программы.
В результате вы получите файл Word меньшего размера.
Редактирование изображений перед вставкой в Word — 2 способ
Самое большое влияние на размер документа оказывают графические объекты, находящиеся внутри файла. Как правило, различные типы изображений имеют немалый размер, особенно графика в высоком качестве.
Поэтому, перед вставкой картинок в документ Word, имеет смысл заранее позаботиться об оптимизации изображений. Вам необходимо изменить свойства изображения с помощью программы — графического редактора или онлайн сервиса.
Вы можете изменить разрешение или формат изображения. После обработки у вас будет картинка меньшего веса, чем оригинал. Вставьте готовое изображение в документ Word.
Этот способ позволит уменьшить итоговый размер файла, по сравнению со вставкой неоптимизированных изображений в текстовый документ.
Как сжать документ Ворд с картинками — 3 способ
Не всегда есть возможности для оптимизации изображений перед вставкой в документ. Пользователю может поступить уже готовый документ с графическими объектами. Поэтому необходимо найти ответ на вопрос: как уменьшить размер вордовского документа с картинками.
Как сжать отдельное изображение в Word — 4 способ
Иногда, нужно уменьшить размер только одного рисунка в документе. В этом случае используйте предложенный вариант действий.
Пройдите последовательные шаги:
Удаление дополнительных шрифтов в Word — 5 способ
Следующий метод подойдет в случае использования в документе Word дополнительных пользовательских шрифтов, которые несколько утяжеляют файл.
Как сжать размер документа Word — 6 способ
Данный вариант подходит, если у вас в файле Word сохраняются миниатюры активного документа. Этот эскиз используется в Windows для функции предварительного просмотра в Проводнике.
Выполните следующие действия:
Тоже самое можно сделать при сохранении документа на ПК. В окне «Сохранить как» снимите флажок в пункте «Сохранить эскизы».
Как уменьшить размер документа Word — 7 способ
В документе Word сохраняются различные данные о свойствах этого файла, том числе сведения личного характера и скрытые параметры. Эта информация увеличивает размер файла.
Удаление персональных данных позволит уменьшить размер файла и повысит вашу личную безопасность, потому что другие пользователи не смогут увидеть эти данные.
Эта операция выполняется следующим способом:
После проведения этой операции, размер файла Word несколько уменьшится.
Метод копирования исходного документа — 8 способ
Можно использовать простой способ, который позволит уменьшить размер документа:
Новый файл будет меньшего размера, чем исходный.
Преобразование формата исходного файла — 9 способ
Воспользуйтесь методом преобразования форматов. Сначала исходный файл будет конвертирован в другой текстовый формат — RTF, а затем файл RTF будет преобразован обратно в формат MS Word.
Вам необходимо сделать следующее:
В результате этих конвертаций, новый файл Word станет меньше исходного.
Удаление несохраненных копий документа — 10 способ
В процессе работы, в приложении создаются предыдущие копии документа, которые сохраняются. Вы можете удалить предыдущие версии документа для уменьшения размера файла.
Архивация документа Word — 11 способ
Добавление документа Word в архив значительно уменьшит размер файла. Используйте для сжатия файла архиватор, например, WinRAR, 7-Zip или системное средство архивации в ZIP-файлы.
Архивами часто пользуются для передачи данных в интернете.
Как сжать документ Word онлайн — 12 способ
В некоторых случаях необходимо сжать документ Ворд онлайн бесплатно. При этом способе все операции проходят не на ПК, а в интернете.
Вы можете воспользоваться услугами онлайн сервиса Wecompress.com, на котором сжимают файлы текстовых форматов и изображений.
Представленный сервис предпочтительнее использовать для уменьшения размера файлов Word с изображениями, потому что конкуренты сильнее пережимают документ, а качестве картинок существенно снижается.
Сжать размер документа Ворд онлайн — 13 способ
Посмотрим на возможности другого сервиса: Youcomperss.com — бесплатный онлайн инструмент для сжатия файлов. Этот сайт работает с текстовыми, графическими, аудио и видео форматами.
Сервис можно использовать для сжатия различных типов документов. Это веб-приложение сжимает сильнее, чем предыдущий ресурс. Но, если в файле имеются картинки, будьте готовы к тому, что может пострадать качество изображений в конечном документе.
Выводы статьи
Работая с текстовыми форматами, пользователю может понадобится сжать документ Word, чтобы уменьшить размер файла. Это необходимо сделать в случае нехватки места на устройстве или чтобы оптимизировать передачу файла через Интернет. Воспользуйтесь несколькими способами, используя встроенные средства программы или онлайн сервисы, которые помогут вам сжать файл Word и решить проблему большого размера документа.
8 способов уменьшить объём текста для бизнеса
Уже давно объём текста не является показателем его информационной наполненности. Иногда такие тексты содержат только небольшой процент полезности, который щедро разбавлен, так называемой, текстовой «водой». Лаконичные тексты читаются охотнее, чем длинные «размышления на тему», поэтому для успешного написания текстов нужно научиться, как правильно и без потерь уменьшить объём текста.
Зачастую, автор не думает о читателе, он просто должен выдать определённое количество знаков для заказчика и поэтому забывает о краткости.
Рассмотрим несколько способов, позволяющих уменьшить объём текста
1. Долой канцелярский стиль
Канцелярский стиль в копирайтинге постепенно изживает себя даже в деловой переписке. Смело удаляйте или заменяйте ничего не значащие вводные слова и штампы, без которых можно обойтись.
2. Избегайте ненужных уточнений
Многие авторы злоупотребляют этим приёмом, используя его совершенно неуместно, и поясняя там, где и так всё понятно. К слову-паразиту любого текста можно отнести относительное местоимение «который». Конечно, полностью отказываться от него не стоит, но сократить его использование вам вполне по силам.
Для того, чтобы уменьшить объём текста, просканируйте его на наличие данного слова и оцените, можно ли его убрать, перефразировав предложение.
3. Не используйте длинных запутанных предложений, формулировок или фраз
Если в процессе чтения человек запнётся на таком предложении – считайте, что вы потеряли читателя. Никто не любит перечитывать повторно и вникать в информацию без необходимости.
Трудночитаемые места нужно перефразировать, длинные предложения разделить на несколько частей и, тем самым, уменьшить объём текста.
4. Тавтология и скудный словарный запас
Не используйте в одном предложении одинаковые слова и схожие смысловые конструкции. Это удлиняет предложение и вместо эффекта значимости описанного придаёт излишнюю многословность.
5. Без преувеличений и напыщенности
Не используйте фразы, которые не применяются в реальной жизни, это вызывает недоверие и сомнение в искренности подачи информации.
6. Никакой лирики в коммерческих текстах
Избегайте высоких метафор и лирических отступлений. Коммерческий текст – это не подходящий для этого формат обращения. Основные задачи таких текстов – стимулировать читателя вкладывать или тратить свои средства на тот или иной продукт, описанный в тексте.
7. Умеренность в обращениях к читателю
Распространённая ошибка копирайтеров – избыточное расположение местоимения «вы» в текстах, а иногда и его наличие по нескольку штук в одном предложении. Это совершенно не повышает эффективность текста, а наоборот раздражает.
В реальной беседе такое частое употребление обращения не встречается, поэтому и в тексте его лучше не использовать. Нескольких «вы» в тексте вполне достаточно.
8. Глаголы и их соседи
Глагол в тексте призывает к действию, но, зачастую, его неправильное соседство может испортить всю побудительную мотивацию. Не используйте также два глагола в тексте рядом, замените его одним.
Заключение
Не бывает идеальных авторов, даже тех, кто пишет умные статьи с советами для других авторов. Всех авторов должно объединять желание совершенствоваться в копирайтинге, и тогда написать короткий, но отличный по содержанию и информативной наполненности текст, — не составит труда.
И самое главное — учиться уменьшать объём текста нужно только на своих произведениях – тогда это будет вести к повышению вашего индивидуального мастерства.
Как видите, если вы уже знаете о том, что знание нескольких способов, применяемых в копирайтинге, поможет уменьшить объем текста правильно, без урезания информационного наполнения, то используйте наши советы при написании текстов, выражайте мысли грамотно, лаконично и интересно. Действовать лучше сообща и вместе с теми людьми, у которых уже есть опыт и результаты. Приходите в наши программы, заодно и заработаете больше!
Рекомендую Вам обратить внимание на следующие программы по созданию дополнительного источника дохода в интернете:
Все известные способы уменьшить вес файла
Документы Word, у продуктивных авторов, могут получаться огромные, необычно длинные, сложные, с множеством встроенных изображений, шрифтов и других объектов.
Так и кажется, что документы могут вырваться из-под контроля, безо всякой причины. Если вы имеете дело с большим документом, вот несколько способов, что бы уменьшить его размер.
Согласитесь, что изображения в электронном документе, всегда увеличивают размер файла Word без причины.
Как уменьшить размер документов Microsoft Office, содержащих изображения
В своем документе щелкните любую картинку, чтобы выбрать ее. Щелкните меню «Формат», которое появляется на панели инструментов Office при выборе изображения.
В меню «Формат» нажмите кнопку «Сжать картинки».
Выберите самое низкое разрешение, которое будет соответствовать вашим потребностям. Нажмите ОК, когда закончите.
В зависимости от количества изображений в документе Word можно сжать их все за несколько секунд. По завершении сохраните документ и проверьте новый размер файла.
Но если у вас нет изображений, или вас не устроил результат, и вам нужно еще больше уменьшить размер файла, мы вам поможем.
Советы, которые определенно помогут уменьшить размер документа
Не каждый совет, будет вам полезен. Иногда они не применимы к вашей ситуации (если у вас нет изображений, тогда советы по сжатию изображений не будут полезны), иногда советы просто неверны. Мы проверили все советы в этом разделе, поэтому мы знаем, что они работают.
Конвертируйте ваш документ в формат DOCX
Вставьте свои фотографии, изменив расширение картинки, вместо прямого копирования
Когда вы копируете и вставляете изображение в документ, Word делает определенные предположения о том, как с ним работать. Одно из этих предположений заключается в том, чтобы вставленное изображение имело формат BMP, который представляет собой большой тип файла, или иногда PNG, который тоже довольно «много весит».
При вставке небольшого снимка экрана непосредственно в пустой документ Word размер этого документа увеличился с 22 КБ до 548 КБ.
Снимок экрана мы конвертировали в бесплатной программе Paint, сохранив его в формате JPG и последующей вставке этого JPG в пустой документ, получили 351 КБ. Это уменьшило его на 40%.
Более того, использование формата GIF привело к уменьшению размера документа на 60%.
Пока вы сохраняете изображение, редактируйте его
Когда вы редактируете изображение в Word, оно сохраняет все ваши изменения как часть документа. Это означает, что если вы обрезаете изображение в документе, Word ничего не «выбрасывает» и по-прежнему сохраняет полное исходное изображение.
Измените изображение на черно-белое, но Word по-прежнему сохраняет исходное цветное изображение.
Это излишне увеличивает размер документа, поэтому, когда вы внесли изменения в свои изображения и уверены, что вам не нужно возвращать эти изображения, Word все равно может отменить данные редактирования.
Любые правки, которые вы можете сделать, даже простые, такие как обрезка или добавление стрелки, лучше всего выполнять в редакторе изображений перед тем, как вставить картинку в документ.
Сжатие всех ваших изображений за один раз
Да, в начале мы говорили, что расскажем о других способах уменьшения размера файла, но в большинстве подобных статей на эту тему рассказывается, как сжимать изображения по одному, а здесь, на ex-hort.ru, мы расскажем все о поиске лучших способов уменьшить вес документа.
Нажмите Файл ➔ Сохранить как ➔ Дополнительные параметры. (Вы можете выбрать «Сохранить копию» вместо «Сохранить как», если OneDrive включен с автосохранением.)
Откроется диалоговое окно «Сохранить как», где вы получите доступ к некоторым дополнительным параметрам. Нажмите Инструменты ➔ Сжать картинки.
Откроется панель «Сжать картинки», где вы сможете выбрать, какое сжатие вы хотите применить ко всем вашим изображениям одновременно.
Поэтому, если вы хотите выбрать разные параметры для разных изображений, это не сработает. Но если вы хотите сжать все ваши изображения за один раз, этот вариант можно использовать.
Выберите нужный вариант, нажмите «ОК», а затем сохраните новую версию документа со всеми сжатыми изображениями.
Прекратить встраивание шрифтов в ваш документ
Если вы не используете необычный шрифт из далекой-далекой галактики, почти наверняка любой, с кем вы поделитесь своим документом, сможет прочитать его, используя свою копию Word (или бесплатную альтернативу, например Libre Office ).
Итак, зачем тратить пространство в вашем файле, встраивая шрифты? Чтобы остановить это, перейдите в меню «Файл» ➔ «Параметры» ➔ «Сохранить» и отключите опцию «Внедрить шрифты в файл».
Вы можете подумать, что это не будет иметь большого значения, но вы ошибаетесь. Если у вас включено встраивание шрифтов и отключен параметр «Не вставлять общие системные шрифты», разница в размере файла составляет почти 2 МБ.
Даже с включенным «Не встраивать общие системные шрифты» (что означает, что такие шрифты, как Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman и т. Д. Не включены), размер файла по-прежнему составляет почти 1,3 МБ.
Так что да, прекрати встраивать шрифты в свой документ.
Прекратите встраивание других файлов, если можете
Вы можете встраивать или связывать электронную таблицу Excel в документ Word (и вы можете сделать это с другими файлами, такими как презентации PowerPoint или диаграммы Visio).
Если вместо встраивания вы будете ссылаться на электронную таблицу, вы сохраните большую часть размера файла Excel.
Вам не надо сохранять все это, потому что связанная электронная таблица еще добавляет некоторый размер, но ваш документ будет намного меньше со ссылкой, чем полное встраивание.
Прекратить сохранение миниатюры для документа
В свое время Word позволял вам сохранять уменьшенное изображение документа, чтобы Windows могла показывать вам предварительный просмотр в проводнике. В настоящее время File Explorer (Проводник Windows) может сделать это самостоятельно и не нуждается в помощи Word, но эта опция все еще присутствует в вашем документе.
Снимите флажок «Сохранить эскизы для всех документов Word» и нажмите «ОК».
Название этой опции немного вводит в заблуждение, поскольку ее отключение влияет только на открытый документ, даже если в нем указано «все документы Word».
Если этот параметр включен по умолчанию при создании документа, то Вам нужно будет отключить его в шаблоне Normal.dotx, и Microsoft предоставила отличные инструкции для этого, если вы не уверены, как правильно сделать.
Вы также можете отключить этот параметр в диалоговом окне «Сохранить как», где оно называется немного более правильным «Сохранить эскиз».
Удаление личной и скрытой информации из вашего документа, помогает уменьшить размер файла
Личная информация не только увеличивает размер вашего документа, но также потенциально дает вашим читателям конфиденциальную информацию. Так может быть текст, который был отформатирован как скрытый, и если он вам уже не нужен в документе, почему бы не избавиться от него?
Удалите эту ненужную информацию из документа, перейдя в «Файл» ➔ «Информация» ➔ «Проверить наличие проблем», а затем нажмите кнопку «Проверить документ».
Убедитесь, что «Свойства документа и личная информация» включены, а затем нажмите «Проверка». По завершении работы инспектора нажмите «Удалить все» в разделе «Свойства документа и личная информация».
Это действие уменьшило размер нашего тестового файла на 7 КБ, не так уж и много. Тем не менее, рекомендуется удалять личную информацию из ваших файлов, так что вам, следует это сделать в любом случае.
Имейте в виду, что вы не можете восстановить эти данные после их удаления. Вы можете сделать то же самое для параметров «Невидимый контент» и «Скрытый текст», но это уменьшит размер файла, только если у вас есть скрытый контент.
Отключите авто-восстановление (если вы решитесь)
Эта функция регулярно создает резервные копии вашего файла во время работы, поэтому, если Word вылетает или ваш компьютер неожиданно перезагружается (например, когда Windows выполняет обновление системы), вы будете автоматически получать восстановленные версии открытых документов при следующем запуске.
Конечно, все эти версии увеличивают размер вашего файла, поэтому, если вы отключите функцию автоматического восстановления, ваш файл будет меньше.
Выберите «Файл» ➔ «Параметры» ➔ «Сохранить» и отключите параметр «Автосохранение каждые [x минут]».
Это не будет иметь немедленного значения, но остановит добавление новых версий автоматического восстановления в файл, когда вы работаете с ним.
Скопируйте все в совершенно новый документ
Когда вы работаете над документом, Word сохраняет все в фоновом режиме. Мы показали, как отключить их, где это возможно, и как удалить данные, которые собирает Word, но, скорее всего, в вашем документе все еще будут вещи, которые вам не нужны.
Если вы обнаружите, что подверглись подобному изменению размера документа, вы можете создать новый документ, а затем скопировать все в него.
Начните с создания нового пустого документа. Выделите все содержимое в текущем документе, нажав Ctrl + A.
В новом документе нажмите Ctrl + V, чтобы вставить все.
В вашем новом документе не будет ни одного из предыдущих сохранений фона, информации автоматического восстановления или предыдущих версий, и это должно уменьшить размер файла.
Имейте в виду, что при этом будут скопированы все данные редактирования в ваших изображениях, поэтому вы можете сначала удалить их из исходного документа, прежде чем копировать все в новый документ. Если нет, то ничего страшного. Вы все еще можете удалить его из нового документа.
Мы не можем сказать, сколько это сэкономит, потому что это может быть что угодно, от нескольких килобайт до нескольких мегабайт, но это всегда стоит делать, если вы хотите убрать как можно больше жира из документа.
В качестве бонуса. Мы заметили, как этот трюк (копировать / вставить) с документом, решал странные ошибки в документах Word, которые иначе было трудно отследить.
Советы, которые могут помочь уменьшить размер документа
Некоторые советы кажутся полезными, но мы не смогли получить положительный результат. Мы не говорим, что они не помогут уменьшить размер вашего файла, но похоже, что вам понадобится особый набор обстоятельств, чтобы получить какую-то выгоду от них.
Мы настоятельно рекомендуем сначала попробовать советы из предыдущего раздела, а затем, если нужно, попробовать те которые ниже.
Выключить фоновые сохранения
Чем сложнее документ, и чем дольше он был сохранен, тем больше времени требуется для сохранения при нажатии кнопки «Сохранить». Чтобы обойти это, в Word есть настройка «Файл» ➔ «Параметры» ➔ «Дополнительно» с именем «Разрешить фоновое сохранение».
Этот параметр включен по умолчанию и сохраняет документ в фоновом режиме, пока вы над ним работаете. Идея состоит в том, что когда вы нажмете «Сохранить», будет меньше изменений, которые нужно сохранить, и поэтому он будет сохраняться намного быстрее.
Это в значительной степени является возвратом к тем временам, когда Word занимал пропорционально больший объем системных ресурсов, и в современных системах это, вероятно, не требуется, особенно если вы не редактируете слишком длинные или сложные документы.
Проверка покажет, влияет ли это на размер файла. Если оставить документ открытым с этим параметром, это никак не повлияет на размер нашего тестового документа (в то время как автоматическое восстановление действительно увеличит размер файла).
Внесение изменений в течение примерно 30 минут также не привело к значительному изменению размера документа, независимо от того, был ли параметр «Разрешить сохранение в фоновом режиме» включен или выключен. Отключение этого параметра также не повлияло на скорость сохранения документа.
Конвертировать в RTF и затем конвертировать обратно в DOCX
RTF расшифровывается как Rich Text Format, и это открытый стандарт для документов, который обеспечивает немного больше форматирования, чем простой текст, но не имеет все навороты DOCX.
Идея преобразования DOCX в RTF состоит в том, что он удаляет все лишнее форматирование и все скрытые данные, так что при сохранении вашего RTF обратно в виде файла DOCX размер файла будет меньше.
Похоже, что этот способ будет иметь много преимуществ для вашего документа, особенно когда современный DOCX имеет так много возможностей форматирования, которые RTF не может обработать.
Конвертировать в HTML, а затем конвертировать обратно в DOCX
Это та же идея, что и при конвертации в RTF, за исключением того, что HTML является веб-форматом. Наш тест на конверсию показал почти идентичные результаты с использованием RTF.
Мы попробовали это в нашем файле DOCX размером 721 КБ, и он преобразовал его в файл HTML размером 383 КБ. Преобразование его обратно в DOCX привело к файлу размером 714 КБ. Это экономия на 1%, но это отразилось на форматировании, особенно на заголовках, и их придется переделывать.
Распакуйте документ и сожмите его
Кроме того, экономия может быть вызвана тем, что процесс сжатия удаляет / сжимает что-то, что мешает Word открыть документ, но мы не уверены.
Обычно предлагаемые советы, которые, вероятно, не будут иметь никакого значения
В интернете есть несколько предложений, которые звучат разумно, но не будут иметь большого эффекта. Это не значит, что вы не должны их пробовать, просто вы не должны ожидать от них большого влияния на размер вашего документа.
Удалить предыдущие версии документа
Word сохраняет предыдущие версии документа, пока вы над ним работаете. Это функция автосохранения, и некоторые люди предлагают удалить их, выбрав «Файл»➔«Информация»➔«Управление документом» и удалив все старые версии.
Однако нет никакого смысла делать это, потому что эти старые версии хранятся в файловой системе Windows, а не в вашем документе Word.
Удаление их не сделает ваш документ меньше. Если вы хотите удалить любую предыдущую информацию о версии из документа, скопируйте содержимое в совершенно новый документ или выполните Файл ➔ Сохранить как, чтобы сохранить в новом документе, как мы предлагали ранее.
Вставить только текст, а не форматирование
Если вы хотите скопировать и вставить из одного документа в текущий документ, вы можете использовать различные параметры вставки.
Опция по умолчанию, используемая, если вы нажимаете кнопку «Вставить» (или нажимаете Ctrl + V), это «Сохранить исходное форматирование». Это копирует шрифты не по умолчанию и форматирование, например, полужирный, курсив и т. д. Но если вместо этого вы выберете опцию «Сохранить только текст», то, как утверждает теория, размер файла будет уменьшен путем удаления форматирования.
Мы попробовали это с 20-страничным документом, к которому применялось различное форматирование текста на каждой странице, и средняя разница в размерах составляла чуть менее 2 КБ на страницу.
Это может быть важно, если у вас есть документ объемом более 250 страниц, где его объем составляет около 0,5 МБ, но действительно ли у вас будет документ Word на 250 страниц без форматирования? Вероятно, нет, потому что он будет в основном не читаемым, поэтому вы потеряете свои сохранения, когда добавите форматирование обратно.
Изменить размер страницы
Word дает вам возможность изменить размер страницы, перейдя в Макет ➔ Размер и изменив размер по умолчанию на «Letter».
Есть всплывающие подсказки, в которых говорится, что если вы выберете меньший, но похожий размер, например, «А4», другие читатели не заметят, и вы получите небольшую экономию.
Мы попробовали это с 20-страничным документом с размером «Letter», который составлял 721 КБ. Мы изменили размер на «A4», «A5» (что в два раза меньше «A4») и «B5», и каждый раз наш документ оставался стабильным, равным 721 КБ. Другими словами, это не имело никакого значения для размера файла вообще.
Прекратить вложение лингвистических данных
Это наш довольно полный список способов сократить ваши файлы Word до нужного размера, но мы всегда в поиске новых методов, которые можно попробовать (или отменить).
Напишите в комментариях, если вы знаете метод, который мы пропустили, и мы проверим его!