Как уменьшить лист excel

Как уменьшить лист excel

Информация о сайте

Инструменты и настройки

Excel Windows
и
Excel Macintosh

Работа форума и сайта

Функции листа Excel

= Мир MS Excel/Статьи об Excel

Итак, что бы получить вот такой лист:

1. Скрыть лишние строки/столбцы

Выделяем столбец правее области, которую мы оставим видимой, нажимаем сочетание клавиш Ctrl + Shift + → (стрелка вправо), потом нажимаем правую кнопку мыши и из контекстного меню выбираем пункт Скрыть:

Аналогичные действия производим и с лишними строками, только выделяем их сочетанием клавиш Ctrl + Shift + ↓ (стрелка вниз).

2. Скрыть заголовки строк/столбцов, сетку, полосы прокрутки, ярлыки листов (выбирайте на своё усмотрение)

3. Защитить лист (если необходимо)

Вот и всё. Весь процесс занимает менее 30 секунд. Не верите? Смотрите видео

Источник

Изменение масштаба листа для печати

Вы можете уменьшить или увеличить размер листа для печати, чтобы он уместился по ширине страницы или на заданном количестве страниц.

Печать листа по ширине страницы

На вкладке Разметка страницы выберите Параметры страницы.

На вкладке Страница установите флажок Разместить не более чем на.

В поле стр. в ширину введите 1 (для ширины в одну страницу).

В поле стр. в высоту введите 0, чтобы задать неопределенное количество страниц по высоте.

В меню Файл выберите элемент Печать.

Примечание: При использовании параметра Разместить не более чем на Excel игнорирует установленные вручную разрывы страниц.

Печать листа на указанном количестве страниц

На вкладке Разметка страницы выберите Параметры страницы.

На вкладке Страница установите флажок Разместить не более чем на.

В полях стр. в ширину и стр. в высоту введите количество страниц, на которых следует печатать лист.

В меню Файл выберите элемент Печать.

Примечание: При использовании параметра Разместить не более чем на Excel игнорирует установленные вручную разрывы страниц.

Уменьшение или увеличение листа по размеру страницы

На вкладке Разметка страницы выберите Параметры страницы.

На вкладке Страница установите флажок Установить и выберите процент уменьшения или увеличения листа.

Примечание: Напечатанные данные никогда не превышают 100 %.

В меню Файл выберите элемент Печать.

Печать листа по ширине страницы

На вкладке Макет в области Печатьвыберите вариант По размеру.

В поле страницы в ширину введите 1 (для одной страницы).

В поле стр. в высоту введите 0, чтобы количество страниц в высоту не укастило.

В меню Файл выберите элемент Печать.

Примечание: При использовании параметра Разместить не более чем на Excel игнорирует установленные вручную разрывы страниц.

Печать листа на указанном количестве страниц

На вкладке Макет в области Печатьвыберите вариант По размеру.

В полях страницы в ширину и в высоту введите количество страниц, на которых нужно напечатать лист.

В меню Файл выберите элемент Печать.

Примечание: При использовании параметра Разместить не более чем на Excel игнорирует установленные вручную разрывы страниц.

Уменьшение или увеличение листа по размеру страницы

На вкладке Макет в области Печатьв поле Масштаб введите процентное соотношение, чтобы уменьшить или увеличить лист.

Примечание: Напечатанные данные никогда не превышают 100 %.

В меню Файл выберите элемент Печать.

Источник

Уменьшение размера файла Excel электронных таблиц

Если размер файла слишком велик, попробуйте сделать его более управляемым, следуя советам ниже.

Сохранение таблицы в двоичном формате (XSLB)

Чтобы уменьшить размер файла, можно сохранить таблицу в виде двоичной книги (XSLB), а не формата по умолчанию (XSLX). По умолчанию используется формат XML, что важно при использовании данных в сторонних программах, так как XML является открытым стандартом. Однако в большинстве целей двоичного формата достаточно и он сохраняется в файле меньшего формата.

Перейдите в меню > параметры > Сохранить.

В списке Сохранениефайлов в этом формате в списке Сохранить книги выберите Excel Двоичная книга.

Этот параметр задает двоичный формат по умолчанию. Если вы хотите сохранить по умолчанию Excel книгу (.xlsx), но сохранить текущий файл как двоичный, выберите параметр в диалоговом окке Сохранить как.

Примечание: Если файл находится в SharePoint, возможно, вы не видите параметр Сохранить как. В этом случае вы можете сохранить копию на локальном диске, сохранить ее как двоичное, а затем заменить исходный файл новым двоичным.

Перейдите в > сохранить как и, если файл сохраняется впервые, выберите расположение.

В списке типов файлов выберите Excel Двоичная книга (XLSB).

Сохранение таблицы в двоичном формате (XSLB)

Чтобы уменьшить размер файла, можно сохранить таблицу в виде двоичной книги (XSLB), а не формата по умолчанию (XSLX). По умолчанию используется формат XML, что важно при использовании данных в сторонних программах, так как XML является открытым стандартом. Однако в большинстве целей двоичного формата достаточно и он сохраняется в файле меньшего формата.

Перейдите в меню > параметры > Сохранить.

В списке Сохранениефайлов в этом формате в списке Сохранить книги выберите Excel Двоичная книга.

Этот параметр задает двоичный формат по умолчанию.

Если вы хотите сохранить по умолчанию Excel книгу (.xlsx), но сохранить текущий файл как двоичный, выберите параметр в диалоговом окне Сохранить как:

Выберите Файл > Сохранить как.

В списке Тип файла выберите Excel двоичной книги (XLSB).

Уменьшение количества таблиц

Если у вас есть таблицы с данными, которые вы не используете и которые не содержат формул, удалите их из таблицы.

Чем больше точек данных в книге, тем больше размер файла. Если удалить неиспользование данных, размер файла уменьшится.

Сохранение изображений с более низким разрешением

Откройте меню Файл, выберите раздел Параметры, а затем — Дополнительно.

В области Размер и качество изображениясделайте следующее:

Выберите Отменить редактирование данных. Этот параметр удаляет хранимые данные, которые используются для восстановления исходного состояния изображения после его изменения. Обратите внимание, что если удалить данные редактирования, восстановить изображение будет нельзя.

Убедитесь, что не выбрано сжатие изображений в файле.

В списке Разрешение по умолчанию выберите разрешение 150ppi или более низкое. В большинстве случаев разрешение не должно быть выше.

Сжатие рисунков

Выберите рисунок в документе. На ленте появится вкладка Формат рисунка.

На вкладке Формат рисунка в группе Настройка выберите Сжать рисунки.

В области Параметры сжатиясделайте следующее:

Чтобы сжать все рисунки в файле, снимайте снимок Применить только к этому рисунку. Если этот параметр выбран, изменения, внесенные здесь, будут влиять только на выбранный рисунок.

Выберите Удалить обрезанные области рисунков. Этот параметр удаляет обрезанные данные рисунка, но вы не сможете их восстановить.

В области Разрешениесделайте следующее:

Выберите Использовать разрешение по умолчанию.

Не сохранения кэша данных с файлом

Если таблица содержит таблицу, можно уменьшить размер файла, не экономя кэш исходных данных в файле, а обновляя кэш данных при его открытие.

Выберите любую ячейку в таблице.

На вкладке Анализ таблицы в группе Таблица выберите Параметры.

В диалоговом окне Параметры таблицы выберите вкладку Данные и сделайте следующее:

Чтобы сохранить исходные данные с файлом, с помощью сохранения исходных данных с помощью сохранения.

Выберите Обновить данные при открытии файла.

Источник

Масштабировать таблицу

Если на листе много столбцов, с помощью параметров Масштаб по размеру можно уменьшить размер, чтобы лист лучше поместился на печатной странице.

На ленте щелкните вкладку Разметка страницы.

В группе Вписать в поле Ширина выберите значение 1 страница, а в поле Высота — Авто. Столбцы будут отображаться на одной странице, но строки могут растянуться на несколько страниц.

Чтобы распечатать лист на одной странице, выберите 1 страницу в поле Высота. Имейте в виду, что распечатку может быть сложно прочитать, так как Excel сжимает данные по размеру. Чтобы узнать, какой масштаб используется, посмотрите на число в поле Масштаб. Если оно малое, может потребоваться внести другие изменения перед печатью. Например, может потребоваться изменить ориентацию страницы с альбомной на альбомную или на более крупный. Дополнительные сведения см. в разделе ниже, в который приведены некоторые сведения о масштабе листов по размеру печатной страницы.

Чтобы распечатать лист, откройте диалоговое окно Печать, нажав клавиши CTRL+P, и нажмите кнопку ОК.

Для максимального масштабирования при масштабе важно помнить следующее:

Если на листе много столбцов, может потребоваться переключить ориентацию страницы с кисть на альбомную. Для этого перейдите в > Разметка страницы > Ориентацияи выберите Альбомная.

Для размещения большого количества столбцов можно использовать бумагу большего размера. Чтобы переключить размер бумаги по умолчанию, перейдите в > Разметка страницы > размери выберите нужный размер.

С помощью команды Область печати (группа «Настройка страницы») исключите все столбцы или строки, которые не нужно печатать. Например, если требуется напечатать столбцы с A по F и не нужно печатать столбцы с G по Z, задайте область печати таким образом, чтобы она включала только столбцы с A по F.

Примечание: Чтобы уменьшить размер печатного листа, введите процент, меньший 100 %. Чтобы увеличить лист по размеру печатаемой страницы, введите процентное соотношение более 100 %.

Режим разметки несовместим с командой Закрепить области. Если вы не хотите снимать закрепление строк или столбцов на листе, можно не переключаться в режим разметки, а использовать параметр Разместить не более чем на на вкладке Страница диалогового окна Параметры страницы. Для этого перейдите на вкладку Разметка страницы и в группе Настройка страницы нажмите кнопку справа внизу. При желании нажмите клавиши ALT+P, S, P на клавиатуре.

Чтобы напечатать лист на определенном количестве страниц, в окне «Настройка страницы» нажмитенебольшую кнопку вызова окна. Затем в поле Масштабв обоих полях Вписать введите количество страниц (в ширину и высоту), на которых нужно напечатать данные.

При использовании параметра Разместить не более чем на Excel игнорирует установленные вручную разрывы страниц.

Excel не растягивает данные для заполнения страниц.

Чтобы удалить параметр масштабирования, перейдите в файл > Параметры > параметры > Масштабирование нет.

При печати листа Excel может оказаться, что размер шрифта может быть не таким, как вы ожидаете.

Выполните эти действия, чтобы масштабировать размер шрифта на печатном сайте.

В разделе Параметры, щелкните Настраиваемое масштабирование > Параметры настраиваемого масштабирования.

Нажмите кнопку Страница и в поле Изменить выберите процентное соотношение, на которое вы хотите увеличить или уменьшить размер шрифта.

Просмотрите изменения в режиме предварительного просмотра и, если вы хотите изменить размер шрифта, повторите эти действия.

Примечание: Перед нажатиемкнопки Печать проверьте размер бумаги в свойствах принтера, а также убедитесь, что в принтере действительно есть бумага этого размера. Если размер бумаги отличается от размера бумаги принтера, Excel скорректирует распечатку в зависимости от размера бумаги в принтере, и распечатаный лист может не соответствовать размеру предварительного просмотра.

Если в режимепредварительного просмотра лист уменьшен до одной страницы, проверьте, не был ли применен параметр масштабирования, например Вписать лист на одну страницу. Чтобы узнать, как внести изменения, обратитесь к разделу выше.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Источник

8 способов уменьшить размер файла Excel (которые действительно работают)

Книги Excel, как известно, становятся мучительно медленными и тяжелыми по мере добавления в них большего количества данных / формул / изображений.

Иногда легко избавиться от лишних хлопот и контролировать размер файла Excel, а иногда это не так.

А поскольку Excel не является веб-инструментом, большинство из нас работает и сотрудничает, отправляя файлы Excel по электронной почте. А большим файлом Excel, который весит 50 МБ, может быть сложно поделиться с коллегами / клиентами.

В моей последней работе мы использовали почтовый клиент Lotus Notes, который работает очень медленно, и отправка тяжелых файлов Excel через это была пыткой.

Хотя волшебного способа уменьшить размер книги Excel не существует, есть несколько приемов, которые можно использовать, чтобы немного сократить размер книги.

Примечание: влияние этих методов на уменьшение размера файла Excel будет зависеть от ваших данных. Для некоторых это может помочь уменьшить размер на 50%, а для некоторых это может привести к уменьшению размера только на 5%.

Советы по уменьшению размера файла Excel

Ниже приведены методы, которые можно использовать для уменьшения размера файла книги Excel.

Для каждого совета я провел небольшое тестирование и добавил снимки, чтобы показать вам влияние на размер файла. Полученные вами результаты будут зависеть от ваших данных и файлов.

В зависимости от вашей рабочей тетради вы можете использовать один или несколько из этих советов.

Удалите ненужные рабочие листы / данные

Лучшие решения часто самые простые.

И эта техника больше соответствует здравому смыслу, а не волшебству Excel.

Если у вас есть книга Excel, в которой есть листы, которые не нужны (и не используются ни в каких формулах), попробуйте избавиться от них.

Это напрямую связано с размером файла Excel. Поэтому, как только вы удалите некоторые листы и сохраните книгу, вы сразу увидите уменьшенный размер файла.

Результаты теста:

Я создал файл Excel с 10 листами, каждый из которых содержит 2,6 миллиона точек данных (26 столбцов по 100 000 точек данных в каждом столбце).

В результате размер этой книги составляет 143 МБ (и требуется некоторое время, чтобы сохранить и открыть).

Теперь, когда я удалил пять листов, размер уменьшился вдвое (да).

Как видите, данные на вашем листе напрямую зависят от размера файла.

Преобразовать в двоичный формат (XLSB)

Знаете ли вы, что просто сохранив файл Excel в формате XLSB, можно уменьшить размер файла?

Вот как это сделать:

Результаты теста

У меня была книга Excel, которая занимала 14,6 МБ места.

После преобразования того же файла в формат XLSB я смог уменьшить его размер до 10,4 МБ (уменьшение размера на

Что такое XLSB?

Например, если я изменю расширение файла XLSX на ZIP, а затем открою его, я получу вот что.

И если я дальше перейду в папку «xl», а затем перейду в папку рабочего листа, он покажет мне рабочие листы в этой книге (и эти рабочие листы сохранены как XML-документ).

Теперь сделаем то же самое с файлом XLSB.

Поэтому я сначала меняю расширение файла на ZIP, затем открываю его и нахожу Sheet1. Вот что вы получите:

Вы заметите, что и XLSX, и XLSB сохраняют лист в другом формате.

XLSX / XLSM сохраняет его как файл XML, а XLSB сохраняет его как двоичный (.bin) файл.

И, не вдаваясь в технические подробности, файлы XML имеют большой размер по сравнению с двоичным файлом.

Поэтому, когда вы сохраняете книгу Excel в формате XLSB, размер файла уменьшается. В приведенном выше примере уменьшение размера составило

XLSB против XLSX / XLSM

Когда дело доходит до использования формата XLSB, уменьшение размера является огромным преимуществом. Но при работе с форматом XLSB нужно быть немного осторожным.

Преимущества формата XLSB:

Хотя XLSB выглядит великолепно, есть несколько причин, по которым вам следует придерживаться файлов XLSX / XLSM:

Как правило, если размер вашего файла небольшой (менее 5 МБ), лучше придерживаться форматов XLSX / XLSM.

Основываясь на том, что я слышал от людей и читал на многих форумах, многие люди предпочитают использовать XLSB в качестве формата файла, когда дело доходит до использования Excel.

Вот хорошая статья о формате XLSB.

Удалите ненужные формулы

Слишком много формул увеличат размер файла вашей книги.

Поэтому, если у вас есть набор данных, который вам нужен, но формулы в нем не нужны, лучше преобразовать эти формулы в значения.

Вот шаги, чтобы быстро преобразовать формулы в значения в Excel:

Вышеупомянутые шаги позволят выбрать все ячейки, в которых есть формула.

Теперь используйте следующие шаги, чтобы преобразовать эти формулы в значения:

Вышеупомянутые шаги преобразуют все ячейки с формулами в значения.

Результаты теста

Я создал файл Excel с 2,7 миллионами точек данных (1048576 * 26), а затем добавил три столбца с формулами (SUM, COUNT и AVERAGE).

Затем я преобразовал эти формулы в значения и сохранил файл под другим именем.

Размер файла без формул примерно на 8% меньше (обратите внимание, что у меня было всего 3 столбца с формулами).

Если у вас много формул, можно увеличить размер.

ПРИМЕЧАНИЕ: Неустойчивые формулы могут действительно увеличить размер вашего файла. В рамках теста, когда я заменил формулу СУММ на изменчивую формулу (СМЕЩЕНИЕ), это привело к скачку размера файла (с 186 МБ до 198 МБ). Поэтому, если у вас есть изменчивые формулы, которые вы можете заменить энергонезависимыми формулами или преобразовать их в значения, это поможет вам уменьшить размер файла.

Сжать изображения (до и после загрузки)

Если вы работаете с файлами Excel, в которых есть изображения, вам необходимо оптимизировать эти изображения и убедиться, что размер меньше.

Проблема с изображениями заключается в том, что при их сжатии также происходит снижение качества, которое может вам не понадобиться.

Это бесплатный инструмент, который может уменьшить размер изображения до 90% и при этом сохранить приличное качество изображения.

Ниже приведен снимок экрана, на котором я смог сжать изображение размером 3,9 МБ до 331 КБ с минимальной потерей качества.

После того, как вы загрузили эти сжатые изображения в Excel, вы можете дополнительно сжать их, используя встроенную опцию Excel.

Вот шаги для сжатия изображения в Excel:

Это сжимает все изображения и помогает уменьшить размер файла книги Excel.

Результаты теста:

Я использовал опцию сжатия изображения в Excel, используя одно изображение.

Ниже приведены результаты:

При использовании параметра сжатия изображения размер файла уменьшился с 445 КБ до 43 КБ (уменьшение размера файла примерно на 90%).

Это также будет зависеть от изображения. Изображение, которое уже сжато, может не привести к значительному уменьшению размера.

Удалите сводный кеш для экономии места

Если вы работаете со сводными таблицами и боретесь с большими файлами Excel, знание о кэше сводных таблиц может быть полезно.

Когда вы создаете сводную таблицу с использованием набора данных, Excel автоматически создает сводный кэш.

Хотя вы его не видите, он является частью книги и связан со сводной таблицей. Когда вы вносите какие-либо изменения в сводную таблицу, она не использует источник данных, а использует сводный кеш.

Хотя вы думаете, что напрямую связаны с исходными данными, на самом деле вы получаете доступ к сводному кешу (а не к исходным данным), когда вносите изменения в сводную таблицу.

Теперь, когда вы создаете реплику набора данных, это займет немного места.

Итак, как только вы создадите сводную таблицу, вы заметите, что размер файла Excel увеличивается.

В приведенном выше примере, как только я добавляю сводную таблицу, размер файла увеличивается вдвое.

Теперь есть два способа уменьшить размер файла при работе со сводными таблицами.

Давайте посмотрим на оба этих метода.

Сохранить исходные данные и удалить сводный кеш

Когда вы закончите работу со сводной таблицей и сохраните ее, вы можете заставить Excel сохранять только исходные данные и итоговую сводную таблицу, но не сводный кеш.

Это сделает ваш файл Excel легче, и у вас будет возможность воссоздать кеш сводной таблицы, когда он вам понадобится в следующий раз.

Ниже указана разница в размере при сохранении файла Excel со сводным кешем и без него.

Вот шаги, чтобы НЕТ сохранить сводный кеш:

Теперь, когда вы сохраните файл со сводной таблицей, вы заметите уменьшение размера файла.

Сохраните сводный кеш и удалите исходные данные

Это работает так, как сводный кеш является зеркальным отражением ваших данных, и вы не получаете доступа к исходным данным при внесении изменений в сводную таблицу, вместо этого вы используете сводный кеш.

Ниже приведены результаты, когда я сохранил файл Excel без исходных данных.

Для этого просто удалите данные (либо удалив данные, либо рабочий лист с данными).

Если вы хотите вернуть исходные данные, дважды щелкните ячейку «Общий итог» сводной таблицы, и она мгновенно сгенерирует весь набор данных на новом листе.

Сжать файл (ZIP IT)

Это то, что вы можете делать вне приложения Excel.

Когда вы заархивируете файл Excel, вы сразу увидите уменьшение его размера примерно на 10-15%.

Затем вы можете отправить этот заархивированный файл по электронной почте, и человек, получивший его, может распаковать файл и использовать книгу Excel.

Вот шаги, чтобы заархивировать файл Excel (для Windows):

Это создаст заархивированный файл для выбранной книги Excel.

Вы также заметите уменьшение размера файла (как показано ниже).

Результаты теста

С помощью этой техники мне удалось уменьшить размер файла книги Excel на 8%.

Этот метод лучше подходит для файлов размером 20–50 МБ. По мере увеличения размера файла процентное уменьшение не очень велико.

Удалить форматирование данных

Форматирование данных, такое как применение цвета фона, добавление границ или изменение стиля шрифта, может увеличить размер файла.

Хотя, основываясь на своих тестах, я заметил, что это не оказывает большого влияния.

Ниже приведены размеры двух книг Excel, одна с 2,6 миллиона точек данных (на одном листе), а другая с теми же данными, но с примененным к ней форматированием (цвет ячейки, граница и курсив).

Результаты теста

Вы можете видеть, что разница между двумя файлами не так уж велика (хотя она оказывает влияние, когда у вас много данных).

Поэтому, если вы хотите уменьшить размер файла книги Excel, вы можете найти ненужное форматирование. Удаление может сэкономить место на диске.

Вот шаги, чтобы мгновенно удалить все форматирование, сохранив при этом данные:

Удалить условное форматирование

Как и обычное форматирование данных, условное форматирование также увеличивает размер файла.

Однако, основываясь на своих тестах, я заметил, что разница меньше (если у вас нет нескольких правил, применяемых к нескольким листам с огромными наборами данных).

Тем не менее, рекомендуется удалить условное форматирование из любого набора данных, где оно вам не нужно.

Условное форматирование непостоянно и при любых изменениях на листе пересчитывается. Это может привести к замедлению работы книги.

Результаты теста

Я создал файл с 27,2 миллионами точек данных и применил к нему 5 правил условного форматирования.

Разница в размере составляет всего несколько килобайт.

Советы по повышению производительности Excel

Хотя описанные выше методы помогут вам уменьшить размер файла Excel, вот несколько дополнительных советов по повышению производительности книг Excel:

Надеюсь, вы найдете метод и советы из этого руководства полезными.

Что еще я мог бы добавить к этому руководству, чтобы сделать его более полезным? Пожалуйста, дайте мне знать в разделе комментариев.

Источник