Как улучшить деятельность предприятия
Оптимизация деятельности предприятия: как снизить издержки и получать больше прибыли
Успешный бизнес извлекает максимум прибыли при минимальных издержках.
Прибыль от бизнеса вас не удовлетворяет;
Клиенты уходят к конкурентам;
Наблюдается текучесть кадров;
Вам кажется, что вы много вкладываете и мало получаете:
попробуйте оптимизировать деятельность организации.
О том, кому и зачем нужна оптимизация деятельности предприятия; как использовать различные методы оптимизации, чтобы снизить затраты и получать больше прибыли, – рассказал директор антикризисной группы Сергей Стороженко.
Читайте до конца, и вы узнаете:
Зачем оптимизировать деятельность предприятия
Как определить, что компании нужна оптимизация
Несколько примеров неправильных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги
Какие методы оптимизации самые эффективные
Каких ошибок следует избегать, чтобы получить положительный результат
Кому доверить работу по оптимизации
Нет времени читать? – Задайте свой вопрос по оптимизации предприятия прямо сейчас и получите готовое решение от эксперта:
Хочу получить эффективный план оптимизации, чтобы увеличить прибыль
Зачем оптимизировать деятельность предприятия
Повышение эффективности до запланированного уровня финансовых показателей (и их дальнейший рост) – основная и конечная цель оптимизации деятельности предприятия.
Попутно, внедряя системные методы оптимизации, компания получает следующие выгоды:
Совершенствуется система управления, исключается дублирование функций
Повышается «прозрачность» внутренних организационных и производственных процессов
Снижается уровень эмоционального напряжения руководства и сотрудников
Повышается лояльность персонала
Растут показатели производительности труда
Обеспечивается экономия средств фонда заработной платы
Налаживаются системы коммуникации
Денежные средства распределяются рационально, с максимальной отдачей
оптимизировать деятельность целесообразно на любом этапе развития организации, и даже в том случае, если финансовое положение компании, на первый взгляд, не вызывает опасений:
Низкая эффективность бизнеса в полной мере не осознается
Компания часто способна годами приносить стабильную прибыль, но «сыплется» по всем показателям в момент наступления кризиса или негативных форс-мажорных обстоятельств.
Узнать, как поможет оптимизация в моем случае
Как определить, что компании нужна оптимизация
Компании жизненно необходима оптимизация деятельности в следующих случаях:
Налицо дефицит денежных средств, низкая платежеспособность
Просрочена кредиторская задолженность, есть угроза наступления банкротства
Низкая финансовая устойчивость, высокая вероятность возникновения проблем с погашением долговых обязательств в будущем
Финансовое положение организации зависит от внешних источников инвестиционных вливаний
Снижен нормативный уровень показателей ликвидности
Низкая рентабельность — вложенный капитал не окупается
Снижается чистый оборотный капитал (вплоть до отрицательных показателей оборотного капитала)
Возникают частые внутрикорпоративные конфликты
Математически точно оценить финансовую эффективность работы организации можно с помощью расчета специальных коэффициентов. Их более двухсот*.
* Показатели и формулы расчета, рекомендуемые для анализа платежеспособности и финансовой устойчивости, можно найти в «Методологических рекомендациях по проведению анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций», например, на сайте «КонсультантПлюс».
Если производить расчеты представляется для вас слишком трудоемкой задачей, определить, что компании нужна оптимизация, можно «интуитивно».
Например, по следующим признакам:
Решения в компании принимаются крайне медленно
Осуществление стандартных рабочих операций требует значительных временных затрат, согласований
Результаты реализации решений существенно расходятся с запланированными — со знаком «минус»
Те или иные аспекты деятельности предприятия слабо поддаются контролю, либо контроль неэффективен
В компании растёт психологическое напряжение, связанное с недостаточной урегулированностью прав, обязанностей, разделением сфер ответственности.
Кроме того, оптимизация деятельности необходима не только при наличии проблем в компании, но и в том случае, если руководство принимает решение:
Повысить экономические показатели, включая производительность предприятия
Усовершенствовать качество обслуживания
Повысить конкурентоспособность на рынке
Модернизировать отдельные бизнес-процессы компании
Расширить бизнес и сферы влияния
Разработать стратегический план усовершенствования бизнеса с целью получения большей прибыли.
Узнать у эксперта, нужна ли оптимизация бизнеса в моем случае
Несколько примеров неэффективных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги
В числе причин неоправданных денежных затрат и снижения эффективности бизнеса — пороки структуры управления.
В компании зоны ответственности двух и более равноправных собственника совпадают или пересекаются. Часть распоряжений конфликтуют между собой: на следующий уровень управления поступают противоречивые команды руководителей («переводить полную оплату – переводить оплату частями», «нанять независимых внешних экспертов – обойтись силами штатных специалистов», и т. д.). В результате распоряжения выполняются с задержкой, дополнительные согласования требуют временных затрат, ухудшается эмоциональный климат в коллективе, возможны ухудшения во взаимоотношениях с клиентами и контрагентами. В случае конкуренции между партнерами, персонал разбивается на враждебно настроенные группировки, что негативно сказывается на работе компании.
В ходе аудита компании выяснилось, что накладные выписываются товароведами, затем документы направляются на проверку в отдел бухгалтерии, – два отдела выполняют одну и ту же работу.
Работники отдела продаж самостоятельно занимаются поиском товара по запросу клиента, вместо того, чтобы сразу передавать заказ в отдел снабжения
В организации более 40%
высокооплачиваемого времени директора затрачивалось на сдачу бухгалтерской отчетности, получение и отсылку документов по почте, получение платежных документов в банке и прочую работу, которую может выполнять неквалифицированный работник по доверенности.
Станочники завода по изготовлению летательных аппаратов 4 разряда ежедневно привлекаются на разгрузочно-погрузочные работы. Производство деталей на это время приостанавливается.
Менеджер по продажам компании-автодилера самостоятельно занимается составлением плана продаж, написанием коммерческих предложений и составлением отчетов результативности.
Контроль эффективности деятельности строительной организации руководство поручает недостаточно квалифицированным штатным сотрудникам. В результате компания теряет до 25-35% прибыли ежегодно.
Какие методы оптимизации самые эффективные
Вот наиболее эффективные методы, позволяющие увеличить прибыльность бизнеса**:
**Методы оптимизации деятельности предприятия весьма разнообразны и выбираются в зависимости от индивидуальных особенностей конкретной организации.
Снижение затрат достигается комплексом мер, в числе которых: оптимизация производства, работа с персоналом, налоговое планирование и оптимизация, пересмотр инвестиционных и операционных расходов, реструктуризация кредитного портфеля, автоматизация операций и другие.
Снижение затрат стоит начать с административных издержек. К примеру, можно существенно сэкономить на оплате корпоративной мобильной связи, предусмотреть ответственность за использование служебного автотранспорта в личных целях, исключить случаи хищение топлива с помощью привлечения охранной службы.
Еще одна весомая статья расходов – это аренда. Затраты на аренду могут достигать 50% всей суммы операционных расходов и более.
Сэкономить на аренде можно с помощью грамотного проведения переговоров с арендодателем. Например, представив сводную таблицу со списком аналогичных помещений с ценой существенно ниже заявленной в текущем договоре.
Обязательно стоит воспользоваться законными методами налогового планирования и оптимизации. Оптимизация налогов позволяет снизить сумму отчислений до 50% и более.
Оптимизация организационной структуры
Оптимизация организационной структуры проводится с целью устранить противоречия и дублирование функций во внутрикорпоративных взаимодействиях, повысить прозрачность и эффективность рабочих процессов.
Упрощение организационной структуры приводит к повышению её управляемости. Сокращение неэффективных звеньев цепи управления – к снижению затрат.
Модернизация процессов производства
Оптимизация производственных процессов позволяет добиться улучшения показателей производительности труда, увеличить прибыль.
Это достигается с помощью: сокращения объёмов технологических потерь, внедрения безотходного производства, автоматизации операций, снижения непроизводственных простоев оборудования, повышения квалификации персонала, применения инноваций, результатов научно-технического прогресса и т. д.
Усиление и оптимизация контроля
Контроль – это необходимая комплексная функция в любой организации, которая позволяет своевременно обнаружить отклонения от плана, стимулировать качественное выполнение поставленных задач и рабочих процессов на всех уровнях.
Результат усиления и оптимизации контроля – выстраивание системы управления, основанной на инициативности и ответственности сотрудников, которая неизбежно приведет к повышению экономической эффективности.
Усиление маркетинговых коммуникаций
Невозможно переоценить роль оптимизации системы маркетинга в условиях конкурентной среды. Нестандартные маркетинговые решения позволяют многократно повысить спрос на услуги, увеличить объёмы сбыта товара, создать положительную репутацию на рынке и в бизнес-среде.
Для достижения максимального эффекта используются все доступные каналы маркетингового продвижения – оff-line и on-line рекламу, личный сайт, публикации в СМИ, проведение встреч и семинаров и т. д.
Какие методы оптимизации бизнеса помогут в моем случае?
Методы, правила и примеры оптимизации бизнес‑процессов
Для того, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, необходимо понять, что нужно улучшить: поднять продажи, снизить риски и расходы, повысить эффективность сотрудников и т.д. От этого будут зависеть дальнейшие шаги.
Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать
Бизнес-процессом называют стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. Алгоритм их совершенствования можно закрепить, а затем совершенствовать, снижая затраты и сокращая время выполнения.
Бизнес-процессы важно описать так, чтобы они действительно выполнялись. Если они не описаны, значит они и не выполняются.
Владельцы компании получают от формализации бизнес-процессов много преимуществ:
Для выявления сильных и слабых сторон бизнеса, его возможностей и угроз используется SWOT-анализ. С помощью него мы сможем определить риски и пути их предотвращения. При прогнозе негативных событий необходимо учитывать новые инфекции, стихийные бедствия, которые ранее не наблюдались. К примеру, в этом году всех нас затронул коронавирус. Кризис привел к потере платежеспособности и сложностям с получением финансовых ресурсов. Предприятия, которые заранее оценили риски возникновения непредвиденных обстоятельств, пережили ситуацию легче.
Сейчас компаниям приходится восстанавливаться после длительного простоя и создавать бизнес-модель, устойчивую к кризисным ситуациям. Для этого нужно внедрять новые подходы к работе.
Ошибки при создании бизнес-процессов
При создании бизнес-процессов следует избегать следующих ошибок:
С неприятным примером неотработанного бизнес-процесса столкнулась недавно моя сестра в санатории. Когда она заселилась, попросила фен. Фен ей так и не принесли. Но когда она уже возвращалась домой, ей позвонили и потребовали вернуть фен. Ответственные работники не отметили, что фен ей не давали и что он числился на предыдущей гостье. Сестре долго по телефону пришлось объяснять, что она ничего не забирала из санатория. Настроение у неё было испорчено из-за того, что процесс выдачи фенов в санатории не был отработан.
Категории бизнес-процессов
Процессы предприятия можно разделить на четыре категории:
Основные — процессы, вследствие которых компания зарабатывает деньги. Например, процесс производства холодильника, розничные продажи.
Вспомогательные. Например, управление финансами, управление персоналом, логистика.
Процессы управления. Например, стратегическое, тактическое и оперативное управление.
При описании процессов бизнеса необходимо определить ключевые параметры бизнеса, первый и последний шаги, цели процесса. Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции. Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от организационной структуры управления, он может пересекать границы подразделений.
Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода. В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.
Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес
Правила описания процессов
Нужно помнить о том, что при описании бизнес-процессов важно:
Процессы разбивают на большее количество шагов для того, чтобы подробно описать все действия. Предположим, процессы должны происходить в удаленных филиалах компании. Или процессы выполняются массово и на них набирают людей с минимальным опытом.
Для того, чтобы подробно описать бизнес-процесс конкретного шага, мы его сначала выбираем, затем рисуем блок-схему процесса. Она не обязательно должна вписываться в стандарт, например, можно символически обозначать людей, предметы, оборудование. Затем делаем пошаговую презентацию, описываем процесс таблицей и текстом. Можно также включить фотографии, снять видеоролик.
Точки контроля на каждом этапе
Контроль выполнения бизнес-процессов должен быть выстроен оптимально, чтобы он не мешал работе, но и в то же время не давал упустить ситуацию.
Я часто замечаю, что на предприятиях достаточно много начальников в расчете на одного исполнителя и каждый из них своим избыточным контролем раздражает работников. Но чтобы понять, насколько правильно работники выполняют возложенные на них задачи, контроль тоже нужен. Например, сами работники контролируют друг друга или руководитель подразделения. Здесь важно не допустить перекоса в ту или иную сторону. Главное — понятно описать все процессы.
Примеры оптимизации бизнес-процессов
Кризис — тот момент, когда наступает необходимость в оптимизации бизнес-процессов. Возьмем, к примеру, ресторанный бизнес.
В связи с самоизоляцией заведения не работали несколько месяцев. Когда им разрешили открывать летние веранды, сразу делать спонтанные большие закупки продуктов было нецелесообразно. Поэтому в целях оптимизации бизнес-процессов необходимо было определить минимальный объем запасов по каждой группе товаров. Это хозяйственные товары, продукты питания, алкогольные напитки и т.д.
Затем нужно было составить квартальные планы заказов с ежемесячной корректировкой. Заказы лучше разбить на мелкие партии, чтобы тратить меньше денег на складские запасы. В одном из ресторанов внедрение такой системы привело к высвобождению 10 % денежных средств.
Автоопределение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета наличных, аналитика по проектам и подразделениям и другие инструменты для бизнеса.
Невыгодные бизнес-процессы можно найти в отчетах. Допустим, в отчете о прибылях и убытках. Сам по себе отчет не покажет, какие процессы на предприятии работают эффективно, а какие нет.
Рассмотрим пример предприятия, производящего станки.
Секреты успешного бизнеса
Статистика безжалостна: из сотни компаний более 90 прекращает свое существование. Даже успешные и зрелые бизнесмены могут рассказать пару историй о том, как на старте их проекты умирали.
Почему от ошибок никто не застрахован?
Почему даже заведомо успешное дело может провалиться?
Все дело в так называемом успехе в бизнесе.
Это способность бизнесмена достигать целей, которые были поставлены им до начала реализации своей идеи или уже во времена существования дела. Цели у каждого свои, поэтому и критериев успешности бизнеса единых не существует. Также нет и единой формулы, расчеты по которой делают бизнес успешным. У каждого свой путь построения дела жизни, поэтому критерии измерения успеха будут различаться.
Способы достижения успеха в бизнесе
Конечно, одинаковых путей не бывает. Однако общие моменты достижения успеха выделить можно. Вот эти способы достижения цели:
Законы успеха в бизнесе
Бизнес — это среда, построенная на своих законах. Даже у успешности бизнеса есть свои законы. Их выделяют 5 штук. Каждый из них учитывает интересы клиента, ведь в конечном счете именно от него зависит работаете вы еще на рынке или вынуждены закрыться.
От чего зависит успех
Один из самых успешных бизнесменов США Харви Маккей считает, что успешность бизнеса зависит от трех факторов:
По его словам, значение имеет сфера, в которой работает компания. Вообще же он считает, что каждый человек наделен своими способностями, позволяющими ему решать задачи. И если способности будут правильно определены, то выбрать направление будет просто. А значит, успех неминуем.
Интересный факт: ученые из Гарвардского университета установили, что успех в бизнесе не связан с умственными способностями и финансами. Большую роль здесь играет способность человеческого мозга противостоять неудачам. Из этого можно сделать вывод, что залог успеха кроется в умении не сдаваться при первых проблемах и брать ответственность за свое сознание.
Как успех зависит от размера прибыли
Любой бизнес связан с получением прибыли. Но даже деньги не показатель его успеха. Как такое возможно? Все дело опять-таки в целях каждого отдельного человека. Кто-то хотел заработать 5 тыс. руб., но смог заработать 10 тыс. и это для него сверхуспех. А для того, кто стремился получить 20 тыс. руб. заработанные 10 тыс. равны неудачи. Некоторые бизнесмены и вовсе довольствуются малом, считая, что если дело не в убыток — то все в порядке.
Ошибки начинающих предпринимателей
Сколько предпринимателей, столько и ошибок. Но есть и основные пробелы. Главный из них — спешка, ведущая к тому, что бизнес не готов к запуску, но осознавать это и всматриваться в детали желания нет. Нужно быть внимательным на каждом этапе. Предстоит кропотливая работа: анализ рынка, расчет вложений и рентабельности (как на текущий момент, так и в перспективе). Помимо этой, часто встречаются и другие ошибки:
Проанализировав ошибки, можно сказать, что важнейшие качества успешного предпринимателя: энтузиазм, смелость, увлеченность идеей, авантюризм, гибкость и умение принимать решения.
Секреты, помогающие компании вести успешный бизнес
Как увеличить прибыль
Сперва стоит понять: в какой ситуации вы будете считать себя победителем. Какой исход дела станет для вас выигрышным. Затем нужно сделать ставку на свое конкурентное преимущество: оно должно быть настолько сильным, чтобы потребитель даже не стал смотреть в сторону других компаний.
Ниша должна быть не только низкоконкурентной, но и интересной вам. Самый успешный бизнес рождается у тех, кто горит своей идеей, заинтересован не в прибыли, а в процессе.
Можно ли увеличить прибыль без лишних усилий и суеты? Закон Парето: 20% усилий эквивалентны 80% результата. Оставшиеся 80% усилий дают лишь 20% выигрыша. Из этого стоит сделать вывод, что правильные действия принесут максимум пользы.
10 факторов успешного бизнеса
Эти советы, конечно, не сделают из любого человека бизнесмена. Однако помогут начинающим предпринимателям избежать главных ошибок, которые могут навредить на самом этапе становления компании.
Как повысить эффективность и выжать из коллектива больше
Мы любим сводить все к простым вещам, и в этом случае поступим также. Итак, по-настоящему работоспособная команда держится на трех китах: профессионализм, мотивация и дисциплина. А во главе всего этого стоит сильный и авторитетный лидер. Поэтому начать придется с себя любимого.
Начните с себя
Как этого добиться? Помните фильм “Александр” с Колином Фарреллом про Александра Македонского? Там есть сцена, которая может служить уроком каждому начальнику. В ней наставник говорит молодому Александру: “Первое правило войны: делай то, что приказываешь своим людям. Не больше и не меньше!”
Мотивация
Символическая мотивация:
Дисциплина
Профессионализм
Насколько бы сотрудники не были трудолюбивы и ответственны, они не будут работать эффективно, если не умеют. Их нужно научить. Это системная работа и проводить ее нужно в несколько этапов:
Ну хорошо. Вы выполнили первую часть работы и прокачали сотрудников по отдельности. Теперь они замотивированы, обучены и имеют железную дисциплину. Но от всего этого не будет толку, если коллектив не работает как единый организм. Для этого сотрудников нужно сплотить в настоящую команду. Вот несколько рабочих способов:
Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива. Запомните: мотивация, дисциплина, профессионализм, команда. И вперед, к новым свершениям!
Повышение эффективности предприятия
Качественное повышение эффективности организации — к этому вопросу рано или поздно приходят многие руководители. Подразумевается не только экономический фронт работы, здесь есть много аспектов, на которые стоит обращать внимание.
Создавая свое предприятие, каждый хочет получить как можно больше выгоды при минимальных затратах. И если в начале такие результаты возможны, то со временем активность может начать снижаться. Нужно понимать причины, по которых это происходит. Зная источники новоявленных проблем их легко устранить.
Для повышения эффективности нужно разработать действенный план, приносящий результат. Он должен учитывать внутренние задачи и работу фирмы, а также все изменения внешней обстановки. Сочетая это с особенностями производственных моментов, вы найдете способы повышения эффективности и получите желаемый результат достаточно быстро.
Что такое эффективность деятельности
Условия эффективности
Как правило, стремясь повысить качественный рост производства, руководство делает упор на финансовую сторону дела. Это не всегда приносит результат, поскольку такой подход может навредить обороту поставляемых товаров или услуг. В таком случае получается совсем обратный результат, который очень сложно изменить в будущем.
Повышение эффективности деятельности предприятия считается действительно продуктивным при следующих условиях:
Развитие и соответствие запросам потребителей — важнейшая сторона в работе любой организации. Пока ваш уровень не будет полностью соответствовать современным требования, эффективность работы предприятия остается на нейтральном уровне. Важно, чтобы каждый отдел трудился на высокий результат. Только в этом случае вы сможете достигать действительно высоких целей.
Инструменты для повышения эффективности
Каждая организация должна выбирать правильный путь развития, сугубо индивидуальный для любой фирмы. Можно выделить только несколько основных правил, применимых к любой из них.
Детализация каждого из этих аспектов может принести желаемый результат. Но не стоит забывать также о том, что любая фирма это в первую очередь люди, работающие в ней. Стоит поощрять инициативу сотрудников, награждать за удачные идеи. В таком случае вы получите коллектив, заинтересованный в продвижении предприятия на всех уровнях.
Что влияет на эффективность: факторы и нюансы
Занимаясь поиском пути повышения эффективности организации, обращайте внимание на все аспекты, которые могут хоть как-то касаться вашего дела. В первую очередь это внутренняя проблема и способы ее решения. Также важно не упускать из вида условия внешней среды, непосредственно или косвенно относящейся к делам фирмы.
Рассмотрим более подробно каждый фактор, на который нужно обращать внимание в процессе улучшения работы компании.
С чего нужно начать
Прежде чем приступать к планированию изменений в любом направлении компании, нужно правильно и четко проанализировать стиль фирмы. Это даст возможность лучше понимать, в каком направлении стоит двигаться. Грамотный руководитель знает, что современное предприятие — это целый комплекс обновлений, без которых нельзя обойтись для максимальной продуктивности работы.
Для детального понимания ситуации внутри компании, вам понадобится:
Нередко подробная оценка общей информации показывает, что реформы стоит начинать с самой верхушки. В таком случае руководству стоит пересмотреть методы управления и менять их. Кардинальные изменения нередко приносят результат уже на первом этапе. Очень важно правильно оценивать собственные действия. Признать ошибки — значит сделать первый шаг к успешному выполнению поставленных задач. Тогда прогресс не станет вашим врагом, а будет работать во благо фирмы.
Не забывайте также о том, что любое предприятие начинается с его руководителя. В первую очередь следует развивать собственную эффективность. Для этого стоит сперва оценить собственную способность развиваться и меняться. Для этого можно заказать ДНК-анализ, который покажет вам полное описание ваших внутренних возможностей. На основе этого вы сможете понять, каким путем следует развивать собственную эффективность.
Где заказать анализ компании и ее работы
Многие консалтинговые фирмы предлагают провести подробный технический анализ всех сторон работы фирмы. В этом случае от вас потребуется только предоставить статистические данные, на их основе будет сделана подробная оценка. Что касается исследования ДНК, то здесь нужно обращаться к тем, кто точно знает, как исследовать совокупность генов в вашем организме.
Специалисты нашей компании помогут вам провести ДНК-тест и расшифровать его значение. На основе полученных данных мы поможем составить действенный план, следуя которому вы сможете поработать над повышением собственного потенциала. Повышение эффективности и получение стабильно высокого дохода обеспечено тем, кто не боится что-то менять с целью будущего развития. Успешный руководитель поддержит изменения во благо, и будет меняться сам.