формат работы это что такое
Гибридный офис — формат работы, к которому придут все
Наши партнеры из компании Jabra поделились своим видением гибридного формата работы и дали прогноз на будущее.
2020 год изменил многое для организаций и их сотрудников. Миллионы компаний столкнулись с новой реальностью: чтобы бизнес продолжал работать и приносить доход, нужно в сжатые сроки обеспечить удаленные рабочие места, не потеряв в эффективности коммуникаций. Карантинные меры уйдут в прошлое, но уже сейчас ясно, что вызванные пандемией перемены останутся с нами надолго.
Постпандемийная реальность ярче всего проявляется в том, как компании возвращаются в офис. 29 марта Microsoft после перерыва длительностью почти в год открыла двери своей штаб-квартиры в Редмонде и офиса Сиэтле. При этом основным форматом работы для всей компании официально стал гибридный офис, в котором сотрудники могут на свое усмотрение совмещать удаленную работу и присутствие в офисе, в зависимости от стоящих перед ними задач.
Трансформация определения работы и новые приоритеты сотрудников
Формат удаленной работы начал набирать популярность еще до пандемии. Исследование компании Owl Labs показало, что те, кто работает из дома, на 22% более удовлетворены своей работой, чем те, кто трудится в стенах офиса. Среди причин, по которым сотрудники предпочитают удаленную работу — более комфортный work/life баланс (91%), рост продуктивности и сосредоточенности (79%), меньший уровень стресса (78%) и отсутствие временных и финансовых затрат на транспорт (78%). Для многих возможность удаленной работы становится определяющим фактором при выборе работодателя. По данным проведенного еще в 2017 году исследования ServiceNow, 47% опрошенных работников рассматривали бы возможность перехода в другую компанию, если текущий работодатель не смог бы предложить им опцию удаленной работы.
Результаты исследования Microsoft Work Trend Index 2021 указывают на вероятность исчезновения традиционных рабочих мест. Так, 73% опрошенных работников выступили за сохранение гибкого формата работы. В свою очередь, “40% работников во всем мире рассматривают возможность смены работодателя в этом году, а 46% планируют переезд, поскольку теперь они могут работать удаленно”. Число вакансий на LinkedIn с удаленным форматом работы, как свидетельствует исследование, выросло в 5 раз. Как компаниям следует реагировать на эти изменения в приоритетах сотрудников? Как должно трансформироваться рабочее пространство в долгосрочной перспективе?
Путь к гибридному офису
Сейчас мы можем наблюдать глобальную трансформацию и разделение понятий: работа и офис больше не являются синонимами. Офис настоящего — это любое место, где сотрудник может продуктивно работать, а выстраивание современного рабочего пространства — это, прежде всего, ориентация на результат, а не на формальный процесс.
«Рано или поздно многие организации пришли бы к этому формату, поскольку он позволяет экономить время и деньги. IT-сфера развивается стремительно и уже давно предлагает решения для удаленной работы, просто не все решались на такие изменения «за один день». Пандемия ускорила процесс трансформации традиционного офиса в гибридный: вместо 2-4 лет они произошли в течение 2-3 месяцев». Галина Карслон, региональный директор Jabra в России, Украине, СНГ и Грузии.
Для успешного перехода на гибридный формат работы компаниям необходимо позаботиться о следующих важных моментах.
Защита здоровья в офисе
Компании должны делать все, чтобы вновь открытые офисы не стали очагом распространения вирусной инфекции. Обязательными становятся такие меры, как измерение температуры тела, соблюдение социальной дистанции, более тщательная санитарная обработка мест общего пользования и ношение масок.
В компании, где часть сотрудников выбрала удаленный формат работы, а часть продолжает работать в офисе, важна правильная коммуникация для постановки задач со стороны руководства. Новым инструментом для удобной работы любых групп сотрудников может служить «менеджер задач» — онлайн-платформа, позволяющая сотрудникам видеть задачи друг друга и эффективно координировать работу между собой.
Новый подход к коммуникациям
Любая задача в компании — это результат совместной работы сотрудников, которым требуется оперативная и качественная связь по всем доступным каналам. Сегодня компании могут предложить своим специалистам множество инструментов: видеоконференции, корпоративные мессенджеры, возможность работать совместно с документами, в том числе — удаленно, с синхронизацией через облачный сервер.
Адаптация корпоративной культуры
Вместе с изменениями в технологиях работы, к новой парадигме необходимо адаптировать и корпоративную культуру. Для компании, перешедшей на формат гибридного офиса, нет разделения между работниками офиса и теми, кто выбрал удаленную работу. К примеру, любые корпоративные мероприятия в офисе дополняются интерактивной видеоконференцией, чтобы работающие удаленно сотрудники могли принимать в них полноценное участие.
Выбор формата работы
Гибридный формат работы имеет все шансы на успех, если сотрудники активно участвуют в обсуждении новых подходов к организации рабочего места и могут сами выбирать, как им работать. Кроме того, сотрудники должны иметь возможность дать обратную связь по вносимым изменениям.
«В целом, рабочее пространство сильно уменьшилось, стало более мобильным, шумным. Это означает, что у людей теперь больше стресса: плохая слышимость, невозможность концентрироваться на выполнении задач, работа в движении. Не следует также забывать и о потребности работать командно, что требует особого оснащения рабочего места в режиме удаленной работы. Все эти особенности и следует учесть при организации так называемого гибридного офиса». Галина Карслон, региональный директор Jabra в России, Украине, СНГ и Грузии.
Гибридный офис=технологичный офис
Гибридный офис — это не только новые механики и философия, но и соблюдения ряда технических требований для обеспечения непрерывности бизнес-процессов и продуктивной работы. В каждый момент времени между сотрудниками гибридного офиса происходит обмен данными, и разрыв любой из цепочек может привести к негативным последствиям. Поэтому для бизнеса критично важны такие атрибуты, как качество интернет-соединения, наличие мощных серверов и системы резервного копирования и обеспечение защиты данных.
Важную роль в организации рабочих процессов играют унифицированные коммуникации, где имеют большое значение все элементы: как программные платформы, так и устройства. Одна из идей унифицированных коммуникаций — помочь людям оставаться на связи, где бы они ни находились.
Jabra, как один из лидеров в данной области, представляет спектр передовых решений для обеспечения бесшовной коммуникации и интеграции с Microsoft Teams. К примеру, гарнитуры серии Jabra Evolve оборудованы специальной кнопкой, которая позволяет запускать Teams или присоединятся к групповому звонку в одно касание. Индикатор на гарнитуре уведомляет пользователя о пропущенных звонках, присоединившихся участниках конференции и о новых сообщениях в голосовой почте Teams, а также показывает другим сотрудникам офиса, что их коллега в настоящий момент занят. Кроме того, гарнитуры серии Evolve могут подключаться к двум разным устройствам одновременно и автоматически переключаться между ними.
Из инновационных видеорешений Jabra предлагает интеллектуальные видеокамеры PanaCast для офисной и индивидуальной работы, которые позволяют максимально продуктивно проводить видеосовещания в условиях традиционного, гибкого и домашнего офиса и эффективно использовать даже небольшие переговорные.
В Jabra гибридный офис существует уже достаточно давно: сотрудники компании в разных странах могут работать дистанционно и выбрать формат “дом+офис”.
«До пандемии мы много путешествовали и работать приходилось даже в пути. Мы давно отошли от традиционного офиса – такова философия компании, и наши рабочие места оснащены в соответствии с этим подходом. Более того, мы были одними из первых, кто еще до COVID говорил о рабочем пространстве нового типа. В этом смысле пандемия не только не застала нас врасплох, но и продемонстрировала, что наши стратегии оказались верными». Галина Карслон, региональный директор Jabra в России, Украине, СНГ и Грузии.
Привычный ландшафт офисной работы изменяется прямо на наших глазах. Организация полнофункциональной гибридной рабочей среды открывает перед бизнесом большие перспективы: повышение продуктивности сотрудников, расширение возможностей найма талантливых специалистов, сокращение расходов на офисные площади, сплочение команды и многое другое. Начинать действовать стоит уже сегодня.
Время для жизни, гибридный формат работы и запрос на обучение – новая парадигма на рынке труда
Десятилетиями люди жили в парадигме, что «незаменимых сотрудников не существует» и компаниям нужен не сам человек, а только результаты его труда. Сейчас мир переходит к новой идеологии, так называемой Human to Human, т. е. «от человека к человеку», в основе которой – фокус на самом человеке, соблюдение баланса профессионального и личностного роста, открытый диалог работодателя и работника и умение бизнеса вдохновлять и благодарить сотрудников.
Пандемия коронавируса COVID-19, захватившая мир в 2020 г., только ускорила этот процесс: люди, вынужденно или добровольно, стали больше внимания уделять дому, семье и собственному психологическому здоровью. Миллионы из них впервые попробовали работать удаленно и уже не хотят возвращаться в офис. Пандемия повлияла на рынок труда, но все главные тренды так или иначе уже были обусловлены технологическим прогрессом, отмечают эксперты Всемирного экономического форума (ВЭФ). Они в начале 2021 г. сформулировали пять тенденций, которые будут влиять на рынок труда в ближайшие пять лет. Это автоматизация, «революция роботов», переподготовка кадров, удаленка, а также аналитическое мышление, креативность и гибкость.
Что происходит на рынке труда спустя год после начала пандемии и как компании перестраиваются под новые запросы сотрудников?
Сокрушительный удар
Россия не осталась в стороне. Так, по данным Росстата за январь 2021 г., уровень безработицы составил 5,9% после пиковых 6,3% летом 2020 г. До пандемии, зимой 2020 г., безработица держалась на уровне 4,6%. Сильнее остальных кризис затронул линейных работников: кассиров, продавцов, работников торгового зала, уборщиков, грузчиков и т. д., рассказывает Денис Решанов, основатель и управляющий директор сервиса по поиску part-time исполнителей (т. е. не на полный день. – «Ведомости&») GigAnt. «Сотрудники, как никогда, держатся за свои места», – говорит основатель агентства по подбору удаленного персонала HR-monster Евгения Тудалецкая.
Новая реальность: год спустя
Однако представьте: первая волна пандемии COVID-19 исчерпала себя, вы завершаете собеседование с перспективным кандидатом и тут вам задают вопрос: «Что вы сделали, чтобы защитить своих сотрудников во время пандемии коронавируса?» «То, как ваша организация ответит на этот вопрос, повлияет на вашу способность как привлекать новые таланты, так и удерживать уже имеющиеся у вас лучшие таланты», – предупреждал еще летом 2020 г. Брайан Кропп, заслуженный вице-президент по исследованиям Gartner.
С разгаром пандемии в марте 2020 г. абсолютно все компании быстро отреагировали на пандемию, сделав приоритетом здоровье и благополучие сотрудников, делилась EY результатом опроса 72 российских компаний. Две из пяти компаний во всем мире расширили инвестиции в программы DEI (от английского diversity, equity and inclusion, т. е. разнообразие, справедливость и вовлеченность. – «Ведомости&»), несмотря на сокращение бюджета в других областях, выяснили эксперты McKinsey по результатам опроса 1122 руководителей и 2656 сотрудников, проведенного в 11 странах в августе – сентябре 2020 г.
Металлургический холдинг Evraz обеспечил персонал средствами индивидуальной защиты и антисептиками, установил на проходных приборы дистанционного измерения температуры, а в помещениях – дезинфицирующее и бактерицидное оборудование, рассказывает представитель компании. Все помещения и корпоративный транспорт стали проходить регулярную санитарную обработку, большинство совещаний перешло в дистанционный формат, в столовых появились расписание, разметка, перегородки на столах и одноразовая посуда.
В прошлом году вопросы, связанные с защитой, здоровьем и безопасностью, были главными как для действующих сотрудников, так и для соискателей, говорит HR-директор оптовой торговой сети Metro в России Александр Подольчак. Поэтому в торговых центрах компания наладила комплексный мониторинг параметров здоровья сотрудников. Кроме того, Metro снабдила сотрудников средствами защиты: масками, перчатками, антисептиками, экранами, оборудованием для термометрии и т. д., усилила санитарную обработку помещений. Компания также снабжала масками больницы и некоммерческие заведения, которые испытывали в них острый дефицит.
Изменения коснулись и офисных сотрудников, говорит Подольчак. Для них компания организовала ежедневные дежурства медицинского работника и бесплатную еженедельную сдачу теста на COVID-2019 и на антитела к коронавирусу. Две трети офисных сотрудников перешли на удаленный режим работы. Последнее потребовало разворачивания дополнительной IT-инфраструктуры. По словам Подольчака, Metro удалось сделать это в сжатые сроки.
Для защиты тех, кто продолжал ходить на работу, пришлось перестроить офисы: в них появились защитные экраны и больше индивидуальных рабочих мест в отдельных кабинетах, заключает Подольчак.
Гибридный формат
Возможность удаленной работы – одна из главных характеристик образа жизни в пандемию, отмечают эксперты ВЭФа. Год спустя после ее начала три четверти россиян не хотят возвращаться в офис: половина предпочитает гибридный формат работы, а половина хочет остаться на удаленке навсегда, выяснил сервис «Работа.ру», опросив 5000 россиян из всех регионов страны в марте 2021 г.
«Все очевиднее, что офисный рынок в том виде, в котором мы привыкли к нему, в России и за рубежом движется в направлении неизбежных изменений. Многие компании выбрали для своих сотрудников более гибкий формат работы в долгосрочной перспективе. Вынужденная самоизоляция, удаленная работа привели к тому, что психологические барьеры, связанные с работой вне офиса, у сотрудников исчезли», – говорит управляющий партнер PwC в России Игорь Лотаков.
До пандемии сотрудники «Мегафона» работали в офисе, с ее началом на удаленный режим работы были поэтапно переведены 15 000 человек. Cейчас в московский офис вернулось около 40% сотрудников, в регионах – в зависимости от эпидемиологической обстановки. В таком формате компания проработает до конца весны. «Мегафон» изучает обратную связь от сотрудников и прорабатывает форматы дальнейшей работы.
У Evraz на удаленке остается 1609 человек из почти 6000, которые работали дистанционно на пике пандемии (всего в холдинге более 67 000 работников). «Мы полагаем, что в новых реалиях для какой-то части из них сохранится гибкий график с возможностью посещения офиса несколько раз в неделю», – рассказывает представитель Evraz. Все больше соискателей и сотрудников обращают внимание на гибкий график, обеспечение удаленного рабочего места и онлайн-инструменты, отмечает он.
Соискатели все чаще интересуются, каким будет их график работы, рассказывает в интервью «Ведомости&» директор по корпоративному развитию и управлению персоналом «Мегафона» Валентина Ватрак: «Люди поняли, что удаленный формат работы дает им много возможностей, поэтому они сразу интересуются, что об этом думает потенциальный работодатель».
Это общемировая тенденция. Большинство компаний США движется к гибридному рабочему месту, где большое количество офисных сотрудников будет работать в офисе и вне его, пишет PwC в январском исследовании отношения к удаленной работе. «Это сложный способ организации рабочей недели, который, вероятно, изменит культуру компании, вовлеченность сотрудников, способ выполнения работы и использование офисных помещений», – указывают исследователи.
Начался переход к новой, так называемой activity-based office модели, когда офисное пространство планируется не вокруг посадочных мест, а вокруг тех функциональных задач, которые решаются в той или иной рабочей зоне, это оказалось самым удачным решением, говорит Лотаков. По прогнозу ВЭФа, примерно 84% работодателей в ближайшие пять лет переведут часть своих сотрудников на удаленную работу, речь идет примерно о 44% рабочей силы. Некоторые работодатели прогнозируют, что это может негативно отразиться на производительности труда. Однако опрос EY показал: в пандемию только 13% работодателей отметили низкую эффективность персонала при переходе на работу из дома.
Удаленный режим работы эффективен не для каждого бизнеса в долгосрочной перспективе, уверен Подольчак. «Во время пандемии к нам устраивались на работу люди, не покидая собственной кухни. Они все адаптировались в компании, не видя руководителя вживую, без погружения в жизнь команд, – говорит Подольчак. – Такой процесс погружения возможен, но он занимает больше времени. Наши сотрудники ощущали нехватку личного взаимодействия».
Когда компания нацелена на молниеносные решения и изменение привычных процессов, на рост и креатив, критически важно быть в едином пространстве, уверен Подольчак. «Онлайн дает большую гибкость, но на дистанции сработанность команды и скорость принятия решений зависят от возможности находиться в общей среде», – заключает он.
Процесс или результат
Работодатели по-прежнему нацелены на повышение эффективности, тотальным контролем этого не добиться – человек решит, что компания в нем сомневается, говорит Елена Каверина, HR – бизнес-партнер Huawei Enterprise в России: «Такой сотрудник быстро потеряет мотивацию и скорее начнет искать новую работу. Чтобы этого не произошло, компания должна доверять сотруднику, например предоставлять ему возможность самостоятельно выбирать временные интервалы для решения рабочих задач». Теперь процесс не имеет значения, важен только конечный результат, уверена Тудалецкая.
Слушать или слышать
Пандемия изменила не только процесс организации труда, но и в целом отношение к работе, обнажив проблемы, которые раньше были не видны.
В обществе рождается запрос на новую парадигму отношений между компанией и человеком, рассказывает гендиректор международной рекрутинговой компании Hays в России Алекс Штейнгардт. «Раньше основной целью любого профессионала была карьера и работа буквально 24/7, служебная машина, парковка и расширенный социальный пакет, т. е. человек жил для того, чтобы работать. Сегодня люди хотят работать, чтобы жить. Именно поэтому работники все больше нуждаются в человечности, искренности, нормальном, адекватном общении и свободном времени, чтобы жить», – рассказывает Штейнгардт.
Спустя год после пандемии сотрудникам все еще нужна дополнительная поддержка, указывают эксперты McKinsey. Проблемы у всех сотрудников примерно одинаковые: они связаны с психическим здоровьем, балансом работы и личной жизни, здоровьем и безопасностью на рабочем месте, отсутствием чувства связи и принадлежности к коллегам, а также озабоченностью по поводу возможностей трудоустройства. Особенно это касается развивающихся стран и сотрудников, объединенных английском словом diversity. Оно означает разнообразие рабочей силы и отсутствие ограничений при приеме на работу из-за пола, расы, сексуальной ориентации, наличия маленьких детей и проч. И трудности, связанные с COVID-19, вряд ли скоро будут решены, пишут исследователи McKinsey.
Частичная, а тем более полная удаленная работа лишает работников ощущения причастности и вызывает чувство тревоги, связанное с непониманием общей ситуации в компании, описывает руководитель практики стратегического и операционного консалтинга КПМГ в России и СНГ Елена Лазько.
На удаленке у сотрудников развивается эмоциональная слепота, которая мешает им договориться и ведет к стрессам из-за того, что общаться эффективно не получается, говорит Ватрак.
Внимание и развитие
С коронавирусом многие компании всерьез задумались о благополучии сотрудников, подтверждает Лазько. В их HR-подразделениях появляются сотрудники, занимающиеся организацией удаленной работы, или блоки, ответственные за well-being, т. е. за заботу об эмоциональном состоянии сотрудников, рассказывает она.
Кроме баланса между работой и личной жизнью при удаленной работе важны оперативная и регулярная обратная связь со стороны руководителя, поддержка и внимание, рассказывает представитель «Мегафона». Поэтому в прошлом году компания запустила четыре образовательных курса по повышению коммуникативных навыков руководителей и менторскую программу для лидеров. «Нам важно научить лидеров в условиях удаленки давать своим сотрудникам такую обратную связь, чтобы им после этого хотелось работать и дальше, не испытывать чувства вины, больше творить», – рассказывает Ватрак.
Обучение – одна из основных тенденций на рынке труда. Из-за ускоренной благодаря эпидемии коронавируса автоматизации работу в ближайшие пять лет потеряют 85 млн человек. Вместе с тем «революция роботов» создаст 97 млн новых рабочих мест. Именно на дополнительном обучении сотрудников сосредоточат свои усилия наиболее конкурентоспособные компании, указывают эксперты ВЭФа.
«В нашей стратегии по развитию человеческого капитала сказано, что мы должны готовить людей к тому, что им придется переучиваться, – говорит вице-президент по персоналу Evraz Наталья Ионова. – Благодаря развитию технологий одни навыки будут менее востребованы, а другие – более. Скорее всего, появится больше аналитики и контроля с помощью измерительной аппаратуры, рассуждает Ионова, будут нужны люди, которые могут отвечать за логистику, за организацию бесперебойной работы беспилотников и автоматизированных рабочих мест».
Невозможно ожидать от бизнеса успеха без инвестиций в развитие компетенций сотрудников, в их профессиональный рост, уверен Подольчак. За последние 1,5 года компания Metro внедрила более 150 учебных программ, а за прошедшие с 1 октября полгода провела 85 000 часов обучения – на 51% больше, чем годом ранее.
Что такое гибридный офис и как правильно его внедрять
РБК Тренды выделили ключевые тезисы аналитического доклада «Гибридные офисы», который подготовил НИУ ВШЭ. Авторы доклада:
Кроме того, мы разобрали вторую часть исследования — о том, как гибридный формат влияет на управление людьми.
Основные отличия гибридного офиса
После полутора лет пандемии бизнес, похоже, определился с форматами работы. Наиболее предпочтительным вариантом стало сочетание очного и удаленного формата: 70% компаний заявляют, что оно станет новой нормой. В России эту модель собираются внедрять более половины работодателей (53%).
Такое сочетание офисного и удаленного режимов получило название гибридного формата, или гибридного офиса. Причем под понятием «офис» понимаются не просто кабинеты и переговорные, но и то, каким образом проходит деятельность. То есть термин включает в себя не только физическое, но и социальное пространство, подчеркивают эксперты НИУ ВШЭ в аналитическом докладе «Гибридные офисы».
По их словам, несмотря на популярность модели и множество тематических публикаций, ее сложно четко определить и описать. До конца непонятно, каким должно быть соотношение удаленных и офисных работников на «гибриде». Эксперты сходятся во мнении, что степень такой «гибридности» должна определяться в каждом случае отдельно — в зависимости от специфики работы, целей и предпосылок перехода на гибрид.
Тем не менее, кое-какие ориентиры все-таки есть. В качестве примера авторы доклада приводят выкладки аналитиков из BCG. Последние называют гибридным офисом такую комбинацию офисного и удаленного формата, при которой более 30% сотрудников работают вне офиса больше половины времени. «Говорить о новом формате работы обоснованно в том случае, если компания сталкивается с необходимостью существенно менять основные и вспомогательные бизнес-процессы. А это происходит, когда значительное количество сотрудников работают удаленно», — отмечают эксперты из ВШЭ.
Они выделяют несколько основных черт новой модели.
Характеристики гибридного формата работы:
Как внедрять новый формат
Потенциальная возможность удаленки и, соответственно, гибридного формата, зависит от особенностей работы, корпоративной культуры компании и сложившегося стиля лидерства. При этом подходы к такому формату и детали его реализации могут меняться не только от компании к компании, но и от одного подразделения к другому. Но в любом случае переход на новую модель требует определенной последовательности действий.
Пошаговый переход на гибрид: рекомендации экспертов ВШЭ
Собрать основных стейкхолдеров и определить, зачем требуется внедрение гибридного формата. На этом этапе нужно очертить цели и предполагаемые результаты проекта.
Определить лидера проекта, который будет отвечать за разработку бизнес-плана и руководить его реализацией. В команду по реализации проекта должны войти:
Разработать бизнес-план. В нем необходимо отразить, во сколько обойдется внедрение гибридного формата и какие выгоды оно принесет. Также нужно выработать критерии оценки результативности проекта.
Эксперты из ВШЭ советуют учитывать только те затраты, которых бы не возникло без гибридного формата. То есть если в бюджете компании и так были заложены затраты на ИТ-оборудование и безопасность, их учитывать не нужно.
Потенциальные статьи расходов:
Потенциальные статьи экономии:
Выбрать пилотное подразделение для внедрения гибридного офиса.
Проанализировать роли и категории задач для сотрудников, которые могут быть переведены в гибридный формат с учетом требований информационной безопасности. Стоит учесть целый ряд факторов — например, насколько рабочие операции связаны с физическими объектами и социальными взаимодействиями (в том числе с клиентами — внешними или внутренними), насколько сложно переместить оборудование или обеспечить к нему удаленный доступ.
Проанализировать бизнес-процессы, которые придется менять в связи с переходом на гибрид.
Оценить систему постановки задач и удаленного контроля результативности. Причем здесь важен не только контроль, но и процедуры обратной связи.
Проанализировать инфраструктуру и каналы коммуникации, которые понадобятся для гибридного формата. Доступ к командной работе должен быть одинаковым вне зависимости от географии.
Изучить корпоративную культуру и выявить аспекты, которые потребуют повышенного внимания.
Определиться с редизайном офисного пространства. Как правило, это означает сокращение площадей под персонализированные рабочие места и расширение пространств для командной работы.
Составить план мероприятий. Здесь эксперты советуют обратить внимание на наиболее сложные аспекты гибрида. Например, мониторинг уровня стресса сотрудников, наполнение информационного пространства компании, поддержание коммуникации и обратной связи.
Обеспечить мониторинг гибридного формата. Авторы доклада рекомендуют продолжать такой мониторинг в течение трех-шести месяцев. В этот период нужно регулярно замерять эффективность и проводить опросы сотрудников, чтобы оценить ситуацию и выявить проблемные точки.
По окончании пилотного периода определить, от каких решений лучше отказаться, что улучшить, а что можно смело тиражировать на всю компанию.
Как крупные компании переходят на гибрид
В процессе подготовки аналитического доклада авторы из ВШЭ провели две конференции и серию интервью с представителями компаний, которые уже внедряют гибридный формат. Они поделились опытом, рассказали о сложностях удаленки и решениях, которые делают дистанционку и гибрид более эффективными и менее болезненными.
Компания заранее подготовилась к локдауну и обеспечила сотрудников ноутбуками для удаленной работы. Основные трудности были связаны с системой электронного документооборота: потребовалось дополнительное оборудование и найм курьеров. Но затраты окупились за счет сокращения командировок и расходов на офис. В следующем финансовом году компания будет планировать 50%-ное сокращение бюджета на командировки.
По словам представителей IKEA, гибридный формат расширяет возможности для найма сотрудников из других регионов. И если до пандемии были сложности с привлечением узких специалистов, то теперь их удалось успешно нанять. Среди негативных моментов удаленной работы здесь отмечают высокий стресс, переработки и выгорание сотрудников.
Решения для удаленки и гибрида
Выбранный компанией формат гибрида предполагает, что 50% сотрудников работает в офисе и 50% — удаленно. В России за сотрудниками сохранятся закрепленные рабочие места. В других странах (Германия, Швеция) они останутся только у тех работников, чья деятельность физически привязана к месту — например, к зоне хранения документов.
«Росбанк»
Частичный удаленный формат в банке начали практиковать еще до пандемии, но он не был особенно популярен. Дистанционно сотрудники работали только один раз в неделю. Во время массового внедрения удаленки сложности, как и у большинства работодателей, были связаны с документооборотом и дефицитом привычной коммуникации.
Решения для удаленки и гибрида
По оценкам компании, в процессе перехода к гибридному формату 75% затрат ушло на ИТ-инфраструктуру и информационную безопасность (ноутбуки для сотрудников и защита данных), 15% — на реновацию помещений, 10% — на остальные статьи. Но расходы полностью окупились за счет сокращения офисных площадей.
HeadHunter
До пандемии компания использовала решения для удаленной работы — прежде всего, для сотрудников, у которых было много командировок. Также на дистанционку перевели несколько специалистов по продажам. Однако ментально руководители не были к этому готовы, признают в компании.
При внедрении дистанционного режима во время пандемии основное время ушло на настройку систем безопасности звонков, а также поддержку удаленных сотрудников. Экстренный переход потребовал роста затрат примерно на 25% (перемещение рабочих мест, наем дополнительных сотрудников для решения срочных вопросов, резервные каналы связи и так далее). В то же время компания сэкономила на командировках, а эффективность команд выросла.
Решения для удаленки и гибрида
Последние опросы внутри компании показали, что более 50% менеджеров не планируют возвращаться к 100% присутствию в офисе и полностью выводить свою команду в офлайн. 30% вообще не намерены выходить в офис, около 20% поддерживают гибридный формат.