фискальный накопитель закончился что делать дальше
Фискальный накопитель закончился что делать дальше
8 МИН
Как заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе
Разобрались, что такое фискальный накопитель, когда его нужно менять и как это делать
Что такое фискальный накопитель
Фискальный накопитель (ФН) — это главное запоминающее устройство в контрольно-кассовой технике. Оно хранит все кассовые чеки и шифрует сохранённые данные для проверки. С помощью фискального накопителя предприятие может взаимодействовать с налоговой службой в режиме онлайн.
Согласно ФЗ-54, все субъекты, занимающиеся торговлей и услугами, обязаны пользоваться онлайн-кассами с фискальным накопителем, а также самостоятельно отвечать за замену ФН (ст. 5 п. 2 54-ФЗ).
Причины для замены фискального накопителя
Истёк срок службы
Срок действия ФН, указанный в техническом паспорте, может быть 13, 15 или 36 месяцев. Выбор накопителя зависит от особенностей работы предприятия и режима налогообложения.
Если вы применяете общую систему налогообложения (ОСНО), нужно использовать накопитель на 13 или 15 месяцев.
Если работаете на УСН, ЕНВД, патенте или ЕСХН, то нужен фискальный накопитель сроком на 36 месяцев.
Если торгуете подакцизными товарами, можно использовать все ФН, но любой из них прослужит только 410 дней — потом потребуется замена.
Если работаете сезонно на спецрежиме, можно выбрать ФН с любым сроком действия без ограничений. Но если начнёте продавать подакцизные товары, максимальный срок службы ФН сократится до 410 дней.
Если касса работает автономно и не отправляет сведения оператору фискальных данных (ОФД), допустимо использовать накопитель и на 13, и на 15, и на 36 месяцев. Но последний проработает не больше 560 дней. А при продаже подакцизных товаров — не более 410.
Закончилось место
На микрочип, установленный в накопителе, записывается вся информация о платёжных операциях. «Очистить корзину» на ФН невозможно. Накопитель на 13 месяцев вмещает 175 – 190 тысяч документов, на 15 месяцев — 200 – 220 тысяч, на 36 месяцев — 500 тысяч. Уровень заполнения памяти можно отслеживать в сервисном меню кассового аппарата или по номеру чека. В современных кассах есть функция оповещения: техника сама напоминает владельцу за 2 месяца, что скоро придётся менять фискальный накопитель.
Блокировка кассы
Техника блокируется, если:
Фискальный реквизит на чеке в таких ситуациях не проставляется, а значит, отправка документа в ФНС невозможна.
Технические сбои
Окислились контакты, произошло короткое замыкание или возникли программные неисправности — нужно приобрести и установить новый фискальный накопитель или обратиться к продавцу за гарантийным обслуживанием.
Сменился собственник
По ФЗ-54 только один налогоплательщик может использовать фискальный накопитель: в настройках кассы указывается ИНН владельца. При передаче онлайн-кассы другому собственнику ФН нужно менять и заново регистрировать аппарат в налоговой. Но если онлайн-касса передаётся в филиал компании, менять ФН не нужно: у фирмы единый ИНН.
Ошибки при регистрации или установке.
При вводе номера ИНН на кассовом аппарате нужно быть очень аккуратным: ошибка хотя бы в одной цифру обяжет компанию менять ФН. Кроме того, если установка произведена неверно, поставщик не компенсирует стоимость покупки, а сам ФН, возможно, придётся менять заново.
Старый ФН нельзя выбрасывать в течение 5 лет. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать его для проверки
Как менять фискальный накопитель
Предприятию даётся 30 дней на замену фискального накопителя. Кассу в течение этого времени можно использовать в автономном режиме, печатать чеки без фискального реквизита и не передавать их в ОФД. Но если за 30 дней ФН не будет переустановлен, придётся платить штраф: ИП — от 1500 до 3000 рублей, ООО — от 5000 до 10 000 рублей (ст. 14.5 КоАП РФ).
Лучше менять фискальный накопитель до того, как закончится срок его эксплуатации, чтобы сформировать на кассе чеки и произвести инкассацию. Можно обратиться в центр технического обслуживания онлайн-касс, но закон не запрещает предпринимателю менять фискальный накопитель самостоятельно.
Что нужно сделать для замены:
Закройте архив
Чеки должны быть сформированы и отправлены оператору (ОФД), количество непереданных фискальных данных должно равняться нулю. Смена должна быть закрыта. Только после этого можно зайти в меню онлайн-кассы и выбрать пункт «Закрыть архив». Кассовая техника сформирует отчёт об операции и распечатает его, а электронную версию направит в ОФД.
Пока документ не передан оператору и на экране кассового аппарата не появилось подтверждение отправки, накопитель вынимать нельзя.
Установите новый ФН
Сначала выясните, где расположен отсек для накопителя. Он может находиться в нижней части аппарата или в ёмкости для хранения чековой ленты.
Отключите аппарат от сети электропитания, откройте отсек накопителя, извлеките старый, затем установите новый ФН и подключите кассовый аппарат к сети.
Перерегистрируйте ККТ
На кассовом аппарате в меню программы регистрации нужно выбрать пункт «Перерегистрация» и синхронизировать время начала эксплуатации нового ФН с компьютером. Выберите причину перерегистрации «Замена ФН» и сверьте данные. После этого, следуя инструкциям на экране аппарата, сформируйте отчёт «Об изменении параметров фискализации» и распечатайте его.
Перерегистрируйте кассу в налоговой службе
Перерегистрация кассы в ФНС после замены накопителя обязательна. Это можно сделать онлайн через сайт nalog.ru в разделе «Учёт ККТ» не позднее чем через 1 день после переустановки (п. 4 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ).
Кликнув на регистрационный номер нужной ККТ, выберите пункт «Перерегистрировать». Нужно ввести номер кассы, реквизиты отчётов по закрытию архива и установке устройства, затем выбрать название своего кассового аппарата, ввести его заводской номер и отправить онлайн-заявку на рассмотрение, поставив свою электронную подпись.
Если вы правильно выбрали модель кассового аппарата и предоставили полную информацию по реквизитам и отчётам, в течение 5 рабочих дней налоговая служба пришлёт новую карточку в личный кабинет руководителя на сайте ФНС.
Завершите процесс
Прежде чем приступить к работе с обновленной онлайн-кассой, проверьте новую электронную карточку в личном кабинете на nalog.ru. ФНС могут отказать в проведении перерегистрации на основании п. 17 ст. 4.2 54-ФЗ, если вы предоставили информацию не в полном объёме или ввели данные неверно.
Если вы получили электронную карточку о перерегистрации ККТ, нужно кликнуть на строку «Карточка регистрации получена», а затем нажать «Завершить перерегистрацию». Если этого не сделать, отчёты о работе онлайн-кассы с новым фискальным накопителем могут не передаваться в ОФД, и предпринимателю могут выписать штраф, как если бы он не переустановил ФН.
Если бизнес меняет адрес использования онлайн-кассы или заключает договор с другим ОФД, ККТ можно перерегистрировать в налоговой без замены фискального накопителя. Ознакомьтесь с техпаспортом ФН, чтобы узнать, сколько раз можно перерегистрировать кассу без замены накопителя
Что делать, если исчерпался ресурс фискального накопителя?
Фискальные накопители, как и их предшественники, имеют ограниченный срок службы. Срок действия заканчивается через 13 или 36 месяцев. Если вы видите на экране онлайн-кассы сообщение «Исчерпан ресурс КС ФН», а на чеке «ошибка ФН 234», то срок службы накопителя истек. Нужно заменять его. Порядок замены отличается от того, выскочила ошибка в открытую или закрытую смену.
Замена фискального накопителя при закрытой смене
Вам необходимо записать дату и время закрытия последней рабочей смены, найти их можно в бумажном отчете. Если этот отчет по каким-то причинам не сохранился, свяжитесь с оператором фискальных данных. У него содержится копия.
Далее подключите онлайн-кассу к сети интернет. Убедитесь, что данные были перенаправлены оператору, зайдя в «Настройки ОФД». Впишите дату и время последнего отчета. Сделать это можно во вкладке «Установка даты и времени» в разделе дополнительных настроек. Допустимая погрешность — 5 минут. Закройте архив ФН и выберите опцию «Заменить накопитель» в настройках ОФД.
После этого онлайн-касса должна отправить оператору фискальных данных информацию о смене фискального накопителя. Убедиться в отправке документа можно в настройках ОФД (там показывается количество документов, которые не были отправлены).
Замените ФН в онлайн-кассе. После замены не забудьте зарегистрировать новый накопитель в «Личном кабинете» налоговой и у оператора фискальных данных.
Как заменить накопитель при открытой смене?
Если касса показала ошибку при открытой смене, самостоятельно заменить ФН у вас не получится. Нужно обратиться в сервисный центр. Специалист вручную закроет смену с помощью специального программного обеспечения. Когда смена будет закрыта, можно будет менять фискальный накопитель в описанном выше порядке.
Обратите внимание! Избежать непредвиденной ситуации поможет своевременная замена фискального накопителя. Установить необходимость замены можно, например, с помощью карточки регистрации ККТ. Просто отсчитайте от даты ее формирования срок действия фискального накопителя.
Наша компания возьмет на себя все решения вашей проблемы с фискальным накопителем. Обращайтесь к нашим специалистам прямо сейчас!
Остались вопросы по замене фискального накопителя?
Напишите нашим специалистам уже сейчас и они ответят на Ваши вопросы!
Замена фискального накопителя: когда нужна, и как внести изменения в карточку ККТ
С 6 августа 2021 года внесены изменения в правила применения онлайн-касс — введены новые требования к фискальным накопителям (ФН). Изменения относятся ко всем предпринимателям, а к работающим с маркированными товарами предъявляется еще больше требований. Далее разберемся, нужно ли скорее менять ФН, или можно дождаться окончания его срока действия.
Что такое фискальный накопитель (ФН)?
Согласно правилам, онлайн-касса не может использоваться без фискального накопителя. Фискальный накопитель — это память кассового аппарата. Он размещен в ККТ и предназначен для выполнения 2 функций:
Фискальный накопитель через Интернет передает информацию оператору фискальных данных (ОФД), который, в свою очередь, перенаправляет информацию в ФНС в зашифрованном виде.
Фискальные накопители различаются по сроку действия: на 15 и на 36 месяцев. В этом случае указан максимальный срок действия для накопителя: меньше использоваться может, а больше уже нет.
Длительность работы накопителя зависит от особенностей деятельности компании, т.к. есть еще одна характеристика — объем памяти. При заполнении памяти раньше заявленного срока, необходимо будет сменить фискальный накопитель. Объем памяти у накопителей — примерно 250 тысяч записей.
ФН подлежит замене при:
Использованный фискальный накопитель нужно хранить 5 лет.
Как узнать о том, что пришло время поменять ФН?
Если замена плановая, а не экстренная, о необходимости скорой замены фискального накопителя вас проинформирует ОФД — в личном кабинете клиента, либо в ряде случае — кассовый аппарат, или предупредит обслуживающая вашу кассовую технику компания.
При появлении этих сообщений необходимо запланировать замену ФН. Иначе он может быть заблокирован и отчеты в ФНС отправляться не будут.
В связи с изменениями, вступившими 6 августа 2021 года, замена фискального накопителя теперь происходит уже на новый образец — ФН-1.1 М, который поддерживает формат фискальных документов ФФД 1.2.
В чем отличия нового ФН-1.1 М от привычного ФН
Новый образец ФН- 1.1 М предназначен для всех видов деятельности, независимо от того, торгуете ли вы маркированной продукцией.
Напомним, ФФД расшифровывается как «формат фискальных документов». Это стандарт формирования документов: чеки, отчеты о закрытии и открытии смены — все должно соответствовать действующему ФФД. Поскольку фискальные документы через оператора фискальных данных отправляются в налоговую, то поддерживать актуальный ФФД должны касса, ФН и ОФД.
До недавнего времени существовало 2 вида ФФД: 1.05 и 1.1. Сейчас же появился третий вид — 1.2, подготовленный специально для маркированных товаров. Главное отличие ФФД 1.2 от предыдущих видов ФФД — он имеет связь с системой «Честный знак».
С изменением формата меняется и содержание фискального документа: ранее маркированный товар обозначался буквой М, сейчас информация будет более развернутой и даст покупателю точную информацию о маркировке продукции:
Перейти на новый формат документов должны прежде всего продавцы маркированного товара, но изменения коснуться и остальных предпринимателей. Переход происходит при замене фискального накопителя. Начиная с 6 августа, зарегистрировать кассу со старым ФН невозможно.
Что необходимо для замены фискального накопителя?
Для замены фискального накопителя потребуется:
На замену ФН дается 30 дней — этот период касса может работать автономно. Но если сроки замены будут нарушены, то организацию оштрафуют.
Штрафные санкции за применение техники, не соответствующей установленным требованиям или за нарушение правил регистрации кассового аппарата, порядка, сроков и условий ее перерегистрации, порядка условий его применения регламентируется ст. 14.5 КоАП РФ.
Нарушение сроков замены фискального накопителя как раз подходит под действие данной статьи административного кодекса. За это взимаются штрафы: с ИП — от 1,5 до 3 тысяч рублей, с ООО — от 5 до 10 тысяч рублей.
Поменять фискальный накопитель в кассе каждый может самостоятельно. Нужно, чтобы время начала эксплуатации нового ФН совпадало с временем на компьютере — для этого проводится синхронизация.
Операция по замене проводится непосредственно в онлайн-кассе, обычно пункт меню называется «Перерегистрация». После необходимо подать заявление на перерегистрацию кассового аппарата в налоговую, чтобы внести необходимые изменения в карточку ККТ. Сейчас вся эта процедура проходит в онлайне — через личный кабинет ОФД
Карточка контрольно-кассовой техники — документ, дающий гарантию, что кассовый аппарат стоит на учете налоговой инспекции. Во время смены фискального накопителя в карточке ККТ делаются изменения. Правки вносятся через личный кабинет ОФД или личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, через пункт «Перерегистрировать».
После проведенных действий убедитесь, что в личном кабинете появилась обновленная карточка ККТ. Если перерегистрация одобрена и данные в карточке соответствуют действительности, завершите перерегистрацию (кнопка «Завершить перерегистрацию»).
Как перерегистрировать онлайн-кассу. Смотрите в видео:
Не забывайте менять фискальный накопитель своевременно, чтобы избежать штрафов и блокировок!
Платформа ОФД — лицензированный оператор фискальных данных. Помимо полноценного сервиса передачи данных в ФНС и систему «Честный знак», наш клиент получает инструменты анализа продаж, сервисы ЭДО и электронной отчетности.
Замена фискального накопителя в онлайн-кассах
Фискальный накопитель (ФН) является важной частью онлайн-кассы, которой обязаны пользоваться все, кто занимается торговлей или предлагает платно свои услуги. В накопителе хранятся данные о проведённых операциях, необходимые для проверки налоговой службой, и кассовые чеки. Он позволяет взаимодействовать с налоговым органом онлайн, но периодически нуждается в замене.
Ответственность за своевременную замену лежит на плечах предпринимателя. Если замена фискального накопителя не совершена вовремя, данные в налоговую службу передаваться не будут и предпринимателю грозит денежный штраф.
Основные причины для замены
Согласно закону, замена накопителя является обязательной в строго определённый период: это может быть 13, 15 и 35 месяцев. Эти сроки зависят от выбранной системы налогообложения и вида реализуемого товара. Также причины замены могут быть следующими:
Как часто следует менять фискальный накопитель?
Срок действия устройства равен 13 или 15 месяцам при использовании общей системы налогообложения. Если предприниматель использует ЕНВД, то необходимо устройство, рассчитанное на 36 месяцев. Торгующим подакцизными товарами разрешено применять любой ФН сроком не более 410 дней. Затем также потребуется замена. При сезонной работе можно выбирать ФН с любым временем действия.
Если ваша касса функционирует автономно, не посылая данные ОФД онлайн, допускается использование накопителя и на 13, 15, и на 36 месяцев, по желанию. Последний вариант при этом будет функционировать максимум 560 дней. А если вы начнёте продажу подакцизного товара — не дольше 410 дней. Рассмотрим и другие причины для осуществления установки фискального накопителя.
Закончилось место в памяти
В микрочипе накопителя сохраняется информация о каждой платёжной операции, а возможности «очистить корзину», как на ПК, в нём нет. Поэтому рано или поздно свободное место заканчивается. К примеру, ФН сроком на 13 месяцев способен вместить до 190 тысяч документов, а на 36 месяцев — до 500 тысяч. То, насколько в данный момент заполнена его память, можно отследить в меню кассы или по номеру чека. В ряде моделей новейших онлайн-касс имеется специальная функция предупреждения. То есть аппарат сам напомнит владельцу о том, что следует сменить накопитель, причём ещё за 2 месяца до его полного заполнения.
Касса заблокирована или произошёл технический сбой
Онлайн-касса может сама блокироваться, если пропала связь с интернетом или рабочая смена не закрывалась дольше суток. Кроме того, блокировка происходит по причине неправильно настроенного времени на аппарате или при проведении платежей без отправки по ним сведений ОФД.
Замена или перерегистрация фискального накопителя может потребоваться при технических сбоях в работе кассового аппарата. Например, если случилось замыкание в электропроводке или окислились контакты. Чтобы устранить технические неисправности, придётся купить новый накопитель или устранить неполадки у продавца устройства по гарантии.
Выберите фискальный накопитель для своей кассы
Ошибки при установке и смена пользователя
По закону накопитель может принадлежать только одному владельцу, в настройках онлайн-кассы должен быть указан лишь один собственник. Если аппарат передаётся в пользование другому хозяину, ФН необходимо заменить и перерегистрировать вашу кассу в налоговой. Исключение составляет передача кассы в отделение или филиал компании.
Вводя номер ИНН на кассе, следует быть очень осторожным, чтобы избежать неверного введения сведений при регистрации. Даже ошибка всего лишь в одном символе способна спровоцировать замену ФН. Старый накопитель по закону нельзя выбрасывать в течение пяти лет, поскольку налоговая при возникновении спорных ситуаций может затребовать его данные.
Как правильно заменить фискальный накопитель?
На замену владельцу кассы даётся 30 дней. В этот период саму кассу можно применять автономно. Если же за эти 30 дней накопитель не будет заменён, можно получить от налоговой штраф. Размер штрафа для ИП составляет от 1500 до 3000 рублей, а для ООО — до 10 000 рублей.
Рекомендуется произвести замену заранее, до того, как окончится срок годности ФН. Можно сделать это самостоятельно, а можно обратиться в специализированную компанию. Тем более что стоимость замены фискального накопителя вполне доступна.
Замена фискального накопителя — инструкция
Рассмотрим этот процесс по этапам:
Перерегистрация кассы является обязательным процессом при активации фискального накопителя. Её можно пройти на сайте nalog.ru. Сделать это нужно не позднее суток после установки нового накопителя. Для начала процесса кликаем на номер кассы, правильно вводим регистрационный номер аппарата, сведения о закрытии его архива и сведения о последующей установке нового устройства. После этого выбираем название кассы, вводим его номер и посылаем заявку на перерегистрацию на рассмотрение с обязательной постановкой электронной подписи владельца ККТ. Если все сведения введены правильно, то ответ от налоговой службы придёт в течение 5 дней. Новая карточка будет размещена в вашем кабинете на ресурсе ФНС.
Завершение процесса
Начиная работу с обновлённым аппаратом, убедитесь в том, что карточка от ФНС пришла. Дело в том, что в перерегистрации может быть отказано, если вы дали неполную информацию или какие-либо данные введены неправильно. Если же карточка пришла, необходимо нажать на пункт «Карточка получена» и завершить процесс. Если процесс регистрации не завершить, то данные о проведённых операциях не будут пересылаться ОФД и есть риск получения штрафа.
Остались вопросы по замене ФН в ККТ?
Напишите нашим специалистам и они ответят на ваши вопросы!
Как заменить фискальный накопитель и перерегистрировать кассу в налоговой
Фискальный накопитель (ФН) в онлайн-кассе нужно сменить, если у него закончились срок действия или память. После замены ФН кассу нужно перерегистрировать в ФНС.
Нюансы, которые надо выяснить перед заменой
Перед началом работы следует помнить о том, что для перерегистрации в личном кабинете нужна действительная ЭЦП. Так как после замены ФН даётся только 1 рабочий день на перерегистрацию, то позаботиться о наличии действующей подписи следует заранее.
Кроме того, модели ФН 1.0 уже поддерживают формат фискальных данных 1.05. Поэтому владельцу нужно убедиться в том, что касса работает с этим форматом ФД 1.05. Фискальные данные версии 1.0 уже не принимаются налоговой.
Узнать об окончании срока действия ФН можно через ОФД, с которым работает коммерсант, а также из отчёта о закрытии смены. Если до конца срока действия накопителя остается меньше месяца, в отчёте «О закрытии смены» отображается строка «Ресурс ФН менее 30 дней». В случае заполнения объёма памяти ФН на 99 % высвечивается строка «Память ФН заполнена». Как только такие сообщения начнут поступать, лучше запланировать замену кассового аппарата. В обратном случае, то есть при окончании срока действия у ФН, он будет заблокирован, и отчёт «О закрытии ФН» не сформируется.
Что нужно для замены фискального накопителя:
Как заменить фискальный накопитель
Предприниматель имеет право работать автономно в течение 30 дней для замены фискального накопителя. Но если за 30 дней ФН не будет установлен, то фирма будет оштрафована. Закон не запрещает предпринимателю менять фискальный накопитель самостоятельно. Именно про физическую процедуру замены мы и поговорим ниже.
Прежде, чем начать процесс, все чеки должны быть сформированы и отправлены в ОФД. Счётчик неотправленных данных должен показывать 0.
Только после этого можно выбрать в меню «Закрыть архив фискального накпоителя». Кассовая машина сформирует отчёт о закрытии и распечатает его на чеке, а электронную версию направит в ОФД.
Раньше, чем это действие будет завершено, вынимать фискальный накопитель нельзя.
Поставить или снять фискальный накопитель не сложнее, чем вставить флэшку в компьютер. Тут, вообщем-то, и рассказывать нечего. Кроме того, что если касса опломбирована, то нужно соблюдать условия её вскрытия. Но далеко не все кассы имеют встроенный в корпус накопитель. Чаще всего он расположен так, что достать его можно и без вскрытия корпуса.
С помощью тест-драйвера или на самом кассовом аппарате в меню нужно найти пункт «Перерегистрация» и синхронизировать время начала эксплуатации нового ФН с компьютером. Кроме того, проверьте, чтобы и отклонений с точным временем не было. Имейте в виду, что у разных кассовых машин это разные меню. Но логика везде одинаковая. Выберите причину перерегистрации «Замена ФН» и проверьте все данные. Не забудьте распечатать отчёт.
Перерегистрация кассы в ФНС также необходима. Найдите ваш ККТ в списке, выберите пункт «Перерегистрировать». Заполните нужные данные и отправьте заявление на рассмотрение. Понадобится электронная подпись.
После этого дождитесь появления карточки регистрации в личном кабинете на сайте налоговой.
Проверьте новую электронную карточку в личном кабинете на nalog.ru, ведь ФНС могут отказать в перерегистрации. Ну, а если вы получили электронную карточку о перерегистрации ККТ, нужно кликнуть на строку «Карточка регистрации получена», а затем нажать «Завершить перерегистрацию». Готово!
Заключение
Главное что стоит помнить о замене фискальных накопителей: