файлинг документов что такое
Как своими силами разработать файлинг-систему — систему классификации документов в компании
Нередко работа секретаря и офис-менеджера кажется рутинной и не особо значимой. Между тем, на секретарях лежит ответственность за такой, по-настоящему творческий участок работы как разработка файлинг-системы организации. В данной статье речь пойдет о том, что такое файлинг-система компании и как разработать ее своими силами для компании среднего размера (а именно в таких компаниях работами по файлинг-системе занимаются секретари).
Для повышения эффективности управления документы в организации принято классифицировать и хранить в определенном порядке. В противном случае тратится много времени на поиск нужного документа, некоторые документы приходится составлять заново, сложно разобраться новому сотруднику — где и что находится и т.д.
При составлении такой классификации говорят о файлинг-системе — системе организации учета и хранения документов на основании определенных параметров, наиболее удобных для конкретного вида деятельности и организации.
Работу по классификации, учету, хранению документов обычно осуществляет секретарь или офис-менеджер. Он разрабатывает вариант файлинг-системы и согласовывает ее с руководством. Часто бывает, что, придя в организацию, секретарь застает уже сложившуюся файлинг-систему и продолжает работать так, как это было принято до него. Но время идет, и те цели, которые решались созданием самой первой файлинг-системы компании могут измениться. В таком случае может сложиться ситуация, что существующий порядок организации документооборота уже недостаточно эффективен и требует оптимизации. Поэтому, даже если файлинг-система в компании была специально разработана (а не сложилась стихийно, как бывает чаще всего), то примерно 1 раз в год она должна подлежать ревизии и необходимой корректировке.
Разработка или оптимизация файлинг-системы компании осуществляется по следующему алгоритму:
• Ревизия всех документов компании
• Выбор параметров классификации
• Группировка всех документов в соответствии с выбранными параметрами
• Проверка полученной системы на непротиворечивость, апробация, внесение необходимых корректив.
Рассмотрим эти этапы по порядку.
Ревизия всех документов компании.
Итак, прежде чем приступить к разработке или оптимизации файлинг-системы необходимо провести полную ревизию всех документов компании. Работа эта долгая и кропотливая, требующая усердия и внимательности. Планируя работу по разработке файлинг-системы, стоит иметь ввиду, что на ревизию всех документов уйдет более всего времени. В зависимости от объема документооборота компании ревизия может длиться от нескольких недель до нескольких месяцев. Но независимо от того, сколько документов в компании, этот этап нельзя исключать ни в коем случае. Иначе, потом, когда дело дойдет до параметров классификации, придется, при обнаружении неучтенного документа, постоянно вносить изменения в систему и процесс этот может затянуться очень сильно.
Вместе с ревизией документов можно совместить процесс сортировки документов (имеется ввиду их размещение в шкафах или на полках). Сам процесс ревизии состоит в составлении полного реестра документов. Лучше всего эту работу сразу проводить на компьютере, с тем, чтобы потом проще было группировать документы. Ревизия документов кажется рутинной и неинтересной работой, но она очень важна. Без тщательного учета всех документов невозможно переходить к следующему этапу работы. Кроме того, бывает, что при ревизии находятся считавшиеся давно потерянными документы или обнаруживаются документы, о существовании которых вообще мало кто подозревал. Так что этот процесс обычно сопровождается приятными сюрпризами и открытиями. Кроме того, ревизию можно совместить с наведением порядка. Необходимо уничтожить все ненужные документы (черновики и прочие, оставленные «на всякий случай» бумаги), а также отложить отдельно все архивные документы, которые точно больше не потребуются в работе, но хранить которые все же нужно. Но, стоит иметь ввиду, что решение по вопросу, что относится к ненужным и архивным документам — это не уровень полномочий секретаря. Эти вопросы обязательно нужно согласовать с руководителем.
Пример. В нашей компании как-то произошел один неприятный инцидент. Секретарь очень любила наводить порядок и время от времени разбирала бумаги. Все было хорошо, пока однажды мы не обнаружили, что куда-то пропала целая стопка подготовленных для переработки раздаточных материалов для тренинга. Когда секретаря призвали к ответу, выяснилось, что она посчитала, что это ненужные черновики и выкинула их. То есть самостоятельно приняла решение, которое совершенно не входило в ее полномочия. Естественно, получила за это выговор, но материалов-то было уже не вернуть. Конечно, после такой самодеятельности, доверие к сотруднику было подорвано.
Выбор параметров классификации.
Второй этап разработки файлинг-системы компании состоит в определении признаков классификации имеющихся документов. Это самый сложный и ответственный этап работы. Так как варианты классификации могут быть самые разные, то и сам процесс представляет большое поле для творчества.
Документация может быть сгруппирована по следующим основным признакам:
• Тематически. В одну группу объединяются документы одинакового содержания. Например, в одну группу помещается вся информация, которая относится к клиентам, в другую вся, которая относится к партнерам, в третью, все, что относится к собственному персоналу и т.д.
• Номинально. В одну группу объединяются документы имеющие одинаковое название. Например, отчеты, приказы, письма и т.д.
• Хронологически. В группы объединяются документы по датам создания, получения, отправки. Например, все документы, созданные в октябре 2004 года, в ноябре 2004 года и т.д.
• По авторам. В группы объединяются документы в зависимости от их автора. Например, папки каждого сотрудника, папки отдельных отделов, документы, созданные определенной комиссией и т.д.
• По корреспондентам. В группу объединяются документы, имеющие одинаковый (или сходный) адресат. Например, переписка с налоговой инспекцией, переписка с арендаторами.
Обычно в файлинг-системе совмещается группировка по нескольким основаниям.
Пример. «Фрагмент файлинг-системы с использованием группировки по тематическому, хронологическому и авторскому основаниям»
Тематический принцип классификации
Хронологический принцип классификации
Хронологический принцип классификации
Авторский принцип классификации
filing system
Смотреть что такое «filing system» в других словарях:
filing system — ➔ system * * * filing system UK US noun [C] WORKPLACE ► the way that documents and files are organized, on a computer or in an office: »Without money to invest in technology improvements, the agency continued to rely on a paper based filing… … Financial and business terms
filing system — susisteminta rinkmena statusas Aprobuotas sritis asmens duomenų apsauga apibrėžtis Rinkmena asmens duomenų, sistemiškai išdėstytų pagal tam tikrus su asmeniu susijusius kriterijus, leidžiančius lengviau surasti asmens duomenis rinkmenoje.… … Lithuanian dictionary (lietuvių žodynas)
filing system — noun a system of classifying into files (usually arranged alphabetically) • Syn: ↑file system • Hypernyms: ↑classification system … Useful english dictionary
filing system — / faɪlɪŋ ˌsɪstəm/ noun a way of putting documents in order for easy reference … Marketing dictionary in english
filing system — / faɪlɪŋ ˌsɪstəm/ noun a way of putting documents in order for easy reference … Dictionary of banking and finance
Disc Filing System — DFS Developer Acorn Computers Full name Disc Filing System Introduced 1982 (Acorn MOS) Partition identifier None Structures Directory contents Single catalogue of 31 fi … Wikipedia
Electronic Filing System — The Electronic Filing System (or EFS) is the Singapore Judiciary s electronic platform for filing and service of documents within the litigation process. In addition, it provides the registries of the Supreme Court and the Subordinate Courts with … Wikipedia
Advanced Disc Filing System — infobox filesystem name = ADFS full name = Advanced Disc Filing System developer = Hugo Tyson introduction os = Acorn MOS introduction date = 1983 partition or Nick (Directory header/footer) directory struct = Hierarchical catalogues… … Wikipedia
Advanced Disc Filing System — ADFS Разработчик Hugo Tyson Файловая система Advanced Disc Filing System Дата представления 1983 (Acorn MOS) Метка тома Hugo or Nick (Directory header/footer) Структура Содержимое папок Иерархические каталоги … Википедия
relevant filing system — Any set of information relating to individuals which is not processed automatically but which is structured by reference to individuals or to criteria relating to individuals in such a way that specific information relating to a particular… … Law dictionary
Как переводится и что значит GONE.Fludd?
GONE – потерянный, Fludd – фамилия алхимика, чья философия была близка на раннем этапе карьеры.
Другие интересные вопросы и ответы
В какой парадигме программирования реализован язык паскаль? в какой парадигме программирования реализован язык паскаль?
Язык программирования строится в соответствии с той или иной базовой моделью вычислений и парадигмой программирования.
Несмотря на то, что большинство языков ориентировано на императивную модель вычислений, задаваемую фон-неймановской архитектурой ЭВМ, существуют и другие подходы. Можно упомянуть языки со стековой вычислительной моделью (Форт, Factor, PostScript и др.), а также функциональное (Лисп, Haskell, ML, F#, РЕФАЛ, основанный на модели вычислений, введённой советским математиком А. А. Марковы
Диплинк или партнерская ссылка, в чем разница?
Начала работу в партнерке epn.bz и никак не пойму, чем же отличается диплинк от партнерской ссылки? Клики идут одинаковые, я оба варианта пробовала.
Есть опытные люди в данной сфере? Объясните “чайнику”)
Для себя я понимаю разницу между партнерской ссылкой на товар и диплингом так: партнерская ссылка ведёт покупателя на конкретный товар и если покупатель приобрел не этот товар, а другой, то рекламодателю, то есть мне, вознаграждение не начисляется. А диплинг – это ссылка на магазин плюс ссылка на интересный товар. И в случае покупки любого товара с данного магазина рекламодатель получает денежки. Как итог: диплинг является более функциональной ссылкой. А уж что именно использовать на своих рекламных площадках – дело личное. Если есть полновесная статья на определённый, конкретный товар, то продвигать его лучше при помощи партнерской ссылки. А если речь, например, о группе товаров, то диплинг – штука просто незаменимая!
Что такое “файлинг”?
Чем отличаются мемфис, трилл, фонк, клауд?
Клауд-рэп — опять же как трэп, только басс ооочень спокойный, семплы медленные и тихие, а текста о курении травы, бабах и деньгах. Называется так, потому что создаёт ощущение «полёта в облаках» — чувство безмятежности и спокойствия.
Файлинг документов что такое
english version карта сайта обратная связь 
Нередко работа секретаря и офис-менеджера кажется рутинной и не особо значимой. Между тем, на секретарях лежит ответственность за такой, по-настоящему творческий участок работы как разработка файлинг-системы организации. В данной статье речь пойдет о том, что такое файлинг-система компании и как разработать ее своими силами для компании среднего размера (а именно в таких компаниях работами по файлинг-системе занимаются секретари).
Работу по классификации, учету, хранению документов обычно осуществляет секретарь или офис-менеджер. Он разрабатывает вариант файлинг-системы и согласовывает ее с руководством. Часто бывает, что, придя в организацию, секретарь застает уже сложившуюся файлинг-систему и продолжает работать так, как это было принято до него. Но время идет, и те цели, которые решались созданием самой первой файлинг-системы компании могут измениться. В таком случае может сложиться ситуация, что существующий порядок организации документооборота уже недостаточно эффективен и требует оптимизации. Поэтому, даже если файлинг-система в компании была специально разработана (а не сложилась стихийно, как бывает чаще всего), то примерно 1 раз в год она должна подлежать ревизии и необходимой корректировке.
Разработка или оптимизация файлинг-системы компании осуществляется по следующему алгоритму:
Ревизия всех документов компании
Выбор параметров классификации
Группировка всех документов в соответствии с выбранными параметрами
Проверка полученной системы на непротиворечивость, апробация, внесение необходимых корректив.
Рассмотрим эти этапы по порядку.
Ревизия всех документов компании.
Итак, прежде чем приступить к разработке или оптимизации файлинг-системы необходимо провести полную ревизию всех документов компании. Работа эта долгая и кропотливая, требующая усердия и внимательности. Планируя работу по разработке файлинг-системы, стоит иметь ввиду, что на ревизию всех документов уйдет более всего времени. В зависимости от объема документооборота компании ревизия может длиться от нескольких недель до нескольких месяцев. Но независимо от того, сколько документов в компании, этот этап нельзя исключать ни в коем случае. Иначе, потом, когда дело дойдет до параметров классификации, придется, при обнаружении неучтенного документа, постоянно вносить изменения в систему и процесс этот может затянуться очень сильно.
Пример. В нашей компании как-то произошел один неприятный инцидент. Секретарь очень любила наводить порядок и время от времени разбирала бумаги. Все было хорошо, пока однажды мы не обнаружили, что куда-то пропала целая стопка подготовленных для переработки раздаточных материалов для тренинга. Когда секретаря призвали к ответу, выяснилось, что она посчитала, что это ненужные черновики и выкинула их. То есть самостоятельно приняла решение, которое совершенно не входило в ее полномочия. Естественно, получила за это выговор, но материалов-то было уже не вернуть. Конечно, после такой самодеятельности, доверие к сотруднику было подорвано.
Выбор параметров классификации.
Второй этап разработки файлинг-системы компании состоит в определении признаков классификации имеющихся документов. Это самый сложный и ответственный этап работы. Так как варианты классификации могут быть самые разные, то и сам процесс представляет большое поле для творчества.
Документация может быть сгруппирована по следующим основным признакам:
Тематически. В одну группу объединяются документы одинакового содержания. Например, в одну группу помещается вся информация, которая относится к клиентам, в другую вся, которая относится к партнерам, в третью, все, что относится к собственному персоналу и т.д.
Номинально. В одну группу объединяются документы имеющие одинаковое название. Например, отчеты, приказы, письма и т.д.
Хронологически. В группы объединяются документы по датам создания, получения, отправки. Например, все документы, созданные в октябре 2004 года, в ноябре 2004 года и т.д.
По авторам. В группы объединяются документы в зависимости от их автора. Например, папки каждого сотрудника, папки отдельных отделов, документы, созданные определенной комиссией и т.д.
По корреспондентам. В группу объединяются документы, имеющие одинаковый (или сходный) адресат. Например, переписка с налоговой инспекцией, переписка с арендаторами.
Обычно в файлинг-системе совмещается группировка по нескольким основаниям.
Пример. «Фрагмент файлинг-системы с использованием группировки по тематическому, хронологическому и авторскому основаниям»
Тематический принцип классификации
Хронологический принцип классификации
Хронологический принцип классификации
Авторский принцип классификации
filing document
Смотреть что такое «filing document» в других словарях:
filing — n 1: an act or instance of filing something 2: a document filed Merriam Webster’s Dictionary of Law. Merriam Webster. 1996. filing … Law dictionary
filing fee — see fee 2 Merriam Webster’s Dictionary of Law. Merriam Webster. 1996. filing fee … Law dictionary
document sharing — ˈdocument ˌsharing noun [uncountable] COMPUTING when a computer system allows different people to read or make changes at the same time to a document stored on the system: • Online document sharing is popular with business professionals,… … Financial and business terms
Filing (legal) — In law, filing is the act of submitting a document to the clerk of a court for the court s immediate consideration, for storage in the court s files, or both. Courts will not consider motions unless an appropriate memorandum or brief is filed… … Wikipedia
Document Management System — Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Man versteht darunter in Deutschland die Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen. Bei der Verwaltung von… … Deutsch Wikipedia
filing — I. noun Date: 14th century 1. an act or instance of using a file 2. a fragment rubbed off in filing II. noun Date: 1712 1. an act or instance of filing something 2. a document filed … New Collegiate Dictionary
filing fee — The fee charged by a public officer for the filing of a pleading, an instrument, or document in his office. The amount to be paid to the clerk of court upon filing a petition in bankruptcy or a petition for relief in the bankruptcy court by way… … Ballentine’s law dictionary
filing — fil|ing [ˈfaılıŋ] n 1.) [U] the work of arranging documents in the correct ↑files 2.) filings [plural] small sharp bits that come off when a piece of metal is cut or ↑filed ▪ iron filings 3.) a document, report etc that is officially recorded ▪ a … Dictionary of contemporary English
filing articles of incorporation — The depositing of articles of incorporation in the public office specified by statute as the place of filing with the intent that the document is to remain on file in the office. 18 Am J2d Corp § 39 … Ballentine’s law dictionary
filing — Ⅰ. file [1] ► NOUN 1) a folder or box for keeping loose papers together and in order. 2) Computing a collection of data or programs stored under a single identifying name. 3) a line of people or things one behind another. 4) Military a small… … English terms dictionary
filing cabinet — fil·ing cab·i·net || ‚faɪlɪŋ‚kæbnɪt cabinet with drawers designed to hold file folders (used for document storage) … English contemporary dictionary