Если у работника электронная трудовая книжка что он должен предоставить при трудоустройстве
Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — новая альтернатива традиционной бумажной, отражающая карьерный путь человека. Если в организацию устраивается работник с цифровой версией книжки, то процедура оформления не отличается от стандартной. За исключением того, что вместо бумажной трудовой он принесет непривычную справку.
Особенности приема на работу работника с ЭТК
При трудоустройстве гражданин предоставляет новому работодателю информацию о своей карьерной деятельности. Эти сведения содержатся в трудовой книжке, а если гражданин перешел на ЭТК, то в электронном реестре пенсионного фонда.
Принимая такого работника, кадровик должен попросить у него (ст. 65 ТК РФ):
Исходя из специфики деятельности работодатель все также может требовать справку об отсутствии судимости, наркотической зависимости, психических заболеваний.
Работник, перешедший на электронную книжку, предоставляет сведения о трудовом движении в виде справки СТД-Р. Ее выдает предыдущий работодатель в день увольнения. Документ распечатывается и подписывается директором предприятия или отправляется электронным файлом, заверенным ЭЦП.
Но справка отражает период работы только на последнем месте, а кадровику нужно рассчитать страховой стаж гражданина за всю жизнь. Поэтому кандидату придется предоставить еще и обычную трудовую или информацию из пенсионного фонда.
Второй вариант для работодателя надежнее первого, поскольку достоверно отражает карьерное движение гражданина. Справка предоставляется в форме СТД-ПФР и содержит трудовую историю. Кандидат может запросить ее в многофункциональном центре, в пенсионном фонде или на «Госуслугах». Если же работник показал традиционную трудовую, то забирать ее нельзя. Она будет храниться у владельца.
Оформив работника, кадровик должен сообщить в территориальный ПФР о приеме гражданина с помощью отправки нового отчета по форме СЗВ-ТД не позднее дня, следующего за датой издания приказа. Документ отражает должность, структурное подразделение, профессию, специальность, квалификацию трудящегося.
В дальнейшем по каждому лицу кадровик будет собирать информацию об их карьерном движении в электронном виде и передавать ее в пенсионный фонд тем же отчетом (форма СЗВ-ТД), но уже до 15 числа каждого месяца. При этом организации с численностью от 25 человек подают данные в xml-формате (п. 1.9 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).
В процессе деятельности сотрудник может запросить сведения из трудовой, например, для получения кредита. Раньше делали копию бумажной книжки, но теперь когда она электронная, потребуется дать выписку по форме СТД-Р. Это та же справка, которую приносил работник при трудоустройстве от бывшего работодателя. Ее необходимо выдавать не только при увольнении, но и по запросу сотрудника в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Справка печатается на бумаге и подписывается руководителем либо предоставляется электронным файлом, подтвержденным ЭЦП.
Новый работник хочет перейти на ЭТК
Трудоустраивающийся к новому работодателю работник может пожелать перейти на электронную книжку. Тогда справки СТД-Р при поступлении на работу у него не будет, и он предъявит бумажную трудкнижку. Кадровик оформит прием работника как обычно и через 5 дней сделает в книжке запись о назначении на должность (абз. 3 ст. 66 ТК РФ).
Чтобы перевести его на ЭТК, придется выполнить ряд действий:
С этого момента кадровик не несет ответственности за хранение трудовой книжки работника. А когда он решит уволиться, то получит только справку СТД-Р.
Как предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Трудовая книжка – основной документ при устройстве на работу, подтверждающий трудовую деятельность и стаж. С 2020 года введен электронный формат этого документа. Как предъявить электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Если гражданин выбрал электронную трудовую книжку, а после этого решил сменить работу, то информацию о трудовой деятельности он может представить новому работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета.
При увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности также либо на бумаге, либо в электронном виде. В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные фиксируются в ней.
Самостоятельно посмотреть сведения из электронной трудовой книжки можно в личном кабинете на сайте ПФР, на портале госуслуг, а также через соответствующие приложения на смартфоне.
Информацию из электронной трудовой книжки в бумажном виде можно получить в территориальном органе Пенсионного фонда России, в многофункциональном центре (МФЦ) или у работодателя.
Важно помнить, что если человек выбирает электронную трудовую книжку, то это не значит, что бумажная трудовая перестает использоваться и теряет свою значимость. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения с 2020 года.
В Марий Эл почти 24 тысячи работников выбрали электронную трудовую книжку.
Прием и увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой
Многие бухгалтеры и кадровики столкнулись с новой реальностью — работники с электронными трудовыми приходят устраиваться на работу и увольняются. Что требовать при приеме, какие документы выдавать при расставании с сотрудником, где самим сотрудникам получать о себе данные? Постараемся ответить на самые горячие вопросы в сегодняшней статье.
Работник устраивается в 2020 году на работу впервые, ему оформляется бумажная трудовая книжка или он сразу может выбрать электронную?
Категория впервые трудоустраивающихся в 2020 году не нашла своего места в новом законе, в нем лишь говорится о тех, кто начнет трудовую деятельность с 1 января 2021 года (им сразу необходимо оформлять ЭТК). Поэтому существует две позиции по этому поводу:
Наши эксперты рекомендуют оформить бумажную трудовую книжку при трудоустройстве, т.е. выбрать вариант 1, это безопаснее с точки зрения действующего законодательства.
Допустим, трудовой договор с сотрудником заключен 30 октября, в это же день выпущен приказ, а к работе он приступит только 1 ноября. От какой даты считать срок для подачи сведений СЗВ-ТД?
В соответствии с пунктом 1.8 Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» сведения по форме СЗВ-ТД подаются:
«. в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения). »
Получается срок надо отсчитывать от даты приказа — 30 октября.
На работу принимается сотрудник, перешедший на ЭТК. Какие документы он предъявляет при трудоустройстве?
Как посчитать стаж работнику (для расчета больничного или в других целях), который принес СТД-Р с последнего места работы и больше ничего?
Если ранее сотруднику велась трудовая книжка, он может предъявить и ее тоже, а также запросить сведения, внесенные в электронную трудовую и отсутствующие в предъявленной форме, через МФЦ, ПФР или через личный кабинет на сайте Госуслуг. К тому же при увольнении сотруднику обязаны выдать справку о заработке за последние 2 года, как раз для расчета больничного (справка формы 182н). Если он ее не получил — придется работнику обратиться за документом к бывшему работодателю.
Если сотрудник пришел на работу в качестве совместителя, нужно ли подавать на него сведения СЗВ-ТД?
Обязательно, сведения подаются, как по основной работе, так и по совместительству. А вот ставка в форме не отражается. Для тех, кому размер ставки важен, например, по работникам организаций Крайнего Севера, эта информация указывается в СЗВ-СТАЖ.
При увольнении работнику, который выбрал ЭТК, выдается форма СТД-Р. Нужно вносить туда все сведения или только с момента подачи заявления на ЭТК?
СТД-Р включает информацию обо всех кадровых событиях по работнику в данной организации, включая прием на работу, перемещения, переводы и т.п. и, конечно, увольнение.
Что вообще делать с формой СТД-Р, предъявленной сотрудником — хранить, отдать ему после внесения в документы необходимых сведений, сделать копию?
Никаких требований на этот счет закон не содержит, можно забрать сведения, снять с них копию или просто вернуть работнику. Разумным, вероятно, будет оставление себе копии данных.
Нужно ли подавать сведения СЗВ-ТД на иностранных сотрудников?
На иностранцев распространяются те же правила, что и на граждан России — им необходимо завести (если нет) трудовую книжку, рассказать о вариантах ее ведения и подавать сведения в ПФР.
В какой форме выдавать СТД-Р при увольнении? Как отправить электронный экземпляр?
Можно отправить форму в любом удобном работнику виде — выдать печатный экземпляр или, например, отправить на электронную почту документ, подписанный КЭП (квалифицированной электронной подписью).
Если сотрудник укажет такой вариант в своем заявлении, то можно передать сведения непосредственно новому работодателю через систему электронного документооборота.
Как часто сотрудник может запрашивать сведения СТД-Р?
Сотрудник может неограниченное число раз письменно обращаться за выдачей подобных сведений к работодателю, но на предоставление сведений дается 3 рабочих дня, так то требовать данных «здесь и сейчас» сотрудник не может. А вот при увольнении, для того, чтобы получить СТД-Р, никаких заявлений не нужно, работодатель выдает форму с другими документами в день увольнения.
Какие у вас возникали трудности при оформлении новой формы трудовой, с какими вопросами обращались сотрудники — расскажите о нестандартных ситуациях, возникающих при оформлении СЗВ-ТД и СТД-Р?
Если вы ищете ответы на вопросы — вам помогут наши эксперты.
Электронная трудовая книжка: особенности оформления и ведения
С 1 января 2020 года, согласно Федеральному закону № 439-ФЗ, все работодатели формируют сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Закон регламентирует правила, сроки, формы предоставления отчётности. Как оформить электронную трудовую книжку, по каким правилам осуществлять ее ведение, как принять работника без стажа — эти и другие вопросы рассмотрим в статье.
Что такое электронная трудовая книжка?
Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Кто может видеть электронную трудовую книжку:
Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.
Как и где посмотреть электронную книжку может работник:
обратиться непосредственно в ПФР
заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;
запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.
В первых двух вариантах работник получает справку по форме СТД-ПФР, где содержится полная информация о трудовой деятельности с начала 2020 года. Справку подписывает уполномоченный сотрудник ПФР с помощью ЭЦП. Работодатель же заполняет, заверяет и выдаёт справку по форме СТД-Р в день увольнения или в срок до 3 дней по запросу работника.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.
Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:
Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.
Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.
Если работник не перешёл на электронную ТК и сохранил бумажную, он может изменить своё решение в любой момент у текущего или следующего работодателя. Тем, кто впервые оформляет трудоустройство, с 1 января 2021 года делают только электронную трудовую книжку.
Как завести электронную трудовую книжку?
Для каждого работника создаётся индивидуальный отчёт по форме СЗВ-ТД, в который далее вносят изменения. СЗВ-ТД формируется и для внешних и внутренних совместителей, и для удалённых сотрудников. Исключением являются лица, работающие по договорам на оказание услуг и ГПХ.
В отчёте работодатель указывает свой регистрационный номер в ПФР, название компании, ИНН, КПП, а также данные сотрудника — ФИО, дату рождения, СНИЛС. Обязательно указывают дату приёма на работу и все важные изменения в процессе трудовой деятельности (смена должности, новая специальность или квалификация), вносят отметку об увольнении. Указывают основания для оформления кадрового события, например, данные приказа.
Как подавать отчёт в ПФР?
Если количество работников юрлица превышает 25 человек, отчёты направляются только в электронном виде, в обязательном порядке заверенные ЭЦП. Организациям и ИП с численностью сотрудников до 25 человек СЗВ-ТД можно подавать как в электронном, так и в бумажном виде. Бумажный документ заверяется подписью руководителя юрлица или его доверенного лица, а в случае с ИП — личной подписью.
Отчитаться перед ПФР работодатель обязан на следующий день после издания приказа о приёме на работу или увольнении. Также необходимо отчитываться ежемесячно до 15 числа о наличии или отсутствии изменений. За нарушение сроков предусмотрены штрафы по ч.2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.
Прием нового сотрудника
При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:
Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.
Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.
Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.
Увольнение работника
Работодатель обязан в день увольнения выдать СТД-Р работнику, который перешёл на электронную ТК. Также он может, но не обязан предоставлять СТД-Р работникам, которые сохранили бумажную ТК.
По сути, электронная трудовая книжка очень удобна для работодателя. Сложности могут возникнуть из-за сроков подачи отчётности. Например, когда за один день нужно сделать перевод целого подразделения, успеть подать отчёт за всех крайне тяжело. Значительно упрощает процесс сервис «СФЕРА Отчётность». Вы можете быстро отправлять отчёты по форме СЗВ-ТД в ПФР в электронном формате, подписанные ЭЦП. Сервис всегда доступен онлайн.
Как использовать электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж при устройстве на работу. С 2020 года появилась возможность вести этот документ в электронном виде. Около 31 тыс. работающих граждан в Архангельской области и НАО выбрали электронную трудовую книжку.
Если работник, чья трудовая книжка ведется в электронном виде, увольняется, то в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности за период работы у него. Сведения выдаются на бумажном носителе или в электронном виде (в этом случае они должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью). Если в день прекращения трудового договора выдать сведения из электронной трудовой книжки невозможно, например, в связи с тем, что работник отсутствует на рабочем месте или отказывается их получать, работодатель обязан направить их работнику в бумажном виде по почте заказным письмом с уведомлением.
Сведения о трудовой деятельности могут быть выданы работодателем не только при увольнении, но и в период работы. Срок представления сведений в этом случае составляет не более трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления.
Получить информацию из своей электронной трудовой книжки работник может и самостоятельно: в личном кабинете на сайте ПФР или на портале госуслуг. Электронная выписка со сведениями о трудовой деятельности формируется в pdf-формате и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью МИЦ ПФР. Документ можно сохранить на компьютер или мобильное устройство, при необходимости распечатать или направить по электронной почте.
При приеме на новую работу граждане, выбравшие электронную трудовую книжку, представляют работодателю информацию о своей трудовой деятельности либо в распечатанном виде на бумаге, либо в электронном. Представленные сведения работодатель при необходимости переносит в свою систему кадрового учета.
Подробная информация об электронной трудовой книжке размещена в одноименном разделе на сайте Пенсионного фонда РФ pfr.gov.ru.