Бизнес карта ип на что тратить при усн
Бизнес-карта
Бизнес-карта: что это такое, зачем она нужна и как правильно пользоваться этим инструментом.
Несмотря на повсеместное распространение «безнала», бизнесмены не могут полностью обойтись без расчетов наличными. Такие операции нужны, например, для выдачи командировочных, оплаты текущих хозяйственных расходов и т.п. Чтобы упростить работу с платежами, банки выдают владельцам расчетных счетов бизнес-карты.
Что такое бизнес-карта и чем она полезна
Бизнес-карта для предприятия или ИП выполняет те же функции, что и обычная дебетовая карта для физического лица. При открытии счета банк может «привязать» к нему одну или несколько таких бизнес-карт. Иногда для бизнес-карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.
Некоторые банки (например — Сбербанк) предлагают и кредитные бизнес-карты. Здесь также видна аналогия с «кредитками» для физических лиц: банк устанавливает определенный лимит, в пределах которого бизнесмен может пользоваться заемными средствами. Также условия использования бизнес-кредитки обычно включают в себя и льготный (беспроцентный) период.
Руководитель компании либо другие уполномоченные лица могут финансировать необходимые для бизнеса затраты, расплачиваясь картой.
Использование бизнес-карты позволяет:
Как можно использовать бизнес-карту
С зарплатой ситуация сложнее. Средства, снятые с бизнес-карты, считаются подотчетными суммами. Поэтому их нужно сначала сдать в кассу и только потом можно выдать вознаграждение сотрудникам. Поэтому в большинстве случаев проще выплатить зарплату в обычном порядке, т.е. сразу перечислить деньги с расчетного счета на личные карты работников.
Может ли ИП тратить средства с бизнес-карты на личные нужды
Индивидуальный предприниматель, как физическое лицо, имеет право свободно распоряжаться всеми своими средствами. Поэтому он после уплаты налогов может пользоваться деньгами на счете для личных покупок, в т.ч. и с помощью бизнес-карты.
Бухучет ИП вести не обязан , а налоговый учет в данном случае зависит от режима налогообложения.
Можно ли оплачивать с бизнес-карты ООО личные затраты собственников и руководства компании
Руководитель организации, особенно, если он является еще и учредителем, иногда «путает» средства на бизнес-карте со своими личными деньгами. Но так поступать не следует, потому что, в отличие от ИП, деньги компании не принадлежат ее собственнику «напрямую», даже если он – единственный владелец.
С юридической точки зрения имущество коммерческой организации обособлено от ее учредителей (п. 1 ст. 66 ГК РФ). Все деньги на счете – это средства компании, поэтому их можно тратить только на ведение бизнеса, вне зависимости от налогового режима. Если производились затраты на личные нужды, то у собственника и организации может возникнуть немало проблем:
Во всех описанных случаях виновным может грозить не только материальная, но и уголовная ответственность. Нарушение перейдет в статус уголовного преступления при следующих условиях:
Снятие наличных с бизнес-карты ИП и ООО
Снимать наличные с бизнес-карты могут, как юридические лица, так и предприниматели.
В целом здесь «работает» то же ограничение, что и при безналичной оплате картой. Предприниматели могут расходовать средства, как на бизнес, так и на личные нужды, но должны вести раздельный учет. А юридические лица обязаны соблюдать целевую направленность всех расходов – тратить деньги только на нужды компании.
Однако следует помнить еще и о «специфических» рисках, связанных именно с наличными расчетами. В соответствии с законом от 07.08.2001 № 115-ФЗ банки пристально следят за оборотом наличных денег, и это в равной степени касается как юридических лиц, так и предпринимателей.
Каждый банк использует свои критерии для выявления «подозрительных» операций с наличными, но можно дать несколько общих советов:
Как быть, если вы уже провели «сомнительную» операцию
Если ошибочная операция уже проведена, то во многих случаях ситуацию можно исправить. Действия здесь зависят от того, какая именно ошибка допущена:
Такие деньги считаются выданными в подотчет. Самый простой вариант – вернуть эти средства в кассу. Но если там накопилась крупная сумма, то задолженность можно зачесть в счет будущих выплат. Это могут быть дивиденды или зарплата (в случае, если собственник одновременно является и директором).
Эту операцию можно квалифицировать, как распоряжение собственника третьему лицу (т.е. своей компании) произвести за него расчеты (ст. 313 ГК РФ). В дальнейшем он должен взять на себя обязательство возместить организации понесенные затраты. Это может быть, как прямой возврат средств, так и удержание из полагающихся владельцу выплат.
Рассмотренные выше способы позволяют полностью избавиться от проблем, но здесь требуется добрая воля собственника. Если же он искренне считает все средства компании своими и отказывается помогать бухгалтерам, то остаются только «сомнительные» варианты решения вопроса:
Если же невозвратные займы выдаются регулярно, то инспектора, скорее всего сочтут их выплатой заработной платы. Тогда придется заплатить не только подоходный налог, но и страховые взносы.
Также некоторые личные расходы можно оформить, как командировочные или представительские. Это могут быть авиа- и железнодорожные билеты, услуги гостиниц и ресторанов, покупка сувениров и т.п.
Но нужно быть готовым к тому, что при проверке придется обосновать деловую цель произведенных затрат. А если речь идет о покупке имущества, то его необходимо будет предъявить контролерам.
Вывод
Бизнес-карта — удобный платежный инструмент, привязанный к расчетному счету компании или ИП. Она позволяет уменьшить долю наличного оборота, упростить финансирование текущих затрат бизнесмена и снизить расходы на проведение платежей.
Однако при использовании бизнес-карты следует помнить следующее:
Корпоративная карта: как не попасть на проблемы с налоговой и банками
Это пластиковая карточка, которая привязана к расчетному счету в банке открытому ИП. Есть карты, которые напрямую привязаны к расчетному счету и баланс на одной равен балансу на другой. Чтобы ей рассчитаться никаких дополнительных действий не нужно, просто она должна быть с собой, чтобы в любом месте вы могли ею расплатиться.
Есть другой вид, у такой карты отдельный счет: чтобы рассчитаться по ней за покупку в магазине, вам нужно заранее перевести деньги с расчетного счета ИП на счет карты.
В разных банках разные тарифы на обслуживание таких карт, не забывайте об этом, когда открываете счёт. Обязательно уточняйте про комиссии, которые будут идти в банк за переводы по корпоративной карте и снятие наличных. Опять же, не все карты поддерживают снятие. Это лучше уточнить сразу, а в некоторых банках комиссия за снятие наличных огромная или есть лимит на такие операции.
Корпоративная карта может быть именной для каждого сотрудника отдельно, а может быть моментальной и не содержать личной информации. Ими можно пользоваться любому, у кого она в руках, главное, чтобы это был сотрудник организации, а не просто родственник ИП.
Что делать с корпоративной картой и зачем она нужна?
В рамках деятельности, можно расплачиваться ей через интернет-переводы, например, за рекламу в Яндексе. С помощью корпкарты можно оплатить любой представительский, командировочный расход, оплатить купленную канцелярию в магазине, сотовую связь и т.п.
Главное для налоговой помнить одно золотое правило: сохранять документы по каждой проведенной по корпоративной карте покупке. Вовремя отправлять их бухгалтеру.
Какие расходы по корпоративной карте не вызовут вопросов у налоговой?
Скажем, личное приложение для ускорения работы интернета или средства защиты, роутер, усилители, модемы не всегда идут в учет, если работают у в квартире, а не в офисе, нужны в личных целях.
Задача при принятии в учет расходов по корпоративной карте — разделить личные и рабочие расходы. В итоге, не придется объяснять налоговой и банку, почему средства ушли с карты на те или иные цели, соблюдать документальное подтверждение так же обязательно. Нет бумаги — нет расхода в учете.
Еще одна задача этих расходов — это увеличение прибыли. Все что не приносит прибыль прямо или косвенно, сразу убираем из расходов к учету.
ИП может тратить с корпоративной карты деньги и на личные нужды. Законодательство не предусматривает ограничений на этот счёт.
Если ИП на патенте или УСН-6%, то для налоговой не имеет значения, куда идут расходы с корпоративной карты. ИП на ОСНО и УСН-15% может учесть расход в целях деятельности в отчете, если подтвердит их документами. Налоговая не откажет в уменьшении налога, главное отчитаться вовремя.
Как отразить в учете расходы по корпоративной карте?
Как избежать блокировки корпоративной карты?
На самом деле, для блокировки гораздо больше критериев у банка и самое интересное, что все они выходят автоматически при просмотре банковской выписки, а также ставят красную отметку на такого рода операции. Репутация ИП и рейтинг надёжности падает, и банковская программа выдает блок.
А личная карта — она зачем?
Осуществлять переводы другим физическим лицам без риска блокировки и пояснения перед налоговой, все эти расходы не пойдут ни в один отчёт по ИП для налоговой. Они не уменьшают налоги. Но как раз эта карта и даёт право личных платежей без ограничений и опасений перед банком. По ней тоже есть, скорее всего, свои лимиты, которые банк при выдаче должен озвучить. Плюс ее обслуживание не бесплатное и она сама несет дополнительный расход в виде комиссии банку. Но она дает много преимуществ, в том числе популярные сейчас «кэшбэк» в магазинах партнёрах. По снятию наличных тоже лимит свой, но соблюдая его, вы всегда снимайте наличные без проблем на личные нужды, при этом никаких документов и отчетов по ней не нужно.
Личную карту налоговая не проверяет?
Будьте готовы к тому, что можно проверить доход и расход по любой карте, в том числе и по личной.
Как обращаться с корпоративной и личной картами, чтобы их не заблокировали
Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.
Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок.
Как отчитываться за расходы по бизнес-карте
Бизнес-картой можно оплачивать расходы на бизнес напрямую со счета — это могут делать и владельцы бизнеса, и рядовые сотрудники. Но как потом отчитаться по этим тратам перед налоговой?
Надежда Тарасова
Эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету в Тинькофф Бизнесе
Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.
На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?
В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Виктор Подгорский.
Кому и зачем нужно отчитываться
ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.
ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.
Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.
Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.
К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.
Какие подтверждающие документы нужны
Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.
Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.
Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1 предоставляют в срок, который установила компания.
Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.
| Ситуация | Документы |
|---|---|
| Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно | Кассовый чек |
| Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор | Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура |
| Заказ на поставку у вашего контрагента | Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура |
Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».
Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.
В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.
| Экономически оправданные затраты для бизнеса | Экономически не оправданные затраты — не на бизнес |
|---|---|
| ✅ Оргтехника в офис | ❌ Принтер домой |
| ✅ Канцелярия в офис | ❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива |
| ✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером | ❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых |
| ✅ Организация деловых встреч и мероприятий | ❌ Ужин с коллегами после работы |
| ✅ Командировочные расходы | ❌ Расходы на отпуск с семьей за границей |
Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки
Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.
Допустим, у владельца кафе не хватает соков, а через два часа забронирован банкет. Сотрудник бежит в соседний супермаркет, берет ящик соков, оплачивает их бизнес-картой и получает кассовый чек. В кафе есть соки, а для отчетности есть чек.
Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.
Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.
Если потеряли чек или он испортился, есть шанс все исправить. Его можно восстановить, если в приложение вашей бизнес-карты подтягиваются все покупки. Например, такая функция есть у карт Тинькофф Бизнеса. А чтобы не рисковать некачественной печати, рекомендуем сразу снимать скан чека после покупки и прикладывать его к оригиналу.
Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры
Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.
Например, компания покупает 30 офисных кресел у своего контрагента на ОСН по договору. Поставщик привозит кресла и выдает компании товарную накладную и счет-фактуру с выделенным НДС или универсальный передаточный документ (УПД), в котором эти документы совмещены.
При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.
Допустим, владельцу кафе нужна партия соков. Сотрудник идет в магазин, с которым компания заключила договор, и берет ящик соков. При оплате он показывает клубную карту магазина — ее юрлицам выдают большие торговые сети, и магазин высылает закрывающие документы.
Если клубной карты нет, тогда на кассе перед оплатой сотрудник говорит кассиру: «Я из компании „Ромашка“, у нас с вашим магазином заключен договор № 123. Можете выслать закрывающие документы по этой покупке нам на почту? Адрес есть у бухгалтера, Петра Валерьевича». После этого кассир пробивает покупку, а сотрудник оплачивает ее бизнес-картой. Кассир связывается с бухгалтером, и он высылает закрывающие документы.
Как именно получить закрывающие документы, зависит от договоренности с контрагентом. Он может передать вам их лично, когда привезет товары или окажет услугу, отправить по почтовому адресу компании или электронно — через систему электронного документооборота.
Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки
Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.
| Затраты на представительские расходы | Затраты, которые не относятся к представительским расходам |
|---|---|
| ✅ Деловые встречи: завтраки и обеды | ❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия |
| ✅ Организация мероприятий, например конференций | ❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда |
| ✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации | ❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником |
| ✅ Буфетное обслуживание | ❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара |
| ✅ Транспорт до мероприятия и обратно | ❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе |
| ✅ Услуги внештатного переводчика | ❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА |
В учете представительских расходов есть нюансы.
| Можно | Нельзя |
|---|---|
| ✅ Можно учитывать на ОСНО | ❌ Нельзя учитывать на УСН |
| ✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период | ❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль |
Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:
Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.
Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты
В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.
К командировочным расходам относят:
На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.
Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:
Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.
В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.
| Вид расходов | Что можно учесть | Что нельзя учесть | Документы для учета | НДС к вычету |
|---|---|---|---|---|
| Проживание в гостинице | Оплата гостиничного номера | Затраты на ресторан и бар, обслуживание номера, посещение СПА и спортзала | Чек на оплату номера, электронный или отпечатанный бланк строгой отчетности или счет-фактура | Да, если в БСО или счете-фактуре он выделен отдельной строкой. |
По чеку НДС принять к вычету нельзя
Эти даты есть в приказе о командировке
При бронировании на сайте — договор (оферта) с сайта и документ об оплате
билетов
билетов
Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.
Что запомнить по бизнес-картам
Бизнес-карты от Тинькофф
Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету.
Получили бизнес-карту: как пользоваться в компании
У бизнеса много вариантов, как применять бизнес-карту: давать её сотрудникам для оплаты расходов, ограничить категории трат и использовать как топливную карту или для офисных нужд, выставлять лимиты и выдавать курьерам.
Надежда Тарасова
Эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету в Тинькофф Бизнесе
Компании используют бизнес-карту, чтобы сотрудники могли расплачиваться в командировках, а бухгалтеры видели траты и могли ограничить их по сумме или категории. ИП используют бизнес-карту, чтобы платить за все покупки: и личные, и для бизнеса.
И это далеко не все, что может корпоративная карта. В статье разбираем, как ее еще можно использовать и как учитывать расходы.
Статья вышла при участии команды по бизнес-картам Тинькофф Бизнеса: Анастасии Фетисовой и Александра Пария.
Что такое бизнес-карта
Бизнес-карта — это дебетовая карта, которая привязана к расчетному счету компании или ИП. Ей можно расплачиваться по терминалу или в интернете, а можно снимать наличные — как удобно. Платить по безналу можно везде, где есть эквайринг: в России и за рубежом.
Как бизнес-карту используют ИП. Предприниматель может пользоваться бизнес-картой как личной дебетовой: тратить и на личные нужды, и на нужды бизнеса. По закону все деньги индивидуальных предпринимателей — это их личные деньги. ИП может тратить деньги с бизнес-карты на что угодно в рамках закона: на закупку сырья, авиабилеты, танцевальный кружок детей, ужин в ресторане и большой монитор в офис.
Как бизнес-карту используют ООО. Компании могут оплачивать бизнес-картой только нужды бизнеса, а личные нужды участников не могут. По закону имущество компании не принадлежит ее участникам.
| ❌ Что ООО нельзя оплачивать | ✅ Что можно оплачивать |
|---|---|
| Личные покупки участника: автомобиль, ресторан, компьютер |
Товар для перепродажи: фастфуд, электронику, металлопрокат и другие
Вещи для офиса: компьютеры, канцелярию, стулья
Услуги подрядчиков: юристов, электриков, дизайнеров
Налоги компании: на прибыль, имущественные, НДС
Рекламу для бизнеса в социальных сетях: во ВКонтакте, Фейсбуке, Инстаграме, Ютубе
Какими бывают бизнес-карты
Бывают ограниченные бизнес-карты и универсальные. Изначально банк выпускает универсальную карту, а в приложении руководитель может ее настроить для своих задач и сделать ограниченной.
Ограниченные. С помощью таких карт одни товары покупать можно, а другие нельзя.
Логистические компании выпускают для водителей топливные карты, чтобы на заправке можно было купить только бензин, но не хот-доги.
Службы доставки выпускают для курьеров продуктовые карты, чтобы можно было купить только еду в кафе и ресторанах, но не новый Айфон в магазине техники.
Ограниченные бизнес-карты подходят компаниям, чьи сотрудники часто покупают по работе определенный вид товаров и есть риск, что они потратят деньги компании на личные покупки.
Универсальные. На такие карты можно покупать что угодно: хоть хот-доги, хоть Айфоны.
Сотрудники компании часто ездят в командировки → можно разрешить оплачивать разные виды трат: еду, номера в хостелах, проезд. Чтобы сотрудник не потратил слишком много, на такой карте можно установить общий лимит на любые расходы.
Предприниматель не хочет тратить время и деньги на переводы себе на карты → можно использовать бизнес-карту как личную: например, покупать продукты домой и платить ипотеку.
Универсальные бизнес-карты могут пригодиться ИП и компаниям, которые часто отправляют сотрудников в командировки.
Обычно бизнес-карты делают так, чтобы их можно было использовать в обоих сценариях: в качестве универсальных и ограниченных.
ИП открыл кафе и выпустил одну бизнес-карту. Он использовал ее как личную: покупал продукты и домой, и в кафе. Когда прибыли стало больше, ИП открыл вторую точку и нанял туда сотрудников. Чтобы они сами закупали нужные продукты, он передал им бизнес-карту и ограничил категории покупок — только «Продукты».
Бизнес-карты бывают еще пластиковые и виртуальные. Дальше об этом расскажем подробнее.
Как бизнес-карта помогает компаниям и ИП
Бизнес-карта помогает в решении таких задач:
Ускорить работу бухгалтерии. Бухгалтерия тратит много времени на выдачу наличных сотрудникам, например, для командировок. По подсчетам Тинькофф Бухгалтерии, если в командировку каждый месяц уезжают по пять сотрудников, на выдачу наличных может уходить до пяти часов в месяц.
С бизнес-картой можно обойтись без наличных. Бухгалтер может потратить эти дополнительные пять часов на более полезную работу.
Контролировать расходы сотрудников. В некоторых бизнесах сотрудники компании часто покупают по работе: фастфуд для доставки, бензин для газели. Когда для этого выдают наличные, сложно точно подсчитать, сколько потратил водитель, курьер или экспедитор.
Некоторые сотрудники пользуются деньгами компании: они могут купить шоколадку на выданные деньги или бензин для личного автомобиля. Когда много сотрудников так делают, компания может нести серьезные убытки.
В курьерской службе ICL сотрудники крали до миллиона рублей в месяц. Курьеры выкупали товар у ресторанов, чтобы доставить его покупателям, а в конце дня могли купить себе домой телевизор. Банк курьерской службы не позволял ставить лимит на бизнес-карты, а судебные иски не помогали возвращать украденные деньги.
Чтобы контролировать расходы сотрудников, можно выпустить бизнес-карты, которые позволяют ставить лимиты и ограничения. Например, бизнес-карту в Тинькофф Бизнесе можно контролировать в приложении или личном кабинете. Есть три способа:
Например, гендиректор выбрал категорию «Топливо» для водителя. Таким образом он ограничил доступ ко всем остальным категориям. Теперь сотрудник сможет расплатиться бизнес-картой только на заправке. Когда он придет в пиццерию или магазин бытовой техники, платеж по карте не пройдет.
Контролировать лимиты без усилий. Некоторые компании тратят много времени на то, чтобы передать курьеру или водителю дополнительные деньги для работы.
Например, курьер получает заказ на 12 000 ₽, а денег у него уже нет — все ушли на другие заказы. Чтобы доставить заказ вовремя, нужно привезти курьеру наличные.
В этом случае небольшие компании могут выпустить бизнес-карты, чтобы менять лимиты по запросу курьера. Тогда не придется тратить время бухгалтера на выдачу наличных, время водителя — на доставку дополнительной суммы, а деньги — на бензин.
Карта удобней, чем наличные, но все же в больших компаниях менять вручную лимиты каждому курьеру тоже занимает время, особенно если их больше сотни.
Компания каждый день доставляет по 2000 заказов. Бывает, нужно за день увеличить лимиты для 150 курьеров. В итоге менеджер потратит полдня на выставление лимитов вручную для всех курьеров.
В этом случае можно интегрировать систему службы доставки с Тинькофф Банком по Open Api. Это позволит выставлять лимиты для курьеров автоматически. Например, когда приходит заказ на 2500 ₽, система сама выставляет лимит 2500 ₽.
Чтобы лимиты автоматически менялись, компании нужен программист. Он настроит интеграцию лимитов по API между банком и внутренней системой компании, где курьеры берут заказы.
Делать покупки без страха потерять пластиковую карту. На этот случай можно сделать виртуальную карту — это та же самая бизнес-карта, только без пластикового носителя: можно расплачиваться где угодно, менять ПИН-код, смотреть чеки, реквизиты.
Как выпустить виртуальную карту, зависит от банка. В Тинькофф Бизнесе сначала нужно открыть расчетный счет, а потом можно сразу выпустить виртуальную карту через приложение банка или личный кабинет. Это может сделать только лично ИП или директор компании.
Чтобы расплачиваться в обычных магазинах, нужно привязать виртуальную карту к Apple Pay, Samsung Pay или Google Pay.
Расплачиваться в онлайн-сервисах. Некоторые считают, что небезопасно передавать реквизиты пластиковой бизнес-карты в онлайн-сервисы: Google Ads, Facebook Ads Manager, «Кинопоиск», Ozon, Яндекс.Маркет.
Чтобы безопасно расплачиваться онлайн, можно использовать виртуальную бизнес-карту. Перед тем как покупать, можно установить лимиты на этой карте. Тогда деньги не спишут, если забыли отключить ненужную подписку или рекламную кампанию.
Снижать траты. Бизнес-карта позволяет уменьшить затраты в таких случаях:
Можно сэкономить на обмене валют, когда сотрудники часто ездят в командировки за границу. Если в командировках платить рублевой картой, придется доплачивать от суммы в чеке за конвертацию или в качестве комиссии. Гораздо выгодней открыть валютную бизнес-карту, менять валюту в приложении и расплачиваться в другой стране местными деньгами.
ИП могут сэкономить на комиссии, которую нужно платить за переводы на личную карту или снятие денег в банкомате. Если использовать бизнес-карту как личную, не нужно платить комиссию: можно сразу тратить деньги на продукты, одежду и другие вещи.
Можно сэкономить на решении рутинных задач с помощью консьерж-сервиса. Так называют пакет услуг, которым можно пользоваться, если у бизнеса премиальная бизнес-карта. Услуги оказывает личный менеджер: он может помочь снять рутинные задачи по командировке — забронировать гостиницу и купить билеты.
Еще бизнес-карта помогает экономить на обслуживании расчетного счета. Если потратить определенную сумму с карты, банк не будет брать плату за обслуживание счета. В Тинькофф Бизнесе это можно сделать, если тратить по бизнес-карте больше 50 000 ₽ на Простом тарифе и больше 200 000 ₽ на Продвинутом.
Частые вопросы о бизнес-картах
Отвечаем на распространенные вопросы о безопасности, комиссии и законах:
Как снимать наличные с бизнес-карты ИП и ООО? Как с дебетовой карты: найти банкомат и снять наличные. Комиссия зависит от тарифа расчетного счета. Например, в Тинькофф Бизнесе на тарифе «Простой» можно снять до 400 000 ₽ в месяц с комиссией 1,5% + 99 ₽.
Во всех банках есть суточный лимит на снятие наличных. Например, в Тинькофф Бизнесе можно снять только 100 000 ₽.
Если вам нужно больше 100 000 ₽, свяжитесь с представителем банка и попросите увеличить лимит. Менеджер попросит объяснить, зачем столько наличных, и может попросить показать подтверждающие документы.
Какие документы могут быть подтверждающими:
Если объяснение покажется неубедительным, а документов не будет, банк может отказать в увеличении лимита. Таким способом банк исполняет закон 115-ФЗ по борьбе с обнальщиками.
Что делать, если уже провели «сомнительную» операцию? «Сомнительная» операция — это когда деньги ООО тратят на личные нужды участника компании.
Что именно делать — зависит от ситуации. Разберем два кейса.
Собственник компании снял наличные с бизнес-карты и купил подержанный «Мерседес» → верните деньги в кассу или учтите их в счет будущих дивидендов. Для возврата денег не нужен авансовый отчет.
Собственник компании купил тот же «Мерседес», но расплатился по безналу бизнес-картой → он может взять на себя обязательство возврата или согласится на то, что ему не заплатят часть дивидендов в этом квартале.
Как ИП учитывать расходы на УСН «Доходы минус расходы» или ОСН? Личные расходы учитывать и подтверждать не нужно — потратили и потратили, никому нет дела. Личными считаются все, что вы тратите на себя: новая машина, визит в парикмахерскую, принтер домой.
Расходы на бизнес нужно подтверждать, чтобы их учли при расчете налогов. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список, что по закону считается расходами на бизнес.
Чтобы подтвердить расходы, нужно записывать номера и даты расходных документов в книгу учета доходов и расходов — КУДиР. Если у налоговой будут сомнения, она заглянет туда.
Не будет расходного документа → не получится учесть расходы → не получится уменьшить налог.
Расходные документы — это чеки, товарные накладные, счет-фактура, акт выполненных работ, авансовые отчеты. Они нужны и при расчете наличными, и при расчете по безналу. Если рассчитывались за покупку бизнес-картой, чеки будут в приложении и личном кабинете. Остальное нужно запрашивать у контрагента или сотрудника, но не всегда.
Покупаем канцелярию в магазине → хватит чека.
Покупаем канцелярию в магазине, с которым заключили договор → нужен акт, накладная, счет-фактура.
Сотрудник уходит в командировку → нужен локальный нормативный акт, например приказ, чеки и авансовый отчет.
Обратите внимание на последний пример. Чтобы компаниям или ИП подтвердить расходы сотрудника по бизнес-карте, нужно сначала один раз оформить локальный нормативный акт, например приказ. В нем нужно указать все, что касается политики компании насчет бизнес-карт:
Такой документ приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. После этого можно хоть десять сотрудников отправить в командировки и учитывать их расходы по бизнес-карте. Мы подготовили шаблон приказа и показали, как его заполнять. Подробности по ссылке.
Клиентам Тинькофф не нужно подписывать локальный нормативный акт, чтобы сотрудник пользовался деньгами под отчет. Если оформить корпоративную карту Тинькофф Бизнеса на имя сотрудника, не нужно ни издавать приказ, ни писать заявление на выдачу ему денег. Оплата или снятие наличных считается фактом выдачи денег под отчет. Все потому, что бизнес-карта напрямую привязана к расчетному счету.
Как ООО отчитываться за расходы? Компаниям нужно подтверждать все расходы, чтобы вести бухучет и уменьшить налоги — последнее актуально для ООО на ОСН или УСН «Доходы минус расходы».
Чтобы подтвердить расходы, нужно хранить все расходные документы. Если налоговая при проверке обнаружит, что не хватает, нужно заплатить штраф до 30 000 ₽. А если компания снижала налоги по расходам без документов, нужно будет заплатить еще один штраф — 20% от недоимки.
В качестве расходов на бизнес ООО могут учитывать все, что идет на развитие компании: новые наушники для подкаст-студии, бутилированная вода для сотрудников, оплата товара для перепродажи, аренда офиса. Нет никаких точных списков, как на УСН «Доходы минус расходы».
Это далеко не все, что нужно знать о том, как отчитываться по расходам с бизнес-карты. Есть много нюансов, как учитывать расходы для деловой встречи, командировок и налогового вычета по НДС. Об этом мы написали отдельную статью.
Как оформить корпоративную карту? Откройте расчетный счет в банке, который выдает бизнес-карты, и попросите выпустить такую. Если вам нужно несколько, назовите точное число. Например, в Тинькофф при открытии расчетного счета компании могут получить первую карту бесплатно, а остальные — за дополнительную плату. Зато обслуживание любого количества бизнес-карт бесплатное.
Бизнес-карта для управления расходами компании
Удобно для выплаты командировочных и контроля за тратами сотрудников:
Сейчас читают
Как подготовить и провести презентацию
Чтобы провести качественную презентацию для инвестора, сотрудников, клиента или на большую аудиторию, нужно правильно подготовиться и помнить о правилах борьбы со стрессом.
Как заработать на елках на Новый год
Продавать новогодние елки — один из самых прибыльных сезонных бизнесов. Узнали у реальных предпринимателей, как заработать на продаже елок
Какие нужны документы на помещение для открытия кафе
Собрали список документов и подробную инструкцию, как получить каждый из них
Рассылка для бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания