Аудиовизуальные документы в библиотеке что это
Аудиовизуальные документы
Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную, звуковую, текстовую информацию или их различные сочетания, воспроизведение которых требует применения технических средств.
К аудиовизуальным документам относятся фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы, документы на микроформах.
Единицами учета фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и название.
Как отдельный экземпляр учитываются:
· диск для грампластинок;
· катушка, кассета или бобина для магнитных фонограмм;
· кассета для видеодокументов;
· кадр для фотодокументов (диапозитивов);
· фиша — для микрофиш;
· рулон – для микрофильмов, диафильмов;
· бобина – для кинофильмов.
Как отдельное название учитываются:
· отдельно выпущенная грампластинка, кассета, либо комплект (альбом) грампластинок, кассет, объединенных общим названием;
· магнитная фонограмма на одной катушке (кассете), магнитная фонограмма на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием;
· отдельно изданный фонодокумент или комплект фонодокументов, объединенных общим заглавием;
· кинофильм, диафильм независимо от числа составляющих частей или кадров (для комплекта диапозитивов);
· комплект фиш, объединенных общим названием.
Примечание: АВД, являющиеся приложением к различным изданиям и выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания, могут учитываться как отдельные экземпляры.
Электронные документы
Электронный документ – документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.
К электронным документам относятся электронные документы на съемных носителях, сетевые документы локального доступа, сетевые документы удаленного доступа.
Документы на съемных носителях представляют собой автономные объекты, предназначенные для локального использования и выпускаемые (тиражируемые) в виде определенного количества идентичных экземпляров (CD-ROM, DVD и т.п.).
Сетевые документы локального доступа – документы, находящиеся на жестком диске компьютера библиотеки, в том числе входящие в электронную библиотеку.
Сетевые документы удаленного доступа – документы, получаемые библиотекой из внешних источников, размещенных на удаленных технических средствах, во временное пользование на условиях соглашений с поставщиками информации (генераторами доступа).
Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название. Как отдельный экземпляр учитываются оптический диск и дискета.
Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания.
Как отдельные экземпляры не учитываются оптические диски, дискеты, если представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение.
Как одно название учитываются:
· каждое отдельное издание, выпущенное на оптическом компакт-диске;
· каждый локальный диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;
· комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;
· изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию.
· пополняемые документы на съёмных носителях
Единицами учета сетевых документов локального доступа являются название, экземпляр.
Новым названием является каждое представление электронного документа в ином формате. Как одно название учитываются пополняемые электронные документы.
Как отдельные названия учитываются обновляемые электронные документы с указанием версии каждого обновления.
Дополнительной единицей учета этих документов является объем занимаемой дисковой памяти – количество килобайт, занимаемое каждым названием электронного документа с указанием формата хранения данных. Перезапись электронного документа на другой компьютер или съемный носитель в том же формате с уничтожением исходного документа, рассматривается как перестановка и не требует дополнительного оформления (поступления или исключения), кроме смены адреса (номера и иных атрибутов компьютера или съемного диска). Каждая электронная копия, полученная без уничтожения оригинала, учитывается как отдельный экземпляр.
Единицей учета сетевых документов удаленного доступа является пакет.
Пакет представляет собой сетевой удаленный ресурс, на который можно оформить отдельный доступ у его производителя (коммерческого или некоммерческого) на определенных условиях, зафиксированных в соответствующем документе (договоре, контракте, лицензии).
Единица учета фонда – единичный документ или совокупность однотипных документов, выделенных для целей учета библиотечного фонда.
Единицы учета:
Основными единицами учета для печатных изданий, неопубликованных, аудиовизуальных, электронных документов являются экземпляр и название.
Экземпляр– это каждая отдельная единица документа, которая включается в фонд или выбывает из него.
Годовой комплект – это подшивка газет и других сериальных изданий переплетенных в комплект и принимаемых за единицу хранения.
Название – каждое новое или повторное издание, другой документ, который отличается от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.
2. Годовой комплект и название для газет.
3. Дополнительными единицами учета являются метрополка, подшивка
Метрополка – это международная единица учета величины фонда измеряемая как один метр стеллажной полки занятой документами.
Подшивка – совокупность номеров периодических изданий сшитых, переплетенных или скрепленных между собой в одно целое.
Для электронных документов единицей учета является объем дисковой памяти, т.е. количество килобайт, которое занято каждым названием электронного документа без индивидуального носителя. Единицами учета фонда ЭД
на съемных носителях являются:
2. оптический диск (CD-ROM,DVD), а также название.
Аудиовизуальные документы
Фонд литературы по искусству – более 146 тыс. экз. – сосредоточен в отделе литературы по искусству и является крупнейшим в области. Здесь же – большое собрание звукозаписей и видеотека. Нотные издания выдаются на дом в музыкально-нотном абонементе отдела.
Фонд аудиовизуальных документов отдела литературы по искусству сформирован по признаку материальной конструкции документа и носителя информации с целью создания особых условий его хранения и использования. Фонд имеет следующую структуру: подфонд фонодокументов, подфонд видеодокументов.
Подфонд фонодокументов включает в себя 12,5 тыс. долгоиграющих грампластинок отечественных и зарубежных фирм, аудиокассеты, более 5 тыс. оптических компакт-дисков (CD, mp3 и др.), в том числе приложения к нотам, книгам и журналам по музыке, звуковые журналы.
Все богатство и разнообразие видов и жанров музыкального искусства, а также образцы художественного чтения, звуковые шумы, музыка для релаксации и пр. представлены в фонотеке.
Обширна коллекция классической музыки, в которой сосредоточены произведения многих композиторов и исполнителей мира. Эти записи широко используются педагогами и студентами музыкальных учебных заведений, а так же музыкантами-профессионалами Челябинской области. Учителя музыки общеобразовательных школ и музыкальные руководители детских учреждений найдут в отделе множество детских песен, игр, инсценировок, сказок и детских опер. Любителям эстрадной, поп- и рок-музыки мы предложим подборки песен из репертуара известных певцов и рок-групп.
Достойное место в музыкальной коллекции занимают звукозаписи музыкантов и музыкальных коллективов Южного Урала, таких как композиторы Иван Шутов, Татьяна Шкербина, органист Владимир Хомяков, контр-тенор Артем Крутько, Камерный хор Челябинской государственной филармонии, Государственный русский народный оркестр «Малахит» и многие другие.
Подфонд видеодокументов включает записи художественных фильмов, театральные постановки, фильмы по искусству, познавательные и обучающие программы на электронных носителях (DVD, MPEG-4, DivX и др.). Лучшие картины разных жанров и эпох представлены, например, в таких сериях, как «Классика отечественного кино», «Легенды мирового кинематографа», «Премия “Оскар”». Для детей можно найти любимые «советские» мультики и фильмы-сказки.
В поиске необходимой информации читателю поможет Электронный каталог ЧОУНБ, а также система карточных каталогов и картотек, отражающих фонд аудиовизуальных документов.
См также: Электронный каталог ЧОУНБ (Расширенный поиск. Вид документа: звукозаписи, видео, графика, карты, ноты, электронные, тексты).
Аудиовизуальные документы в библиотеке что это
ГОСТ 7.69-95
(ИСО 5127-11-83)
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
Основные термины и определения
System of standards on information, librarianship and publishing.
Audiovisual documents.
Basic terms and definitions
Дата введения 1997-07-01
1 РАЗРАБОТАН Научно-исследовательским центром технической документации (РНИЦКД) Государственной архивной службы России и ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
ВНЕСЕН Госстандартом России
2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 8-95 от 10-12 октября 1995 г.)
За принятие проголосовали:
Наименование национального органа стандартизации
Госстандарт Республики Казахстан
Таджикский государственный центр по стандартизации, метрологии и сертификации
Главная государственная инспекция Туркменистана
3 Настоящий стандарт полностью соответствует международному стандарту ИСО 5127-11-83 «Документация и информация. Словарь. Часть 11. Аудиовизуальные документы». Стандарт содержит дополнительные термины, отражающие потребности экономики страны
4 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 10.04.96 N 268 межгосударственный стандарт ГОСТ 7.69-95 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 1997 г.
Настоящий стандарт устанавливает применяемые в науке, технике и производстве термины и определения основных понятий в области аудиовизуальных документов.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения в документации всех видов, учебниках, учебных пособиях, научной и справочной литературе.
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 13.0.002-84 Репрография. Термины и определения
ГОСТ 13699-91 Запись и воспроизведение информации. Термины и определения
В стандарте в качестве справочных приведены эквиваленты на английском языке.
В стандарте приведены алфавитные указатели содержащихся в нем терминов на русском языке и их английских эквивалентов.
1 Аудиовизуальный документ Audiovisual document
Документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования.
2 Фонодокумент Phonodocument
Аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию
3 Видеодокумент. Видеофонограмма Videodocument
Аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством видеозвукозаписи
4 Кинодокумент
Filmdocument
5 Фотодокумент Photodocument
Аудиовизуальный документ, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством фотографической техники предметы в виде отдельных фотоизображений
6 Документ на микроформе Document on microform
Фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения при помощи микрографической техники
7 Оригинал граммофонной пластинки
Original disc
Фонодокумент на металлическом дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную посредством одного из видов механической звукозаписи
8 Граммофонная матрица
Stamper
Фонодокумент на металлическом дисковом носителе в виде негативной копии оригинала граммофонной пластинки, предназначенный для тиражирования граммофонной пластинки
9 Граммофонная пластинка. Грампластинка
Soud disc
Фонодокумент на дисковом носителе из пластмассы, полученный прессованием, штамповкой или литьем
10 Лаковый диск
Lacquer disc
11 Лаковый оригинал фонодокумента
Lacquer original of phonodocument
Фонодокумент на лаковом диске, с которого гальванопластическим способом изготовляют первый металлический оригинал фонограммы
12 Первый (металлический) оригинал (фонограммы)
Master original
13 Второй (металлический) оригинал (фонограммы)
Metal positive; «mother»
14 Третий (металлический) оригинал (фонограммы)
15 Фонодокумент на компакт-диске
Phonodocument on compact-disc
Кинодокумент на пленочном носителе, представляющий собой совокупность последовательных фотографических изображений (кадров), объединенных общим сюжетом и предназначенных для воспроизведения на экране при помощи проецирования
17 Негатив кинодокумента
Negative of filmdocument
Кинодокумент на негативном пленочном носителе, полученный в результате киносъемки и последующей химико-фотографической обработки
18 Позитив кинодокумента
Positive of filmdocument
Копия кинодокумента, полученная в результате печати с негатива изображения на позитивной кинопленке и последующей химико-фотографической обработки
Документ на обращаемой кинопленке, полученный в результате киносъемки и химико-фотографической обработки
19 Промежуточный позитив кинодокумента
Intermediate positive of filmdocument
Копия кинодокумента, полученная с негатива изображения и предназначенная для тиражирования кинофильмов
20 Контратип
Duplicating film
Копия кинодокумента, полученная с промежуточного позитива и предназначенная для тиражирования кинофильмов
21 Рабочий позитив кинодокумента
Working positive of filmdocument
Копия кинодокумента на позитивной кинопленке, отпечатанная с негатива или контратипа для проведения монтажных работ по изготовлению рабочей копии кинодокумента
22 Рабочая копия кинодокумента
Working print of filmdocument
Копия кинодокумента, смонтированная из монтажных планов рабочего позитива, синхронизированная с фонограммой и предназначенная для монтажа негатива изображения
23 Позитивная копия кинодокумента
Positive copy of filmdocument
Копия кинодокумента с изображением и фонограммой на одной позитивной кинопленке
24 Эталонная копия кинодокумента
Reference copy оf filmdocument
Копия кинодокумента, отпечатанная с негатива и утвержденная в качестве образца
25 Контрольная копия кинодокумента
Control copy of filmdocument
Копия кинодокумента, отпечатанная с контратипа и утвержденная в качестве образца для тиражирования кинофильмов, изготовляемых с данного контратипа
26 Фотонегатив
Photonegative
Фотодокумент на прозрачном носителе, представляющий собой единичное негативное изображение объекта, предмета, явления, полученное с помощью технических средств фотографии на негативной пленке после съемки и химико-фотографической обработки
27 Фотопозитив
Фотоотпечаток
Print
Копия фотодокумента, полученная печатью с фотонегатива на фотобумагу или фотопленку с последующей химико-фотографической обработкой
28 Голограмма
Hologram
Фотодокумент, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную посредством голографической техники
Фотодокумент в виде единичного позитивного изображения на прозрачном пленочном носителе, предназначенный для просматривания на просвет или проецирования на экран
30 Стереослайд
Stereoslide
Фотодокумент в виде пары позитивных изображений на прозрачном пленочном носителе, который при рассматривании в стереоскопическом устройстве обеспечивает объемное изображение
ДОКУМЕНТЫ НА МИКРОФОРМАХ
31 Микрокарта
Microcard
32 Микрофильм
Microfilm
33 Микрофиша
Microfiche
34 Ультрамикрофиша
Ultrafiche
Микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз
Цилиндрическая деталь, на которую наматывается кинопленка или магнитная лента
36 Катушка
Spool, reel
Сердечник с закрепленными на нем круглыми дисками (щеками), предохраняющими кинопленку или магнитную ленту от повреждения и облегчающими работу с кинопленкой или магнитной лентой
37 Кассета
Cassette, charger, cartridge
Катушка или пылевлагозащитная коробка для намотки или перемотки кинопленки или магнитной ленты
38 Апeртурная карта
Aperture card
Таблица 2
АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ТЕРМИНОВ НА РУССКОМ ЯЗЫКЕ
Аудиовизуальные документы в библиотеке что это
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ
System of standards Information, libraries and publishing.
Bibliographical description of audio-visual materials
Дата введения 1984-01-01
РАЗРАБОТАН Министерством культуры СССР
Н.И. Твардовская, канд. пед. наук; Е.Р. Дроздова; Э.М. Завьялова; Г.Б. Колтыпина; Н.А. Хасанова-Агаева; Г.М. Фомина; Н.Ю. Архипова
ВНЕСЕН Министерством культуры СССР
Зам. министра Т.В. Голубцова
УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 28 октября 1982 г. № 4092
Стандарт распространяется на библиографическое описание АВ материалов, предназначенное для каталогов и картотек, библиографических и других информационных изданий, прикнижных и пристатейных списков, внутритекстовых и подстрочных библиографических ссылок.
Положения и правила настоящего стандарта распространяются на библиографическое описание АВ материалов, выпущенных на русском и других языках народов СССР, а также на иностранных языках, пользующихся кирилловским и латинским алфавитами.
Стандарт обязателен для библиотек, органов научной и технической информации, учреждений, выпускающих библиографические и другие информационные издания, издательств, издающих организаций, фирм и редакций.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.2. Объектами библиографического описания являются магнитные фонограммы, грампластинки, диаматериалы (диафильмы, диапозитивы), кинофильмы (узкопленочные).
Библиографическое описание составляют на следующие АВ материалы: отдельную единицу, комплект, сериальные АВ материалы, отдельную единицу материала из комплекта, серии; отдельное произведение или его часть, содержащиеся в АВ материале; АВ материал, являющийся приложением к другому материалу или изданию.
1.3. Библиографическое описание состоит из заголовка и текста описания или только текста описания. Элементы, составляющие текст описания, располагаются в установленной последовательности и объединяются по их назначению и (или) содержанию в области. Последовательность элементов и областей показана в перечнях элементов библиографического описания настоящего стандарта.
1.4. Элементы описания делятся на обязательные и факультативные.
Обязательные элементы содержат библиографические сведения, обеспечивающие идентификацию АВ материала. В перечнях элементов библиографического описания настоящего стандарта обязательные элементы подчеркнуты.
Факультативные элементы дают дополнительную информацию об АВ материале (вид материала, содержание, назначение и т. д.). Объем факультативных элементов, приводимых в описании, определяет библиографирующее учреждение в зависимости от назначения и целей описания.
1.5. Источником сведений для библиографического описания является АВ материал в целом.
Недостающие сведения могут быть заимствованы из справочных изданий и других источников информации. Эти сведения заключают в квадратные скобки.
1.6. Библиографическое описание составляют, как правило, на том языке, на котором приведены выходные сведения. Сведения о физической характеристике, примечания, цена и тираж могут быть приведены на языке библиографирующего учреждения.
АВ материал, выходные сведения которого приведены на языках народов СССР, допускается описывать на русском языке или языке республики, в которой находится библиографирующее учреждение. В этих случаях язык выходных сведений оговаривают в примечании.
Допускается составлять описание в переводе на язык библиографирующего учреждения.
1.7. На АВ материал составляют библиографическое описание под заголовком (индивидуальным или коллективным автором) или заглавием.
1.8. Для разграничения областей и элементов описания установлена единая система условных разделительных знаков, применение которых не связано с нормами языка.
Каждый элемент описания приводят с прописной буквы.
Пропуск части фразы обозначают многоточием (. ).
Особенности использования условных разделительных знаков приведены в соответствующих разделах настоящего стандарта.
1.9. В пределах элементов библиографического описания или отдельных фраз пунктуация должна соответствовать нормам грамматики данного языка.
1.10. В библиографическом описании АВ материала применяют сокращения слов и словосочетаний, установленные ГОСТ 7.12-77 и ГОСТ 7.11-78.
2. БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ ОТДЕЛЬНОЙ ЕДИНИЦЫ, КОМПЛЕКТА, ОТДЕЛЬНОЙ ЕДИНИЦЫ АВ МАТЕРИАЛА ИЗ КОМПЛЕКТА
2.1. Основные положения
2.1.1. Объектом библиографического описания является отдельная единица АВ материала, комплект АВ материалов, отдельная единица АВ материала из комплекта.
2.1.2. Источниками сведений для библиографического описания являются:
этикетка АВ материала, титры диафильмов и кинофильмов;
текстовой материал на упаковочном контейнере (конверте, коробке, альбоме и т.п.) и рамке диапозитива;
прослушивание, просмотр АВ материала;
справочные издания и другие источники информации.
2.1.3. Области и элементы описания.
2.1.3.1. Перечень элементов библиографического описания с предшествующими им условными разделительными знаками:
ОБЛАСТЬ ЗАГЛАВИЯ И СВЕДЕНИЙ ОБ ОТВЕТСТВЕННОСТИ
: Сведения, относящиеся к заглавию
Сведения об ответственности
/ перед первыми сведениями
; перед последующими сведениями
Сведения о повторности издания и (или) его характеристика
Сведения об ответственности, относящиеся только к данному повторному изданию
/ перед первыми сведениями
; перед последующими сведениями
ОБЛАСТЬ ВЫХОДНЫХ ДАННЫХ
Место издания, распространения
: Издатель (или издающая организация), распространитель
[Сведения о функции издателя, распространителя]
, Год издания, распространения
ОБЛАСТЬ ФИЗИЧЕСКОЙ ХАРАКТЕРИСТИКИ
Количественная характеристика и указание специфического вида материала
(Сведения об объеме материала)
: Другие сведения, относящиеся к физической характеристике
+ Сведения о сопроводительном материале
= Параллельное заглавие серии
: Сведения, относящиеся к заглавию серии
Сведения об ответственности, относящиеся к серии
/ перед первыми сведениями
; перед последующими сведениями
, Международный стандартный номер сериальных изданий (ISSN), присвоенный данной серии
; Номер выпуска серии
: Сведения, относящиеся к заглавию подсерии
/ Сведения об ответственности, относящиеся к подсерии
, ISSN, присвоенный данной подсерии
; Номер выпуска подсерии)
ОБЛАСТЬ МЕЖДУНАРОДНОГО СТАНДАРТНОГО НОМЕРА И (ИЛИ) ФИРМЕННОГО, ПРОИЗВОДСТВЕННОГО НОМЕРА, ЦЕНЫ И ТИРАЖА
Международный стандартный номер
, Фирменный или производственный номер
2.1.3.2. Заголовок отделяют от области заглавия и сведений об ответственности точкой.
Приложение. Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
Приложение
к приказу Министерства культуры РФ
от 8 октября 2012 г. N 1077
Порядок
учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
С изменениями и дополнениями от:
1.1. Учет документов библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению его сохранности.
1.2. Учет включает регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.
1.3. Основные требования, предъявляемые к учету библиотечного фонда:
полнота и достоверность учетной информации;
документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда;
совместимость приемов и форм учета, их надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета;
соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.
1.4. Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.
1.5. Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде.
1.5.1. Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.
Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда.
1.5.2. Регистрами суммарного учета документов являются: книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:
«Поступление документов в библиотечный фонд»,
«Выбытие документов из библиотечного фонда»,
«Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».
Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл.
1.6. Суммарный и индивидуальный учет фонда ведется структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.
1.7. Статистическая информация о формировании библиотечного фонда по итогам года представляется в Главный информационно-вычислительный центр Минкультуры России.
II. Единицы учета библиотечного фонда
2.1. Величина (объем) и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета.
III. Учет документов по видам и категориям
3.1. Печатные издания и неопубликованные документы.
К неопубликованным документам относятся рукописные документы (рукописные книги и архивные документы), а также документы, изготовленные в единичных экземплярах, являющиеся объектами интеллектуальной собственности (депонированные научные работы, диссертации, препринты, отчеты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ ЭВМ, проектно-конструкторская документация), тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих. Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в соответствии с нормативными и правовыми актами по учету архивных документов и настоящим Порядком.
3.1.1. Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и как отдельное название учитываются:
каждое отдельное издание (книга, брошюра);
каждое входящее в конволют издание;
каждый отдельный том (выпуск, часть) многотомного издания, имеющий индивидуальное заглавие;
каждая из брошюр, выпущенных в объединяющей их издательской папке, обложке, манжетке;
каждая книга или брошюра, входящая в книжную серию (нумерованную или ненумерованную);
отдельно изданные приложения к книгам и брошюрам, имеющие индивидуальное заглавие и самостоятельное значение.
Экземпляром для данного вида изданий является каждая из книг комплекта, объединенных общим названием.
Как одно название учитывается комплект издания, независимо от числа входящих в него книг.
3.1.3. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях.
Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством.
Как одно название учитывается комплект номеров, томов, выпусков, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия.
Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.
Каждая серия продолжающегося издания, имеющая индивидуальное заглавие и собственную нумерацию выпусков, учитывается как отдельное название.
Каждый самостоятельный том (выпуск) продолжающегося издания учитывается как отдельное название.
3.1.4. Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях.
Как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия.
Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях.
Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.
3.1.5. Изоиздания (альбомы, комплекты, отдельные листовые издания) и рельефно-графические пособия для слепых и слабовидящих учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитывается каждый лист (выпуск) серии изоизданий, не объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой).
Листовые издания, объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой, оберткой) учитываются как один экземпляр и одно название.
3.1.6. Нотные издания учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельные экземпляры и отдельные названия учитываются:
самостоятельные нотные издания, объединенные в одном переплете (конволюте);
отдельные партии (голоса) и партитура (клавир), изданные раздельно.
Как один экземпляр и одно название учитываются:
отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) в одном издании, а также партии, объединенные издательской папкой (обложкой).
3.1.7. Картографические издания учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются:
атласы, состоящие из отдельных нумерованных или датированных выпусков;
каждый выпуск серийного издания карты или атласа.
Как один экземпляр и одно название учитывается карта, изданная на нескольких листах (подлежащих склейке), объединенных общим заглавием.
Многотомные (многолистовые) картографические издания, объединенные общим заглавием, учитываются по количеству томов и одному названию.
Отдельно изданные, но не имеющие самостоятельного значения, картографические приложения к различным изданиям (книгам, брошюрам, журналам) учитываются единым комплектом с основным изданием.
3.1.8. Нормативно-технические и технические документы (патентные документы, типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий, нормативные документы по стандартизации, технические условия, руководящие документы и правила) учитываются в экземплярах и названиях.
Как один экземпляр и одно название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, выпущенные в объединяющей их издательской папке (обложке) при наличии на папке общей цены, содержания всего издания, единых выходных данных.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, другие специальные виды документов, выпущенные в виде отдельных листов, если каждый из них имеет свои выходные данные, цену, тираж, даже если они объединены одной издательской папкой (обложкой).
3.1.9. Неопубликованные документы учитываются в экземплярах и названиях.
Как один экземпляр и одно название учитываются:
депонированная научная работа (комплект, состоящий из двух экземпляров работы) и сопроводительные документы;
неопубликованные документы, сброшюрованные или содержащиеся в отдельной папке.
Для конструкторской документации единицей учета является чертеж или полный комплект конструкторских документов, относящихся к одному изделию (объекту).
3.1.10. Обновляемое печатное издание учитывается как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку. Последующие поступления вкладных листов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в издании, отдельному учету не подлежат.
3.1.11. Факсимильное издание учитывается как оригинал.
3.2. Аудиовизуальные документы.
К аудиовизуальным документам относятся фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы, кинодокументы.
3.2.1. Единицами учета фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и название.
Как отдельный экземпляр учитываются:
Как одно название учитываются:
отдельно выпущенная грампластинка, кассета либо комплект (альбом) грампластинок, кассет, объединенных общим названием;
магнитная фонограмма на одной катушке (кассете), магнитная фонограмма на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием;
отдельно изданный фонодокумент или комплект фонодокументов, объединенных общим заглавием;
кинофильм, диафильм независимо от числа составляющих частей или кадров (для комплекта диапозитивов).
3.2.2. Аудиовизуальные документы, являющиеся приложением к различным изданиям и выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания, могут учитываться как отдельные экземпляры.
3.3. Документы на микроформах.
К документам на микроформах относятся микрофильмы и микрофиши.
3.3.1. Единицами учета документов на микроформах являются экземпляр и название.
Как одно название учитывается комплект микрофильмов или микрофиш, объединенных общим заглавием, независимо от числа составляющих частей.
3.3.2. Общий объем фонда документов на микроформах учитывается по количеству рулонов и фиш, включая копии разных поколений (архивные/резервные и пользовательские).
3.4. Электронные документы.
3.4.1. Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название.
3.4.1.1. Как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск).
Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания.
Как отдельные экземпляры не учитываются компакт-диски, если они представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение.
3.4.1.2. Как одно название учитываются:
отдельно выпущенный компакт-диск;
каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;
комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;
изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию.
3.4.1.3. В документах на флеш-картах как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие.
3.4.2. Единицами учета сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.
3.4.3. Единицами учета сетевых удаленных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
IV. Учет поступления документов в библиотечный фонд
Документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки (подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки).
4.1. Документы принимаются по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.
4.1.1. Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов.
4.1.2. Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 574, 582).*
4.1.3. Прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным, оформляется актом о приёме документов взамен утерянных. В акте указывается фамилия, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание издания, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание издания, цена), подписи читателя и принимающей стороны.
4.2. Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится.
4.3. Документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учету.
4.3.1. Сведения о включаемых в библиотечный фонд документах фиксируются в книге суммарного учета библиотечного фонда или в другом виде регистра согласно п. 1.5.2.
Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с N 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.
4.3.2. Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре в соответствии с показателями п. 5.3.1, с указанием даты загрузки поступлений в систему.
4.3.3. Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.
При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.
4.4. Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету.
4.4.1. Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.
Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке.
Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.
4.4.2. Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.
Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке.
4.4.3. Индивидуальный учет документов, имеющих в своем оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни и отнесенных к категории сейфового хранения, осуществляется в специальном регистре, в котором, кроме традиционных показателей, дается описание внешнего оформления документа. Каждый лист регистра сопровождается итоговой записью с указанием даты её составления и количества описаний на листе.
4.4.4. В регистрах индивидуального учета в примечаниях указывается наличие и вид приложения к основному документу, а также особенности экземпляра ценных и редких документов (например, наличие уникального переплета, маргиналий, дефектов и т.п.). При наличии паспорта документа дается отсылка к нему. В примечаниях может указываться принадлежность документа к категории книжных памятников.
4.4.5. Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу.
4.4.6. Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.
В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет).
В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке). Не включаются в это количество документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга. Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите «название» проставляется единица.
4.5. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.
4.6. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.
4.7. Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.
4.9. Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда.
4.10. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, сведения об общем количестве и стоимости документов, включенных в состав библиотечного фонда, как объект особо ценного движимого имущества, передаются учредителю.
V. Учет выбытия документов из библиотечного фонда
Документы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Выбывающие документы исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации.
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 10 апреля 2018 г. N АКПИ18-38, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 26 июля 2018 г. N АПЛ18-266, пункт 5.1 настоящего Порядка признан не противоречащим действующему законодательству в части, предусматривающей исключение документов из библиотечного фонда по причинам устарелости по содержанию, непрофильности
5.1. Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.
Непрофильность документов устанавливается на основе Профиля комплектования фонда или иного нормативного документа, утверждаемого руководителем библиотеки. По причине непрофильности могут исключаться из фонда документы, не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных категорий документов), излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями; по истечении срока хранения документов, при низком уровне читательского спроса, при несоответствии электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки.
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 10 апреля 2018 г. N АКПИ18-38, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 26 июля 2018 г. N АПЛ18-266, пункт 5.1.1 настоящего Порядка признан не противоречащим действующему законодательству в части, предусматривающей, что исключение документов не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения
5.1.1. Исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения.
5.1.2. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в Реестре книжных памятников.
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 2 февраля 2017 г. N 115 пункт 5.2 изложен в новой редакции
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 10 апреля 2018 г. N АКПИ18-38, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 26 июля 2018 г. N АПЛ18-266, пункт 5.3 настоящего Порядка признан не противоречащим действующему законодательству в части, предусматривающей, что к Акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда, который включает цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учёта документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов
Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами.
Для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка даётся перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.
Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер, и читателю выдается квитанция установленного образца.
5.5. При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки.
При утере или хищении ценных и редких книг для определения их стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.
5.6. Акт о списании по одной из причин, указанных в п. 5.1, с приложенным списком подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда, утверждается руководителем учреждения.
5.7. После утверждения Акта о списании осуществляются мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда.
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 2 февраля 2017 г. N 115 подпункт 5.7.1 изложен в новой редакции
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 10 апреля 2018 г. N АКПИ18-38, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 26 июля 2018 г. N АПЛ18-266, пункт 5.7.1 настоящего Порядка признан не противоречащим действующему законодательству в части, предусматривающей, что списанные объекты, исключённые из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам
5.7.1. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. Не востребованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут направляться в пункты вторичного сырья.
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 2 февраля 2017 г. N 115 подпункт 5.7.2 изложен в новой редакции
5.7.2. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причине непрофильности, передаются по решению библиотеки в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. Не востребованные или не реализованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам либо направляться в пункты вторичного сырья.
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 2 февраля 2017 г. N 115 раздел V дополнен пунктом 5.7.3
5.7.3. При отсутствии пунктов вторичного сырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, сотрудники библиотеки уничтожают исключенные из библиотечного фонда документы в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.
В Акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче списанных объектов библиотечного фонда в обменный фонд, документа, подтверждающего решение библиотеки о реализации списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче на безвозмездной основе списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Вышеуказанные документы прилагаются к Акту о списании со списком объектов, исключенных из библиотечного фонда.
Исключенные из библиотечных фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.8. После завершения мероприятий, предусмотренных Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда, первый экземпляр Акта о списании со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда.
На основании Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда библиотечное подразделение и бухгалтерия вносят изменения в соответствующие учетные документы.
5.9. Акты о списании регистрируются в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом виде регистра суммарного учета выбытия документов, принятом в библиотеке).
5.10. В регистрационной книге (или другом виде регистра индивидуального учета документов, принятом в библиотеке) проставляется номер и дата Акта о списании.
5.11. Все исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть соответствующим образом оформлены: специальным штемпелем должны быть погашены штампы библиотеки.
5.12. Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании Акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.
На основании введенных сведений программным способом формируется перечень Актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).
5.13. Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.
5.14. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, общие сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда, как объекта особо ценного движимого имущества, с указанием перечня Актов о списании, причин и направлений выбытия документов, представляются учредителю. Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд.
VI. Учет итогов движения библиотечного фонда
6.1. Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учета, принятом в библиотеке) на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов.
Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года.
Итоговые данные по электронным сетевым удаленным документам представляются следующими показателями учетных единиц: состояло на начало года, оформлено в доступ в течение года, доступ прекращен в течение года, состоит на конец года.
6.2. Сведения об итоговых данных фиксируются в форме государственной статистической отчетности и представляются для целей государственной статистической отчетности.
Итоговые данные об обменном фонде не включаются в общие показатели библиотечного фонда.
VII. Проверка наличия документов библиотечного фонда
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации библиотеки.
Для проведения проверок руководителем организации назначается комиссия, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.
7.2. Проверка фонда в плановом порядке осуществляется в следующие сроки:
Плановая проверка фонда библиотеки может осуществляться поэтапно в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг) с определением сроков и количества планируемого объема работы.
7.3. Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе.
Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета.
7.4. Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.
В акте фиксируются сведения о количестве документов библиотечного фонда по данным учета; документов, имеющихся в наличии; документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине. В акте также указываются номер и дата акта о проведении предыдущей проверки. Акт с приложением списка документов, отсутствующих по неустановленной причине, подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
7.5. При выявлении в процессе проверки фонда отсутствующих документов и невозможности установления виновных лиц убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством.
VIII. Делопроизводство в организации учета библиотечного фонда
8.1. Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства.
8.2. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», зарегистрированным Минюстом Российской Федерации 08.09.2010 N 18380.
8.2.1. Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (регистрационные книги, инвентарные книги, книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги).
8.2.2. В течение десяти лет хранятся Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда и акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда.
8.2.3. В течение пяти лет хранятся первичные учетные документы, подтверждающие поступление документов в библиотечный фонд (накладные, акты о приеме, акты сдачи-приемки).
8.2.4. До окончания очередной проверки фонда хранятся акты о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда.