управление мастер данными что это такое
Что такое «система управления мастер-данными» и зачем она нужна
Какие бывают данные
Прежде чем перейти непосредственно к системам управления мастер-данными, давайте определим, какого рода вообще бывают данные.
Ниже представлены 5 ключевых типов:
1. Метаданные (Metadata);
2. Референс-данные (Reference data);
3. Мастер-данные (Master data);
4. Транзакционные данные (Transactional data);
5. Исторические данные (Historical data).
Метаданные – это данные о данных. Они нужны для понимания и определения, какими данными оперирует предприятие. Метаданные определяют структуры, типы данных, доступы к ним и т.д. Существуют различные схемы для описания метаданных. Например, для описания структуры XML-документа может применяться XSD-схема, для описания веб-сервиса – WSDL-схема.
Референс-данные – это относительно редко меняющиеся данные, которые определяют значения конкретных сущностей, используемых при выполнении операций в рамках всего предприятия. К таким сущностям чаще всего относятся: валюты, страны, единицы измерения, типы договоров/счетов и т.д.
Мастер-данные – это базовые данные, которые определяют бизнес-сущности, с которыми имеет дело предприятие. К таким бизнес-сущностям обычно относятся (в зависимости от предметной отраслевой направленности предприятия) клиенты, поставщики, продукция, услуги, договора, счета, пациенты, граждане и т.п. Кроме информации непосредственно о той или иной мастер-сущности, в мастер-данные входят взаимосвязи между этими сущностями и иерархии. Например, с точки зрения поиска дополнительных возможностей продаж, может быть очень важно выявлять явные и неявные взаимосвязи между физическими лицами. Мастер-данные распространяются по всему предприятию и участвуют во всех бизнес-процессах. Обычно мастер-данные воспринимаются как ключевой нематериальный актив предприятия, т.к. от их качества и полноты зависит эффективность его работы. В России часто вместо термина «мастер-данные» используют термин «нормативно-справочная информация».
Транзакционные данные – это данные, которые образовались в результаты выполнения предприятием каких-либо бизнес-транзакций. Например, для коммерческого предприятия: продажи продуктов и услуг, закупки, поступления/списания денежных средств, поступления на склад и т.п. Обычно такие данные базируются в системе управления ресурсами предприятия (ERP) или других отраслевых системах. Естественно, транзакционные системы широко используют мастер-данные при выполнении транзакций.
Исторические данные – это данные, которые включают в себя исторические транзакционные и мастер-данные. Чаще всего такие данные аккумулируются в ODS и DWH системах и служат для решения различных аналитических задач и поддержки принятия управленческих решений.
Cистемы управления мастер-данными
Прежде чем перейти к системе управления мастер-данными, определим, что такое управление мастер-данными вообще.
Управление мастер-данными (Master Data Management, MDM) – дисциплина, которая работает с мастер-данными в целях создания «золотой записи», то есть целостного и всестороннего представления о мастер-сущности и взаимосвязях, эталона мастер-данных, который используются всем предприятием, а иногда и между предприятиями для упрощения обмена информацией.
Специализированные системы управления мастер данными (MDM-системы) автоматизируют все аспекты этого процесса и являются «авторитетным» источником мастер-данных масштаба предприятия. Часто MDM-системы управляют также и референс-данными.
Ситуация, когда MDM-система является единственным источником мастер-данных, все изменения вносятся в MDM-систему и только потом передаются в системы-потребители, называется «системой записей». Это идеальная ситуация для управления мастер-данными. Однако в реальной жизни все не так просто: MDM-система не всегда будет являться «системой записей». Из-за особенностей бизнес-процессов конкретного предприятия, технических сложностей конкретных систем и т.д., приходится создавать «копии» мастер-записей. Система, в которой содержится копия мастер-данных, называется «системой ссылок». Чтобы не терять управляемости, «система ссылок» обязательно должна находиться под управлением и синхронизироваться с «системой записей».
Три измерения MDM-систем
Рассмотрим MDM–систему в трех измерениях:
Обычно MDM-системы не внедряются «с наскоку», т.к. их внедрение – это сложный процесс последовательных преобразований масштаба всего предприятия, от ведения разрозненных данных до создания целостного всестороннего представления о мастер-сущности. Поэтому внедрение MDM-систем выполняется последовательно с постепенным приближением к целевому результату в трех указанных измерениях.
Рассмотрим подробнее эти измерения.
Домены
В контексте управления мастер-данными под доменом понимается конкретная область мастер-данных. Самые распространённые домены мастер-данных – это домен клиентов и домен продуктов. В западной литературе сложились устоявшиеся термины для управления мастер-данными в рамках этих доменов: Customer Data Integration (CDI) – для домена клиентов и Product Information Management (PIM) – для домена продуктов.
К CDI традиционно относятся не только клиенты, но и организации или физические лица, которые могут называться по-разному в зависимости от отрасли предприятия: клиенты, поставщики, банки, фонды, пациенты, граждане и т.д.
К PIM традиционно относятся: продукция, товары, материалы, услуги, работы и т.д.
Есть много общего в подходах к управлению мастер-данными CDI и PIM, но есть также и много отличий. Например, при дедубликации клиентских сущностей в большинстве случаев выполняется простой синтаксический анализ атрибутов сущностей и их сопоставление на основе вероятностных алгоритмов, в то время как в продуктовом домене проводится семантический/онтологический анализ атрибутов с подключением механизмов самообучения. Кроме того, в продуктовом домене у сущностей в зависимости от выбранной категории могут сильно различаться атрибуты (например, у ноутбуков свой набор атрибутов, а у стиральных машинок – свой). Все эти особенности различных доменов должны поддерживаться MDM-системами.
В последнее время имеет место тенденция создания мультидоменных MDM¬-систем с возможностью гибкой настройки структуры метаданных. Такая гибкость дает предприятию возможность описать мастер-данные конкретно под себя с учетом всех особенностей и нюансов, но при этом требует немалого времени и знаний, чтобы грамотно спроектировать и настроить такую систему. Также на рынке присутствуют системы с «жесткой» структурой мастер-сущностей, которые имеют уже корректно настроенные механизмы, но использование такой системы возможно только теми предприятиями, которые смогут подстроиться под нее. Обычно такие системы хорошо применимы для решения задачи управления мастер-данными в рамках какой-то узкой отрасли. По моему мнению, наиболее перспективными являются системы с гибкой моделью метаданных, но имеющие при этом преднастроенные для предприятий разных отраслей модели, которые можно быстро перенастраивать.
Методы использования
Методы использования MDM (Method of use) определяют то, для чего MDM система будет использоваться на предприятии. Иными словами, кто будет потребителем мастер-данных (естественно, их может быть несколько).
Основных методов использования три:
1. Аналитический (Analytical)
2. Операционный (Operational)
3. Коллективный (Collaborative)
Аналитический метод использования поддерживает бизнес-процессы и приложения, которые используют мастер-данные преимущественно для анализа эффективности бизнеса, предоставляют необходимые отчеты и выполняют аналитические функции. Часто это происходит посредством взаимодействия MDM с инструментами и продуктами BI. Обычно аналитическая MDM-система работает с данными только в режиме чтения, она не изменяет данные в системах-источниках, но занимается их очисткой и обогащением.
Операционный метод использования позволяет собирать, изменять и использовать мастер-данные в процессе выполнения бизнес-транзакций (операций) и служит для поддержки семантической согласованности мастер-данных в рамках этих операций внутри всех операционных приложений. Фактически, в этом случае MDM функционирует как OLTP-система, которая отрабатывает запросы от других операционных приложений или пользователей. Работа в таком режиме зачастую требует построения единого интеграционного ландшафта с использованием принципов сервис-ориентированной архитектуры (SOA) и применением инструментария сервисной шины предприятия (ESB). Идеально, если такие инструменты или входят непосредственно в MDM-систему, или являются ее продолжением (есть вендоры, которые имеют в своей линейке и MDM и ESB-решения, глубоко интегрированные между собой).
Коллективный метод использования позволяет создавать мастер-сущности в случаях, когда требуется коллективное взаимодействие между различными группами пользователей в процессе этого создания. Такое согласование обычно имеет сложные «ветвящиеся» бизнес-процессы, состоящие из различных автоматических и ручных задач. Ручные задачи выполняются различными специалистами по работе с данными (дата-стюардами) в порядке, определенном бизнес-процессом. Чаще всего коллективный метод использования применяется в продуктовом домене. Например, при создании нового продукта, когда существуют несколько ответственных за ввод разных данных, много ручной работы и финальное согласование. Важно, чтобы MDM-система позволяла настраивать произвольные бизнес-процессы для быстрой поддержки бизнес-процессов конкретного предприятия.
Стили внедрения
Обычно выделяют три основных стиля внедрения (implementation style):
1. Реестровый (registry);
2. Сосуществующий (coexistence);
3. Транзакционный (transactional).
Реестровый стиль внедрения предполагает создание источника мастер-данных как «системы ссылок» на нижестоящие источники данных. Реестровая MDM содержит только ключевые атрибуты, необходимые для идентификации и сопоставления сущностей. Реестровая MDM работает в режиме «только чтение», данные вводятся в системах-источниках и передаются в MDM для разрешения сущностей. Также в реестровой MDM могут храниться ссылки на источники неключевых данных, но сами эти данные обычно в MDM не передаются. Реестровый стиль внедрения обычно применяется в случае выбора операционного метода использования MDM (см. выше).
Сосуществующий стиль внедрения предполагает наличие распределенного ввода данных в нескольких источниках (бизнес-приложениях и MDM-системе). MDM-система в данном случае может являться «системой записей» только для части атрибутов. Тем не менее, в MDM-системе формируется полноценная мастер-сущность, изменения которой транслируются в другие системы (возможно, не все). Сосуществующий стиль внедрения довольно прост и часто применяется как первый шаг к следующему — транзакционному стилю, т.к. не требует глубокой переработки систем, взаимодействующих с MDM-системой.
Транзакционный стиль внедрения предполагает создание полноценной «системы записей», в которой хранятся все данные по мастер-сущностям. MDM-система в этом случае является «единственным источником правды» для всех систем-потребителей. Все операции по созданию и обработке данных выполняется на уровне MDM-системы. Ввод данных на уровне систем-потребителей запрещен. Такой подход обычно довольно сложен для внедрения, т.к. требует существенного изменения бизнес-процессов и систем-подписчиков.
Заключение
На практике, выбор той или иной стратегии внедрения MDM определяется многими факторами: целями предприятия в области управления мастер-данными, степенью зрелости предприятия, степенью готовности IT-инфраструктуры, наличием инвестиций на реализацию проекта и многими другими параметрами. Чтобы определиться со стратегией внедрения, нужно провести тщательный анализ всех этих факторов и составить подробное технико-экономическое обоснование проекта и детальный план-график с указанием фаз развития проекта. Но это уже другая обширная тема, требующая отдельного рассмотрения.
Одно можно сказать точно, что к внедрению MDM-системы нужно подходить очень взвешенно и поступательно. Большинство проектов внедрения MDM-систем проваливаются именно из-за недооценки сложности и объема изменений, с которыми приходится сталкиваться в MDM-проектах.
Как навести порядок в большом бизнесе с помощью МДМ-системы
Опыт «Балтики» по внедрению системы управления мастер-данными.
Развиваясь, любая организация накапливает все больше информации — новые клиенты, новые продукты и услуги, новые склады. При этом информацию нужно структурировать и обновлять. Но когда объемы данных доходят до критической отметки, становится сложно контролировать изменения. Представьте, что обновления вносятся разными сотрудниками из разных подразделений, в разных системах, да еще и вручную. Что же мы получаем в итоге? Появляются дублирующие записи, неподтвержденные или непроверенные данные, которые могут привести к ошибкам в управлении и неверным бизнес-решениям.
На протяжении двух лет компания «Балтика» реализует проект по управлению мастер-данными, который затронул деятельность многих служб и департаментов, в том числе производство, продажи, логистика, маркетинг, клиентский сервис и т.д. Этот проект реализуется не только в России, но и в ряде стран Восточной Европы.
Что такое мастер-данные?
Мастер-данные (МД) — это информация о ключевых бизнес-объектах, которые используются во всех процессах и департаментах. Их особенность в том, что они редко меняются. Мастер-данные определяют все составляющие бизнеса, с которыми имеет дело организация. Управление мастер-данными (MDM, Master Data Management) представляет собой комплекс процессов, стандартов и программного обеспечения, позволяющих единообразно работать со всем массивом данных.
В процессе управления МД важно правильно определить и назначить роли. Например, процесс ввода нового SKU (Stock Keeping Unit — идентификатор товарной позиции, учетная единица управления в рамках планирования, прогнозирования и продаж ) в систему состоит из 8 последовательных этапов с 17 ролями рецензирования и исполнения, ведения порядка 100 атрибутов. Все это требует организации, систематизации и документальной фиксации, отслеживания сроков исполнения.
Причины, по которым возникла необходимость в проекте
В 2017 году компания «Балтика» приняла решение значительно расширить продуктовый портфель. Параллельно по всей стране начали открываться внешние и 3PL-склады (3rd party logistics — поставки, осуществляемые 3ми лицами), а до этого — склады ответственного хранения. Стояла амбициозная задача открыть еще около 30 новых складов. Представляете весь масштаб? Процесс ввода данных SKU был достаточно сложным, отчетность требовала диджитализации.
Переход к централизованному управлению мастер-данными позволил:
· уйти от дублирования одинаковых строк данных в рамках поддержки ключевых классификаторов в актуальном состоянии в разных странах региона;
· ограничить круг пользователей, которые имеют доступ к вводу данных благодаря централизованному порядку внесения информации;
· сократить общее время на ввод данных о контрагентах, товарах и складах за счет централизации функционала и распределения ролей;
· предотвратить занесение неподтвержденной и некорректной информации.
Этапы реализации проекта
1. Определение Scope проекта, т.е. его границ, рамок. В компании сфокусировались на следующих ключевых объектах мастер-данных: Организация (Поставщики, Клиенты), Товары (SKU и Товарно-материальные ценности — часть материального имущества организации, которое находится в собственности организации и относится к ее оборотным средствам) и Склады.
На этом этапе были определены роли:
· инициатора запроса на операцию со строкой мастер-данных;
· владельца данных, который принимает решение о целесообразности производимого действия над строкой мастер-данных;
· дата-стюарда — основного участника процесса по обеспечению контроля за данными;
· группы по управлению мастер-данными, которая осуществляет менеджмент потока данных.
2. Реализация централизованной базы данных, в которой содержатся данные в ключевых классификаторах.
3. Внедрение системы электронного документооборота для поддержания эффективного обмена информацией в компании. В качестве такой программы была выбрана «СЭД Монолит», так как она позволяет разрабатывать, контролировать и поддерживать процессы управления мастер-данными в реальном времени и с помощью мобильного приложения. «СЭД Монолит» синхронизирована с ключевыми классификаторами, что позволяет соблюдать правило «одного касания» — данные вводятся в систему единожды и передаются в остальные модули системы и внешнее программное обеспечение.
Результаты реализации проекта
Теперь давайте поговорим о тех результатах, которых «Балтике» удалось достигнуть с внедрением централизованного подхода. Одним из направлений работы группы является актуализация весогабаритных характеристик продукции. Благодаря актуализации этих данных в системе компания уменьшила количество «воздуха», которое раньше перевозилось вместе с продукцией. По нашим подсчетам, это позволит сэкономить как минимум 30 млн. рублей в 2019 году.
Сократилось время на ввод новых мастер-данных, а также скорость оцифровки и отслеживания этой информации. Теперь на полный ввод нового SKU (при наличии декларации) и нового склада уходит не больше одной рабочей недели. Раньше заведение нового продукта занимало около двух месяцев. Также появилась возможность оцифровки и отслеживания этой информации.
Хотим дать несколько рекомендаций, если вы еще не определились, нужны ли вашему бизнесу мастер-данные.
1. Убедитесь в потребности в системе управления мастер-данными. Предпосылками являются дубли, неактуальные данные, которые приводят к возврату продукции или негативным отзывам; наличие утерянных данных, некорректных отчетов. Если хоть один из этих признаков есть в вашей компании, пора задуматься об управлении мастер-данными.
2. Подробно нарисуйте карту процессов — из какой системы, из какой вкладки, что куда переходит. Это поможет вам наглядно выявить недостатки в процессах и понять, что от чего зависит.
3. Нарисуйте желаемую схему процесса и сравните ее со старой. Составьте алгоритм действий, которые нужны, чтобы достичь идеала.
4. Выберите надежного поставщика IT-услуг и приступите к реализации.
Для крупных организаций со сложной IT-инфраструктурой мастер-данные являются необходимым элементом, так как экономят время и деньги.
Покупать готовую MDM или разрабатывать свою?
Здесь я уже писал о том, что такое MDM-система и зачем она нужна. Теперь мне хочется затронуть тему выбора, который так или иначе встает перед всеми, кто задумывается об управлении мастер-данными: купить ли готовую MDM-систему или разработать ее собственными силами.
Универсального рецепта традиционно не существует, и каждый должен решить для себя, какой путь выбрать. Чтобы принять правильное решение, необходимо определить набор требований к MDM, а после этого правильно оценить свои силы и потребности в функционале.
Поэтому я начну с того, что опишу типовые функциональные возможности, которыми должна обладать современная MDM-система.
Управление жизненным циклом мастер-данных:
Ключевая функциональность MDM-систем – это способность управлять мастер-данными на всем протяжении их жизненного цикла: от момента их определения до момента прекращения их использования.
Для этого MDM-система должна поддерживать следующие возможности:
Управление качеством
Некачественные данные сводят на «нет» весь эффект от централизации данных и их централизованного управления.
Для управления качеством данных в системе должны присутствовать следующие механизмы и инструменты:
Интеграция и синхронизация информации
Задача интеграции и синхронизации информации между MDM-системой и прикладными системами, потребляющими мастер-данные, является одной из основных. Данные должны быть синхронизированы между всеми участниками взаимодействия. Часто эта функция обеспечивается не самой MDM-системой, а специализированной ESB или MQ-системой. В идеале, ESB-система должна быть построена на единой с MDM-системой технологической платформе, т.к. при этом обеспечивается максимальная интеграция между ними.
Для построения механизмов взаимодействия должны присутствовать следующие возможности:
И все же, писать или покупать?
Если вы склоняетесь к реализации MDM-системы собственными силами, то оцените, какие из приведенных выше функций требуются вам не только сейчас, но и в будущем. Часто компании, которые идут по этому пути, начинают с реализации некого подобия центральной базы данных, в которую помещаются объекты мастер-данных в высокой степени готовности (вручную или с помощью пакетной загрузки) и из которой потом выгружаются мастер-данные в прикладные системы-подписчики. Часто такой подход называется «централизацией ввода справочников», который используется для обеспечения единой точки ввода справочной информации, т.е. фактически для упрощения ее ввода. В большинстве случаев на этом проекты, завязанные на самостоятельную разработку, заканчиваются, и дальнейшее развитие функционала не происходит из-за большей сложности реализации других возможностей MDM-систем. Строго говоря, такие результаты нельзя считать полноценным управлением мастер-данными. Тем не менее, некоторым компаниям, у которых не так много сущностей мастер-данных и невысокие требования к качеству данных, бывает достаточно и этого.
Если же вы не хотите ограничиваться простой «централизацией ввода справочников», то с высокой степенью вероятности вы захотите внедрить готовую MDM-систему. Тут вам предстоит непростой выбор MDM-системы, которая для вас лучше подходит.
Если касаться функциональности системы, то следует проводить анализ только после того, как вы уже более-менее представляете, какие задачи вы хотите решать с помощью MDM-системы: какие домены данных у вас есть, какой метод использования (method of use) и какой стиль внедрения (implementation style) вы выберете. Вот тут подробнее про это. Только после определения задач можно оценивать функциональность MDM-системы, т.к. не все MDM-системы одинаково хороши во всем разнообразии доменов/методов использования/стилей внедрения.
Кроме перечисленных выше функций, обратите особое внимание на следующие аспекты MDM-систем:
Вот некоторые пункты, которые нужно обязательно проверить:
Что такое Мастер-Данные и зачем они нужны
Введение
(клик по картинке ведёт внутрь публикации)
Развиваясь, организации внедряют всё больше и больше информационных систем совершенно различных направлений: бухгалтерский учет, управление персоналом, управление складом etc. Системы живут и развиваются независимо друг от друга до того самого момента, как компании не потребуется взглянуть на свои данные целиком. Объемы данных уже достигают критической точки и выясняется, что сопоставить и сравнить данные вручную становится просто невозможно. Решения основанные на противоречивых и невыверенных данных ведут к управленческим ошибкам, а дубли и неактуальность данных к неверным бизнес решениям.
Конечно же проблема описанная выше не нова и сегодня мы обсудим классический способ решения — систему управления мастер-данными.
Что такое MDM
Master Data Management (сокращенно: MDM, МДМ, НСИ; варианты перевода: управление мастер-данными, нормативно-справочная информация) система — комплекс процессов, систем управления, стандартов и программ позволяющих единообразно работать с данными. Проще говоря, МДМ-система предоставляет целостный взгляд на все составляющие бизнеса, в том числе на источники данных, авторство, качество, полноту и на потенциальное использование данных. (Подробнее: Задачи управления мастер-данными)
(кликабельно)
Типы корпоративных данных: что такое справочные и транзакционные данные
Чтобы разобраться, чем являются и не являются мастер-данные разберем основные типы корпоративных данных.
(взято отсюда)
Неструктурированные данные — текст, почта, и другие данные, у которых нет формально определенной и описанной структуры.
Полуструктурированные — данные не имеющие определенной схемы (или имеющие переменную структуру), но тем не менее имеющие формальное описание в виде тегов и\или определенных маркеров. XML — пример, полуструктурированных данных.
Структурированные (транзакционные) данные — данные имеющие формально определенную схему.
Метаданные — это данные описывающие другие данные, например, схема базы данных клиентов, конфигурационный файл или шаблон отчета.
Мастер-данные — это данные, содержащие ключевую информацию о бизнесе, в том числе о клиентах, о продуктах, о работниках, о технологиях и материалах. Каждая из этих групп может разделяться на несколько предметных областей: в категорию люди входят клиент, продавец, поставщик. Так же может иметь набор правил валидации, которым должны удовлетворять данные.
Иногда в отдельную категорию выделяют иерархические данные — это данные, в которых хранятся отношения и взаимодействия между данными. Подробнее.
Пример, общей структуры мастер-данных и валидационных правил (кликабельно)
Зачем оно нужно?
Исторически многие системы хранения, анализа и визуализации данных развивались параллельно и не совместимы между собой. По мере роста компании интеграция данных становится всё более важной и во многих случаях критической задачей, согласно Microsoft уже компании среднего размера ощущают на себе последствия работы с разнородными данными.
Таким образом одной из задач МДМ-систем является синхронизация данных, что упрощает решение сопутствующих задач, как подготовка финансовой отчетности.
МДМ-система — это один из краеугольных камней в архитектуре бизнеса вместе с ERP и BI системами, позволяющий системам аналитики и ведения бизнеса иметь единое преставление о данных, независимо от источника и формы.
Рассмотрим несколько классических случаев, где необходимо использовать и внедрять систему управления мастер-данными.
Зоопарк ИТ-систем и консолидированная отчетность
Пусть в компании больше трех систем хранения-анализа данных. Заполняются они и развиваются независимо друг от друга. В какой-то момент появляется необходимость собрать консолидированную отчетность и необходимо синхронизировать нормативно-справочную информацию. Например, существуют компания Ромашка с оборотом в 1М и имеются две записи «Общ.огр. Ромашка» и «ООО Ромашка» в разных системах с оборотом 400к и 600к, без инструментов синхронизации, система создания отчетности не сумеет объединить записи.
Интеграция систем
Пусть имеется несколько 1С систем в отделениях компании и счета, выставленные ООО «Ромашка» необходимо выгрузить и проанализировать в CRM. Если в CRM заведены несколько дублей, например Ромашка и Общ. Огр. Ромашка, то встает вопрос к какой Ромашке в CRM эти счета привязать и есть ли среди этих Ромашек нужная?
Единая база контрагентов
Прежде всего создание единой базы необходимо, для качественной и достоверной информацию о контрагентах. Если клиент, уже подписавший контракт, получает дополнительные N звонков о необходимости выслать уже отправленные документы (т.к. «Общ.огр. Ромашка» и «ООО Ромашка» — синтаксически разные компании), то это негативно отражается на отношениях компании.
Очистка и нормализации данных
Описанные выше случаи — это задачи по очистке и нормализации данных (data cleaning and data quality).
Очистка и нормализация данных — это безусловно инструменты, цель — это повышение лояльности клиента (e.g. избегаем повторных звонков), создание отчетности (уверенность в корректности аналитики) и увеличение скорости выполнения задач (быстрее проходим цикл продаж).
Как правило, клиент приходит к необходимости внедрения системы управления НСИ. Например необходимость оперативного контроля над деятельностью предприятия может потребовать сбора консолидированной отчетности, что в свою очередь приведет к необходимости синхронизации НСИ в ИТ-система, что в свою очередь потребует внедрения системы управления НСИ.
Случаи из жизни
Четырнадцать 1С-ок
У одной компании N было четырнадцать 1С систем в филиалах и вот однажды им пришлось срочно предоставить отчетность о своей деятельности в какую-то там палату. Отсутствие единой отчетности грозило существенными проблемами и вот M сотрудников несколько недель вместе сводили и выверяли данные. А могли бы просто физически не успеть.
Клиент из Астрахани отправил фуры заказчику в другой регион, а обеспечение в пути оказывала компания Х, у которой не было МДМ-системы и единой базы контрагентов. Во время путешествия фуры проходили обслуживание в двух регионах — и по окончанию поездки компания Х выставила счет клиенту по этим регионам по стандартному прейскуранту без положенной скидки за объем, так как клиент был записан в этих двух регионах под чуть-чуть по-разному и система не сопоставила имена. Итог — дополнительные разбирательства и ухудшение деловых отношений.
Повторные звонки
Однажды клиенту позвонили шесть (!) раз после того, как контракт был подписан. Из-за подобной некомпетентности лояльность клиента и контракт были под угрозой.
Методы решения
Рассмотрим два наиболее популярных метода решения проблем, описанных выше.
Административное решение
Административный подход — сначала вычистить уже имеющиеся дубли в ИТ-системах, разработать систему кодировок, по которым можно сопоставить записи в справочниках разных ИТ-систем, и регламенты. Такой метод относительно прост, но имеет ряд недостатков – он не предотвратит рассинхронизацию НСИ в разных системах, а регламенты всегда можно обойти.
Внедрение MDM-системы
Технологический подход — использование системы обеспечивающей синхронизацию и единое представление данных. Как правило большинство крупных компаний внедряют различные версии MDM, когда ручная консолидация справочной информации и отчетности становится невозможной, а внедрение любой новой системы вынуждает изменять регламент и кодировки, только усиливая хаос.
Безусловно, единовременное введение МДМ-системы не решит все проблемы и по мере развития бизнеса, должна развиваться и МДМ-система, может даже измениться и сам тип МДМ системы (основные типы освещены ниже), однако, как показывает практика MDM является оптимальным бизнес решением в подобных случаях.
Типы МДМ-систем
Мы рассмотрим три основных типа MDM-систем — подробнее можно прочитать тут.
Централизованная система
Выбирается одна IT система, это может быть как уже имеющаяся IT-система, так и отдельная система управления НСИ. Справочные данные в этой системе будут считаться эталонными, вестись в ней и рассылаться в другие системы. При этом создание и редактирование справочных данных в других IT системах запрещается. Преимуществами такого подхода являются:
Аналитическая система
В аналитической системе НСИ все элементы НСИ создаются в клиентских системах, откуда отправляются в систему НСИ, где из этих элементов формируется запись справочника НСИ. Это позволяет быстро внедрять систему, внося минимальные изменения в клиентские системы.
Но так как НСИ в отдельно взятой IT-системе ни с чем не синхронизируется, то в самой IT-системе могут быть дубли и отчетность может расплыться, поэтому построение оперативной отчетности затруднено (про локальную отчетность также говорят, что она «грязная» — локальные записи НСИ могут не соответствовать записям в системе НСИ).
Гармонизированная система
Эта система вобрала в себя лучшее из централизованной и аналитической систем. Она позволяет заводить данные в IT-системах, и затем сопоставлять с уже заведенными, умеет искать потенциальные дубли, разрешать конфликты, связанные с одновременным изменением одних и тех же данных в разных IT-системах, синхронизировать НСИ в IT-системах. Таким образом не меняются и не нарушаются бизнес-процессы, минимизируются ручная работа по подготовке отчетности — то есть просто строиться локальная отчетность. Однако данные подход является наиболее дорогим, трудоёмким и требуют серьезной экспертизы для построения, а так же может потребовать модификации клиентских приложений.
Примеры реализации MDM-систем
Примером аналитической системы управления НСИ является Navicon SalesOut, а примером централизованной и гармонизированной – разные конфигурации Navicon MDM.
Индикаторы необходимости внедрения МДМ-систем
Ключевые: необходима интеграция различных систем и единая отчетность на основе этих данных.
Частные предпосылки внедрения на примере с одним из клиентов