приказ на приобретение телефона для руководителя образец

Служебная записка о приобретении оборудования

Организации для нормальной деятельности необходимо приобретать различное оборудование, технику, другие товары. Руководство не всегда может знать, что требуется докупить и почему. Чтобы информировать работодателя, сформулировать просьбу и обосновать необходимость приобретения, сотрудники составляют служебную записку. Разберемся, как правильно ее составить для приобретения оборудования.

Функции служебной записки

Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.

Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.

К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.

С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.

Общие правила составления

Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.

При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.

Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.

Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.

Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.

Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.

Как составить служебную записку на приобретение

Записку можно написать от руки или набрать на компьютере с последующей распечаткой. Составляют ее в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует.

В документе нужно указать следующую информацию:

К сведению! Законодательство не устанавливает обязательный характер применения служебных записок и их регистрации. Однако некоторые компании регистрируют их в специальном журнале учета.

Образец служебной записки о приобретении оборудования

Генеральному директору
ООО «Вкусное меню»
Рассомахину И.И.
от заведующего складом № 3
Николаева А.А.

Довожу до Вашего сведения, что «15» января 2021 года на складе №3 сломался морозильный ларь. Оборудование не поддерживает нужную температуру для хранения продуктов. Прошу приобрести новый морозильный ларь Liebherr GTL 3005.

Источник

Покупки директора за счет компании

Иногда руководитель сообщает работникам бухгалтерии о необходимости разить в учете операции, которые на первый взгляд никак не связаны с деятельностью организации. Это может быть покупка крупной и мелкой техники, приобретение автомобиля, поездки. Как поступить бухгалтеру?

Наиболее радикальным вариантом является отражение операций только на основании письменного распоряжения руководителя, ведь данная возможность прямо предусмотрена пункте 8 статьи 7 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Стоит отметить, что данной нормой можно руководствоваться и в иных спорных вопросах, связанных с учетом. Однако на практике во избежание конфликтных ситуаций сотрудники бухгалтерии редко идут на оспаривание решения руководства. Так как же тогда отразить в учете операции, которые на первый взгляд можно охарактеризовать как покупки для использования в личных, а не производственных целях?

Общий алгоритм

Рассмотрим возможные покупки руководителя на примерах.

Мобильный телефон

В данном случае порядок учета будет зависеть от дальнейшего использования аппарата и наличия у компании соответствующих документов. Рассмотрим два наиболее распространенных способа учета такой покупки.

Телефон приобретен и передан руководителю, организация не несет расходов на сотовую связь, внутренние локальные документы по использованию техники отсутствуют. В этой ситуации не прослеживается связь покупки с деятельностью организации, приносящей доход. Как следствие, в налоговом учете затраты на приобретение аппарата учесть не получится ни при каких условиях.

В бухгалтерском учете телефон при-нимается к учету по фактической себестоимости в качестве материально-производственного запаса в случае стоимости покупки менее 40 000 рублей без НДС (ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). В ситуации, когда стоимость аппарата превышает 40 000 рублей, его следует отразить в качестве основного средства. При таком варианте учета расходы будут покры ваться за счет начисления амортизации в соответствии со сроком полезного использования объекта (в соответствии с учетной политикой организации).

Другой сценарий, когда телефон приобретен, передан руководитель: и используется в производственной де ятельности, при этом организация также осуществляет расходы на сотовую связь.

В данном случае расходы на приобретение аппарата и сотовую связь можно учесть в целях налогообложе ния, но только в том случае, если система документооборота организации позволяет проследить экономическую обоснованность данного вида трат.

Рекомендуем оформлять следу ющие документы:

В налоговом учете стоимость телефона подлежит единовременному учету в составе расходов при его стоимости менее 100 000 рублей.

Бухгалтерские проводки будут dыглядеть следующим образом (в зависимости от используемого компанией варианта):

Дорогостоящий автомобиль

Часто руководители компании приобретают за счет организации автомобили премиальных марок, причем такая сделка может быть совершена как по договорам куплипродажи, так и лизинга.

Порядок учета приобретенных автомобилей будет напрямую зависеть от того, сможет ли организация доказать производственную направленность использования машины. К факторам, которые свидетельствуют о применении автомобиля в производственной деятельности, может относиться наличие в учете затрат на топливо и ГСМ. Расходы на топливо подтверждаются путевыми листами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства. Стоит обратить внимание, что в путевом листе должен быть прописан подробный маршрут следования автомобиля (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16 июля 2010 г. № АЗЗ-10451/2009 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 11 октября 2010 г. № АС13567/10), Постановление АС Московского округа от 21 августа 2018 г. № ФО5-12699/2018 но делу № А40-76951/2017). В путевом листе в качестве маршрута могут быть укачаны офисные и складские помещения компании, адреса контрагентов, контролирующих органов с указанием конкретных адресов, необходимо разработать локальные нормативные документы, регламентирующие использование транспортных средств, учег затрат на содержание автотранспорта (техническое обслужинанне, мелкий ремонт и т. п.).

В случае если у организации имеются все необходимые сведении и документооборот является прозрачным, то расходы на приобретение и использование транспортных средств можно учесть в целях налогообложения (ст. 264, 252 НК РФ).

Автомобиль относится к основным средствам, и его стоимость погашается путем начисления амортизации.

Ситуации, когда транспортное средство приобретено по договору лизинга и компании нужно учесть особенности таких операций, мы не будем рассматривать в рамках настоящей статьи. Бухгалтерские проводки будут выглядеть следующим образом:

Туристические поездки

Довольно часто бывают ситуации, когда должностное лицо компании отправляется в поездку, а после в бухгалтерии появляются счета гостиниц, авиабилеты и прочие документы, связанные с таким путешествием.

План действий в данной ситуации будет следующим: нужно оформить документы о командировке (в частности, приказ) и авансовый отчет (работник должен предоставить сведения не позднее трех дней после возвращения); проверить представленные руководителем документы на предмет их соответствия требованиям законодательства (наличие, перевод на русский язык) и определить возможность принятия таких расходов для целей налогообложения. Последнее будет воз-можно, если из документов прослеживается деловая цель поездки, в частности: в городе командировки присутствует контрагенты компании, работник представил отчет о своих действинх в поездке, которые направлены на развитие компании (например, проведение переговоров с конкретными деловими партнерами и т. п.). В этом случае данные расходы можно учесть в целях налогообложения. Бухгалтерские проводки будут выглядеть следующим образом:

РАСЧЕТ
Журнал для современного бухгалтера

Самый любимый бухгалтерский журнал, который всегда на вашей стороне.

98% подписчиков всегда продлевают подписку на журнал.

Источник

Оплата мобильных работникам: какие нужны документы?

Компания вправе учитывать в налоговой базе по прибыли расходы на связь. Учесть можно как сами смартфоны, так и отдельно сим-карты и плату за услуги связи.

Все расходы, которые бухгалтерия учитывает при исчислении налога на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Это правило пункта 1 статьи 252 НК РФ хорошо известно каждому бухгалтеру.

Для обоснования расходов на связь и списания их при исчислении налоговой базы по прибыли бухгалтерия может использовать те документы, которые посчитает подходящими и правильно оформленными с точки законодательства. Документы должны содержать все обязательные реквизиты, в них должно быть четко указано наименование расхода.

Перечень обязательных реквизитов приведен в статье 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона от 06.12.2011№ 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете» (с изм. 01.01.2020)

Обязательные реквизиты первичных учетных документов:

Документов, которыми можно обосновать расходы на мобильную связь довольно много. Сама по себе покупка от имени компании оформляется, как правило, договором или счет-договором. А, при покупку в розничном магазине – всегда есть чеки.

Бератор Практическая энциклопедия бухгалтера

Документы для списания расходов на покупку смартфонов

Списать в расходы по прибыли покупку мобильных телефонов и смартфонов можно с применением, как внутренних документов компании, так и полученных от продавца.

Экономическую целесообразность покупки смартфонов можно обосновать служебными записками от руководителей отделов продаж и сбыта, экспедирования и транспорта, руководителей отделов по обслуживанию клиентов.

Служебная записка пишется на имя директора, в ней указывается, зачем работникам нужны служебные смартфоны. Для закупки смартфонов достаточно визы-согласия руководителя.

Документы, которые обосновывают покупку смартфонов:

Сложнее подтвердить то, что работники используют служебные смартфоны по назначению, то есть для работы. Но, на практике, налоговики редко не соглашаются с этими расходами. Разве, вызовет что закупка смартфонов на очень крупную сумму подозрения.

Документы для подтверждения использования смартфонов в служебных целей

Счета, которые выставляет оператор связи могут приходить либо на имя компании (для учета проще), либо на имя того, кто этим телефоном пользуется. Если счета получает сам работник, он их должен передать в бухгалтерию.

В первом случае, компания сама оплачивает связь. Во втором, компенсирует работнику затраты на связь.

О компенсациях работникам на удаленке:

Выплата компенсации работнику за использование мобильной связи должна быть предусмотрена трудовым либо коллективным договором, прописана во Правилах трудового распорядка.

Какие документы использовать бухгалтерии при списании расходов на связь:

Кроме названных документов можно использовать и другие, которые содержат все необходимые реквизиты и позволяют четко определить расход и его размер.

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Выбор читателей

Корпоративные карты: что вызовет подозрения налоговой

Нерабочие дни с 30 октября по 7 ноября: как оформлять, что учитывать бухгалтерам

Когда сдавать РСВ, 6-НДФЛ и платить налоги, если срок с 30 октября по 7 ноября 2021

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Источник

Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ.

Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными.

Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании.

Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы.

При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.

Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д.

В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ПРИКАЗ № 139

О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»

В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,

1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.

2. Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.

3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.

4. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.

5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.

6. Инспектору по кадрам Смирновой В.В. ознакомить сотрудников службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» с настоящим приказом.

Генеральный директор ООО «Компания» Иванов (Иванов И.И.)

С приказом ознакомлены:

Руководитель службы АХО Хаванов (Хаванов И.В.)

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Источник

Компенсация мобильной связи работникам

Компенсация расходов на мобильную связь сотруднику — это выплата, возмещающая затраты работника на служебные переговоры с использованием услуг сотовых операторов. Чтобы избежать претензий контролирующих органов, соберите полный пакет документов, подтверждающий производственный характер переговоров.

На каком основании выплачивают компенсацию

Общение с контрагентами посредством мобильной связи — важная часть работы работников многих организаций, ведущих различную деятельность. Как оформить компенсацию за мобильную связь сотруднику, зависит от того, кто заключил договор с мобильным оператором: сама организация или непосредственно работник.

В любом случае затраты должны быть экономически обоснованны. Порядок осуществления расходов на мобильные переговоры компания разрабатывает самостоятельно и утверждает в локальном нормативном акте.

Организация сама оплачивает сотовую связь

Организация вправе сама заключить договор корпоративной сотовой связи с оператором. В этом случае телефонный номер закрепляется за организацией и она сама оплачивает услуги оператора. Для контроля каждому сотруднику устанавливается лимит расходов. Вот как оформить компенсацию расходов на сотовую связь в данном случае:

Выплачиваем компенсацию сотруднику

При заключении работником лично договора с сотовым оператором и выплате компенсации работодателем необходимо:

В чьей собственности телефон (корпоративный/личный)

При ведении телефонных переговоров работник вправе использовать личный телефон или же телефон, предоставленный работодателем.

В первом случае стороны вправе установить компенсацию сотруднику за использование личного имущества.

Во втором затраты на приобретение корпоративных телефонных аппаратов организации вправе учесть в управленческих (коммерческих) расходах.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами

Независимо от того, сама компания оплачивает расходы на связь или компенсирует их работнику, не облагайте их:

Возмещение затрат на услуги мобильных операторов, согласованные сторонами трудовых отношений, признаются компенсационными и освобождаются от обложения (письма Минфина РФ от 30.12.2019 №03-04-05/103335, от 24.11.2017 №03-04-05/78097).

Бухгалтерский учет

Затраты на мобильные переговоры сотрудников отражайте в расходах по обычным видам деятельности

При расчете налога на прибыль документально подтвержденные затраты на услуги мобильных операторов включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При отсутствии подтверждения оплаты телефонных переговоров в служебных целях учесть затраты на сотовую связь нельзя.

Источник