Как уничтожить бухгалтерские документы

Порядок уничтожения документов

Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.

Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.

Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г. Перечень № 41, действующий еще с советских времен (утвержден главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. и отредактирован Росархивом 06.10.2000 г.), содержит перечисление сроков хранения различных типов документации.

Документы, составленные после 2010 года, следует хранить в течение времени, обозначенного в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Соответствующие формы актов приведены в Правилах работы архивных подразделений.

Отбор документов, более не нужных

Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.

Рекомендуемый состав комиссии:

ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.

Задачи комиссии:

ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.

Даты отбираемых документов

Комиссия рассматривает только документацию заявленного в приказе временного промежутка. При этом срок хранения документа должен истечь на 1 января указанного в приказе года. Например, если начальник дал указание оценить документацию по 2012 год, то архивная масса, датированная 2013 годом и позже, не рассматривается, хотя ее сроки могут уже закончиться. Бумага, на которой стоит 2014 год, имеющая срок хранения 3 года, не может быть утилизирована до 2018 года, поскольку на начало 2017 года 3 полных года еще не прошли.

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.

Подготовка к уничтожению:

НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

Как утилизировать документы?

Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.

Срок не истек, но больше хранить нельзя

Иногда приходится уничтожать документы, которые еще должны были бы храниться, но стали непригодными к прочтению и дальнейшему хранению. Такое случается, если хранимые бумаги были необратимо испорчены или повреждены. Причины повреждений могут быть различными – от банального несоблюдения правил хранения до чрезвычайных ситуаций и катастроф.

При оценке таких бумаг в акте надо отметить причину невозможности дальнейшего хранения документации.

Какие документы лучше сохранить!

Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:

Уничтожение электронных архивов

Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.

С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).

Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

Ответственность несёт руководитель

Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель. За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше.

Источник

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

Инструкция по заполнению акта

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Источник

Уничтожение бухгалтерских документов

В любой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо выполнить уничтожение бухгалтерских документов. В основном это вызвано их большим количеством. Именно в такой момент руководитель начинает задумываться над вопросом – как законно и правильно уничтожить скопившиеся документы?

Правильное уничтожение документов выполняется в три этапа.

Стоимость уничтожения бухгалтерских документов

Отзывы клиентов об уничтожении документов

Владислав Николаевич, директор компании «Экономическое возрождение»

Работая директором столичной компании, я неоднократно сталкивался в своей практике с такой проблемой, как утилизация документов. Когда эта проблема возникла в первый раз, я даже немного растерялся. Для меня было непонятно, какие документы можно уничтожать, и каким образом. Спасибо, подсказку сделал партнер по бизнесу. Я обратился к профессионалам и про эту проблему забыл.

Жанна, главный бухгалтер

В должности главного бухгалтера я работаю 5 лет. За это время в офисе скопилось много бухгалтерских документов. Руководством было принято решение их уничтожить. Для этого была выбрана специализированная компания «Архивариус», которая сделала работу быстро и законно.

Зачем нужно уничтожение бухгалтерских документов?

Информация, которая содержится в бухгалтерских документах, в договорах, в отчетах итд. со временем становится неактуальной. В связи с этим уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения – необходимая процедура. Выполнением утилизации в обязательном порядке должна заниматься специализированная компания. Сегодня на законодательном уровне в Российской Федерации регламентировано хранение и уничтожение документации. Но, несмотря на это, у многих руководителей возникают определенные трудности. Неправильно и неграмотно проведенная работа по уничтожению документов в этом направлении может доставить компании множество проблем.

Для грамотного составления акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и утилизации бухгалтерских документов каждый руководитель должен опираться на следующие нормативные акты:

Своевременное и регулярное уничтожение архива бухгалтерских документов – это задача, которую каждая компания решает для себя сама. Не выполняя эти мероприятия, ничего страшного не произойдет. Однако обширная база документов требует наличия свободных площадей для хранения. Помимо этого, возникают определенные трудности в работе с архивом.

Выгодные цены на уничтожение бухгалтерских документов в Москве

Информация, содержащаяся в документах, которые подготовлены к утилизации, может нести много полезного для конкурирующей стороны. Поэтому необходимо проводить уничтожение бухгалтерских документов в организации, которая сможет гарантировать полную конфиденциальность. Компания «Архивариус» готова предложить своим клиентам:

Также заказчик, если изъявит желание, может присутствовать при уничтожении документов. Уничтожение документов осуществляется путем шредирования (измельчения). Компания «Архивариус» выполнит быстро, качественно и законно весь комплекс необходимых мероприятий по уничтожению бухгалтерских документов. Это стало возможным благодаря грамотному применению методических рекомендаций и высокой квалификации наших сотрудников.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

или отправить запрос из формы обратной связи.

Источник

Хранить или спалить их беспощадно? Последствия уничтожения документов

Расскажу – можно ли после проверки спалить уже ненужные бумаги и не хранить их вечно. Какая ответственность за уничтожение. Какая сложилась практика.

Принимая во внимание тенденцию государственного прессинга на бизнес, можно предположить, что в обозримом будущем закручивание гаек продолжится. В том числе из-за одобряемой властями своевольной ревизионной политики, самонадеянных контролеров и экономических проблем. Это, к сожалению, уже подтверждается и ужесточением административной ответственности: введением новых видов административных правонарушений, новых штрафов и увеличение штрафов существующих, и введением ответственности субсидиарной. В том числе за несохранность и непредставление документов.

Кто может проверить

А вот кто точно обратит внимание – это конкурсный управляющий. Если будет привлечен, конечно. И не только заметит отсутствие и даже может притянуть большие проблемы. В виде субсидиарной ответственности ( об этом далее).

Чаще всего нарушения правил хранения и уничтожения архивных дел выявляются в ходе проведения проверок, реже – по факту неисполнения запросов.

Привлечение компании или ИП к ответственности за несоблюдение установленных перечнями сроков хранения Росархивом – это вообще редкость. И размер штрафа — ничтожно мал. Нарушение правил хранения комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей. ( Статья 13.20 КоАП)

Но если нарушение сроков хранения документов повлекло нарушения корпоративного, налогового или иного законодательства, прилетят последствия другие. Ощутимые, а возможно и очень чувствительные. Так как в этом случае к контрольной работе по соблюдению сроков хранения документов — подключается «тяжелая артиллерия» в лице ФНС, Росфинмониторинга,ФАС, Банка России и других регуляторов — тяжеловесов.

И если по их требованию не представить документы, срок хранения которых еще не истек, то и компания, и ИП, и должностные лица могут быть привлечены к ответственности.

Давайте разбираться, к какой.

Документы бухучета

Нарушение сроков хранения бухгалтерских документов грозит административным штрафом на должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей. За повторное нарушение — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация должностного лица от 1 года до 2 лет. На основании ч.1 и 2 статьи 15.11 КоАП.

ИП по статье 15.11 КоАП не может быть привлечен к ответственности. (Его освобождает статья 15.3 КоАП).

Налоговая ответственность

1. Если документы уничтожены, а их налоговый срок хранения еще не истек, компании грозит штраф за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения в размере 10 000 рублей. За то же нарушение в течение нескольких периодов – 30 000 рублей. (п.1 и 2 статьи 120 Налогового кодекса).

2. За необеспечение сохранности документов должностным лицам грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей (ч.1 статьи 15.6 КоАП).

3. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы – с компании будут взысканы налоги плюс штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. (п.3 статьи 120 Налогового кодекса). Налоговики все чаще занижения налоговой базы «подтягивают» под умысел, и выкатывают штраф по этой же статье в размере 40%.

4. За каждый непредставленный документ компания или ИП могут быть привлечены к штрафу в размере 200 рублей ( статья 126 Налогового кодекса).

Но налоговая ответственность в виде штрафов — это не все. Если компания не обеспечила сохранность документов, а у налоговой есть достаточные основания, что есть нарушения и можно взыскать налоги – отсутствие бумаг ревизоров не остановит. Они имеют право исчислить налоги расчетным методом. На основании подп. 7 п. 1 статьи 31 и п. 7 статьи 166 Налогового кодекса. На основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

При этом сумму доходов для расчета налоговой базы компании контролеры соберут очень ловко – по выпискам банка, по данным контрагентов, по вашим электронным следам. Или по аналогии. А вот расходная часть и налоговые вычеты – ваша забота. Поэтому примененный ревизорами расчетный метод – всегда не в пользу компании. И лучше постараться этого избежать. Об этом подробно в статье «Налоговая аналогия: спорный расчетный метод.»

Гуляет мнение, что если документы утрачены по причине кражи, пожара, наводнения. — налоговики не смогут начислить недоимку. А компания и ее должностные лица могут быть освобождены от ответственности. Мнение ошибочно. Справок МЧС и МВД для обоснования добросовестности и объективного характера уничтожения бумаг точно недостаточно. Докажите, что компания озаботилась восстановлением документов, предприняла меры и получила хоть какие результаты. Суды очень критично относятся к отсутствию усилий по восстановлению документов. И зачастую поддерживают выводы налоговиков, применивших при налоговой проверке расчетный метод.

Проверка закончилась – документы в шредер?

Нееет. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 и от 07 июня 2013 г. № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке и независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

А вот по истечении установленных законодательством сроков хранения документов документы можете не представлять. И привлечь к ответственности за непредставление документов вас не вправе.

Документы по ВЭД

1.Нарушение сроков хранения документов учета по внешнеэкономической деятельности для целей экспортного контроля влечет взыскание штрафа с должностных лиц в размере от 1 000 до 2 000 рублей, компаниям – от 10 000 до 20 000 рублей. (ч.2 статьи 14.20 КоАП).

2. За нарушение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям должностным лицам грозит штраф в размере от 4 000 до 5 000 рублей, компаниям – от 40 000 до 50 000 рублей. Для граждан штраф от 2 000 до 3 000 рублей. (ч.6 статьи 15.25 КоАП).

Документы по учету и управлению персоналом

За нарушение трудового законодательства, в том числе по вопросам соблюдения сроков хранения документов по личному составу, должностным лицам и ИП грозит штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей, компании – от 30 000 до 50 000 рублей. ( ч.1 статьи 5.27 КоАП).

Антимонопольное право – тоже?

Еще один неожиданный контролер – ФАС. В отношении сроков хранения документов на производство, размещение и распространение рекламы. Согласно статье 12 закона «О рекламе» от 13 марта 2006 г. № 38-ФЗ, рекламные материалы должны храниться в течение 1 года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия договора.

К рекламным материалам ФАС относит образцы печатной продукции (буклеты, листовки, макеты рекламы для газет, журналов, образцы газет, журналов с размещенной в них рекламой, макеты, образцы рекламы для распространения на рекламных конструкциях), рекламные аудиоролики для распространения в эфире радиостанций, рекламные видеоролики и т.п. ( пункт 1 письма ФАС России от 28.04.2011 N АК/16266).

За нарушение сроков хранения рекламных материалов, а также договоров на производство, размещение или распространение рекламы должностные лица компании могут быть привлечены к ответственности в виде штрафа в размере от 2 000 до 10 000 рублей, компании — от 20 000 до 200 000 рублей. Штраф гражданам – от 1 000 до 2 000 рублей. (статья 19.31 КоАП).

Для ООО и акционерных обществ

ООО и АО обязаны хранить документы касательно своей деятельности. Перечни приведены в статье 50 Закона от 08 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», и от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Особая ответственность за постоянным хранением устава, протоколов собрания участников, решения о выпуске ценных бумаг, протоколы советов директоров, положения о представительствах и других.

За неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах, грозит штраф должностным лицам от 2 500 до 5 000 рублей, компаниям от 200 000 до 300 000 рублей. (ч.1 и 2 статьи 13.25 КоАП).

Есть еще масса законных и подзаконных документов, устанавливающих сроки хранения документов и ответственность в зависимости от специфики деятельности компаний: для кредитных и некредитных организаций, для страховщиков, фондов, профессиональных участников рынка ценных бумаг, участников закупочной деятельности. Например, сроки хранения сведений, составляющих кредитную историю, досье клиентов, сведений о бенефициарах, регламентированы указаниями Росфинмониторинга, банка России, приказами ФСФР. Исходя из специфики своей деятельности советую уточнить какие еще ревизоры могут искать свой интерес в ваших документах. Поднимите отраслевые регламенты и оцените периметр контроля.

Еще

1.Штрафы могут быть существенно увеличены в сочетании со статьей 19.5 КоАП «Невыполнение в срок законного предписания… органа, осуществляющего контроль…» на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей, на юридических лиц – от 500 000 до 700 000 рублей. В случае, если вам предъявили предписание с указанием «устранить!», а вы не исполнили. В том числе по причине отсутствия документов.

2.Есть и в Уголовном кодексе статья за утрату и уничтожение документов. Об этом статья 325 : лица, виновные в уничтожении, повреждении или сокрытии официальных, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы …либо исправительными работами на срок до 2 лет, либо арестом на срок до 4 месяцев, либо лишением свободы на срок до 1 года. Жуть. Но, по-моему, к нарушению именно архивных правил это не имеет никакого отношения. Речь идет об умышленно уничтоженных документах, свидетельствующих о преступной деятельности.

Опасная субсидиарная ответственность

В случае, если будет доказано, что отсутствие документации:

1) привело к затруднениям проведения процедуры банкротства и явилось препятствием при формировании конкурсной массы должника или

2) конкурсный управляющий не смог выявить круг контролирующих должника лиц, его основных контрагентов, основных активов должника, подозрительные сделок и их условий и т.д.

Чтобы избежать привлечения к субсидиарной ответственности компании придется доказать суду «отсутствие вины в непередаче, ненадлежащем хранении документации и подтвердить, что приняты все необходимые меры для исполнения обязанностей по ведению, хранению и передаче документации при той степени заботливости и осмотрительности, какая от него требовалась.» ( цитата из п.24 Постановления Пленума ВС РФ от 21 декабря 2017 г. N 53).

К субсидиарной ответственности могут быть привлечены лица, контролирующие должника, не только действующие, но и бывшие. Поэтому и при передаче дел (при увольнении) и при приеме от предыдущего сотрудника (при устройстве на должность) нужно быть особенно внимательным и обратить внимание на наличие документов компании и их сохранность.

Сделайте и сохраните копии актов приема-передачи документов. Чтобы не попасть под раздачу «субсидиарки», если документы были утрачены «бывшими».

Но приложить усилия по восстановлению документации вам все равно придется. Раз уж согласились стать руководителем. «Сама по себе непередача предыдущим руководителем новому необходимых документов не освобождает последнего от ответственности и не свидетельствует об отсутствии вины. Добросовестный и разумный руководитель обязан совершить действия по истребованию документации у предыдущего руководителя (применительно к статье 308.3 ГК РФ) либо по восстановлению документации иным образом (в частности, путем направления запросов о получении дубликатов документов в компетентные органы, взаимодействия с контрагентами для восстановления первичной документации и т.д.).» ( Это тоже цитата из п.24 Постановления Пленума ВС РФ от 21 декабря 2017 г. N 53).

Что на практике

Если дело об утрате документов все же доходит до суда, арбитражная практика чаще складывается не в пользу компаний, потерявших или уничтоживших документы.

Пример 1. По делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ ЗАО привлечено к административной ответственности на сумму 200 000 рублей.

Суть дела: В результате коммунальной аварии затопило подвал, к котором главный бухгалтер хранила старые документы ЗАО. Документы пришли в негодность, в том числе папка с протоколами Совета директоров и решениями общих собраний.

Пример 2. По делу №А12-630/2012 за хранение документа не по месту нахождения АО акционерному обществу предъявлен штраф в размере 500 000 рублей.

Пример 3. По делу № А56-9570/2009 генеральный директор не смог передать арбитражному управляющему документацию ООО в связи с ее уничтожением по причине коммунальной аварии (прорывом горячей воды). Конкурсный управляющий обратился в суд о привлечении директора ООО к субсидиарной ответственности и взыскании с него 85 000 000 рублей за непредставление документов, утраченных в результате их ненадлежащего хранения. Размер субсидиарной ответственности был определен по суммарному (. ) размеру требований из реестра требований кредиторов ООО.

От ответственности руководителя спасло только то, что обстоятельства дела, за которые его судили, произошли ранее внесения изменений в Закон о банкротстве от 26 октября 2010 г. № 127-ФЗ в части субсидиарной ответственности органов управления должника за отсутствие документов бухгалтерского учета и отчетности.

Аналогичные дела о субсидиарной ответственности, в том числе и в связи с непередачей конкурсному управляющему документов по делу N А46-8908/2009 на сумму 304 000 000 рублей, Определение ВС от 25 марта 2019 г. N 305-ЭС19-1476 на сумму 51 390 245 рублей, Определение ВС от 11 июня 2019 г. N 305-ЭС18-12323(5), определение ВС от 28 марта 2019 г. N 302-ЭС19-3442 на сумму 15 402 920 рублей, Определение ВС от 11 февраля 2019 г. N 309-ЭС18-24832 на сумму 70 139 606 руб.

Резюмируем

Несоблюдение сроков хранения документации с каждым годом обходятся все дороже.

Безграмотное и небрежное отношение к документам, так же как и умышленное или беспечное их уничтожение, могут привести компанию к большим проблемам. Усилена административная ответственность, субсидиарная ответственность — уже совсем не редкость.

Вместо того, чтобы отрегулировать законодательство и выработать единообразные нормы его спорных положений, законотворцы увлечены ужесточающими нововведениями и нагнетающими давление на бизнес законами. К великому сожалению.

Но надеюсь, что было полезно.

С наилучшими пожеланиями, сберегающий документы

Источник