Как уменьшить размер файла excel
Как уменьшить размер файла Excel?
XLS таблицы могут весить несколько десятков мегабайт. Если для жесткого диска или даже самой небольшой флешки это не критично, то для скорости обработки самого файла – ощутимо. Более громоздкие файлы открываются медленнее, работать в них сложнее.
Предлагаем инструкцию, как можно уменьшить размер Excel-файла и ускорить работу с таблицами.
Уменьшить рабочую зону
Часто рабочая зона xls-файла не соответствует реальной. При открытии программа обрабатывает кучу пустых ячеек, которые не нужны для работы. Соответственно увеличивается и размер файла, и скорость работы в нем.
Откройте таблицу и нажмите клавиши Ctrl+End. Программа переместит вас на крайнюю строку, которую она считает рабочей. Сравните, где реально заканчивается ваша таблица и номер крайней ячейки.
Например, у вас таблица реально заканчивалась на 667 строке, а после нажатия клавиш Ctrl+End нас переместили на 1971 строку. Выходит, что 1304 строки нам не нужны, но программа считает их рабочими – и обрабатывает при открытии.
Нам нужно удалить лишние строки и ячейки. Кликаем на первую пустую ячейку под таблицей, нажимаем комбинацию клавиш Ctrl+Shift и стрелку вниз. Так выделятся все пустые строки. Забавно, что у нас выделилось более 60 тысяч строк, а не до 1971.
Кликаем правой кнопкой мышки на выделенную область и нажимаем «Удалить». Пользуйтесь только таким способом удаления, не нажимайте клавишу Del. Потому что с клавишей Delete удаляется только содержимое таблицы, но не сама таблица.
После этого появится сообщение, где мы выбираем «Строку» и нажимаем ОК.
Размер файла должен уменьшиться, и время на его обработку тоже сократится.
Лишнее форматирование
Сделайте таблицу с минимальным форматированием. Если специфика работы не требует выделения ячеек другим цветом и другой наглядности, откажитесь от этого. Даже выделение текста жирным шрифтом или курсивом – уже на несколько десятых килобайт утяжеляет таблицу.
То же касается, если таблица с картинками. Удалите лишние изображения.
Сжатие изображений
Но если все-таки нельзя удалить картинку или фото из документа, ее можно сжать. Выделяем изображение и кликаем на вкладку «Формат». Здесь нам нужно выбрать пункт «Сжать рисунки».
Выставляем настройки так, как показано на скриншоте, и нажимаем «ОК».
Качество изображение почти не изменилось, но его размер сократился. Так можно проделать и с другими картинками в таблице.
Удаление ссылок
Внутренние и внешние ссылки таблицы утяжеляют файл. Избавьтесь по возможности от них. Но делать это нужно осторожно: если ссылки в таблице динамические и будут изменяться со временем, удалять такое содержимое нельзя. Если же таблица содержит статические данные, которые не будут изменяться, удалите ссылки (замените их на статические).
Выделяем область ссылок. Копируем их клавишами Ctrl+C, а затем кликаем правой кнопкой мышки по выделенной области. Выбираем в параметрах вставках пункт «Значение» (обозначено на скриншоте).
Сохраняем файл в другом формате
Формат XLS – несколько устаревший, потому что сейчас новые версии Excel используют сжатый формат XLSX (по аналогии с вордом – docx). Чтобы сохранить файл в другом формате, кликните вверху таблицы контекстное меню «Файл» и нажмите «Сохранить как».
Сохраните файл на компьютер, выбрав тип файла «Книга Excel». Таблица сохранится в новом расширении xlsx и будет весить меньше. Для сравнения: наш файл xls весил чуть больше 200 Кб, а новый xlsx более чем в два раза меньше – 78 Кб.
Сжатие файлов онлайн
Можно воспользоваться онлайн-сервисами, которые предлагают сжать эксель файл. Один из таких – Wecompress (https://www.wecompress.com/ru/). Заходим на главную страницу и выбираем файл, нажав на плюсик.
Дождитесь окончания сжатия. Чем больше размер файла, тем дольше это займет времени.
В нашем случае сервис вообще не нашел элементов, которые можно сжать, о чем мы увидели сообщение.
Попробуем взять таблицу с изображением, чтобы посмотреть, как качественно работает сервис.
Мы загрузили файл размером 856 Кб, а вышло в итоге 356 Кб. Сервис быстро удалил ровно 500 Кб лишнего объема.
Кстати, можно установить расширение Wecompress для браузера Google Chrome.
Итоги
Итак, сжать таблицу Excel можно с помощью 6 способов:
Воспользуйтесь одним из способов, чтобы уменьшить объем excel файла и ускорить работу с таблицами.
Читайте еще много полезных статей о программе Excel:
Уменьшение размера файла Excel электронных таблиц
Если размер файла слишком велик, попробуйте сделать его более управляемым, следуя советам ниже.
Сохранение таблицы в двоичном формате (XSLB)
Чтобы уменьшить размер файла, можно сохранить таблицу в виде двоичной книги (XSLB), а не формата по умолчанию (XSLX). По умолчанию используется формат XML, что важно при использовании данных в сторонних программах, так как XML является открытым стандартом. Однако в большинстве целей двоичного формата достаточно и он сохраняется в файле меньшего формата.
Перейдите в меню > параметры > Сохранить.
В списке Сохранениефайлов в этом формате в списке Сохранить книги выберите Excel Двоичная книга.
Этот параметр задает двоичный формат по умолчанию. Если вы хотите сохранить по умолчанию Excel книгу (.xlsx), но сохранить текущий файл как двоичный, выберите параметр в диалоговом окке Сохранить как.
Примечание: Если файл находится в SharePoint, возможно, вы не видите параметр Сохранить как. В этом случае вы можете сохранить копию на локальном диске, сохранить ее как двоичное, а затем заменить исходный файл новым двоичным.
Перейдите в > сохранить как и, если файл сохраняется впервые, выберите расположение.
В списке типов файлов выберите Excel Двоичная книга (XLSB).
Сохранение таблицы в двоичном формате (XSLB)
Чтобы уменьшить размер файла, можно сохранить таблицу в виде двоичной книги (XSLB), а не формата по умолчанию (XSLX). По умолчанию используется формат XML, что важно при использовании данных в сторонних программах, так как XML является открытым стандартом. Однако в большинстве целей двоичного формата достаточно и он сохраняется в файле меньшего формата.
Перейдите в меню > параметры > Сохранить.
В списке Сохранениефайлов в этом формате в списке Сохранить книги выберите Excel Двоичная книга.
Этот параметр задает двоичный формат по умолчанию.
Если вы хотите сохранить по умолчанию Excel книгу (.xlsx), но сохранить текущий файл как двоичный, выберите параметр в диалоговом окне Сохранить как:
Выберите Файл > Сохранить как.
В списке Тип файла выберите Excel двоичной книги (XLSB).
Уменьшение количества таблиц
Если у вас есть таблицы с данными, которые вы не используете и которые не содержат формул, удалите их из таблицы.
Чем больше точек данных в книге, тем больше размер файла. Если удалить неиспользование данных, размер файла уменьшится.
Сохранение изображений с более низким разрешением
Откройте меню Файл, выберите раздел Параметры, а затем — Дополнительно.
В области Размер и качество изображениясделайте следующее:
Выберите Отменить редактирование данных. Этот параметр удаляет хранимые данные, которые используются для восстановления исходного состояния изображения после его изменения. Обратите внимание, что если удалить данные редактирования, восстановить изображение будет нельзя.
Убедитесь, что не выбрано сжатие изображений в файле.
В списке Разрешение по умолчанию выберите разрешение 150ppi или более низкое. В большинстве случаев разрешение не должно быть выше.
Сжатие рисунков
Выберите рисунок в документе. На ленте появится вкладка Формат рисунка.
На вкладке Формат рисунка в группе Настройка выберите Сжать рисунки.
В области Параметры сжатиясделайте следующее:
Чтобы сжать все рисунки в файле, снимайте снимок Применить только к этому рисунку. Если этот параметр выбран, изменения, внесенные здесь, будут влиять только на выбранный рисунок.
Выберите Удалить обрезанные области рисунков. Этот параметр удаляет обрезанные данные рисунка, но вы не сможете их восстановить.
В области Разрешениесделайте следующее:
Выберите Использовать разрешение по умолчанию.
Не сохранения кэша данных с файлом
Если таблица содержит таблицу, можно уменьшить размер файла, не экономя кэш исходных данных в файле, а обновляя кэш данных при его открытие.
Выберите любую ячейку в таблице.
На вкладке Анализ таблицы в группе Таблица выберите Параметры.
В диалоговом окне Параметры таблицы выберите вкладку Данные и сделайте следующее:
Чтобы сохранить исходные данные с файлом, с помощью сохранения исходных данных с помощью сохранения.
Выберите Обновить данные при открытии файла.
Как уменьшить размер файла
Автоматически убрать все лишнее из файла так же поможет команда надстройки MulTEx Оптимизировать книгу
При этом описанные ниже причины, которые влияют на размер файла, так же могут влиять и на его «быстродействие».
Следующие действия необходимо проделать на каждом листе книги:
Sub All_Cells_In_All_Sheets_To_Value() Dim wsSh As Object For Each wsSh In Sheets wsSh.UsedRange.Value = wsSh.UsedRange.Value Next wsSh End Sub
Sub All_Names_Visible() Dim objName As Object, wsSh As Object For Each objName In ActiveWorkbook.Names objName.Visible = True Next objName For Each wsSh In Sheets For Each objName In wsSh.Names objName.Visible = True Next objName Next wsSh End Sub
Данный код используется как и предыдущий. Он отображает все имена на листе и в книге. После выполнения макроса необходимо повторно нажать сочетание клавиш Ctrl+F3 на листе. Теперь Вы можете удалить ненужные Вам имена. Так же все имена можно сразу удалить при помощи следующего кода:
Sub Delete_All_Names() Dim objName As Object, wsSh As Object On Error Resume Next For Each objName In ActiveWorkbook.Names objName.Delete Next objName For Each wsSh In Sheets For Each objName In wsSh.Names objName.Delete Next objName Next wsSh End Sub
После всех этих действий необходимо сохранить файл, чтобы изменения вступили в силу. Только после этого станет видно изменился размер файла или нет. Я бы советовал сохранять файл как копию, если не уверены, что удалили действительно ненужное.
Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!
7 простых способов уменьшить размер файла Excel прямо сейчас
Автор: Эдуард Уакнин, 25.11.2019
Прежде чем уменьшить размер файла Excel, мы хотели бы поделиться с вами советом, чтобы начать работу — вы можете пропустить его Если вы предпочитаете применять советы Флоренции прямо сейчас.
Перед тем, как начать, сделайте совет: вы можете узнать , какие листы самый тяжелый в вашем файле Excel. Для этого сделайте копию файла Excel и выполните следующие действия:
может помочь вам выбрать, с чего начать. Например, на «sheet26.xml» приходится почти треть мирового объема. Обычно это соответствует n + 1 листу в вашем файле Excel в приведенном выше примере, мы могли бы начать с обрезки двадцать седьмого листа.
Будьте осторожны! Правило n + 1 учитывает скрытые листы. Если у вас много скрытых листов, может быть сложно найти нужный. Один из способов узнать наверняка, что у вас правильный лист, — это узнать точное имя. Вот подробное руководство по поиску имени листа.
А теперь к советам Флоренции!
Вот семь советов, как уменьшить размер файла Excel прямо сейчас :
Если вы хотите удалить условное форматирование из всех ваших ячеек, выберите « Очистить Правила для всего листа ».
Знаете ли вы, что на листах Excel может быть до миллиона строк? Хороший способ уменьшить размер файла Excel — избавиться от пустых строк и столбцов. Вот как это можно сделать:
Мы все используем формулы Excel для динамического управления и комбинирования данных! Но мы часто забываем удалить их, когда они больше не нужны.
Хороший способ уменьшить размер файла и вести учет ваших данных — это заменить формулы на их значения:
Это также удалит гиперссылки, которые делают ваш файл тяжелым.
Золотое правило — избегать использования изображений в Excel. Если вам все равно нужно использовать изображения, рекомендуется всегда сжимать их:
Люди, которые работают с большими файлами с большим количеством листов и формул, знают, что такое часы (а не те, запястье!). Когда их будет много, они будут утяжелять ваши таблицы. Когда вы закончите с ними, рекомендуется удалить их из ваших файлов:
ВАЖНО: Мы рекомендуем применять этот шаг в последнюю очередь, поскольку он может нарушить формулы и не может быть отменен! Заранее сделайте копию.
Теперь сделаем то же самое со столбцами и строками:
Ознакомьтесь с тремя нашими главными советами по продуктивности Excel и узнайте больше о функциях UpSlide для Microsoft Office.
Уменьшение размера файла в Microsoft Excel
Уменьшение размера файла рисунка в Microsoft Office
Вы можете уменьшить размер файлов и сэкономить пространство на диске с помощью сжатия рисунков в документе. Параметры сжатия уменьшают размер файла и размеры рисунка в зависимости от того, как вы планируете использовать изображение, например просматривать на экране или в сообщении электронной почты. Сжать можно все рисунки в файле или только специально выделенные.
Эти возможности недоступны в Office в Интернете, а только в классической версии набора приложений Office.
Вы можете отправлять файлы без ограничений, в том числе изображения высокого качества, сохранив их в облаке, а затем предоставив к ним общий доступ в OneDrive.
Сжатие отдельных изображений
Если вы не хотите использовать для получения приемлемой версии каждого отдельного пиксель изображения, вы можете сжать рисунки, чтобы уменьшить размер файла.
Открыв файл в приложении Microsoft Office, выберите один или несколько рисунков для сжатия.
В разделе Работа с рисунками на вкладке Формат в группе Изменение нажмите кнопку Сжать рисунки.
Если вкладки Работа с рисунками и Формат не отображаются, убедитесь, что рисунок выделен. Дважды щелкните рисунок, чтобы выделить его и открыть вкладку Формат.
В зависимости от размера экрана в группе Изменение могут отображаться только значки. В этом случае кнопка Сжать рисунки отображается без подписи.
Чтобы выполнить сжатие только для выбранных, а не для всех рисунков в документе, установите флажок Применить только к этому рисунку.
Снятие флажка Применить только к этому рисунку перекроет любые изменения, внесенные для других отдельных рисунков в этом документе.
В разделе Разрешение выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК.
По умолчанию в Office используется разрешение рисунка 220 ppi. Вы можете изменить разрешение рисунка по умолчанию или выключить Сжатие рисунков.
Сжатие применяется после закрытия этого диалогового окна. Если вас не устраивают результаты, вы можете отменить изменения.
Сжатие рисунков может привести к тому, что изображение будет выглядеть иначе из-за потери данных. Из-за этого вы должны сжать изображение и сохранить файл, прежде чем применять художественный эффект.
Щелкните заголовки ниже, чтобы получить дополнительные сведения.
Важно: Этот параметр применяется только к рисункам в текущем документе или в документе, выбранном из списка рядом с разделом Размер и качество изображения. Чтобы использовать его для всех новых документов, нужно выбрать другое значение в раскрывающемся списке.
Обратите внимание на то, что эта функция недоступна в Microsoft Project 2013 или Office 2007.
Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Дополнительно.
В разделе Размер и качество изображения в раскрывающемся списке укажите, применить ли изменения к определенному документу, или применять их ко всем создаваемым документам.
Выберите разрешение, которое вы хотите использовать по умолчанию, и нажмите кнопку ОК.
Любые сведения об изменениях, внесенных в изображение, сохраняются в файле. Вы можете уменьшить размер файла, удалив данные для редактирования, но если вы хотите отменить изменения, вам нужно будет повторно вставить рисунок.
Примечание: Эта функция недоступна в Microsoft Project 2013 или Microsoft Project 2016.
Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Дополнительно.
В разделе Размер и качество изображения выберите документ, из которого необходимо удалить данные о редактировании рисунка.
В разделе Размер и качество изображения установите флажок Отменить данные редактирования.
Примечание: Этот параметр применяется только к рисункам в текущем документе или в документе, выбранном из списка рядом с разделом Размер и качество изображения.
См. также
Обратная связь
Эта статья была обновлена с помощью Бен на 8/17/2019 в результате ваших замечаний. Если вы нашли ее полезными и, особенно, если вам не понравится, воспользуйтесь элементами управления отзывом, чтобы не отконструктиве идеи о том, как это можно сделать лучше.
Сжатие отдельных изображений
Чтобы сжать все рисунки в документе, на ленте выберите файл > Сжатие рисунков (или файл > уменьшить размер файла).
В поле со списком качество рисунка выберите нужный вариант. Наилучшее разрешение указывается в списке в первую очередь, а минимальное разрешение — в списке последним.
Совет: Если вы обрезали какие-то из рисунков, то размер файла можно дополнительно уменьшить, установив флажок Удалить обрезанные области рисунков.
Выберите выделенным рисункам или всем рисункам в этом файле.
Примечание: Если вы используете меню ” файл” для выбора всех рисунков на этапе 1, эти параметры будут недоступны. Сжатие будет применено ко всем рисункам в документе.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Как уменьшить размер файла Excel?
XLS таблицы могут весить несколько десятков мегабайт. Если для жесткого диска или даже самой небольшой флешки это не критично, то для скорости обработки самого файла – ощутимо. Более громоздкие файлы открываются медленнее, работать в них сложнее.
Предлагаем инструкцию, как можно уменьшить размер Excel-файла и ускорить работу с таблицами.
Уменьшить рабочую зону
Часто рабочая зона xls-файла не соответствует реальной. При открытии программа обрабатывает кучу пустых ячеек, которые не нужны для работы. Соответственно увеличивается и размер файла, и скорость работы в нем.
Откройте таблицу и нажмите клавиши Ctrl+End. Программа переместит вас на крайнюю строку, которую она считает рабочей. Сравните, где реально заканчивается ваша таблица и номер крайней ячейки.
Например, у вас таблица реально заканчивалась на 667 строке, а после нажатия клавиш Ctrl+End нас переместили на 1971 строку. Выходит, что 1304 строки нам не нужны, но программа считает их рабочими – и обрабатывает при открытии.
Нам нужно удалить лишние строки и ячейки. Кликаем на первую пустую ячейку под таблицей, нажимаем комбинацию клавиш Ctrl+Shift и стрелку вниз. Так выделятся все пустые строки. Забавно, что у нас выделилось более 60 тысяч строк, а не до 1971.
Кликаем правой кнопкой мышки на выделенную область и нажимаем «Удалить». Пользуйтесь только таким способом удаления, не нажимайте клавишу Del. Потому что с клавишей Delete удаляется только содержимое таблицы, но не сама таблица.
После этого появится сообщение, где мы выбираем «Строку» и нажимаем ОК.
Размер файла должен уменьшиться, и время на его обработку тоже сократится.
Лишнее форматирование
Сделайте таблицу с минимальным форматированием. Если специфика работы не требует выделения ячеек другим цветом и другой наглядности, откажитесь от этого. Даже выделение текста жирным шрифтом или курсивом – уже на несколько десятых килобайт утяжеляет таблицу.
То же касается, если таблица с картинками. Удалите лишние изображения.
Сжатие изображений
Но если все-таки нельзя удалить картинку или фото из документа, ее можно сжать. Выделяем изображение и кликаем на вкладку «Формат». Здесь нам нужно выбрать пункт «Сжать рисунки».
Выставляем настройки так, как показано на скриншоте, и нажимаем «ОК».
Качество изображение почти не изменилось, но его размер сократился. Так можно проделать и с другими картинками в таблице.
Удаление ссылок
Внутренние и внешние ссылки таблицы утяжеляют файл. Избавьтесь по возможности от них. Но делать это нужно осторожно: если ссылки в таблице динамические и будут изменяться со временем, удалять такое содержимое нельзя. Если же таблица содержит статические данные, которые не будут изменяться, удалите ссылки (замените их на статические).
Выделяем область ссылок. Копируем их клавишами Ctrl+C, а затем кликаем правой кнопкой мышки по выделенной области. Выбираем в параметрах вставках пункт «Значение» (обозначено на скриншоте).
Сохраняем файл в другом формате
Формат XLS – несколько устаревший, потому что сейчас новые версии Excel используют сжатый формат XLSX (по аналогии с вордом – docx). Чтобы сохранить файл в другом формате, кликните вверху таблицы контекстное меню «Файл» и нажмите «Сохранить как».
Сохраните файл на компьютер, выбрав тип файла «Книга Excel». Таблица сохранится в новом расширении xlsx и будет весить меньше. Для сравнения: наш файл xls весил чуть больше 200 Кб, а новый xlsx более чем в два раза меньше – 78 Кб.
Сжатие файлов онлайн
Можно воспользоваться онлайн-сервисами, которые предлагают сжать эксель файл. Один из таких – Wecompress (https://www.wecompress.com/ru/). Заходим на главную страницу и выбираем файл, нажав на плюсик.
Дождитесь окончания сжатия. Чем больше размер файла, тем дольше это займет времени.
В нашем случае сервис вообще не нашел элементов, которые можно сжать, о чем мы увидели сообщение.
Попробуем взять таблицу с изображением, чтобы посмотреть, как качественно работает сервис.
Мы загрузили файл размером 856 Кб, а вышло в итоге 356 Кб. Сервис быстро удалил ровно 500 Кб лишнего объема.
Кстати, можно установить расширение Wecompress для браузера Google Chrome.
Итоги
Итак, сжать таблицу Excel можно с помощью 6 способов:
Воспользуйтесь одним из способов, чтобы уменьшить объем excel файла и ускорить работу с таблицами.
Читайте еще много полезных статей о программе Excel:
Как уменьшить объем Excel файла размер
Оптимизация размера книги Excel должна проводиться сразу по нескольким параметрам. Это поможет не только ускорить процесс уменьшения размера файла, но и избавиться от возможных ошибок или некорректной работе исполняемого файла.
Первым, что нужно сделать, это уменьшить диапазон рабочей области. Так как при открытии книги программа автоматически просчитывает все возможные ячейки файла, пользователю необходимо убрать все возможные пустые ячейки вне рабочей области.
Перейдем во вкладку «Файл» – «Сведения» и посмотрим сколько весит данный файл с небольшой таблицей – 56,5 Кб.
Чтобы увидеть, какая ячейка является конечной в рабочей области книги, необходимо выбрать любую ячейку и нажать на комбинацию клавиш «Ctrl+End». Данное сочетание позволит перейти к конечной ячейки страницы.
В данном случае мы видим, что несмотря на шесть строк, занимаемые нашей таблицей, программа каждый раз просчитывает еще 913383 лишних пустых строк.
Чтобы удалить все лишние строки после нашей таблицы, необходимо выделить следующую пустую строку после нее и нажать на «Ctrl+Shift+стрелочку вниз». Данное сочетание позволит выделить все строки, которые идут после выбранной.
Далее их можно просто удалить путем вызова контекстного меню и выбора пункта «Удалить».
Чтобы проверить, где заканчивается рабочая область после проделанной процедуры, можно вновь нажать на «Ctrl+End». Программа выделит последнюю ячейку данной таблицы.
Перейдя во вкладку «Файл» – «Сведения» можно заметить, что размер файла уменьшился практически в 2 раза и теперь весит 32,5 Кб.
Пустые ячейки, которые имеют форматирование, также и имеют дополнительный лишний вес.
Избавиться от форматирования строк и столбцов, которые не входят в рабочую область можно путем их выделения уже ранее известным способом и перейдя во вкладку «Главная» выбрать функцию «Редактирование» – «Очистить форматы».
Еще одним доступным способом для существенного уменьшения размера Excel файла является изменение его формата. В настоящее время формат книг для файлов Excel – «.xlsx». Этот формат имеет на порядок меньший размер от ранее использованного «.xls» в первую очередь потому, что является сжатым архивом.
Использование нового формата расширения позволяет не только уменьшить весь самой книги, но и ускорить работу с ней.
Чтобы изменить формат вашего файла необходимо открыть меню «Файл».
Перед изменением расширения для наглядности можем увидеть, что размер текущего файла со старым форматом составляет 40 Кб.
Теперь сохраним наш файл с тем же названием, но изменим его расширение на «*xlsx».
После можем снова перейти во вкладку «Файл» – «Сведения» и увидеть, что размер файла с новым форматом составляет всего 13,5 Кб.
Почему тормозит Excel? Как уменьшить размер файла Excel? Решения проблемы.
Сегодня расскажу о проблемах самого популярного табличного офисного редактора Microsoft Excel, и как с этим бороться…
Бывает так, что файл книги Microsoft Excel содержащий несколько листов по 1000 строк, с простыми формулами и без связанных таблиц начинает весить непомерно много — 100 или даже 200 мегабайт, при этом открывается файл очень долго, иногда бывает даже сохраняться отказывается. Что делать в этом случае? Давайте разбираться.
Большой размер файла Micosoft Excel причина зависаний и торможений.
Первое. Пустые ячейки с данными.
Такая ситуация может возникнуть в следствии копирования. Это так же может произойти, если данные в документ excel вставляются листами или столбцами/строками из файлов, созданных в ИНФИН, 1С, SAP и других подобных ERP-системах. Объясняется это тем, что они генерируют в файл «пустые» ячейки (забитые пробелами) и объекты типа Надпись. Со временем файл становится очень объемным, так как забивается этими невидимыми глазу данными.
Для автоматического удаления этих пустых ячеек есть отличный макрос, который вычистит все пустые ячейки автоматически, после чего торможение при работе с файлом, а так же его размер сильно сократится:
Отработав, через какое-то время он очистит пустые ячейки, после чего можно сохранить документ и, как говориться, почувствовать разницу!
Второе. Очищаем неиспользуемый диапазон листа.
Если в вашей книге Excel есть таблица с данными, допустим 10 на 10, но это не значит что остальные ячейки листа пустые (особенно часто это происходит при копировании данных). Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже «в пустоту» – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.
Поправить ситуацию достаточно просто, для этого нужно:
Наш 111-мегабайтный файл Excel после очистки от пустых строк превратился в 1,23 Мб.
Как видите, достаточно несложные манипуляции могут помочь оптимизировать файлы Microsoft Excel, главное найти правильный подход.
Третье. Пересохраняем файл.
Бывает и так, что скрипт приведенный выше не панацея, и после того как он отработал размер файла не уменьшился. Переходим к варианту 2: попробуйте сохранить файл в бинарном формате Excel. Смотрите, что получилось у меня, на примере все того же 111-мегабайтного файла:
После сохранения наш файл сильно похудел и уменьшился в размере, при том что мы не проводили никаких дополнительных чисток:
Послесловие
Дело в том, что формат *.xls давно и безвозвратно устарел, Microsoft перетягивает поддержку этого формата от версии к версии лишь для устранения проблем совместимости со старыми документами.
Начиная с версии Excel 2007 компания-разработчик Microsoft ввела новые, современные форматы файлов.
Формат .xlsm используется для макросов.
Формат .xlsb — бинарный формат, который в 2 раза более компактен но уже по сравнению с .xlsx.
Если на работе или дома вы увидели, что коллеги или родные работают со старым форматом Excel-документов порекомендуйте им пересохранить их в новый, современный формат. Старый – это архаизм.
Заключение
Подписывайтесь на обновления! Всем удачи и добра!