Как улучшить работоспособность работников
Как повысить продуктивность работы сотрудников: джедайская техника
Издание Harvard Business Review исследовало продуктивность работников более 300 компаний. Оказалось, что хороший сотрудник может работать в 2,25 раз эффективнее, чем его коллеги. Как понять, дело в лени или плохой самоорганизации? И как с этим бороться? Лучшие ответы на эти вопросы мы нашли в книге «Джедайские техники», которую написал специалист по тайм-менеджменту Максим Дорофеев.
Куда уходит продуктивность
Продуктивность — это навык делать что-то полезное за конкретный промежуток времени. Слово «полезное» здесь ключевое, ведь можно все время потратить вроде бы на важные дела, устать и все равно толком ничего не сделать.
Почему так происходит? В книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев связывает низкую продуктивность персонала с неправильным распределением мыслетоплива — это запас умственных сил, которыми мы располагаем, выполняя свою работу. Как это работает?
Когда мы просто работаем, то 100% мыслетоплива идет в дело. Но тут подходит босс и просит выполнить до вечера одно поручение. Вы держите задачку в голове и продолжаете работать, однако теперь 10% мыслетоплива уходит уже на запоминание, и только 90% на работу. Таким образом, каждый раз, когда вы отвлекаетесь на сообщение мессенджера, обновляете почту или получаете новую задачу, у вас остается все меньше мысленных сил на выполнение основной работы. А значит то, что вы могли сделать за 3 часа, теперь займет весь рабочий день.
Что еще сжигает наше мыслетопливо?
Максим Дорофеев назвал свою книгу «Джедайские техники» как раз потому, что джедаи из «Звездных войн» отличались способностью к небывалой концентрации внимания (то есть к 100-процентному погружению в один процесс). А значит, ни стресс, ни большая нагрузка, ни отвлекающие факторы не могут помешать истинному джедаю выполнить его миссию.
Как же стать джедаем самому и заодно повысить продуктивность сотрудников? Надо научиться экономить мыслетопливо и восстанавливать его, когда силы кончаются.
Отдыхайте
Невозможно действовать весь день на пределе возможностей — да оно и не нужно. Если не давать сотрудникам шанс на восстановление, они быстро выгорят. Отсюда невыполненные задачи, стрессы и текучка кадров.
Помните — мышцы растут не во время, а после тренировки. Так же и продуктивность растет не во время работы, а при отдыхе. Поэтому не ставьте сотрудникам сразу 10 задач. Вместо этого давайте одну, а после ее выполнения позволяйте сотруднику перевести дух: попить воды, сделать зарядку, пройтись по офису. Только после этого давайте ему новое поручение.
Если чувствуете, что устали — уберите все из рук, закройте глаза и посидите 5 минут. Не делайте ничего параллельно. Мозг начнет фоном перерабатывать всю полученную информацию и встраивать ее в общую картину. Так вы избавитесь от перегруженности.
Разгружайте память
Наша память делится на кратковременную и долговременную. Кратковременную мы забиваем сиюминутными проблемами — сделай то, ответь тому, позвони этому. А в долговременную уходит часть задач, которые мы так и не выполнили. Но много в нее не засунешь — мозг начнет вытеснять то, что мы запомнили ранее. Отсюда и завалы.
Что делать? Прилетающие задачи сразу записывайте. Но мало записать, их еще надо правильно упорядочить: одни более срочные, другие более ответственные. Чтобы в голове был порядок, создайте его сначала на бумаге. Заведите несколько папок: бумажных или виртуальных.
Все остальное, что никуда не подходит — отбрасывайте.
Вычищайте свой список дел
Правильно формулируйте задачи
Точная постановка задач снизит расход «мыслетоплива» и избавит от бесконечного прокручивания проблем в голове. При составлении задач следуйте 4 советам:
Обновляйте систему
Нельзя составить список дел «по науке» и успокоиться. Каждую неделю нужно доставать из своих папок наиболее срочные и важные задачи, какие-то из них выполнять, а в остальных проводить ревизию:
Не отвлекайтесь
Самое опасное — частое переключение внимания. Вы бросаете задачу, отвлекаетесь на новое письмо, отвечаете на него, и потом с трудом возвращаетесь к начатому процессу. При этом надо потратить мыслетопливо, чтобы вспомнить, на чем вы остановились и что делать дальше. Если ваших сотрудников будут атаковать оповещения из соцсетей, чата и почты, то в какой-то момент работник будет тратить на них больше времени, чем на свои рабочие обязанности.
Автоматизируйте работу
Немало сил и времени уходит на скучные рутинные задачи. Отправить письмо, составить отчет, собрать информацию о клиенте из разных программ. Все эти действия можно автоматизировать с помощью специального софта — CRM-системы. По исследованию Salesforce, такие программы помогают повысить продуктивность работы до 34%. Как это происходит? У компании SalesapCRM есть доступное предложение, которое за секунды сделает за менеджеров всю рутинную работу, которая отнимает 2-3 часа:
Как все-таки повысить продуктивность работников? Используйте «Джедайские техники»: не отвлекайтесь, отдыхайте, разгружайте память, правильно формулируйте задачи и время от времени разгребайте их. А все, что можно автоматизировать — автоматизируйте! Зарегистрируйтесь в SalesapCRM бесплатно и протестируйте систему в течение 7 дней. А свободное время потратьте на что-то более полезное.
Автор: Дмитрий Родимов
Помогаем эффективнее управлять бизнесом
Как повысить эффективность сотрудников: 8 главных методов
Из этого материала вы узнаете:
Персонал – основа любой компании, с этим не поспоришь. И однажды перед предпринимателем может встать острый вопрос, как повысить эффективность сотрудников, чтобы решить проблемные моменты в рабочих процессах и увеличить прибыль.
Сегодня существует множество методов, призванных поднять дух и повысить результативность коллектива. Мы отобрали самые основные и рабочие, чтобы вы могли их применить уже сегодня. На закуску приготовили несколько секретов, о которых никто не расскажет.
6 причин снижения эффективности сотрудников
Очень важно не ошибиться в выборе средств воздействия на подчиненных. В противном случае это повлечет за собой следующие проблемы:
С точки зрения менеджмента, низкая эффективность управления наемными работниками обусловлена следующими причинами:
Основные методы и примеры повышения эффективности сотрудников компании
О чем должен в первую очередь думать руководитель, стремящийся повысить эффективность своего предприятия?
1. О грамотной постановке целей для структурных подразделений и сотрудников.
Цели конкретные. Сроки реальные. Цифры, соответствующие текущему состоянию дел. Простые и понятные критерии оценки эффективности работы сотрудников.
Работник должен быть в курсе поставленных задач и понимать пути их достижения.
2. О профессионализме.
На одном энтузиазме и трудолюбии далеко не уедешь. Сотрудники должны быть хорошо обучены.
Схема обучения разрабатывается поэтапно.
3. О распределении должностных обязанностей
Распределяйте трудовые обязанности равномерно. Не допускайте возможности перекладывания задач одних работников на других. Каждый человек должен использовать рабочее время с максимальной эффективностью.
4. О системе ключевых показателей.
Используйте в управлении сотрудниками систему ключевых параметров эффективности (KPI). Учитывайте влияние на эффективность целевых, проектных и процессных показателей, а также параметров внешней среды.
5. Об информатизации и автоматизация производственных процессов.
Регулярно обновляйте оборудование. Устаревшие технические средства тормозят развитие компании. Вы можете установить программы индивидуального контроля работников. Это поможет вам получить информацию о том, как повысить эффективность работы сотрудников.
6. О приемах мотивации.
Лучше всего мотивирует сотрудников дополнительное материальное вознаграждение – премии и бонусы. Но нематериальные стимулы не менее эффективны. Социальные пакеты, комфортное рабочее место, рейтинговые показатели, корпоративные мероприятия – отличные факторы мотивации. Остановимся на этом пункте подробнее.
Разбавить трудовые будни можно творческими мотивационными идеями. Объявить конкурс «Восходящая звезда компании» или «Лидер космических продаж».
К сожалению, работая над тем, как повысить эффективность сотрудников, нужно помнить и об отрицательных формах мотивации. Депремирование, штрафы за опоздания – иногда эти финансовые инструменты способны своевременно взбодрить подчиненного. С одной стороны, работник почувствует контроль, а с другой – увидит свои проблемы и постарается их исправить.
7. О дисциплине.
В выражении «железная дисциплина» нет ничего плохого. Оно вовсе не означает диктаторских замашек руководителя. Просто правила компании должны неукоснительно соблюдать абсолютно все сотрудники. Отсутствие четких правил не только расслабляет работников, но и создает хаос в их головах.
Установите и неукоснительно соблюдайте:
Обязательный фиксированный перерыв на обед. Два кратковременных перерыва на отдых в течение смены. Остальное время посвящено работе. Отклонения от графика допустимы только с разрешения руководителя.
Существует четкая иерархия отношений. Каждый сотрудник подчиняется только своему руководителю и выполняет его распоряжения. Через головы прыгать нельзя. Выполнять приказы других начальников запрещено.
Важнейший документ, регламентирующий деятельность сотрудников. Существуют типовые инструкции для всех категорий работников. Но каждая компания адаптирует их к своим условиям.
В случае отсутствия руководителя по любой причине его обязанности делегируются другому сотруднику. Все работники должны своевременно знать, кто будет выступать в роли ИО. Это не позволит им расслабиться в отсутствие непосредственного начальника и не скажется отрицательно на производительности труда.
Есть фирмы, где наличие дресс-кода продиктовано спецификой работы. Но, даже если острой необходимости в строгих костюмах нет, деловой стиль одежды на рабочем месте требовать необходимо. Внешний вид должен соответствовать деловой атмосфере. Никто не спорит с тем, что одежде следует быть удобной. Но спортивные штаны, шорты и шлепанцы следует запретить.
Дисциплинарные нормы должны быть систематизированы и доведены до каждого сотрудника. Применять дисциплинарные взыскания следует ко всем без исключений, невзирая на должности, стаж работы и былые заслуги. Если система дает сбой, и то, что ранее было под запретом, разрешается одному человеку, значит, вести себя аналогично можно и всем остальным. Запрет есть запрет. Либо меняйте правила, либо составляйте новые.
8. Об эффективности команды
Новые идеи рождаются быстрее, если в их генерации участвует много людей. При этом эффективные самостоятельные решения членов команды приветствуются.
Попробуйте повысить эффективность работы сотрудников следующими способами:
Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива.
Рекомендации по повышению эффективности сотрудников отдела продаж
Программа повышения эффективности работы сотрудников должна содержать следующие позиции:
Кроме того, в нормативных документах, регламентирующих деятельность компании, должны быть прописаны важные социальные гарантии:
Секреты повышения эффективности сотрудников на удаленке
Новый формат работы в удаленном режиме стал настоящим стрессом для бизнеса. Руководителям пришлось задуматься о том, как сохранить рабочий настрой сотрудников и продолжить повышать эффективность их труда. Людям, которые никогда не практиковали работу на дому, предстояло столкнуться с серьезными сложностями не только технического, но и психологического характера.
На начальном этапе переход на удаленку сопровождали:
Чем дальше находятся люди друг от друга, тем труднее держать под контролем рабочий настрой. Это вызывает необходимость более детальной проработки целей и задач для сотрудников, работающих вне офиса. Неизбежным становится повышение градуса доверия к команде. Острее встает вопрос делегирования части своих полномочий другим людям. При этом система мотивации членов рабочего коллектива не теряет своей значимости.
Среди вызовов удаленной работы на первое место выходят:
Любое новое дело должно возводиться на прочном фундаменте. К базовым этапам возведения эффективной модели удаленной работы относятся:
Роль руководителя в условиях удаленного ведения бизнеса трансформируется. Ему приходится синхронизировать работу и общение персонала, оказывать поддержку сотрудникам, находящимся в социальной изоляции. Меняется баланс доверия. Уменьшаются возможности контроля.
Вопрос о том, как повысить эффективность работников, переходит в новую плоскость.
Рассмотрим подробнее каждый этап строительства модели удаленной работы компании.
1. Подготовительный. Особое внимание на этом этапе заслуживают следующие параметры:
2. Синхронизация работы с командой
Для эффективной работы в режиме удаленки существенно помогут удобные сервисы. Чаще всего выбор падает на Outlook, CRM, TFS, Jira, Trello, Slack. Они позволяют формулировать и прорабатывать задачи, видеть рабочий прогресс. Синхронизация совместной работы исключает многие проблемы:
Михаил Дашкиев о Сергее Азимове
3. Коммуникация с командой
Хорошо организованная коммуникация на удаленке – существенная позиция в ответе на вопрос о том, как повысить эффективность сотрудников. График сеансов связи у вас составлен. Постарайтесь четко его соблюдать. Это поможет стабилизировать обстановку.
Если вы руководите большим коллективом, без помощников не обойтись. Самым удобным вариантом будет работа по подгруппам. В каждой подгруппе должен быть координатор, который получает указания непосредственно от вас.
В процессе индивидуального общения с сотрудниками постарайтесь не только обсудить рабочие вопросы, но и выяснить, какие корпоративные или личные проблемы есть у человека, находящегося на удаленке. Обязательно отметьте плюсы прошедшей рабочей недели. Очень важно, чтобы люди испытывали как можно меньше стресса от нового формата работы.
Отличным форматом постановки задач для команды является методика SMART:
Важно помнить, что дистанционно информация передается хуже, чем при живом общении. По-другому воспринимаются эмоции, интонации, смысловые ударения. Поэтому лучше излагать ее по следующей схеме: озвучить факт, показать влияние этого факта на что-либо и только затем изложить задачу.
Удаленная работа требует изменения стиля управления командой. Директивный меняется на наставнический. На смену ему приходит поддерживающий. В конечном варианте мы получаем делегирующий стиль.
Итоговая шпаргалка по решению проблем, снижающих эффективность сотрудников
Это одна из основных проблем для руководителя. Управленцев не должно быть слишком много.
Когда на одного работающего приходится пять начальников, то и задач перед ним поставят пять. Отчетов потребуют тоже пять. Эффективности в такой ситуации от работника ждать не приходится.
Если проанализировать коэффициент полезности этих руководителей, то выяснится, что большая часть из них не имеет значимого для фирмы функционала. Они перегружают производственный процесс совещаниями, отчетами и другими формальными процедурами лишь для того, чтобы оправдать свое пребывание на рабочем месте. Эффект от этого нулевой, а вред для производственного процесса ощутимый. Погружаясь в пучину бюрократических процедур, рядовые работники не успевают выполнять свои основные функции.
Еще одна малоэффективная структура. Далеко не все контрольные процедуры имеют практическое значение. Контроль — важная составляющая производственного процесса. Но отменив бессмысленные и бесполезные проверки, мы не только сокращаем штат проверяющих, но и повышаем производительность труда простых работников.
Не только лишние управленцы и ненужные контролеры мешают эффективной работе предприятия. Нерационально содержать и большой штат обслуживающего персонала: секретарей, охранников и персональных водителей должно быть ограниченное количество.
Самая больная проблема, с которой сталкиваются руководители, стремящиеся к высокому уровню эффективности, — неправильная организация труда.
Если руководитель не сумел четко поставить задачи и объяснить работникам, какое поощрение они получат за добросовестный труд, отдачи не будет.
Оптимизируйте штатное расписание, грамотно распределите функционал, уберите ненужную отчетность, найдите работающие механизмы стимулирования и вопрос о том, как повысить эффективность сотрудников, будет решен!
Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно