Как удостоверить трудовую книжку
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.
Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.
Зачем может понадобиться копия трудовой
Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.
Кто вправе заверять трудовую книжку
Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.
Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом
Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.
ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.
ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.
Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.
Альтернативный способ заверения копии
Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.
Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.
К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.
Где заверить копию трудовой неработающим
Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:
Не допускайте этих ошибок
Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:
ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.
Копия трудовой книжки в электронном виде. Как получить?
Похожие публикации
Такого понятия, как копия электронной трудовой книжки (ТК), в законодательстве нет. Его используют лишь на бытовом уровне по аналогии с копией обычной бумажной ТК, которая периодически требовалась для назначения пенсии, оформления загранпаспорта, и в других случаях. Обладатели электронных книжек вправе получить сведения о своей трудовой деятельности, представленные по определенной форме. Запросить их можно либо в территориальном подразделении Пенсионного фонда РФ, либо у работодателя.
Где взять копию электронной трудовой книжки
Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в Пенсионном фонде. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-ПФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда РФ № 23н от 20.01.2020). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.
Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:
Так как получить копию электронной трудовой книжки через МФЦ можно исключительно в бумажном варианте, а через Госуслуги – только в цифровом, подписанном усиленной электронной подписью, эти способы запроса подойдут не всем. Однако при непосредственном личном обращении заявителя в Пенсионный фонд, ведомство имеет возможность выдать ему справку о трудовой деятельности в разных форматах, по его желанию: либо на бумаге, либо в электронном виде (ст.66.1 Трудового кодекса РФ).
Наемный сотрудник вправе получить копию электронной ТК и у работодателя. Она делается по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу Минтруда РФ № 23н от 20.01.2020). Но в этом случае в документ включат сведения о трудовой деятельности только в этой конкретной компании, а предыдущие места работы в ней не отразятся. Работодатель обязан выдавать такие сведения сотрудникам, в отношении которых он не ведет трудовые книжки на бумажном бланке. Напомним, что кадровики продолжают вести обычные ТК на всех работников, не отказавшихся от их бумажного формата. Если сотрудник желает отказаться от бумажной трудовой книжки, ему следует до 31.12.2020 подать соответствующее заявление работодателю (п.2. ст.2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019).
Работник вправе письменно запросить у работодателя сведения по форме СТД-Р в любой момент, пока он у него трудится (документ выдается в течение трех рабочих дней после подачи заявления). При увольнении СТД-Р предоставляется в последний день работы в обязательном порядке.
Бывший работодатель предоставлять копию электронной трудовой книжки не обязан.
По письменному запросу сотрудника предприятие, где он работает, выдает ему сведения в электронном или бумажном виде. Предпочтительный вариант документа указывается в заявлении работника. Но, поскольку цифровой вариант копии ЭТК необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, его выдают только при наличии такой подписи.
Как сделать копию электронной трудовой книжки
Итак, сведения о трудовой деятельности предоставляются гражданам по формам СТД-ПФР либо СТД-Р. По содержанию они похожи, но, как уже отмечалось, выдаются разными лицами и содержат информацию о разных периодах работы гражданина: СТД-ПФР охватывает весь трудовой путь, а СТД-Р только период работы у конкретного работодателя. Порядок заполнения указанных форм определен в Приложении № 3 к Приказу Минтруда РФ № 23н.
Форма СТД-ПФР
По запросу гражданина выдается Пенсионным Фондом РФ – на основании информационных ресурсов ведомства. В форме СТД-ПФР указываются:
Затем следует информация о его трудовой деятельности (с момента первого трудоустройства и до дня подготовки справки):
Справка подписывается уполномоченным лицом ПФР. Если она запрашивается в цифровом виде, документ заверяется электронной квалифицированной подписью.
Форма СТД-Р
Данная форма – это «копия» трудовой книжки в электронном виде, выдаваемая сотруднику работодателем. Сведения о работе указываются в том же объеме, что и в форме СТД-ПФР, но только в отношении его работы на данном предприятии. Периоды трудовой деятельности, осуществляемой гражданином в других местах, в форму СТД-Р не включаются. Бумажный вариант копии электронной ТК заверяется подписью руководителя или его доверенного лица, цифровой – квалифицированной электронной подписью.
В форме СТД-Р заполняется более подробная «шапка». Помимо сведений о работнике, в ней указывают информацию о работодателе: наименование, регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Как оформить выписку из трудовой
Выписка из трудовой книжки — это документ, который содержит частичную информацию о рабочей деятельности лица и предоставляется работодателем по запросу сотрудника.
Что она собой представляет и для чего нужна
У трудоустроенного гражданина документы, связанные с работой, хранятся у работодателя, он же несет ответственность при их утрате. Кому, когда и зачем нужна выписка о трудовой деятельности — это случаи, когда работнику требуется информация и сведения о его стаже, опыте, актуальном месте трудоустройства и должности, реже о награждениях (поощрениях). Например, потребовать выписку из трудовой книжки о последнем месте работы, заверенную в установленном порядке, вправе при подаче заявки на кредит или судебном разбирательстве в качестве доказательства по делу.
Как ее запрашивает работник
Право на получение документа предусмотрено ТК РФ (ст. 62), п. 7 Правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства №225 от 16.04.2003. Для этого работником подается письменное заявление в свободной форме. Обосновывать необходимость получения сведений от работодателя в таком виде не требуется, и они предоставляются безвозмездно.
Выборка информации различна, что такое выписка из трудовой книжки о последнем месте работы, которую обозначает в заявлении сотрудник и на чем это основано: работник вправе уточнить, какие сведения ему требуются, например о последнем месте трудоустройства. При выдаче такой справки ответственным лицом указывается «Работает по настоящее время».
Для соблюдения требований ТК РФ предлагаем воспользоваться примером заявления.
Генеральному директору ООО «Ppt.ru»
Петрову Порфирию Петровичу
от начальника отдела продаж
Иванова Ивана Ивановича
Прошу выдать заверенную выписку из трудовой книжки на основании ст. 62 ТК РФ, содержащую сведения о последних двух местах работы.
Срок ответа на такое заявление составляет три рабочих дня. Закон не ограничивает частоту обращений, каждый сотрудник вправе обратиться с заявлением в любое время и необходимое ему количество раз. За непредоставление или нарушение порядка предоставления информации работодатель несет административную ответственность.
Если работник выбрал ведение ТК в электронном виде, то заявление он вправе направить как на бумаге, так и на адрес электронной почты работодателя в установленном им порядке. В этом случае сотрудник указывает в заявлении, в каком виде ожидает получить информацию: бумажном или электронном. Кроме этого, лицо вправе получить сведения самостоятельно через МФЦ, ПФР или сайт госуслуг (ст. 66.1 ТК РФ).
Кому направить заявление и где получить выписку из трудовой книжки о последнем месте работы неработающим — нетрудоустроенным она обычно не требуется, так как оригинал книжки должен быть у них на руках (84.1 ТК РФ). Но если нет возможности представить оригинал, например при направлении документов для трудоустройства или обучения в другое государство, лицо вправе оформить выписку у нотариуса, который засвидетельствует правильность указанных в ней данных (ст. 77 основ законодательства Российской Федерации о нотариате).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копию трудовой книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как оформить и заверить
Выдержка — лишь часть данных, заверенных ответственным лицом, как сделать выписку из трудовой книжки, решает работодатель. Копия предполагает дублирование всего содержания документа, выдержка из документа не равна его копии. Обязательными составляющими являются:
Для заверения по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта №2004-ст от 08.12.2016) напишите «Верно», укажите наименование должности заверяющего, поставьте подпись данного лица с расшифровкой, печать (при наличии) и дату, оставьте информацию, где хранится оригинал. Если получается несколько листов, они прошиваются и нумеруются.
При выборе работником электронной ТК работодатель предоставляет ему информацию по форме СТД-Р (приказ Минтруда №23н от 20.01.2020). Сведения направляются работнику как по его запросу в течение 3 рабочих дней, если он трудоустроен, так и при его увольнении в день прекращения договора (ст. 66.1 ТК РФ).
Образец
Унифицированной формы не установлено. Каждое предприятие разрабатывает вид документа самостоятельно, воспользуйтесь предложенной формой.
Какой печатью можно заверять трудовую книжку
Комментарий эксперта журнала «Нормативные акты» к Письму Федеральной службы по труду и занятости № ПГ/13282-6-1 от 20.01.2014 «О наличии в трудовой книжке печати работодателя»
Представители Федеральной службы по труду и занятости населения изложили позицию по вопросу заверения работодателем записей в трудовой книжке работника. Острую полемику вызывает не сама процедура заверения, а статус той или иной печати работодателя, которую он использует в официальных документах. В частности, насколько правомерно использовать печать отдела кадров организации при заверении подписи работника отдела кадров. Чаще всего подобные споры возникают в ситуациях, когда вносится запись в трудовую книжку о расторжении трудового договора между работником и работодателем.
О заверении записей, внесенных в трудовую книжку
Правовая основа по данному вопросу содержится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила). В пункте 35 Правил говорится, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
Как считают законодатели, не будет нарушением наличие в трудовой книжке печати кадровой службы, то есть другой печати работодателя, что не повлечет за собой нарушение прав работника.
Напомним, что подобные разъяснения давались чиновниками Роструда в письмах № 2607-6-1 от 24.11.2008 и № 1450-6-1 от 22.11.2012. Первоначальная позиция законодателей заключалась в том, что использование печати отдела кадров в трудовых книжках недопустимо. Это было связано с Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 № 132, которое внесло изменения в отдельные формулировки Правил и исключило прямую возможность использования печати отдела кадров. Затем же, позиция законодателей несколько изменилась. Формальный подход к применению нормы, закрепленной в пункте 35 Правил, по их мнению, может существенно затруднить для работодателя выполнение своих обязанностей при увольнении работника. В частности, оформление документов при увольнении работника может быть задержано по причине отсутствия печати работодателя в отделе кадров, что повлечет за собой задержку выдачи трудовой книжки в день увольнения и нарушение прав работника.
Стоит отметить, что в действующем законодательстве отсутствуют нормативно-правовые акты, регламентирующие действие основных и дополнительных печатей. Поэтому работодатель сам вправе определить порядок использования печатей, утвердив соответствующий локальный нормативный акт. Главное в этом вопросе, чтобы печать соответствовала требованиям действующего законодательства и содержала ключевую информацию о работодателе.
Требования к печати организации
Так, в пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» содержатся требования к печати организации. ООО должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке (а также на любом языке народов РФ и (или) иностранном) и указание на место нахождения общества. Аналогичные требования к печатям содержатся и в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ч. 7 ст. 2), и в Федеральном законе от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (п. 4 ст. 3). Из чего следует, что не будет являться нарушением наличие дополнительной информации, помимо обозначенной выше. Классификация печатей работодателя может осуществляться по средствам присвоения номеров или указания структурных подразделений.
В пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» содержатся требования к печати организации. ООО должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке (а также на любом языке народов РФ и (или) иностранном) и указание на место нахождения общества.
Отметим в заключении еще один момент. Под работодателем-юридическим лицом понимается организация, которая вправе иметь в пользовании несколько печатей. Все они и будут считаться печатями одной организации, если на них будет указано полное наименование юридического лица. Будет логично предположить, что печать отдела кадров имеет право называться печатью работодателя, как имеющая конкретную принадлежность.
Таким образом, как считают законодатели, не будет нарушением наличие в трудовой книжке печати кадровой службы, то есть другой печати работодателя, что не повлечет за собой нарушение прав работника. Достаточно, чтобы данная печать содержала информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения. Запись о расторжении трудового договора в трудовой книжке работника будет считаться подтвержденной, в этом случае, как и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Печать работодателя выступает в качестве гарантии того, что представитель кадровой службы действительно наделен полномочиями вносить записи в персональный документ работника.
Консультант М.В. Акиньшин, для журнала «Нормативные акты»
Работа с кадрами на предприятии
Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Узнайте больше >>
Читайте также по теме:
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
С 1 сентября трудовые книжки нужно заполнять по новым правилам: обзор основных изменений
С сентября сведения в бумажную трудовую книжку можно будет вносить с помощью штампов, а заверять записи при увольнении работника его подписью больше не понадобится. Кроме этого, работодатели будут сами разрабатывать книги (журналы) учета трудовых книжек и вкладышей. Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним утвержден приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н.
Новый порядок
Напомним, что сейчас форма, правила хранения и порядок заполнения трудовой книжки регулируются разными нормативными правовыми актами. Так, сам бланк книжки, а также правила ее ведения и хранения утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, а инструкция по заполнению — приказом Минтруда от 10.10.03 № 69. Оба эти документа утратят силу с 1 сентября. Вместо них будет действовать порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда 320н.
Дистанционный работник
В комментируемом приказе уточнено, что в книжку можно будет внести сведения о трудовой деятельности дистанционного работника. Для этого «удаленный» сотрудник должен предъявить трудовую книжку работодателю (в том числе, можно направить ее по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).
Использование штампов и печатей
С 1 сентября сведения в трудовую книжку можно будет вносить не только вручную чернилами черного, синего или фиолетового цвета, но с использованием «технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати)». То есть с помощью штампов и печатей. Также, по мнению специалистов Минтруда, при заполнении трудовой книжки можно использовать принтер (письмо от 29.06.21 № 14-6/ООГ-5976; см. « Минтруд: новые трудовые книжки можно будет заполнять с помощью принтера »).
Срок для внесения записей
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях нужно будет вносить не позднее 5 рабочих дней. Сейчас для этого отводится неделя (п. 10 Правил, утв. постановлением № 225).
Заверение записей при увольнении
Информацию об увольнении работника, как и ранее, необходимо вписать в книжку в день прекращения трудовых отношений. При этом заверять записи подписью увольняемого работника больше не понадобится.
Оформление вкладыша
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер. В комментируемом приказе уточняется, что такую запись необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). А если там нет места, то этот штамп следует проставить на титульный лист первого вкладыша.
Работа по совместительству
Запись о работе по совместительству вносится «основным» работодателем на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). В Порядке № 320н уточняется: если нужно внести такую запись, но в данный момент человек не работает, то он вправе обратиться к работодателю, у которого трудился по совместительству.
Выдача трудовой книжки при переходе на ЭТК
Как известно, если работник решил перейти на электронную трудовую книжку, работодатель должен выдать ему на руки бумажный аналог. Однако ранее не был установлен срок для исполнения этой обязанности.
В комментируемом приказе четко сказано, что бумажную трудовую книжку нужно выдать на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о переходе на ЭТК. Процедура внесения записи в книжку в этом случае описана в пункте 35 Порядка № 320н.
Учет трудовых книжек
Комментируемым приказом отменено требование о ведении приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек. Также не придется заполнять книгу учета движения трудовых книжек по форме, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69.
Вместе с тем работодатель должен вести:
При этом книги (журналы) по учету работодатель будет разрабатывать самостоятельно. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, печатью организации (при наличии). А вот скреплять их сургучной печатью или опломбировать, как это предусмотрено сейчас для приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек, не нужно.
Новая форма трудовой книжки
Кроме этого, Минтруд скорректировал и форму трудовой книжки. Ранее ожидалось, что обновленный бланк начнет действовать с 1 сентября. Однако позднее Правительство перенесло переход на новые трудовые книжки на 2023 год (см. « В России введут трудовые книжки нового образца »). Таким образом, с 1 сентября работодатели продолжат вести трудовые книжки на старых бланках. При этом заполнять их нужно будет по новым правилам.