Как удалить электронную трудовую книжку
Как отказаться от электронной трудовой книжки
kak_otkazatsya_ot_elektronnoy_trudovoy_knizhki.jpg
Похожие публикации
Вопрос, можно ли отказаться от электронной трудовой книжки, интересует граждан, не желающих переходить на цифровой аналог этого документа. Люди опасаются, что вирусы, хакерские атаки, технические ошибки могут уничтожить или исказить информацию о том, где, кем и как долго они работали. Привычный бумажный бланк трудовой книжки, заполненный от руки, многим кажется более надежным способом фиксации данных. По желанию сотрудника работодатель продолжит вести ее и дальше, однако вносимые в нее сведения будут дублироваться в электронном варианте.
Как отказаться от электронной трудовой книжки
Отказаться от ведения электронной трудовой книжки (сокращенно – ЭТК) россияне не смогут. Во-первых, такого понятия в действующем законодательстве не существует. Есть «сведения о трудовой деятельности» (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ). Во-вторых, ведение или неведение ЭТК ни от работника, ни от работодателя не зависит. ЭТК занимается Пенсионный фонд России на основе отчетов по форме СЗВ-ТД, которые сдают организации и индивидуальные предприниматели, имеющие наемный персонал. Форма отчетности СЗВ-ТД утверждена Постановлением Правления ПФР № 730п от 25.12.2019.
Отказ от электронной трудовой книжки невозможен еще по одной причине – это действие не предусмотрено правовыми актами. Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 позволяет работнику полностью отказаться от ведения обычной трудовой книжки на бумажном бланке (п.2 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Он пишет на имя работодателя соответствующее заявление, и затем документ выдается ему на руки. После этого работодатель перестанет отвечать за ведение и хранение бумажной трудовой книжки сотрудника. Когда в отношении работника будут совершаться какие-то кадровые действия, например, увольнение или перевод на другую работу, они будут фиксироваться кадровиком в форме СЗВ-ТД и передаваться в Пенсионный фонд. Таким способом работодатель станет «вести» исключительно электронную ТК работника, а точнее – формировать и отправлять сведения о его трудовой деятельности.
Как отказаться от электронных трудовых книжек – бланк заявления
На работника может вестись:
Других вариантов нет. Для работодателя ведение ЭТК – это подготовка и передача отчета о трудовой деятельности работников, что является его обязанностью (ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996). Данные сведения необходимы для учета и последующего назначения пенсии, когда у гражданина возникнет право на ее получение. Поэтому он не вправе попросить не вести на него ЭТК.
До 30 июня 2020 года работодателям предстоит уведомить каждого подчиненного о необходимости определиться, хочет ли он, чтобы его трудовая книжка велась на бумажном носителе после наступления 2021 года.
Образец заявления об отказе электронной трудовой книжки работнику не понадобится. Сотрудник может письменно попросить или о ведении ЭТК, или о ведении бумажного документа (параллельно с электронным). Любое его решение, которое он должен принять до истечения 2020 года, вносится в форму СЗВ-ТД и передается в ПФР.
Если работник желает отказаться от ведения трудовой книжки только в электронном виде (то есть, сохранить бумажную форму), он пишет заявление примерно следующего содержания:
От старшего менеджера отдела персонала
Светловой Татьяны Адамовны
Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном бланке, хранящемся в отделе кадров, в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ.
По умолчанию, то есть, если работник никакого заявления не напишет, работодателю придется и дальше вести его трудовую книжку на бумажном бланке. Минтруд в письме № 14-2/В-136 от 10.02.2020 не сильно прояснил, в чем разница между «молчунами» и теми, кто напишет заявление на отказ от электронной трудовой книжки, точнее, о продолжении ведения бумажной ТК. Исходя из разъяснений ведомства, если от сотрудника поступит заявление с вышеуказанным содержанием, то и все последующие работодатели должны исполнить волю нового члена коллектива и вести его ТК традиционным «бумажным» способом. «Молчунам» бумажную ТК продолжат заполнять на нынешнем месте работы, но как считают эксперты, и когда они его сменят, новый работодатель, также обязан будет вести этот документ в общем порядке. Это следует из п. 4 ст. 2 закона № 439-ФЗ, поскольку подача заявления – право работника, а не его обязанность.
При подаче заявления с просьбой вести бумажную трудовую книжку сотрудник вправе в дальнейшем изменить свое решение и полностью от нее отказаться (п. 5. ст.2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019). Но тем, кто заявит о желании перейти полностью на ЭТК, обратной дороги не будет – они больше не смогут передумать и попросить вновь заполнять их ТК на обычном бланке.
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки и вернуться к бумажной
Заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец пояснил в ходе «горячей линии», почему работник, выбравший электронную трудовую книжку, уже не сможет вернуться к ведению бумажной.
Представитель ведомства отметил, что законодательство не предусматривает перехода от электронной формы ведения трудовой книжки к бумажной.
Иван Шкловец пояснил: «Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР. В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее».
Представитель Роструда уточнил, что закон допускает выбрать сначала бумажную трудовую книжку, а через 1-2 года перейти на электронную.
По закону каждый работник до 31 декабря 2020 года должен определиться с выбором варианта ведения его трудовой книжки. Также до этой даты все работники обязаны подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную трудовую книжку. Вместе с тем неисполнение данной обязанности не повлечет для работников никаких негативных последствий.
Заставить работника подать соответствующее заявление работодатель не сможет. Это будет расцениваться как нарушение трудовых прав сотрудника по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф для организаций может составить до 50 000 рублей). Если работник не подаст работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель обязан будет продолжить вести его бумажную трудовую книжку.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем перейти на электронную трудовую книжку. Работнику же, подавшему письменное заявление о переходе на электронную книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. В дальнейшем все сведения на такого работника будут формироваться исключительно в электронной форме.
Ликбез про электронные трудовые книжки
Свершилось, с 1 января 2020 в России введена электронная трудовая книжка. Но от бумаги мы избавляемся только сейчас.
— Что это за штука?
Это запись в базе данных, в которой лежит то же самое, что в вашей бумажной трудовой книжке, только в одном месте в хранилище ПФР. Теперь будет меньше логистики с перемещением этих книжек, сложнее будет утерять старую с записью про увольнение по статье, да и в кадрах не надо будет хранить бумагу 75 лет.
— И уже работает?
Пока нет. Во-первых, всё уже делается с 1 января 2020, но можно решать про оставить ли себе бумажную до 31 декабря 2020. Закон уже работает, административно-техническая база есть, но нужно пройти ещё несколько стадий. Первая стадия — работодатели должны уведомить всех сотрудников об этой особенности до конца июня 2020. Вторая — до 31 декабря 2020 нужно выбрать, хотите вы всё по-старинке, в бумаге, или в электронном виде. UPD: уже можно уведомлять до осени.
— Стоп-стоп, осталась неделя на уведомление? И это ведь государство, и письмо в общий телеграм-чат за документ не считается?
Верно. Уведомлённым считается человек, который прочитал где-то что-то и расписался, то есть как минимум прибыл в офис или отправил такой документ в офис. Либо же уведомлённым считается человек, который получил заказное письмо с описью вложения, где в описи и указано это самое уведомление.
— И что дальше?
Мы уже сделали рассылку словами, и теперь отправляем официальные заказные письма курьерами и почтой. После того, как все будут уведомлены, наступит следующий этап — нужно будет написать или осознанно не написать заявление с выбором типа ведения трудовой книжки до конца рабочего дня 31 декабря 2020.
— Какие есть варианты?
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
— Каким документом это регламентируется?
Документами: Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ и статьей 66 пунктом 1 Трудового кодекса РФ. На деле там всё ещё сложнее, но вот здесь есть хороший список документов.
— Как быстро можно забрать физическую трудовую после заявления на ЭТК?
Сначала было тем же днём, то есть в момент подписания заявления, но теперь в течение 3 рабочих дней. Поэтому приходите хотя бы 30-го декабря, а не в 17:59 31-го, если вы испытываете к отделу кадров хоть какие-то хорошие чувства.
По мнению Минтруда России, срок выдачи аналогичен сроку, установленному ч. 1 ст. 62 ТК РФ, — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, Письмо от 13.03.2020 N 14-2/В-260). Ранее министерство придерживалось другого мнения: трудовая книжка выдается в день подачи указанного заявления, которое подтверждает факт выдачи документа на руки (Письмо от 12.02.2020 N 14-2/В-150). Учитывая, что специальная норма ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ не устанавливает напрямую трехдневный срок выдачи, во избежание возможных рисков нарушения прав работника рекомендуем выдавать трудовую книжку в день подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет, если они завершены в 2003 году и позже, и 75, если до 2003 года (ст. 22.1 ФЗ Об архивном деле в РФ)
— Что будет в этой трудовой книжке?
Поначалу ничего. С 1 января 2020 кадры передают в ПФР информацию: прием, перевод, увольнение. При этом все старые данные из трудовой никак не передаются организацией. Тем не менее, у ПФР они есть, поскольку везде вы платили налоги. Электронная трудовая книжка формируется у лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года.
Вообще, для передачи в ПФР сведений о трудовой деятельности работников работодателю нужно составлять отчетность по форме СЗВ-ТД. Форма СЗВ-ТД заполняется при трудоустройстве, переводе на другую работу, увольнении, подаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. То есть есть последний сегмент данных в любом случае ещё раз попадёт в ПФР. В отчетность по форме СЗВ-ТД нужно вносить практически ту же информацию, что и в трудовую книжку. Данные о приёме и увольнении не позднее следующего рабочего дня после приказа, а о переводе, подаче заявления, предоставлении сведений о трудовой деятельности данные отправляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Работодатель должен предоставлять форму в электронном виде усиленной квалифицированной электронной подписью.
Благодаря СЗВ-ТД (и до этого СЗВ-К), государство всё про вас знает. Пенсионный фонд считает ваши пенсионные баллы, и это значит, что видит все выплаты вам, облагаемые налогом. То есть то, что работодатель показывал государству, в базе данных уже есть, но там данные, не совсем как в трудовой. Но достаточные, чтобы сравнить и разобраться.
— Что должна сделать компания
— Что, если я написал заявление на электронную, но не пришёл за бумажной?
Её призрак будет преследовать вас вечно вместе с призраком кадровика. Нужно будет забрать, иначе есть шансы со временем обнаружить её на почте.
— А ПФР в своих базах данных точно ничего не потеряет и не перепутает?
На офсайте написано: «Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределённых системах хранения, что исключает риск потери данных». Поэтому настоятельно рекомендую хранить бумажную книжку и вкладывать в неё все бумажки, получаемые при увольнении.
— Что это за бумажки при увольнении?
При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней. То есть вам дадут некий документ, который докажет последний отрезок работы.
— Погодите, а как показывать электронную книжку при приёме на работу?
Можно получить справку о своей трудовой деятельности или просто открыть книжку в личном кабинете ПФР и напечатать. Кадровый отдел получит доступ ко внесению данных после вашего поступления на работу. Вносится:
— Где можно получить документ про то, где я работал с новой книжкой?
У последнего работодателя, в ПФР и МФЦ физически, в личному кабинете ПФР и ЕПГУ в электронном виде.
UDP: После публикации перенесли сроки:
Срок уведомления работников в выборе формата трудовой книжки перенесли по 31 октября 2020 года включительно (п. 2 постановления Правительства от 19.06.2020 № 887). Напомним, что раньше срок уведомления был установлен не позднее 30 июня 2020 года.
Цифровое крепостничество Кому нужен отказ от трудовой книжки и как он поможет россиянам сэкономить миллионы рублей?
Фото: Евгений Биятов / РИА Новости
В России полным ходом идет масштабная реформа: трудовые книжки, которые всегда были бумажными, теперь переводят в электронный формат. Процесс перехода столкнулся с серьезными препятствиями: из-за пандемии коронавируса сроки приходится переносить, люди старшего поколения не хотят перемен, а бизнес побаивается новых технологий. Однако в будущем новый формат позволит упростить документооборот, облегчит работодателям жизнь, избавит граждан от бумажной волокиты и сэкономит миллионы рублей. Цифровое преобразование — в материале «Ленты.ру».
Виртуальный переход
Трудовые книжки появились после революции 1917 года, они пришли на замену формулярным спискам о службе, которые заполнялись и сшивались на длинных листах. К 1930-м трудовые книжки уже распространились по всему СССР. Документ выступал в роли удостоверения личности и давал право на получение продовольственных карточек.
В современной России об отмене трудовых книжек заговорили в 2010-х. Например, в 2011 году Минздравсоцразвития заключило, что документы устарели и неактуальны, ведь защиту прав работников обеспечивает трудовой договор. «Трудовые книжки — это советские рудименты, анахронизмы, западные фирмы нормально обходятся без них», — говорил глава налогового комитета общественной организации «Опора России» Михаил Орлов. Сейчас об отмене трудовых книжек речь пока не идет: их готовятся сделать виртуальными.
Фото: Юрий Мартьянов / «Коммерсантъ»
Власти хотят создать базу данных, где будут храниться все сведения о работнике и его стаже. На цифровые трудовые собираются перевести по меньшей мере 60 миллионов человек (83 процента от общего числа работающих граждан).
Электронная форма трудовой книжки — почти полный аналог бумажной. В ней есть информация о сотруднике, месте его работы, дате приема и увольнения, причине прекращения трудового договора.
Соответствующий закон действует с начала 2020 года. Пока переход останется добровольным: перевести документ в электронный вид можно в МФЦ, на портале госуслуг, на последнем месте работы или в Пенсионном фонде (ПФР). Начиная с 2021 года у всех, кто впервые устраивается на работу, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Перейти на электронную версию книжки можно в любой момент после 2021 года. Если работник не подаст никакого заявления, то за ним сохранится бумажная трудовая книжка. На сегодняшний день уже 1,44 миллиона российских компаний направили в ПФР данные о трудовой деятельности свыше 24,7 миллиона человек. Посмотреть электронную книжку можно в личном кабинете на сайте ПФР, на портале госуслуг и через приложения этих ресурсов для смартфонов.
Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. При этом необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года, а в электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
Среди преимуществ нового формата — удобный доступ работников к информации, дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, удаленное оформление пенсий, также данные из электронной трудовой книжки можно будет использовать для получения госуслуг. Еще один плюс виртуального документа — решение проблем с логистикой и хранением, а также сокращение расходов на кадровое делопроизводство. По подсчетам Минтруда, 1 рубль затрат на офисное кадровое делопроизводство при переходе в электронный формат превращается в 28 копеек. Возможная экономия для работодателей оценивалась примерно в 500 миллионов рублей в год.
Консервативные опасения
Однако для перехода к электронной версии есть несколько препятствий, одно из них — пандемия, из-за нее сроки пришлось сдвинуть. «С учетом ограничений, которые накладывают на работодателей в пандемию, была необходимость, она в принципе на сегодняшний день сохраняется, в переносе сроков введения электронной трудовой книжки», — объяснил министр труда и социальной защиты России Антон Котяков. О каких именно ограничениях идет речь, он не уточнил. Министр отметил, что сейчас дата сдвинута на 31 октября этого года. «С учетом текущих ограничений вполне вероятно, что мы выйдем с очередной инициативой, отодвинув решение еще чуть дальше», — добавил Котяков.
Фото: пресс-служба Совета Федерации РФ / РИА Новости
Россияне с подозрением отнеслись к «оцифровке». Согласно недавнему опросу ВЦИОМ, почти две трети граждан отказались заводить себе электронные трудовые книжки. Наиболее консервативно настроены россияне старше 60 лет, а также жители сел и деревень. Больше всего сторонников цифровой версии среди молодежи в возрасте 18-24 лет и жителей Москвы и Санкт-Петербурга.
Основными недостатками «цифры» называют угрозу потери данных в результате технических сбоев и утечки данных. «Несмотря на широкое распространение интернета и современных технологий в жизни наших соотечественников, уровень доверия к электронным системам невысок. При выборе между риском потери данных и надежным, но не слишком удобным бумажным форматом предпочтение отдают проверенному варианту», — констатировал ВЦИОМ.
Еще одна проблема — недоверие бизнеса. Согласно данным исследования компании «БухСофт», почти половина российских компаний (46 процентов) не использует возможности электронного документооборота. Предприятия считают IT-решения ненадежными, дорогими и сложными для освоения.
«Минусы, которые можно выявить в случае перехода на электронные трудовые книжки: несмотря на то что ПФР гарантирует безопасность и сохранность всех данных, это не исключает риска утери данных или хакерских атак и, как следствие, потери данных по трудовому стажу или опасности условий труда; учитывается и отсутствие приватности (далеко не все граждане готовы предоставлять информацию, которая будет находиться в легком доступе)», — сказала доцент кафедры гражданского и предпринимательского права Новосибирского государственного университета экономики и управления, кандидат юридических наук Ирина Ломакина. Также она указала, что реализация проекта может столкнуться с трудностями в малоразвитых регионах, где нет нормального доступа в интернет.
Масштабное упрощение
Трудовые книжки в привычном виде остались только в России, странах СНГ и Словении. В большинстве стран мира на работу уже давно принимают по контракту. Например, в США соискатель при трудоустройстве предоставляет резюме, дипломы и характеристики с прошлого места работы, а поиском остальной информации занимается служба безопасности компании. В Испании действует электронная система Vida Laboral. Туда вносят данные о найме, увольнениях и налоговых отчислениях, которые отправляются в Минтруд и Фонд социального страхования.
Фото: Сергей Карпов / ТАСС
Переход к виртуальным документам отвечает целям национального проекта «Цифровая экономика», который рассчитан до 2024 года. Среди его задач — обеспечение каждого жителя страны доступным интернетом, защита информации граждан и бизнеса, а также подготовка кадров будущего с учетом цифровизации. Именно в цифровизации видят один из главных драйверов роста: власти верят, что с ее помощью можно добиться технологического прорыва, необходимого для ускорения темпов экономического развития страны.
Во введении электронных трудовых больше плюсов. Увеличивается сохранность информации, защищенность соискателя от недобросовестного работодателя, повышается качество самого документооборота, стандартизация, снижается влияние человеческого фактора, появляется большая прозрачность для государства
Переход от бумажных трудовых книжек к электронным в России скорее всего затянется. Нужно учитывать наличие интернета в регионах и принимать во внимание уровень компьютерной грамотности населения. По данным Минтруда, все данные о трудовой деятельности граждан перенесут в электронную базу к 2027-му.
Тотальная цифровизация документооборота неизбежно приведет к сокращению количества документов, оформляемых в обязательном порядке. Так уже случилось, например, с ИНН, СНИЛС и больничным листом. Кроме того, на бумажных носителях больше не выдаются свидетельства о регистрации права собственности и пенсионные удостоверения. Так что работникам рано или поздно все равно придется принять новые правила. Сейчас россиянам нужно объяснить, что их страхи перед «оцифровкой» незначительны по сравнению с пользой в будущем.
Электронные трудовые книжки с 2020 года
В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.
Сроки перехода на электронные трудовые книжки
Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.
В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.
У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.
Какие сведения будут в электронных трудовых книжках
В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:
Как работнику получить сведения из трудовой книжки
Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):
Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.
При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.
Как перейти на использование электронных трудовых книжек
Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.
Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек
Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки
Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки
Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.
Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки
Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки
Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся:
а) временной нетрудоспособности;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
В отношении работников, впервые поступивших на работу, начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры
В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.
В частности, изменений могут потребовать:
Передавать в ПФР данные о работниках
Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Для этого утвержден проект формы сведений для предоставления в ПФР и порядок ее заполнения. Скачать их можно с сайта ПФР:
По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.
С 01.01.2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (прием на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.
Если в 2020 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2021 года.
В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).
В 2021 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевелся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.
Для случаев увольнения и приема на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году. С 01.01.2021 направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.
Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).
Если число работников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.
Еще одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем работнику по запросу последнего. Кроме того, ее нужно будет выдать работнику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Какое наказание предусмотрено за несоблюдение правил ведения электронных трудовых книжек
Законопроектом № 748758-7 предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица. За данное нарушение в адрес работодателей будет выноситься предупреждение.
Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.