Большая нагрузка на работе что делать
8 способов перестать чувствовать себя перегруженным на работе
Все (ну или хотя бы большинство из нас) чувствуют себя перегруженными на работе. Кажется, что ты ничего не успеваешь, а устаешь так, как будто выполняешь работу за себя и за того парня. Это ощущение вызвано постоянно растущими требованиями нашего времени, а также отвлекающими факторами, конечно же. Как итог — чувство беспокойства, стресс и эмоциональное выгорание, которые мешают нормально функционировать не только на работе, но и дома.
Если ты чувствуешь себя перегруженным на работе, вот восемь стратегий, которым ты можешь следовать.
1. Записывай всё, чтобы разгрузить свой разум
Первое, что ты можешь сделать, чтобы снизить нагрузку и стресс, — это изложить на бумаге список всех незаконченных задач или дел на день. Таким образом ты избавишь себя от необходимости постоянно держать в уме то, что тебе следует выполнить, и снизишь риск забыть о неотложных делах.
К слову, записывать можно не только то, что тебе нужно сделать по работе. Порой на рабочем месте наши мысли заняты личными проблемами и переживаниями — их ты тоже можешь записать. К примеру, если ты поссорился с любимым человеком перед приходом на работу, то можешь добавить в свой график дел пункт «помириться» или «купить цветы по дороге домой». Это избавит тебя от чувства подавленности и позволит вздохнуть с облегчением хотя бы на время.
2. Реши, сколько времени потребуется на выполнение твоих задач
После того как ты «опустошишь голову», просмотри свой список и оцени, сколько времени потребуется на выполнение рабочих задач. Внушительный перечень дел пугает только с первого взгляда. Может оказаться, что некоторые задачи займут у тебя всего лишь пять или десять минут, а остальные — не больше получаса.
Не беспокойся об этом. Просто сосредоточься на том, чтобы оценить, сколько времени тебе понадобится, чтобы выполнить каждый пункт в плане в меру твоих возможностей. Когда ты чувствуешь, что загружен, и не можешь справиться с накопившимися делами, бывает полезно прикинуть, сколько времени на самом деле ты должен потратить.
3. Воспользуйся законом Паркинсона
Закон Паркинсона гласит, что работа заполнит всё время, которое у тебя есть, и мы, люди, ужасно оцениваем, сколько времени потребуется на решение всех наших дел.
Мы можем использовать закон Паркинсона в наших интересах. Если ты рассчитал, что для составления пяти писем потребуется девяносто минут, сократи время до одного часа. Аналогичным образом, если ты оценил, что подготовка презентации проекта займет у тебя три часа, сократи время до двух.
Сокращение времени дает тебе два преимущества. Во-первых, очевидно, что ты выполнишь свою работу быстрее. Во-вторых, ты подвергнешь себя небольшому давлению, пытаясь уложиться в меньший срок, и тем самым снизишь вероятность того, что в процессе ты будешь отвлекаться или позволишь себе отложить дела на потом.
Когда мы переоцениваем срок выполнения какой-либо задачи, подсознательно наш мозг понимает, что у нас еще много времени, и играет с нами злую шутку — мы пролистываем ленту «Инстаграма», ходим за кофе или позволяем коллегам прерывать нашу работу офисными сплетнями. Небольшое ограничение времени предотвращает это, и мы становимся более сосредоточенными и выполняем больше работы за меньший временной промежуток.
4. Отмечай дела в календаре или ежедневнике
Просмотри свои дела и запланируй в календаре время для их выполнения. Сгруппируй похожие задачи. К примеру, определи время, в которое ты будешь обрабатывать все письма сразу, чтобы не отвлекаться на проверку электронной почты в течение дня. Точно так же, если тебе нужно написать отчет или подготовить презентацию, добавь эти пункты в свой календарь и рассчитай, сколько времени займет каждая из этих задач.
Когда все важные дела, которые тебе нужно сделать за день/неделю/месяц, находятся у тебя перед глазами, тебе становится легче, потому что ты знаешь, что запланировал их выполнение, и тебе больше не кажется, что времени катастрофически не хватает.
5. Принимай решения
Для тех вещей, которые ты записал и которые у тебя на уме, разработай план действий. Просто прими решение, что ты будешь делать с каждой из задач. Ты думаешь об этих делах только потому, что еще этого не сделал.
Если у тебя возникла проблема с коллегой, другом или любимым человеком, подумай о том, как лучше всего ее решить. Чаще всего простой разговор с вовлеченным человеком проясняет ситуацию и автоматически решает проблему.
Если это более серьезная проблема — реши, как лучше с ней бороться. Поговори со своим начальником или попроси совета у коллеги. Главное, что бы ты ни делал, не игнорируй проблему. Это не устранит ее, а только заставит тебя раз за разом возвращаться к мыслям о ней. Чем раньше ты внесешь хоть какую-то ясность в ситуацию, тем быстрее проблема будет решена, а ты избавишься от источника стресса, мешающего тебе нормально работать.
6. Действуй
Перегруженность не всегда возникает из-за нехватки времени или слишком большого количества работы — она также может быть вызвана нежеланием действовать. К примеру, тебе не очень хочется разгребать электронные письма, и поэтому ты оттягиваешь этот момент, занимая себя другими делами. В конце концов тебе всё равно придется взяться за просмотр электронной почты и рассылку ответов, но прежде чем ты это сделаешь, ты здорово себя измотаешь.
Не хочется делать что-то? Сделай это сразу, как только проблема нарисовалась на горизонте. Приятно осознавать, что впереди тебя будут ждать дела, которые не вызовут раздражения.
7. Используй обеденный перерыв
Если ты из тех людей, которые искренне верят, что обеденный перерыв дан для того, чтобы закончить всё, что они не успевают сделать вовремя, то вопросов, почему ты чувствуешь себя подавленным, быть не может. Зато есть один совет: вставай и иди. В столовую, на улицу покурить, в магазин за бутером с кофе или хотя бы перекинуться парой предложений с коллегами. Используй это время для того, чтобы немного развеяться и отдохнуть, иначе запас твоих сил быстро иссякнет, и ты не то что не продвинешься дальше своих коллег, а, напротив, даже отстанешь.
8. Не бери на себя слишком много
Есть ли смысл напоминать тебе о том, что, пока ты не разберешься со своими задачами, брать на себя чужие как минимум неразумно? Дозируй количество дел, которыми ты занимаешься в течение дня. Не бери на себя больше, чем сможешь выполнить. Оценивай свои силы адекватно.
Научись вежливо отказывать в помощи тогда, когда у самого дел по горло, а также четко обозначать свои обязанности в командной работе. Не позволяй окружающим вызывать у тебя чувство вины или каким-либо другим образом перекладывать на тебя свои задачи.
Если сотрудник работает с увеличенной нагрузкой
В этих случаях речь идет о расширении зоны обслуживания или увеличении объема работ. Для руководителя важно знать, как правильно оформить и оплатить труд работника в такой ситуации, чтобы избежать судебных споров и не иметь проблем с контролирующими органами.
Расширение зоны обслуживания или увеличение объема работ?
Трудовым кодексом РФ установлено, что с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня, наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ (ст.60.2 ТК РФ).
Но, закрепив в кодексе эти два термина, законодатель не разграничил понятия «расширение зоны обслуживания» и «увеличение объема работ» и не дал им четких характеристик. С учетом того, что порядок оформления, оплаты и правового регулирования трудовых отношений в обоих случаях одинаков, вы можете использовать любой термин – и это не будет правовой ошибкой. На практике сложилось, что при поручении дополнительной работы сотрудникам рабочих профессий чаще используется термин «расширение зоны обслуживания», а в отношении служащих и специалистов обычно говорят об «увеличении объема работы».
Полагаем, что термин «увеличение объема работ» является более универсальным, поэтому далее в данной статье будем использовать его.
Как оформить
Соглашение работника с работодателем об увеличении объема работ заключается в письменном виде. Укажите, какую именно дополнительную работу будет выполнять сотрудник, в течение какого периода, и за какую доплату. Такой документ желательно оформлять в виде дополнительного соглашения к трудовому договору, но на практике работодатели достаточно часто используют форму приказа об увеличении объема работ и установлении доплаты. Законом это не запрещено, лишь обратите внимание, что с таким приказом работника недостаточно просто ознакомить – необходимо наличие его письменного согласия.
Как оплатить
Трудовое законодательство не устанавливает ни минимального, ни максимального размера доплаты за увеличение объема работ. Она устанавливается по соглашению сторон с учетом содержания и объема дополнительной нагрузки. Доплата может быть установлена как в твердой сумме, так и в процентном отношении к окладу (тарифной ставке) работника.
Если вы поручаете выполнение дополнительных обязанностей нескольким сотрудникам, то размер доплаты может быть одинаковым для всех, либо может различаться в зависимости от объема поручаемой работы. На практике такая доплата обычно составляет от 5 до 50%. Рекомендуем закрепить порядок установления доплат в локальном нормативном акте вашей организации – Положении об оплате труда и т.п.
Спорные вопросы
Часто сотрудник считает, что делает больше, чем ему положено, и требует доплату за увеличение объема работ. А работодатель полагает, что работник исполняет свои обязанности, и никакая доплата ему не положена. Как разобраться в этом вопросе?
В ситуации, когда человек наряду со своей работой выполняет обязанности отсутствующего коллеги, все достаточно просто – наличие дополнительной работы налицо, и сторонам остается лишь договориться, кто и на каких условиях будет ее выполнять.
В других случаях все сложнее. Так как работа выполняется по одной профессии (должности) и в течение установленного рабочего времени, часто очень трудно разграничить, какой объем работы для сотрудника является основным, а какой – дополнительным. На этот вопрос можно было бы с легкостью ответить, применив нормы труда для конкретного вида деятельности. О том, как это сделать, читайте в статье «Хронометраж рабочего времени и нормирование труда».
Однако в последние годы институт нормирования оказался незаслуженно забытым, и для многих профессий и должностей нормы труда в настоящее время отсутствуют. Если в вашей организации дела обстоят именно так – ориентируйтесь на штатное расписание. Когда деятельность осуществляется работниками, количество которых соответствует числу штатных единиц по данной профессии – можно считать, что люди работают в нормальном режиме, и оснований для доплаты нет. Если работа выполняется меньшим количеством сотрудников – есть основания говорить об увеличении объема работ для всех или отдельных работников.
Судебная практика
Профсоюзная организация обратилась в суд с иском в защиту интересов нескольких наладчиков. Им в течение длительного времени каждый квартал устанавливалась доплата за расширение зоны обслуживания в размере от 30 до 45% от оклада. Потом один месяц доплата не назначалась, а далее работникам была предложена доплата в размере 10% от оклада, согласие на которую они не дали, полагая, что объем выполняемой ими работы не изменился. В связи с этим профсоюз требовал взыскать в пользу работников неполученную доплату за расширение зоны обслуживания в ранее выплачиваемом размере от 30 до 45%.
В судебном заседании было установлено, что расчетная численность наладчиков, необходимая для обслуживания оборудования ответчика, составляет 10 человек. В штате состоит 14 наладчиков. В спорный период, с учетом отпусков и болезни работников, среднесписочная численность наладчиков не снижалась ниже 10 человек. Основания для установления доплаты за расширение зоны обслуживания отсутствовали ввиду отсутствия дополнительного объема работы по данной профессии. Суд пришел к выводу, что проверять правильность установления ранее производимых доплат оснований не имеется, т.к. на существо спора это не влияет.
В удовлетворении исковых требований было отказано.
Гражданка обратилась в суд с иском о взыскании с работодателя доплаты за увеличение объема работ. Указывала, что, работая медсестрой, выполняла повышенный объем работы в связи с нехваткой персонала, однако произвести ей доплату администрация отказалась.
Изучив материалы дела, суд пришел к выводу, что в спорный период истица, исходя из утвержденных Минздравом РФ нормативов, работала с повышенной нагрузкой. Выполнение данной работы ей поручалось работодателем, однако доплата за дополнительную нагрузку не производилась.
Исковые требования были удовлетворены, в ее пользу была взыскана доплата за увеличение объема работ в размере, который суд посчитал разумным и справедливым.
Если работы стало слишком много.
Перенапряжения не выдерживают даже стальные канаты – что уж говорить о человеческих нервах и психике. Если работы стало слишком много и о ней уже не забыть ни на минуту, срочно нужно разрабатывать план побега из этого замкнутого круга.
Тревожные звоночки
Так, рабочий день врача-реаниматолога Нины С. незаметно для нее самой достиг 11 часов, без обеда и возможности опоздать или уйти раньше, шесть дней в неделю. При этом дома, прежде чем лечь спать, нужно было еще заполнить документы.
Работа не должна занимать все наше время, уверен Ринат Шамильевич Сабитов, к.п.н., директор Центра прикладной психологии «Альфа»: «Работа – это неотъемлемая часть нашей жизни, такая же важная, как общение с близкими, отдых. В начале мы радуемся любимому делу, хотим сделать как можно больше и лучше, работать интенсивнее, забывая обо всем. Нам кажется, что наши возможности и ресурсы безграничны, однако организму виднее. Он хоть и способен на многое, но не на все, поэтому, обладая мудростью, заложенной в нем природой, начинает посылать тревожные сигналы на языке тела еще до того, как стресс начнет свое разрушающее воздействие.
Если жизнь становится не в радость, стоит четко решить для себя: стоит ли это того, чтобы в недалеком будущем заиметь проблемы со здоровьем?
На начальном этапе можно выделить следующие физические симптомы:
Снизить обороты
Ультиматум
Объясните начальству, что вы физически не справляетесь. Предложить варианты решения проблемы: возможно, стоит нанять кого-то вам в помощь или определиться со второстепенными задачами и отказаться от них. Нина предложила как вариант заменить ежедневные отчеты большим отчетом раз в две недели, а также работать посменно, чтобы хоть через день иметь возможность выспаться.
Наталия Петрова, директор по развитию Центра прикладной психологии «Альфа»: «Почему к работе, к делам мы относимся рационально, а к своему организму – нет? Ведь логичнее предупредить, чем исправлять, тем более что исправление не всегда возможно в полной мере. Ведь здесь речь идет о тонко настроенном природой механизме, где все взаимосвязано и отлажено. До той поры, конечно, пока разрушительное действие стрессов не приведет к необратимым последствиям. Выгорание как реакция на продолжительный, разрушительный стресс крайне опасно! Помните, если человек выгорел однажды, то восстановить ресурс психологического, физического, эмоционального здоровья практически невозможно! Поэтому чем раньше вы прислушаетесь к своему организму и чем быстрее обратитесь за квалифицированной помощью, тем больше у вас шансов сохранить здоровье, вернуть активность и успешность. Не дожидайтесь состояния «кипения», а начинайте действовать еще на стадии «появления пузырьков»».
Внимание – опасность!
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
Перегрузки на работе. Как научиться противостоять им?
Порой ситуация складывается так, что работа либо превращается в рутину, либо постоянное напряжение вызывает устойчивое чувство раздражения, наваливается усталость от работы. А виной всему наше неумение контролировать нагрузку, расставлять приоритеты и вовремя говорить «нет», что рано или поздно выливается в проблемы со здоровьем.
Большая нагрузка на работе. Как определить, что она оптимальна?
Уровень нагрузки зависит от целого ряда факторов: продолжительности рабочего дня, умения организовать комфортные условия работы, психологической атмосферы в коллективе, эмоционального напряжения нервной системы и органов чувств.
Яркими признаками, которые свидетельствуют о чрезмерных нагрузках, являются частые депрессии, повышенная раздражительность, рассеянное внимание и сложности с его концентрацией. Помимо этого появляется устойчивое нежелание идти на работу, каждый новый день превращается в «тяжелый» понедельник, а от беспокойства за исход рабочих моментов вы не можете избавиться в выходные дни, и даже находясь в отпуске.
Существует целый ряд приемов, способных снизить уровень нагрузки и пренебрегать ими не стоит, поскольку это может негативно отразиться на вашем самочувствии.
Борьба с перегрузками. С чего начать?
И ещё… Научитесь оставлять работу на рабочем месте, переключайтесь на другую волну! Приятное общение с близкими людьми станет эффективным спасением от постоянных перегрузок.
Как справиться с возросшими нагрузками на работе
Даже если вы супер-пупер профи, кризис все равно может подкинуть проблем. Руководители сокращают персонал для того, чтобы компания продолжала функционировать. И обязанности уволенных сотрудников распределяются между оставшимися «счастливчиками». Как справиться с возросшими нагрузками? И стоит ли брать на себя все новые и новые обязанности из страха потерять работу? Разрабатываем «план спасения».
Постарайтесь отрешиться от эмоций и честно ответьте себе на вопрос: что заставляет чувствовать напряжение?
По большому счету, вариантов не так уж много:
— обязанностей стало больше, и с ними физически невозможно справляться, но из-за страха потерять работу вы боитесь озвучить этот факт руководству;
— вы волнуетесь, что придется работать больше за те же деньги, привычный рабочий распорядок нужно будет менять;
— переживания связаны с тем, что на вас перекладывают все больше обязанностей, которые не соответствуют занимаемой должности.
«Год назад в отделе было пять человек, а после кризиса осталось двое — начальство решило, что пора затянуть пояса. Работы меньше не стало, и мы с коллегой раскидали на двоих обязанности, которые раньше выполняла целая команда. Сначала было даже весело: бесконечные авралы и адреналин перед каждым отчетным собранием. Через пару месяцев начальник сократил другой отдел, прочитав длинную речь о том, как “можно спокойно справляться вдвоем с тем, что делали пятеро ”. И мне внезапно стало страшно. Потому что мы с коллегой постоянно остаемся допоздна в офисе, перестали ходить обедать, в нашем кабинете напряженная тишина. Я ужасно устала, до паники боюсь, что не справлюсь с очередным поручением. Но при этом понимаю, что не могу позволить себе остаться без работы».
Юлия Комаровская, 26 лет, маркетолог, пациентка клиники неврозов
За себя и за того парня
Итак, вы пришли к выводу, что вам действительно приходится работать за двоих-троих, а стресс вызван истощением. Разумеется, можно несколько недель или даже месяцев трудиться на пределе сил, но, если это тянется слишком долго, неизбежно начинается эмоциональное и физическое «перегорание», появляется усталость. Человек уже не может работать с прежней интенсивностью, а страх увольнения только нарастает.
В этом случае вам следует тактично обратить внимание коллег и начальства на то, что у вас слишком большая нагрузка, и попросить распределить обязанности более рационально. Тщательно подготовьтесь к встрече и постарайтесь исключить эмоциональную сторону вопроса. Лучше всего, если ваши претензии будут аргументированы и подкреплены фактами, а вы предоставите свои рабочие планы и предложения по перераспределению нагрузки. Разумный руководитель всегда прислушается к аргументам подчиненных и постарается найти выход из сложившейся ситуации.
Освоить тайм-менеджмент
Совсем другое дело, если решение руководства о сокращении сотрудников было обоснованным. И в самом деле задач было слишком много, а ваш стресс вызван самим фактом наступивших перемен. Во-первых, поздравляем – вы сохранили работу, а значит, компания в вас заинтересована. Во-вторых, обязанностей действительно станет больше, и только от вас зависит, завалит ли вас эта лавина.
Задумайтесь, а не настало ли время проанализировать, насколько рационально вы распределяете нагрузку в течение дня. Умеете ли расставлять приоритеты, не тратите ли силы на неважные, привычные действия, которые в тайм-менеджменте принято называть «пожирателями времени»?
Начните с признания того, что расслабленный трудовой режим придется сменить на четко спланированный, эффективный и энергичный подход. Попрощайтесь с перекурами, чаепитием и зависанием в социальных сетях. Вместо этого приходит время новых задач и вызовов. Вам предстоит кропотливая работа над смещением фокуса внимания из позиции «несчастная жертва обстоятельств» в положение «да, придется поднапрячься, зато узнаю много интересного». Лояльного сотрудника сложнее подсидеть, и у него больше шансов удержаться на месте во вторую волну увольнений.
«Людям, которые остались и для которых увеличилось количество задач, можно посоветовать быть трудолюбивее, сильнее, внимательнее. Если в компании улучшается финансовая обстановка — вы вправе начать разговор с руководством о поднятии зарплаты».
Юлия Олейникова, руководитель компании
Не забывайте об основных способах борьбы с переутомлением:
1. Делайте перерывы. Выбирайте свой личный ритм – не имеет значения, будут ли это классические десять минут перерыва каждые два часа или революционный тайм-менеджмент «по помидору» — 25 минут работы над одной задачей, перерыв 5 минут, переключаемся на другую.
2. Создайте собственное пространство. Вы проводите на работе больше трети суток — сделайте свое рабочее место настолько личным, насколько сможете. Небольшой штрих может дать что-то, чему вы улыбнетесь в течение дня.
3. Выполняйте дыхательные упражнения на расслабление. Не столь важно, какую именно дыхательную практику вы выберете, главное, что эти несколько минут вы проведете в расслаблении и покое.
4. Возьмите за правило о доме думать дома, а о работе на работе. Залог здоровой психики – баланс.
И швец, и жнец
При сокращении штата иногда складывается абсурдная ситуация – сотруднику передаются функции, которые абсолютно выходят за рамки его обязанностей или даже конфликтуют с ними. Например. Вы специалист из отдела финансов, а вам поручают содержать в порядке переговорную, заказывать канцтовары для всего офиса или организовывать кофе-брейки для партнеров.
«С Нового года мне стали давать странные задания — распечатать отчеты, передать папку с документами в девять вечера. Моя работа при этом никуда не делась, замечу. Доплаты мне никто не предлагает. Да мне и не нужно — я не секретарем устраивалась работать. Сейчас непростая ситуация: не время думать о смене работы, но, боюсь, я так долго не выдержу».
Мария, 40 лет, менеджер по работе с клиентами
Задумайтесь, почему «лишние обязанности» перешли именно к вам? Если вас это не устраивало, почему вы согласились? А если с вами это даже не обсуждалось, почему руководство считает возможным поступать так по отношению к вам? Помните, что ваша карьера зависит от того, насколько успешно вы справляетесь со своими непосредственными обязанностями, а не от того, что вы безотказно берете на себя неподъемный груз задач, пребывая в стрессе и допуская все больше ошибок.
Такая ситуация чаще всего указывает на то, что у вас есть проблемы с выстраиванием границ при взаимодействии с людьми. Для того чтобы грамотно защитить свои границы. Стоит задуматься, что именно требует защиты, четко осознать свою позицию:
— сформулируйте как можно более конкретно, что именно и почему вас не устраивает;
— избегая эмоций, сформулируйте, каким вы видите выход из создавшейся ситуации;
— спокойно и аргументированно озвучьте свою позицию руководителю.
Помните, что пространство для манипуляций находится в «серой зоне» — области недомолвок, неясных обязательств и непрописанных договоренностей. Поэтому при разговоре с руководителем проясните, согласуйте и зафиксируйте условия сотрудничества: ваши прямые обязанности, нагрузка на работе, допустимая дополнительная работа, планы и сроки. Только вы сами знаете, насколько большой объем работы вы можете выполнить.
Есть ли у вас план?
В качестве заключения давайте задумаемся над вопросом: а что, собственно говоря, вызывает у нас беспокойство? События? Факты? Происшествия? Эмоции формирует не событие, а то, как мы его воспринимаем. То есть тревожимся о будущем мы зачастую потому, что свои шансы справиться с предстоящими испытаниями оцениваем не очень высоко. Делаем мы это не осознанно, а по привычке, в соответствии со сформировавшимися ранее установками.
Попробуйте взглянуть на ситуации, которые подкидывает кризисное время, с другой точки зрения. Продумайте несколько подробных планов действий на каждый тревожащий вас случай. Задайте себе вопросы: «Что я могу сделать, чтобы справиться с работой? Чем я буду заниматься, если меня уволят?» Чем больше у вас будет появляться запасных выходов для каждой угрозы, тем меньше в вашей жизни останется тревоги, а будущее станет выглядеть гораздо более оптимистично.